Εφαρμογή και ορισμός αυτής της συνάρτησης Excel
Το VLOOKUP είναι μια συνάρτηση Excel με την οποία ο χρήστης μπορεί να αναζητήσει και να αξιολογήσει τα περιεχόμενα του πίνακα. Αυτή η λειτουργία είναι διαθέσιμη σε εκδόσεις από το Excel 2007 για Windows και Mac.
Τι είναι το VLOOKUP;
Οι πιθανές χρήσεις του VLOOKUP πρέπει να εξηγηθούν χρησιμοποιώντας ένα παράδειγμα: Σε αυτό είστε μεγάλος οπαδός της λογοτεχνίας και ως εκ τούτου έχετε δημιουργήσει το δικό σας υπολογιστικό φύλλο Excel στο οποίο μπορείτε να ταξινομήσετε προσεκτικά τα βιβλία που έχετε συλλέξει. Κάθε εργασία καταχωρείται με πληροφορίες για τις ακόλουθες κατηγορίες:
-
συγγραφέας
-
τίτλος
-
Αριθμός σελίδας
-
Έτος έκδοσης
Τώρα θα θέλατε να δώσετε σε έναν φίλο μια συμβουλή βιβλίου για να την πάρετε μαζί σας στην επόμενη συνάντησή σας. Δυστυχώς, μπορείτε να σκεφτείτε μόνο τον συγγραφέα, όχι τον τίτλο του βιβλίου. Εδώ είναι που παίζει το VLOOKUP, καθώς μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτήν την τιμή εισόδου για να πετάξει τις πληροφορίες που αναζητάτε με μια κίνηση.
Πώς χρησιμοποιείται το VLOOKUP;
Πριν καν σκεφτούμε τη διατύπωση τύπων, θα πρέπει να καθοριστεί πού θα εντοπιστούν αργότερα το πεδίο εισόδου και τα διάφορα πεδία εξόδου. Για να γίνει αυτό, είναι λογικό να δημιουργηθεί ένας ξεχωριστός πίνακας που είναι αρχικά άδειος και έτσι επιτρέπει χώρο για τις πληροφορίες που αναφέρονται. Εάν σχεδιάσετε αυτόν τον νέο πίνακα με βάση το παράδειγμα του υπάρχοντος πίνακα, θα έχετε αργότερα πλεονέκτημα εξοικονόμησης χρόνου.
Σε αυτή τη βάση, ο τύπος VLOOKUP μπορεί είτε να δημιουργηθεί χειροκίνητα είτε αυτόματα να δημιουργηθεί από το Excel. Για αρχάριους, αξίζει να χρησιμοποιήσετε την τελευταία προσέγγιση για να γνωρίσετε σταδιακά τη δομή και την επίδραση του τύπου. Για να γίνει αυτό, το κουμπί "Εισαγωγή λειτουργίας" επιλέγεται στην καρτέλα "Τύποι". Το VLOOKUP είναι κρυμμένο στο παράθυρο που ανοίγει. Μετά την επιβεβαίωση, ανοίγει ξανά ένα παράθυρο στο οποίο μπορούν να συμπληρωθούν οι τέσσερις παράμετροι του τύπου. Αυτά είναι:
-
Κριτήριο αναζήτησης
-
μήτρα
-
Ευρετήριο στηλών
-
Περιοχή_αναφορά
Συνεπώς, το ακατέργαστο σχέδιο του τύπου μοιάζει με αυτό:
= VLOOKUP (κριτήριο αναζήτησης, μήτρα, ευρετήριο στηλών, εύρος_σύνδεσης)
και σε μια πιθανή εφαρμογή όπως αυτή:
= VLOOKUP (H3; A3: E40; 5)
Κριτήριο αναζήτησης
Για να γνωρίζει η συνάρτηση ποια τιμή πρέπει να χρησιμοποιείται ως σημείο εκκίνησης, η γραμμή που επιλέχθηκε ως πεδίο εισαγωγής δύο βήματα νωρίτερα σημειώνεται στο πεδίο "Κριτήριο αναζήτησης". Στο παράδειγμά μας, το όνομα του συγγραφέα βιβλίου "Phillip Pulmann" εισάγεται εκεί. Αυτό καθιστά τον τύπο ευέλικτο και δεν χρειάζεται να προσαρμοστεί ξανά μόλις αλλάξει η εισαγόμενη τιμή.
