Χρειάζεστε πραγματικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν από πέντε χρόνια στα εισερχόμενά σας ή το πρόγραμμα και τη λίστα υποχρεώσεών σας από το 2008; Εάν όχι, είναι σκόπιμο να μετακινήσετε το παλιό έρμα από το Outlook. Αυτό θα κάνει το Outlook σας πιο γρήγορο ξανά - u
Το AUTOARCHIVING του Outlook προορίζεται για αυτόν τον σκοπό: μεταφέρει παλαιότερα δεδομένα σε αρχείο αρχειοθέτησης είτε μετά από ερώτημα είτε αυτόματα. Όπως και ο προσωπικός φάκελος, το αρχείο αποθηκεύεται σε ένα αρχείο σε μορφή PST, ώστε να μπορείτε να ανοίξετε ξανά το αρχείο ανά πάσα στιγμή με το Outlook και να έχετε πρόσβαση στα e-mail, τα ραντεβού και τις εργασίες που περιέχει. Το αρχείο μπορεί επίσης να χωριστεί σε πολλά αρχεία, ώστε να έχετε διαφορετικά αρχεία αρχειοθέτησης για το 2008, 2009 και 2010, για παράδειγμα.
Παρεμπιπτόντως, είναι επίσης δυνατό να αποκλειστούν συγκεκριμένα μεμονωμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ραντεβού από την αρχειοθέτηση.
Παρεμπιπτόντως, το Outlook δεν αρχειοθετεί επαφές επειδή αυτό δεν θα είχε νόημα.
Τυπικές ρυθμίσεις έναντι μεμονωμένων ρυθμίσεων
Η αυτόματη αρχειοθέτηση μπορεί να ρυθμιστεί μεμονωμένα. Πρώτα απ 'όλα, καθορίστε τις τυπικές ρυθμίσεις: Πόσο συχνά αρχειοθετούνται, πόσο "παλιά" πρέπει να είναι τα δεδομένα για να αρχειοθετηθούν, σε ποιο αρχείο αποθηκεύονται τα δεδομένα, πρέπει να διαγραφούν τα παλιά δεδομένα αντί να αρχειοθετηθούν;
Επιπλέον, μπορείτε να επιλέξετε ρυθμίσεις για μεμονωμένες μονάδες του Outlook, για παράδειγμα για e-mail ή για μεμονωμένους φακέλους στα εισερχόμενα, οι οποίες αποκλίνουν από τις τυπικές ρυθμίσεις. Με αυτόν τον τρόπο είναι δυνατή, για παράδειγμα, η αρχειοθέτηση του ημερολογίου ραντεβού μία φορά το χρόνο, ενώ τα παλαιότερα e-mail ανατίθενται σε εξωτερικούς συνεργάτες μετά από έξι μήνες. Or τα e-mail για ένα συγκεκριμένο έργο παραμένουν μόνιμα στο Outlook, ενώ τα άλλα e-mail αρχειοθετούνται μετά από ένα χρόνο.
Εάν θέλετε να κάνετε διαφορετικές ρυθμίσεις για κάθε λειτουργική μονάδα του Outlook ούτως ή άλλως, μπορείτε να παραλείψετε τις τυπικές ρυθμίσεις. Εάν ναι, διαβάστε την ακόλουθη ενότητα ούτως ή άλλως, επειδή όλες οι επιλογές ρύθμισης εξηγούνται εδώ.
Προσαρμόστε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις
Ορίζετε τις τυπικές ρυθμίσεις για τη λειτουργία αρχειοθέτησης ως εξής:
- Στο Outlook έως την έκδοση 2007 καλέστε την εντολή EXTRAS >> OPTIONS και ανοίξτε τον καταχωρητή ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ. Στο Outlook 2010, καλέστε την εντολή FILE >> OPTIONS και ανοίξτε την καρτέλα ADVANCED.
- Στο Outlook έως το 2007 κάντε κλικ στο κουμπί AUTO-ARCHIVING, στο Outlook 2010 στις AUTO-ARCHIVING SETTINGS.
- Ενεργοποιήστε την επιλογή AUTOARCHIVE EVERY X DAYS και καθορίστε το διάστημα στο οποίο πρέπει να πραγματοποιηθεί η αρχειοθέτηση.
- Εάν θεωρείτε ενοχλητικό να πρέπει να επιβεβαιώσετε ένα παράθυρο διαλόγου για κάθε διαδικασία αρχειοθέτησης, απενεργοποιήστε την επιλογή ΕΝΑΡΞΗ ΑΥΤΟΚΙΝΗΣΗΣ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ.
- Εάν επισημάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν χρειάζεστε πλέον ως ληγμένα στο Outlook σας και δεν θέλετε να τα αρχειοθετήσετε, ενεργοποιήστε την επιλογή ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΛΗΞΕΜΕΝΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ (ΜΟΝΟ ΦΑΚΕΛΟΣ E-MAIL).
- Σε κάθε περίπτωση, ενεργοποιήστε την επιλογή ARCHIVE OR DELETE OLD ELEMENTS.
- Εάν ενεργοποιήσετε την επιλογή SHOW ARCHIVE FOLDER IN FOLDER LIST, το Outlook ανοίγει αυτόματα το αρχείο αρχειοθέτησης μετά την αρχειοθέτηση και το εμφανίζει στη λίστα φακέλων. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να συνεχίσετε να έχετε άμεση πρόσβαση στα αρχειοθετημένα δεδομένα, αλλά στη συνέχεια πρέπει να εγκαταλείψετε το πλεονέκτημα ταχύτητας της εξωτερικής ανάθεσης.
- Στο πεδίο ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΑΝ ΠΑΛΑΙΟΤΕΡΟ ΑΠΟ, καθορίστε πόσο παλιά πρέπει να είναι τα δεδομένα ώστε να μετακινηθούν στο αρχείο (ή να διαγραφούν εντελώς).
- Εάν πρόκειται να μεταφερθούν τα δεδομένα στο αρχείο, ενεργοποιήστε την επιλογή ΚΙΝΗΣΗ ΠΑΛΑΙΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΚΑΙ επιλέξτε τον επιθυμητό φάκελο μέσω SEARCH ή εισαγάγετε το όνομα ενός νέου αρχείου αρχειοθέτησης που θα πρέπει να δημιουργήσει το Outlook στο πεδίο δίπλα στο κουμπί.
- Αν θέλετε να διαγράψετε ανεπανόρθωτα τα παλιά δεδομένα, ενεργοποιήστε την επιλογή ΤΕΛΙΚΑ ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΠΑΛΙΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ. Για να καταργηθούν αμέσως όλα τα παλιά στοιχεία, κάντε κλικ στην ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΡΥΘΜΙΣΕΩΝ ΣΕ ΟΛΟΥΣ ΤΟΥΣ ΦΑΚΕΛΟΥΣ - αλλά θυμηθείτε ότι αυτό δεν μπορεί να αναιρεθεί.
- Κλείστε τα παράθυρα διαλόγου.
