Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία αυτόματης συμπλήρωσης για να διασφαλίσετε ότι το επαναλαμβανόμενο περιεχόμενο μπορεί να εισαχθεί πιο γρήγορα στους πίνακες και τις λίστες του Excel
Το Excel διαθέτει μια λειτουργία αυτόματης συμπλήρωσης (ονομάζεται επίσης AutoEnter σε παλαιότερες εκδόσεις του Excel). Κατά την εισαγωγή ενός κειμένου, το πρόγραμμα ελέγχει εάν η καταχώριση περιλαμβάνεται ήδη στον τρέχοντα πίνακα. Αν ναι, το πρόγραμμα προτείνει πώς μπορεί να συμπληρωθεί η καταχώρηση μετά το πρώτο γράμμα.
Εάν θέλετε να αποδεχτείτε αυτήν την πρόταση, απλώς τερματίστε την εισαγωγή σας με το πλήκτρο ENTER. Διαφορετικά, αντικαταστήστε το προτεινόμενο κείμενο με ένα άλλο.
Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να συμβεί ότι το Excel δεν ολοκληρώνει αυτόματα μια καταχώριση σε ένα κελί καθώς πληκτρολογείτε.
Μπορεί να υπάρχουν διάφοροι λόγοι για αυτό. Η λειτουργία AutoEnter ενδέχεται να είναι απενεργοποιημένη. Η συνάρτηση πρέπει να είναι ενεργοποιημένη έτσι ώστε το Excel να μπορεί να ολοκληρώσει τις καταχωρήσεις κελιών. Για να το κάνετε αυτό, καλέστε την εντολή ΕΡΓΑΛΕΙΑ - ΕΠΙΛΟΓΕΣ εάν χρησιμοποιείτε το Excel έως και το Veriosn 2003. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, ενεργοποιήστε την καρτέλα EDIT
Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου AUTO-COMPLETE FOR CELL VALUES
Επιβεβαιώστε αυτήν την επιλογή με το κουμπί OK.
Ακόμα και με τη λειτουργία AutoComplete ενεργοποιημένη, υπάρχουν μερικές συμβουλές που πρέπει να λάβετε υπόψη για να έχετε ικανοποιητικά αποτελέσματα. Παρακαλώ σημειώστε τα ακόλουθα σημεία:
- Το Excel συμπληρώνει καταχωρήσεις μόνο όταν το σημείο εισαγωγής βρίσκεται στο τέλος του ενεργού κελιού. Βεβαιωθείτε ότι έχετε τοποθετήσει τον σελιδοδείκτη πίσω από το τελευταίο γράμμα στο ενεργό κελί.
- Το Excel αναζητά μόνο πιθανές καταχωρήσεις στη στήλη που περιέχει το ενεργό κελί. Εάν οι καταχωρήσεις σας επαναλαμβάνονται μέσα σε μια σειρά και όχι σε μια στήλη, η Αυτόματη συμπλήρωση δεν προσθέτει στις καταχωρήσεις.
- Μια καταχώρηση ολοκληρώνεται μόνο όταν είναι σαφές ποια καταχώριση θέλετε να εισαγάγετε. Τα γράμματα που καταχωρίσατε ενδέχεται να μην ταιριάζουν με αυτά μιας υπάρχουσας καταχώρισης ή μπορεί να είναι τα ίδια σε πολλές καταχωρήσεις. Για παράδειγμα, εάν πληκτρολογήσετε "Mü" σε μια στήλη που δεν περιέχει καταχωρήσεις που ξεκινούν με αυτά τα γράμματα, η καταχώρηση δεν θα ολοκληρωθεί. Εάν εισαγάγετε τη συμβολοσειρά "Mü" σε μια στήλη στην οποία είναι διαθέσιμες οι πιθανές καταχωρήσεις "Müller" και "Müller-Lüdenscheid", το Excel δεν θα ολοκληρώσει την καταχώριση μέχρι να έχετε ένα μοναδικό γράμμα, στην περίπτωση αυτή παύλα μετά το "r "προστέθηκε. Αντί να εισαγάγετε το επόμενο μοναδικό γράμμα, μπορείτε εναλλακτικά να επιλέξετε την επιθυμητή καταχώριση από μια λίστα καταχωρήσεων που έχουν ήδη εισαχθεί στη στήλη. Για να το κάνετε αυτό, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων ALT ARROW DOWN και επιλέξτε μια καταχώριση από τη λίστα που εμφανίζεται. Εναλλακτικά, κάντε κλικ με το δεξί κουμπί του ποντικιού στο κελί και επιλέξτε τη λειτουργία DROPDOWN SELECTION LIST στο μενού περιβάλλοντος.
- Το Excel συμπληρώνει μόνο καταχωρήσεις που περιέχουν κείμενο ή συνδυασμό κειμένου και αριθμών. Οι συμμετοχές που αποτελούνται από αριθμούς, ημερομηνίες ή ώρες καθώς και φόρμες δεν συμπληρώνονται.
- Ελέγξτε τη θέση του ενεργού κελιού: πρέπει να βρίσκεται εντός της περιοχής δεδομένων. Η περιοχή δεδομένων είναι η περιοχή κελιού που περιέχει όλα τα δεδομένα και περιορίζεται επίσης από κενά κελιά ή άκρες πίνακα. Το Excel συμπληρώνει καταχωρήσεις εντός της περιοχής δεδομένων και στην κενή γραμμή κάτω από την περιοχή δεδομένων. Ας υποθέσουμε ότι το εύρος δεδομένων επεκτείνεται σε όλο το εύρος κελιών A1: C20: Το Excel συμπληρώνει στη συνέχεια όλες τις καταχωρήσεις που έχουν εισαχθεί σε ένα κελί εντός A21 έως C21, ακόμη και αν το παραπάνω κελί είναι κενό. Οι καταχωρήσεις που έχουν εισαχθεί στα κελιά A22 έως C22 δεν θα ολοκληρωθούν.
- Όσο μεγαλύτερος είναι ο αριθμός των πιθανών καταχωρήσεων σε μια στήλη, τόσο περισσότερο μπορεί να χρειαστεί για να ολοκληρώσει μια καταχώριση το Excel.