Το Microsoft Excel ταξινομεί τα δεδομένα σε σειρές από προεπιλογή. Αυτό σημαίνει ότι η πρώτη σειρά ενός πίνακα καθορίζει τη σειρά όλων των άλλων σειρών μέχρι την τελευταία. Η ταξινόμηση στηλών στο Microsoft Excel είναι απαραίτητη σε εξαιρετικές περιπτώσεις, για παράδειγμα όταν μια λίστα ονομάτων πρόκειται να ταξινομηθεί αλφαβητικά. Το Excel δεν σας προσφέρει ένα συγκεκριμένο κουμπί σε μία από τις καρτέλες για ταξινόμηση σε στήλες. Ωστόσο, η ταξινόμηση σε στήλες μπορεί να γίνει μέσω εντολών μενού σε πέντε εύκολα βήματα.
Η ταξινόμηση σε στήλες, όπως και στις σειρές, μπορεί να εφαρμοστεί σε αριθμούς καθώς και σε κείμενο και επιστρέφει αποτελέσματα όταν ορίζεται σαφώς ποιες τιμές χρησιμεύουν ως βασικά πεδία και πώς πρέπει να ταξινομηθούν.Το ακόλουθο πρακτικό παράδειγμα δείχνει πώς να χρησιμοποιήσετε τα πέντε εύχρηστα βήματα στο Microsoft Excel για την ταξινόμηση κειμένου και δεδομένων σε στήλες.
Πώς να ταξινομήσετε κατά στήλες στο Excel;
Στο παράδειγμα έχουμε στήσει έναν απλό πίνακα. Προορίζεται να εμφανίσει τις εργάσιμες ημέρες τεσσάρων υπαλλήλων μιας εταιρείας κατά το τελευταίο ημερολογιακό έτος.
Ο πίνακας πρέπει να ταξινομηθεί κατά στήλες, ώστε τα ονόματα των υπαλλήλων να ταξινομηθούν αλφαβητικά. Για να ταξινομήσετε τις στήλες, κάντε τα εξής:
1. Σημειώστε το εύρος B1 έως E13 προς ταξινόμηση.
2. Από την έκδοση του Excel 2007, μεταβείτε στην καρτέλα ΔΕΔΟΜΕΝΑ και στο στοιχείο μενού ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΚΑΙ ΦΙΛΤΡΟ. Στο Excel έως και την έκδοση 2003, καλέστε την εντολή DATA - SORT.
3. Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί SORT, ανοίγει το μενού επιλογών, στο οποίο μπορείτε να κάνετε τις ατομικές σας ρυθμίσεις ταξινόμησης. Για ταξινόμηση κατά στήλες, μεταβείτε στις OPTIONS.
4. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΣΤΗΛΩΝ κάτω από την επιλογή ΕΥΘΥΨΗ. Επιβεβαιώστε την επιλογή ταξινόμησης με το κουμπί OK.
5. Εμφανίζεται ξανά το πλαίσιο διαλόγου SORT. Αφού μεταβείτε σε "Ταξινόμηση στηλών" στα πεδία της λίστας ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ, δεν μπορείτε πλέον να επιλέξετε τις στήλες, αλλά τις σειρές του πίνακα. Από τις λίστες, επιλέξτε τις σειρές με τις οποίες θέλετε να ταξινομηθεί ο πίνακάς σας σε στήλες. Στη συνέχεια, καθορίζετε εάν οι στήλες πρέπει να ταξινομηθούν με αύξουσα ή φθίνουσα σειρά.Στο παράδειγμά μας χρησιμοποιούμε τη γραμμή 1 ως αναφορά.
Η παρακάτω εικόνα δείχνει το πλαίσιο διαλόγου μετά τις περιγραφόμενες ρυθμίσεις:
Επιβεβαιώστε τις ρυθμίσεις ταξινόμησης με το κουμπί ΟΚ. Στη συνέχεια, το Excel ταξινομεί τον πίνακά σας στην επιθυμητή μορφή ταξινομώντας τις στήλες για τα ονόματα στη σειρά 1 αλφαβητικά από το Α έως το Ω, έτσι ώστε η υπάλληλος Jennifer να είναι πρώτη.
Συνοπτικά, στο Microsoft Excel είναι δυνατή η ομαδοποίηση κατά στήλες εκτός από τη συνήθη ταξινόμηση κατά γραμμές. Αυτό μπορεί να είναι σκόπιμο, για παράδειγμα, εάν πρέπει να ταξινομήσετε έναν εκτενή πίνακα εργαζομένων με δεδομένα αλφαβητικά.
Βασικά, η σειρά ταξινόμησης μπορεί να προσαρμοστεί με τρόπο φιλικό προς το χρήστη στην περιοχή του μενού SORT. Εκτός από την προεπιλεγμένη ρύθμιση "Α έως Ω" , μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε σε αντίστροφες ή προσαρμοσμένες στήλες.
Με την προσαρμογή του κριτηρίου ταξινόμησης και τη δυνατότητα χρήσης της συνάρτησης ταξινόμησης στο Microsoft Excel για ταξινόμηση κατά γραμμές και στήλες, οι χρήστες του Excel έχουν όλες τις επιλογές στη διάθεσή τους για να εμφανίζουν τα υπολογιστικά φύλλα Excel μεμονωμένα και επαγγελματικά για ταξινόμηση.