μήτρα
Το πεδίο εισαγωγής "Matrix" περιγράφει τον πίνακα στον οποίο μπορούν να βρεθούν οι πληροφορίες που πρέπει να εξαχθούν. Αυτός ο ειδικός πίνακας περιέχει επίσης τις στήλες για τον τίτλο του βιβλίου, τον αριθμό σελίδας και το έτος έκδοσης.
Η μήτρα επιλέγεται πλήρως μία φορά χωρίς τις επικεφαλίδες από πάνω αριστερά προς τα κάτω δεξιά περιθώρια. Με αυτόν τον τρόπο, το Excel γνωρίζει ποιο περιεχόμενο πρέπει να λαμβάνεται υπόψη κατά την αξιολόγηση.
Ευρετήριο στηλών
Το πεδίο εισαγωγής για το "ευρετήριο στηλών" προτρέπει τον χρήστη να ορίσει τη στήλη του πίνακα στην οποία αναφέρεται μόνο η ζητούμενη τιμή. Η εκχώρηση των στηλών αριθμείται χρονολογικά. Αυτό σημαίνει ότι η πρώτη στήλη του πίνακα λαμβάνει την τιμή 1, η δεύτερη την τιμή 2, κλπ. Στο παράδειγμά μας, αυτό αντιστοιχεί σε δείκτη στήλης 1 για τον συγγραφέα, δείκτη στήλης 2 για τον τίτλο, δείκτη στήλης 3 για τον αριθμό σελίδας και δείκτης στήλης 4 για το έτος δημοσίευσης.
Για να διατηρήσετε τον πίνακα όσο το δυνατόν πιο ευέλικτο, η επικεφαλίδα της στήλης μπορεί να συνδεθεί αντί για τον αριθμό. Αυτό έχει το πλεονέκτημα ότι ο τύπος μπορεί επίσης να μεταφερθεί σε άλλες σειρές χωρίς προβλήματα, καθώς η επικεφαλίδα της στήλης μπορεί να προσαρμόζεται με ευελιξία κάθε φορά.
Προσοχή: Το VLOOKUP διαβάζει τη μήτρα από αριστερά προς τα δεξιά, γι 'αυτό το ευρετήριο της στήλης πρέπει να τοποθετηθεί στα δεξιά της στήλης για το κριτήριο αναζήτησης, προκειμένου να ληφθεί υπόψη από τη συνάρτηση!
Περιοχή_αναφορά
Η παράμετρος "Range_Lookup" συμπληρώνει τον τύπο VLOOKUP καθορίζοντας την ακρίβεια με την οποία αξιολογείται ο πίνακας. Ωστόσο, διαφέρει από τα προαναφερθέντα συστατικά του τύπου επειδή είναι προαιρετικό. Εάν η τιμή 0 έχει εισαχθεί για "εσφαλμένη", το Excel αναζητά μόνο την τιμή που καθορίστηκε ως κριτήριο αναζήτησης. Με την τιμή 1 για "true", ωστόσο, η αναζήτηση συνεχίζει για προφανείς τιμές, εάν δεν μπορούσε να βρεθεί η ακριβής τιμή.
Ο καθορισμός αυτής της παραμέτρου είναι προαιρετικός, επειδή η τιμή 1 έχει οριστεί από προεπιλογή. Αυτή η ρύθμιση θα είναι χρήσιμη αργότερα στο προηγμένο VLOOKUP με πολλαπλά κριτήρια αναζήτησης.
Η συγχώνευση
Μόλις ρυθμιστούν όλες οι απαραίτητες παράμετροι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το VLOOKUP. Αφού εισαγάγετε το κριτήριο αναζήτησης και επιβεβαιώσετε τη συνάρτηση, η τιμή που αναζητάτε εμφανίζεται στη γραμμή που έχει οριστεί ως πεδίο εξόδου.
