Εάν χρησιμοποιείτε Excel 2007 ή νεότερη έκδοση, είναι πολύ εύκολο να αποθηκεύσετε έναν πίνακα ως αρχείο PDF. Εκτός από πολλές άλλες μορφές αρχείων, το PDF προσφέρεται εκεί ως μορφή αποθήκευσης. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής:
Καλέστε το μενού "Αρχείο" (Excel 2010) ή την εντολή "Αποθήκευση ως" χρησιμοποιώντας το κουμπί του Office (Excel 2007). Στο ακόλουθο παράθυρο διαλόγου, ανοίξτε το πλαίσιο λίστας "Τύπος αρχείου". Επιλέξτε τη μορφή "PDF (* .pdf)" από τη λίστα διαθέσιμων μορφών αρχείων με ένα κλικ του ποντικιού. Το παρακάτω σχήμα δείχνει πώς φαίνεται το παράθυρο διαλόγου:
Εισαγάγετε ένα όνομα αρχείου για το έγγραφο PDF σε αυτό το παράθυρο διαλόγου. Δίνεται το όνομα του πίνακα Excel, αλλά μπορείτε επίσης να επιλέξετε διαφορετικό.
Το Excel σας προσφέρει δύο επιλογές βελτιστοποίησης για αποθήκευση ως αρχείο PDF. Οι επιλογές σάς επιτρέπουν να βελτιστοποιήσετε το αρχείο είτε σε "Standard (διαδικτυακές δημοσιεύσεις και εκτύπωση)" είτε "Minimum size (online δημοσιεύσεις)". Επιλέξτε την επιλογή που θέλετε.
Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε μόνο ένα μέρος του βιβλίου εργασίας ως αρχείο PDF κατά την αποθήκευση, κάντε κλικ στο "Επιλογές". Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μπλοκ "Δημοσίευση τι" για να επιλέξετε "(το επιλεγμένο εύρος κελιών)", "Ενεργό φύλλο (α)", "Ολόκληρο βιβλίο εργασίας" ή "Ο πίνακας" (ισχύει μόνο εάν χρησιμοποιείτε τον δρομέα σε μια περιοχή μορφοποιημένο ως πίνακας) μπορεί να αποθηκευτεί ως PDF.
Εάν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου "Παράβλεψη περιοχών εκτύπωσης", τυχόν περιοχές εκτύπωσης που έχετε δημιουργήσει στο Excel θα αγνοηθούν όταν δημιουργηθεί το αρχείο PDF.
Οι εσωτερικές πληροφορίες από το αρχείο Excel, όπως ο συντάκτης, η ημερομηνία αποθήκευσης και τα σχόλια δεν πρέπει να αποθηκεύονται στο αρχείο PDF εάν αυτό το αρχείο χρησιμοποιείται επίσης εκτός εταιρείας. Επομένως, απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου "Ιδιότητες εγγράφου" στην περιοχή "Συμπερίληψη μη εκτυπώσιμων πληροφοριών" του παραθύρου διαλόγου "Επιλογές".
Όταν κάνετε όλες τις ρυθμίσεις, κάντε κλικ στο "OK" στο παράθυρο διαλόγου. Στη συνέχεια, το Excel δημιουργεί το αρχείο PDF και το αποθηκεύει στην επιλεγμένη θέση αποθήκευσης.
