Αποθήκευση φακέλων e -mail στο Outlook - έτσι λειτουργεί

Οδηγίες βήμα προς βήμα

Τόσο σε επαγγελματικά όσο και σε ιδιωτικά περιβάλλοντα, υπάρχουν καταστάσεις στις οποίες είναι σημαντικό να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας ολόκληρου του φακέλου στο Microsoft Outlook. Για παράδειγμα, θα θέλατε να μεταβιβάσετε το φάκελο e-mail ενός έργου πελάτη σε έναν συνάδελφο που δεν έχει προς το παρόν πρόσβαση στα αρχεία. Or θέλετε να αρχειοθετήσετε έναν πλήρη φάκελο με μηνύματα e-mail και συνημμένα μετά από ένα ιδιωτικό ταξίδι και να τα διαγράψετε ταυτόχρονα από το Outlook. Σε αυτές και σε άλλες περιπτώσεις, τα ακόλουθα έξι βήματα και ο οδηγός εισαγωγής / εξαγωγής θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας ενός φακέλου Outlook.

Πώς να αποθηκεύσετε εντελώς έναν φάκελο email - βήμα προς βήμα

1. Επιλέξτε το φάκελο που θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας στη λίστα φακέλων του Outlook σας. Στο παράδειγμά μας θέλουμε να εξάγουμε έναν φάκελο στα εισερχόμενα e-mail με το όνομα "Κουπόνια".

2. Για εξαγωγή, μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχείο" στον οδηγό εισαγωγής και εξαγωγής του Outlook. Ανάλογα με την έκδοση του προγράμματος Outlook, μπορείτε να το βρείτε σε μία από τις ακόλουθες διαδρομές:

   • Στο Outlook από την έκδοση 2013 χρησιμοποιήστε την εντολή "Αρχείο> Άνοιγμα και εξαγωγή> Εισαγωγή / Εξαγωγή".
   • Στο Outlook 2010 θα βρείτε τον βοηθό εισαγωγής / εξαγωγής στην ενότητα "Αρχείο> Άνοιγμα> Εισαγωγή".
   • Στο Outlook 2007, η εντολή για τον οδηγό είναι Αρχείο> Εισαγωγή / Εξαγωγή.
   

3. Επιλέξτε Εξαγωγή σε αρχείο και κάντε κλικ στο Επόμενο.

   

4. Στο επόμενο βήμα, επιλέξτε Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) και κάντε κλικ στο Επόμενο. Η επιλογή είναι ζωτικής σημασίας, διαφορετικά ο φάκελος e-mail σας θα αποθηκευόταν ως αρχείο CSV. Ως αρχείο δεδομένων του Outlook, μπορείτε ανά πάσα στιγμή να διαβάσετε ξανά τον αποθηκευμένο φάκελο στο Outlook ή να τον προωθήσετε. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχονται εμφανίζονται στο Outlook ως συνήθως.

   

5. Στο τελευταίο βήμα, το Outlook εμφανίζει τον επιλεγμένο φάκελο. Ενεργοποιήστε την επιλογή "Συμπερίληψη υποφακέλων" εάν θέλετε επίσης να αρχειοθετήσετε υποφακέλους. Στο επόμενο βήμα, κάντε κλικ στο "Επόμενο".

   

6. Επιλέξτε την τοποθεσία, εισαγάγετε ένα όνομα αρχείου με νόημα και κάντε κλικ στο Τέλος. Ο φάκελος "Κουπόνια" αποθηκεύεται ως αρχείο PST και μπορεί εύκολα να εισαχθεί στο Outlook σε άλλο υπολογιστή ή να αρχειοθετηθεί μακροπρόθεσμα. Για να διαβάσετε ξανά το αρχείο PST στο Outlook, επιλέξτε την καταχώριση "Εισαγωγή από άλλα προγράμματα ή αρχεία" στον οδηγό εισαγωγής / εξαγωγής. Στη συνέχεια, ο οδηγός σας καθοδηγεί βήμα προς βήμα στη διαδικασία εισαγωγής.

   

Περίληψη: Μπορείτε να δημιουργήσετε γρήγορα αντίγραφα ασφαλείας ολόκληρων φακέλων με τον Οδηγό εισαγωγής / εξαγωγής στο Outlook

Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε έναν πλήρη φάκελο με όλα τα e-mail, συνημμένα και υποφάκελους, αυτό λειτουργεί άνετα και με ασφάλεια με τον βοηθό εισαγωγής / εξαγωγής στο Microsoft Outlook. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτό μέσω της καρτέλας "Αρχείο". Με λίγα μόνο κλικ μπορείτε να καθορίσετε ποιος φάκελος πρόκειται να δημιουργηθεί αντίγραφο ασφαλείας και πώς. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αρχειοθετήσετε σημαντικά μηνύματα σε μακροπρόθεσμη βάση ή να τα διαθέσετε σε άλλους χρήστες ως πλήρη φάκελο.

Συχνές ερωτήσεις

Τι σημαίνει η συντομογραφία PST στο Microsoft Outlook;

Το ακρωνύμιο PST χρησιμοποιείται για αναφορά σε αρχεία προσωπικού καταστήματος στο Outlook. E-mail, μηνύματα, συνημμένα, σημειώσεις, καταχωρήσεις ημερολογίου και άλλα δεδομένα από το Outlook αποθηκεύονται σε αρχεία κοντέινερ PST. Εκτός από τα αρχεία PST, μπορείτε επίσης να βρείτε αρχεία OST στο Outlook. Αυτά δημιουργούνται από γραμματοκιβώτια του Microsoft Exchange ή γραμματοκιβώτια IMAP και είναι γνωστά ως αρχεία δεδομένων του Outlook εκτός σύνδεσης.

Ποιες λειτουργίες περιλαμβάνει ο οδηγός εισαγωγής / εξαγωγής στο Outlook;

Αφενός, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό εισαγωγής / εξαγωγής στο Outlook για την εισαγωγή δεδομένων από άλλα προγράμματα. Αυτό μπορεί να είναι, για παράδειγμα, πληροφορίες σε μορφή iCalendar ή μορφή vCalendar ή πληροφορίες με άλλες μορφές αρχείων. Οι ροές RSS μπορούν επίσης να εισαχθούν. Ο οδηγός εξαγωγής είναι ιδιαίτερα κατάλληλος για την αρχειοθέτηση αρχείων PST. Είναι επίσης δυνατή η εξαγωγή ως αρχείο CSV.

Πώς μεταφέρετε δεδομένα και ρυθμίσεις του Outlook σε νέο υπολογιστή;

Για να μεταφέρετε τα δεδομένα και τις ρυθμίσεις από το Microsoft Outlook σε νέο υπολογιστή, πρέπει να αρχειοθετήσετε τουλάχιστον δύο αρχεία. Αποθηκεύετε όλα τα δεδομένα, για παράδειγμα e-mail, καταχωρήσεις ημερολογίου και τη δομή του φακέλου, σε ένα αρχείο PST. Σε αντίθεση με τα Microsoft Windows, οι μεμονωμένες ρυθμίσεις προγράμματος αποθηκεύονται στο μητρώο. Το συγκεκριμένο αρχείο μητρώου μπορεί επίσης να αντιγραφεί και να διαβαστεί σε νέο υπολογιστή.