Στο παράδειγμά μας, τώρα εμφανίζεται ο τίτλος του βιβλίου "Η χρυσή πυξίδα", ο οποίος αντιστοιχεί στον συγγραφέα που έχει εισαχθεί. Για να μάθετε γρήγορα τον αριθμό της σελίδας και το έτος δημοσίευσης, δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα περισσότερο από το να σύρετε τον υπάρχοντα τύπο VLOOKUP στα επόμενα κελιά. Αυτό είναι τόσο εύκολο επειδή ο δείκτης στήλης του VLOOKUP έχει συνδεθεί με την επικεφαλίδα της στήλης του πρώτου πίνακα και ο δεύτερος πίνακας είναι επίσης δομημένος με την ίδια σειρά.
Σε περίπτωση που οι πίνακες πρέπει να διαφέρουν μεταξύ τους ή να εμφανίζεται σφάλμα παρόλα αυτά, ο τύπος VLOOKUP μπορεί επίσης να αλλάξει χειροκίνητα. Για να γίνει αυτό, το προτελευταίο ψηφίο για τον δείκτη στήλης πρέπει να ταιριάζει με τη στήλη της νέας τιμής που θα προκύψει.
VLOOKUP με πολλαπλά κριτήρια αναζήτησης
Συχνά συμβαίνει ότι ένα μόνο κριτήριο αναζήτησης δεν είναι αρκετό για την ακριβή αξιολόγηση ενός μεγάλου πίνακα Excel. Τότε είναι λογικό να εκτελέσετε το VLOOKUP με πολλά κριτήρια αναζήτησης. Για να γίνει αυτό, ο υπάρχων τύπος πρέπει να συμπληρωθεί με μια πρόσθετη συνάρτηση IF. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να ληφθούν υπόψη έως και οκτώ διαφορετικά κριτήρια αναζήτησης κατά την εφαρμογή.
VLOOKUP σε πολλά υπολογιστικά φύλλα Excel
Εάν το κριτήριο αναζήτησης δεν μπορεί να βρεθεί μόνο σε έναν πίνακα, αλλά ενδεχομένως και σε έναν άλλο, ο τύπος VLOOKUP μπορεί να προσαρμοστεί ανάλογα. Για αυτό, τόσο η συνάρτηση if όσο και η συνάρτηση ISERROR πρέπει να τοποθετηθούν μπροστά από τον υπάρχοντα τύπο. Για αυτό απαιτούνται πέντε παράμετροι:
-
Κριτήριο αναζήτησης
-
Matrix1 και Matrix 2
-
Δείκτης στήλης1 και δείκτης στήλης2
Το αποτέλεσμα μοιάζει με αυτό:
= IF (ISERROR (VLOOKUP (κριτήριο αναζήτησης, matrix1, column-index1, 0));
VLOOKUP (κριτήριο αναζήτησης; μήτρα 2; δείκτης στήλης2,0); VLOOKUP (κριτήριο αναζήτησης; μήτρα 1; δείκτης στήλης 1;))
και σε μια πιθανή εφαρμογή όπως αυτή:
= IF (ISERROR (VLOOKUP (E5, A5: B9,2, 0)), VLOOKUP (E5, A13: B17,2, 0), VLOOKUP (E5, A5: B9,2, 0))
Το κριτήριο αναζήτησης χρησιμοποιείται για την εισαγωγή της τιμής που πρέπει να αναζητηθεί στους δύο πίνακες. Το Matrix1 και το Matrix2 καθορίζουν τις αντίστοιχες περιοχές κελιών των δύο πινάκων. Ο δείκτης στήλης 1 και ο δείκτης στήλης 2 χρησιμοποιούνται για να καθορίσουν λεπτομερέστερα ποιες στήλες των αντίστοιχων πινάκων πρέπει να αναζητηθούν.
