Με τη βοήθεια της προηγμένης αναζήτησης του Outlook, μπορείτε να περιορίσετε ποια αποτελέσματα αναζήτησης εμφανίζονται. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής:
Στο Outlook έως την έκδοση 2003 καλείτε την εντολή "Tools, Search, Advanced Search", στο Outlook 2007 την εντολή "Tools, Instant Search, Advanced Search".
Στο Outlook 2010, η σύνθετη λειτουργία αναζήτησης είναι (άσκοπα) καλά κρυμμένη. Ο πιο γρήγορος τρόπος για να το καλέσετε είναι να πατήσετε τον συνδυασμό πλήκτρων CTRL + SHIFT + F, ο οποίος είχε χρησιμοποιηθεί ήδη σε παλαιότερες εκδόσεις.
Η διαδικασία είναι πολύ πιο δύσκολη μέσω της κορδέλας μενού:
-
Κάντε κλικ στο πεδίο αναζήτησης ("Αναζήτηση όλων … στοιχείων").
-
Η καρτέλα "Εργαλεία αναζήτησης" μπορεί τώρα να εμφανιστεί και στην κορδέλα του μενού. Κάντε κλικ εδώ στην ομάδα "Επιλογές" στο κουμπί "Εργαλεία αναζήτησης" και στη συνέχεια στην εντολή "Σύνθετη αναζήτηση".
Στα δύο πεδία πάνω από την καρτέλα, επιλέξτε ποια στοιχεία του Outlook πρέπει να αναζητηθούν (για παράδειγμα μηνύματα) και σε ποιον φάκελο (μπορείτε να το προσδιορίσετε αφού κάνετε κλικ στο "Αναζήτηση").
Στην καρτέλα "Μηνύματα", καθορίστε τους όρους που θα αναζητηθούν στο θέμα ή / και στο κείμενο του μηνύματος. Μπορείτε επίσης να φιλτράρετε εδώ κατά αποστολέα, παραλήπτη και χρονική περίοδο. Τα επιμέρους πεδία έχουν τις ακόλουθες έννοιες:
-
"Αναζήτηση" (στην καρτέλα "Ειδήσεις"): Εισαγάγετε τον όρο αναζήτησης ή πολλούς όρους διαχωρισμένους με κόμματα. εάν εισαγάγετε πολλούς όρους, το Outlook θα εμφανίσει όλα τα μηνύματα που περιέχουν έναν από αυτούς τους όρους (είναι η αναζήτηση με τον τελεστή OR).
-
"In": Κατά την αναζήτηση e-mail, εδώ καθορίζετε εάν πρέπει να αναζητήσετε μόνο το πεδίο θέματος, το θέμα και το κείμενο του μηνύματος ή άλλα στοιχεία e-mail.
-
"Από": Αυτό σας επιτρέπει να περιορίσετε την αναζήτηση σε e-mail από έναν συγκεκριμένο αποστολέα. για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τη σχετική επαφή.
-
"Αποστολή σε": Αντίθετα, μπορείτε επίσης να περιορίσετε την αναζήτηση σε έναν συγκεκριμένο παραλήπτη.
-
"Σε ποια εγώ": Εδώ μπορείτε να καθορίσετε εάν θέλετε να κάνετε αναζήτηση μόνο σε e-mail για τα οποία είστε ο μόνος παραλήπτης στο πεδίο "Προς" ή που έχετε λάβει μαζί με άλλους (το όνομά σας βρίσκεται στο "Προς" ) - ή στο πεδίο "Cc")
-
"Timeρα": Εδώ μπορείτε να καθορίσετε ότι θέλετε να αναζητήσετε μόνο e-mail που έχετε λάβει ή στείλετε εντός συγκεκριμένου χρονικού διαστήματος ή πριν από ένα συγκεκριμένο χρονικό σημείο.
