Αιτήματα συνάντησης του Outlook
Στο επαγγελματικό περιβάλλον, είναι συνηθισμένο να στέλνουμε αιτήματα συνάντησης μέσω του Outlook. Κατά τη διάρκεια της πανδημίας του κορωνοϊού και της σχετικής αύξησης των τηλεδιάσκεψης, τα αιτήματα για συναντήσεις έχουν αυξηθεί σημαντικά. Κάθε αίτηση συνάντησης από πελάτες, συναδέλφους ή στο προσωπικό περιβάλλον πρέπει να απαντηθεί. Εκτός από την καθημερινή εργασία, αυτό μπορεί να πάρει πολύ χρόνο και να προκαλέσει λάθη. Εάν λαμβάνετε συχνά αιτήματα συνάντησης, είναι αποτελεσματικό να αυτοματοποιήσετε την απάντηση.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη διαδικασία για να απορρίψετε αυτόματα τα αιτήματα, εάν επικαλύπτονται με άλλα ραντεβού στο ημερολόγιό σας. Αντιστρόφως, μπορείτε να αποδεχτείτε αυτόματα ερωτήσεις, υπό την προϋπόθεση ότι η αντίστοιχη ημερομηνία είναι ακόμα δωρεάν. Εάν συγκρουστούν σημαντικότερα ραντεβού με τη συμφωνημένη συνάντηση, μπορείτε να αναβάλλετε ή να ακυρώσετε το αυτόματα συμφωνημένο ραντεβού ανά πάσα στιγμή.
Οι χρήστες του Outlook 2010 χωρίς γραμματοκιβώτιο Exchange έχουν λιγότερες επιλογές όσον αφορά την αυτόματη αποδοχή και απόρριψη αιτημάτων συνάντησης από τους χρήστες των προηγούμενων εκδόσεων. Εάν δεν χρησιμοποιείτε το Exchange, μπορείτε μόνο να καθορίσετε ότι όλα τα ερωτήματα θα απαντηθούν αυτόματα (απόρριψη εάν υπάρχει επικάλυψη, διαφορετικά γενικά αποδεκτή). Με το Microsoft Exchange, έχετε περισσότερες επιλογές.
Απαντήστε σε αυτόματα αιτήματα συνάντησης ξεκινώντας από το Outlook 2010
-
Μεταβείτε στις επιλογές email. Αυτό λειτουργεί πηγαίνοντας στο Αρχείο> Επιλογές> Email. Στην ενότητα "Ιστορικό", ενεργοποιήστε την επιλογή "Αυτόματη επεξεργασία αιτημάτων συνάντησης και απαντήσεων σε αιτήματα συνάντησης και δημοσκοπήσεις".
-
Εάν δεν χρησιμοποιείτε το Microsoft Exchange, κλείστε το παράθυρο διαλόγου επιλογών. Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Exchange, ανοίξτε την καρτέλα "Ημερολόγιο" στο επόμενο βήμα.
-
Μεταβείτε στο "Προγραμματισμός πόρων" στο Microsoft Outlook 2010 ή στην "Αυτόματη αποδοχή / απόρριψη" στο Outlook 2013/2016 και το Outlook 365. "
-
Ενεργοποιήστε την επιλογή "Αυτόματη απόρριψη αιτημάτων συνάντησης που επικαλύπτονται με υπάρχοντα ραντεβού ή συναντήσεις". Εάν επιτρέπεται η είσοδος σε συναντήσεις σε δωρεάν ημερομηνίες, ενεργοποιήστε την επιλογή "Αυτόματη αποδοχή αιτημάτων συσκέψεων και κατάργηση ακυρωμένων συναντήσεων".
-
Κλείστε τα παράθυρα διαλόγου. Στο εξής, τα αιτήματα συνάντησης θα γίνονται αποδεκτά αυτόματα ή θα απορρίπτονται από το Outlook.
Πληροφορίες: Οι χρήστες του Outlook 2003 και του Outlook 2007 μπορούν να έχουν πρόσβαση στις ρυθμίσεις για την αυτόματη αποδοχή ή απόρριψη αιτημάτων συνάντησης μέσω της ακόλουθης διαδρομής αρχείου: Πρόσθετα> Επιλογές> Επιλογές ημερολογίου> Σχεδιασμός πόρων.
Οι επιλογές είναι διαθέσιμες με ή χωρίς σύνδεση Exchange.