Εάν η τιμή που αναζητάτε εμφανίζεται και στους δύο πίνακες, το Excel θα βγάλει το αποτέλεσμα από τον πρώτο πίνακα. Ωστόσο, εάν η τιμή δεν βρίσκεται σε κανέναν από τους δύο πίνακες, εμφανίζεται ένα μήνυμα σφάλματος. Το πλεονέκτημα του τύπου είναι ότι οι δύο λίστες δεν χρειάζεται να έχουν την ίδια δομή ή να έχουν το ίδιο μέγεθος.
Εκχωρήστε τιμές σε κατηγορίες χρησιμοποιώντας το VLOOKUP
Μια πρόσθετη λειτουργία του VLOOKUP επιτρέπει στις τιμές που απαριθμούνται να διαιρούνται αυτόματα σε γράμματα και κατηγορίες της επιλογής σας. Στο προηγούμενο παράδειγμα μας, μια πρόσθετη στήλη πίνακα θα πρέπει να εισαχθεί για τον τύπο του βιβλίου. Τα βιβλία με μήκος έως 50 σελίδες πρέπει να εμπίπτουν στο είδος του διηγήματος, ενώ βιβλία από 51 έως 150 σελίδες αναφέρονται στη νουβέλα και από 151 σελίδες στο μυθιστόρημα. Για να καταστεί αυτό δυνατό, δεν απαιτείται πρόσθετος τύπος στο VLOOKUP, απλώς η χρήση αγκύλων "{}". Ο τελικός τύπος μοιάζει με αυτόν:
= VLOOKUP (B1; {1. "Short story"; 51. "Novella"; 151. "Novel"}; 2)
Το περιεχόμενο των σγουρών παρενθέσεων υποδεικνύει μια μήτρα που καθορίζει την περιοχή ενός αντίστοιχου τύπου βιβλίου. Η εκχώρηση του μήκους της πλευράς στο κατάλληλο γένος βρίσκεται επομένως εντός των σγουρών αγκυλών. Ο τύπος χρησιμοποιεί ζεύγη τιμών, η κάθε μία χωρισμένη με ένα σημείο. Η μήτρα {1. "Short story"; 51. "Novella"; 151. "Novel"} διαβάζεται ως εξής:
"Από 1 εκπομπή ένα διήγημα, από 51 δείξτε μια νουβέλα, από 151 δείξτε ένα μυθιστόρημα."
Αυτός ο πίνακας μπορεί εύκολα να προσαρμοστεί σε διαφορετικές εργασίες. Αυτό αφορά αφενός το μέγεθος και τον αριθμό των πινάκων, όσο και τον χαρακτηρισμό τους. Έτσι, είναι δυνατόν να εξάγονται συμβολοσειρές ή αριθμοί ως αποτέλεσμα αντί για μεμονωμένα γράμματα. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να προσαρμόσετε τα γράμματα στον τύπο.
VLOOKUP σε πολλά φύλλα εργασίας
Μια άλλη λειτουργία του VLOOKUP επιτρέπει στους χρήστες του να συνδέουν περιεχόμενο που βρίσκεται σε διαφορετικά υπολογιστικά φύλλα. Για το παράδειγμά μας, αυτή η επιλογή μπορεί να είναι χρήσιμη όταν οι πληροφορίες ταξινομούνται πρώτα σε διαφορετικά φύλλα εργασίας και στη συνέχεια ενημερώνονται σε έναν συνοπτικό πίνακα.
Φανταστείτε ότι, εκτός από τα βιβλία σας, παραθέτετε επίσης τις συλλεγμένες ταινίες σας σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Στη συνέχεια, συνδυάζετε και τις δύο συλλογές σε ένα μεγάλο τραπέζι.
Το πλεονέκτημα αυτής της διαδικασίας δεν έγκειται μόνο στην αυξημένη σειρά, αλλά και στην αποφυγή πιθανών σφαλμάτων. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια νέα καταχώρηση ή να ενημερώσετε μια υπάρχουσα, δεν χρειάζεται να κάνετε αναζήτηση στον μεγάλο πίνακα, αλλά μπορείτε να έχετε πρόσβαση στους μικρότερους. Οι τιμές μεταφέρονται αυτόματα στον συνοπτικό πίνακα Excel. Αυτό καθιστά την επανεγγραφή στο μεγάλο τραπέζι περιττή, η οποία στην καλύτερη περίπτωση αποφεύγει μια ατυχή κίνηση και μια επακόλουθη αλυσίδα μηνυμάτων σφάλματος.