Στην καρτέλα "Πρόσθετες επιλογές" μπορείτε, μεταξύ άλλων, Φίλτρο για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ή χωρίς συνημμένα αρχεία ή επίσης για το μέγεθος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:
-
"Κατηγορίες": Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε μόνο για να αναζητήσετε συγκεκριμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα οποία έχετε εκχωρήσει συγκεκριμένες κατηγορίες.
-
"Μόνο τέτοια στοιχεία": Εδώ καθορίζετε εάν πρέπει να ληφθούν υπόψη τα διαβασμένα ή μόνο τα μη αναγνωσμένα e-mail.
-
"Μόνο στοιχεία με": Εδώ φιλτράρετε για e-mail που έχουν συνημμένα ή κανένα.
-
"Με σημασία": Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να εμφανίζετε μόνο e-mail στα οποία έχετε εκχωρήσει ένα συγκεκριμένο επίπεδο επείγουσας ανάγκης.
-
"Μόνο τέτοια στοιχεία": Εδώ φιλτράρετε για e-mail που έχετε επισημάνει με ένα συγκεκριμένο χρώμα ή έχετε επισημάνει ως "Τέλος".
-
"Με διάκριση πεζών -κεφαλαίων": Εδώ καθορίζετε εάν ο όρος αναζήτησης πρέπει να αναζητηθεί με πεζά και κεφαλαία γράμματα.
-
"Μέγεθος": Με αυτό καθορίζετε εάν πρέπει να ληφθεί υπόψη το μέγεθος του email. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να αναζητήσετε ιδιαίτερα εκτεταμένα e-mail.
Στην καρτέλα "Για προχωρημένους", μπορείτε να ορίσετε τα κριτήρια αναζήτησης όπως θέλετε. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο "Πεδίο", επιλέξτε τα πεδία στα οποία πρέπει να αναφέρεται η συνθήκη και εισαγάγετε τα κριτήρια.
Μόλις εισαγάγετε όλα τα κριτήρια, κάντε κλικ στο "Έναρξη αναζήτησης".
Η εκτεταμένη άμεση αναζήτηση στο Outlook 2007
Μία από τις καινοτομίες στο Outlook 2007 είναι ότι το προηγούμενο παράθυρο διαλόγου αναζήτησης έχει χωριστεί: Κανονικά, εμφανίζεται μόνο ένα πεδίο αναζήτησης στο οποίο πληκτρολογείτε τον όρο αναζήτησης (ή πολλούς όρους χωρισμένους με κόμματα). Μπορείτε επίσης να εμφανίσετε αυτό που είναι γνωστό ως γεννήτρια ερωτημάτων για να ελέγξετε την αναζήτηση χρησιμοποιώντας διάφορες επιλογές. Για να εμφανίσετε τη γεννήτρια ερωτήματος, κάντε κλικ στο διπλό βέλος στα δεξιά του πεδίου αναζήτησης ή καλέστε την εντολή "Tools, Instant Search, Expand Query Generator".
Στο πορτοκαλί παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να αναζητήσετε τον παραλήπτη email, τον αποστολέα, το θέμα ή έναν όρο (ή φράση) στο κείμενο του μηνύματος στα εισερχόμενα, για παράδειγμα. Για να το κάνετε αυτό, εισαγάγετε το επιθυμητό κείμενο αναζήτησης στο αντίστοιχο πεδίο - το Outlook θα φιλτράρει τα στοιχεία (π.χ. στα εισερχόμενα) που περιέχουν τον όρο. Όταν ανοίγετε ένα από αυτά, ο όρος αναζήτησης επισημαίνεται με χρώμα.
Εάν θέλετε να αναζητήσετε άλλα κριτήρια, κάντε κλικ στο "Προσθήκη κριτηρίων" στο κάτω μέρος του διαλόγου και επιλέξτε ένα από τα άλλα πεδία - στο παράδειγμα "Κατηγορίες".
Μόλις θέλετε να δείτε ξανά όλα τα στοιχεία σε αυτήν την ενότητα του Outlook, για παράδειγμα όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στο "X" στα αριστερά του διπλού βέλους με το οποίο ανοίξατε τη γρήγορη αναζήτηση.
