Πίνακας περιεχομένων
Η αυτόματη αρχειοθέτηση μπορεί να ρυθμιστεί μεμονωμένα. Πρώτα απ 'όλα, καθορίστε τις τυπικές ρυθμίσεις: Πόσο συχνά αρχειοθετούνται, πόσο "παλιά" πρέπει να είναι τα δεδομένα ώστε να μπορούν να αρχειοθετηθούν, σε ποιο αρχείο πρέπει να αποθηκευτούν τα δεδομένα
Ορίζετε τις τυπικές ρυθμίσεις για τη λειτουργία αρχειοθέτησης ως εξής:
- Στο Outlook έως την έκδοση 2007 καλέστε την εντολή EXTRAS >> OPTIONS και ανοίξτε τον καταχωρητή ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ. Στο Outlook 2010, καλέστε την εντολή FILE >> OPTIONS και ανοίξτε την καρτέλα ADVANCED.
- Στο Outlook έως το 2007 κάντε κλικ στο κουμπί AUTOARCHIVE, στο Outlook 2010 στις AUTOARCHIVE ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ. Οι ρυθμίσεις αρχειοθέτησης είναι αποτελεσματικές για όλες τις λειτουργικές μονάδες του Outlook - εκτός εάν τις αλλάξετε για μεμονωμένες μονάδες ή φακέλους.
- Ενεργοποιήστε την επιλογή AUTOARCHIVE EVERY X DAYS και καθορίστε το διάστημα στο οποίο πρέπει να πραγματοποιηθεί η αρχειοθέτηση.
- Εάν θεωρείτε ενοχλητικό να πρέπει να επιβεβαιώσετε ένα παράθυρο διαλόγου για κάθε διαδικασία αρχειοθέτησης, απενεργοποιήστε την επιλογή ΕΝΑΡΞΗ ΑΥΤΟΚΙΝΗΣΗΣ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ.
- Εάν επισημάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν χρειάζεστε πλέον ως ληγμένα στο Outlook και δεν θέλετε να τα αρχειοθετήσετε, ενεργοποιήστε την επιλογή ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΛΗΞΕΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ (μόνο φάκελος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου).
- Σε κάθε περίπτωση, ενεργοποιήστε την επιλογή ARCHIVE OR DELETE OLD ELEMENTS.
- Εάν ενεργοποιήσετε την επιλογή SHOW ARCHIVE FOLDER IN FOLDER LIST, το Outlook ανοίγει αυτόματα το αρχείο αρχειοθέτησης μετά την αρχειοθέτηση και το εμφανίζει στη λίστα φακέλων. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να συνεχίσετε να έχετε άμεση πρόσβαση στα αρχειοθετημένα δεδομένα, αλλά στη συνέχεια πρέπει να εγκαταλείψετε το πλεονέκτημα ταχύτητας της εξωτερικής ανάθεσης.
- Στο πεδίο ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΑΝ ΠΑΛΑΙΟΤΕΡΟ ΑΠΟ, καθορίστε πόσο παλιά πρέπει να είναι τα δεδομένα ώστε να μετακινηθούν στο αρχείο (ή να διαγραφούν εντελώς).
- Εάν πρόκειται να μεταφερθούν τα δεδομένα στο αρχείο, ενεργοποιήστε την επιλογή ΚΙΝΗΣΗ ΠΑΛΑΙΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΚΑΙ επιλέξτε τον επιθυμητό φάκελο μέσω SEARCH ή εισαγάγετε το όνομα ενός νέου αρχείου αρχειοθέτησης που θα πρέπει να δημιουργήσει το Outlook στο πεδίο δίπλα στο κουμπί.
- Αν θέλετε να διαγράψετε ανεπανόρθωτα τα παλιά δεδομένα, ενεργοποιήστε την επιλογή ΤΕΛΙΚΑ ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΠΑΛΙΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ. Για να καταργηθούν αμέσως όλα τα παλιά στοιχεία, κάντε κλικ στην ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΡΥΘΜΙΣΕΩΝ ΣΕ ΟΛΟΥΣ ΤΟΥΣ ΦΑΚΕΛΟΥΣ - αλλά θυμηθείτε ότι αυτό δεν μπορεί να αναιρεθεί.
- Κλείστε τα παράθυρα διαλόγου.
Ατομικές ρυθμίσεις για μεμονωμένες ενότητες
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ορίσει ως τυπική ρύθμιση ότι τα στοιχεία πρέπει να μετακινηθούν στο αρχείο μετά από ένα χρόνο, αλλά εξακολουθείτε να θέλετε να έχετε τα ραντεβού από τα προηγούμενα χρόνια στο ημερολόγιο ραντεβού σας. Στη συνέχεια, προσαρμόστε τις ρυθμίσεις για το ημερολόγιο:
- Ανοίξτε το ημερολόγιο.
- Στην ενότητα ΜΟΥ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ, κάντε δεξί κλικ στο ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ και καλέστε την εντολή ΙΔΙΟΤΗΤΕΣ. Στο παράδειγμα, το ημερολόγιο δεν αρχειοθετείται.
- Ανοίξτε την καρτέλα AUTOARCHIVE.
- Εάν δεν θέλετε να αρχειοθετήσετε το ημερολόγιο, ενεργοποιήστε την επιλογή DO NOT ARCHIVE ITEMS IN THIS FOLDER και συνεχίστε με το βήμα 6. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε άλλες από τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις, ενεργοποιήστε την επιλογή ΧΡΗΣΗ ΤΩΝ ΑΚΟΛΟΥΘΩΝ ΡΥΘΜΙΣΕΩΝ ΓΙΑ ΑΥΤΟΝ ΤΟΝ ΦΑΚΕΛΟ.
- Προσαρμόστε τις ρυθμίσεις, για παράδειγμα την ηλικία των στοιχείων που θα αρχειοθετηθούν ή καθορίστε ένα διαφορετικό αρχείο αρχειοθέτησης.
- Κλείστε το παράθυρο διαλόγου.
Ατομικές ρυθμίσεις για μεμονωμένους φακέλους, καταχωρήσεις ραντεβού ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Το Outlook σάς δίνει τη δυνατότητα να εξαιρέσετε αυτά τα στοιχεία από την αυτόματη αρχειοθέτηση. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής:
- Ανοίξτε το επιθυμητό στοιχείο, για παράδειγμα ένα σημαντικό email ή μια καταχώρηση ραντεβού.
- Στο παράθυρο για την αλληλογραφία, το ραντεβού ή την εργασία, καλέστε την εντολή "Αρχείο, Ιδιότητες".
- Ενεργοποιήστε την επιλογή "Χωρίς αυτόματη αρχειοθέτηση αυτού του στοιχείου" και κλείστε το παράθυρο διαλόγου.