Πώς μοιάζει ο τύπος;
Αυτή η λειτουργία καθίσταται δυνατή και πάλι με την εισαγωγή ενός άλλου τύπου. Ενώ η αναζήτηση με πολλαπλά κριτήρια απαιτούσε έναν πρόσθετο τύπο IF, η εργασία με πολλά φύλλα εργασίας απαιτεί έναν ΕΙΔΙΚΟ τύπο. Αυτό επιτρέπει να καθοριστεί ένα εύρος από άλλο υπολογιστικό φύλλο για τον πίνακα VLOOKUP.
= VLOOKUP (κριτήριο αναζήτησης; INDIRECT (μήτρα); ευρετήριο στηλών; εύρος_σύνδεσης)
Προσοχή: Αυτός ο τύπος θα λειτουργήσει μόνο εάν οι μεμονωμένοι πίνακες στα διάφορα φύλλα έχουν τα ίδια ονόματα με τις επικεφαλίδες στηλών του γενικού πίνακα. Ολόκληροι πίνακες μπορούν να ονομαστούν στο πεδίο "Όνομα" επάνω αριστερά πάνω από το πλέγμα κελιού. Οι πίνακες που έχουν ήδη ονομαστεί μπορούν να προβληθούν με το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + F3.
Αντιμετώπιση αναδυόμενων μηνυμάτων σφάλματος
Η εργασία με συνδεδεμένους πίνακες Excel μπορεί να οδηγήσει σε ανεπιθύμητα προβλήματα. Αυτό περιλαμβάνει ιδίως την έξοδο λανθασμένων τιμών. Σε περίπτωση που προκύπτει λάθος τιμή 0, υπάρχει ένα μικρό πρόβλημα στις ρυθμίσεις του Excel, το οποίο μπορεί να διορθωθεί γρήγορα.
Το κοινό μήνυμα σφάλματος #NV, από την άλλη πλευρά, είναι μια σκόπιμη λειτουργία του VLOOKUP, το οποίο υποδεικνύει στο χρήστη ότι η απαιτούμενη τιμή δεν είναι διαθέσιμη. Αυτή η σημείωση μπορεί να σχεδιαστεί διαφορετικά με τη βοήθεια ενός τύπου.
VLOOKUP - μια επισκόπηση
Το VLOOKUP είναι μια χρήσιμη συνάρτηση Excel που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για αναζήτηση και αξιολόγηση πινάκων. Τα πλεονεκτήματά του είναι εμφανή στη φιλική προς τον χρήστη και ευέλικτη εφαρμογή. Με αυτόν τον τρόπο, όποιος εργάζεται τακτικά με πίνακες Excel μπορεί να επωφεληθεί από τη συνάρτηση. Είτε ο ιδιώτης συλλέκτης που δημιουργεί τα δικά του μικρά τραπέζια, είτε η μεγάλη εταιρεία που επεξεργάζεται σημαντικά πιο ουσιαστικά σύνολα δεδομένων.
Εάν, από την άλλη πλευρά, εξακολουθείτε να έχετε αναπάντητα αιτήματα που το VLOOKUP δεν μπορούσε να ικανοποιήσει, μπορείτε να περιμένετε μια πρόσθετη επιλογή Excel: Η Microsoft προσφέρει στους χρήστες του Excel 365 το νέο XLOOKUP από τις αρχές του 2022-2023. Αυτό βασίζεται στις ικανότητες του VLOOKUP και τις συμπληρώνει με πρόσθετες, μερικές φορές ακόμη και απλούστερες, λειτουργίες. Επομένως, μια νέα ρουτίνα στην αξιολόγηση δεδομένων ανοίγει επίσης σε αυτό το σημείο.
