Όλες οι σημαντικές λειτουργίες του Word με μια ματιά

Συμβουλές για την εργασία με τις δυνατότητες του Word

Όποιος ενδιαφέρεται για το σχεδιασμό κειμένου θα συναντήσει γρήγορα το πρόγραμμα Word της Microsoft. Με το λογισμικό όχι μόνο σχεδιάζετε ένα κείμενο, αλλά προσθέτετε πίνακες και γραφικά σε αυτό. Με το Word, λίγα μόνο κλικ είναι αρκετά για να δημιουργήσετε έγγραφα υψηλής ποιότητας. Οι χρήσιμες και σημαντικές λειτουργίες σας βοηθούν, για παράδειγμα, να αυτοματοποιήσετε κουραστικές εργασίες. Αυτό σας εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο και σας επιτρέπει να συγκεντρωθείτε πλήρως στο γράψιμο.

Ρύθμιση σελίδας - προετοιμάστε την εργασία κειμένου με το Word

Σε πολλές περιπτώσεις, είναι λογικό να σκεφτείτε τη διάταξη πριν ξεκινήσετε την επεξεργασία κειμένου. Η διάταξη περιγράφει τον οπτικό σχεδιασμό του φύλλου. Η μορφή χαρτιού και τα περιθώρια επηρεάζουν αυτό, όπως και η ευθυγράμμιση και τα σπασίματα. Ορίζετε όλες αυτές τις ρυθμίσεις στη σελίδα Εγκατάστασης. Καλείτε τις αντίστοιχες λειτουργίες μέσω της κορδέλας μενού. Στην καρτέλα "Διάταξη" θα βρείτε το στοιχείο μενού "Ρύθμιση σελίδας" στα αριστερά.

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια δημόσια ανακοίνωση που είναι ευανάγνωστη, γεμίστε μια ολόκληρη σελίδα με ομοιόμορφο κείμενο. Θέλετε το γραφικό περιεχόμενο να εναλλάσσεται με μπλοκ κειμένου στο έγγραφό σας; Στη συνέχεια, εκτός από τη λειτουργία "Πεδία κειμένου", μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Θέση πλαισίου με το Word 2010. Αυτά τα παραδείγματα δείχνουν ότι είναι σημαντικό να σκεφτείτε πώς θα πρέπει να είναι το τελικό έγγραφο πριν ξεκινήσετε να γράφετε. Τα πρότυπα στυλ σας βοηθούν να διαμορφώσετε σωστά τις επικεφαλίδες, τις παραγράφους και τα παρόμοια.

Εργαστείτε πιο αποτελεσματικά χάρη στις λειτουργίες πεδίου στο Office

Το Microsoft Word σας προσφέρει πολλά πρότυπα που θα κάνουν την καθημερινή σας γραφή πιο ευχάριστη. Πάνω απ 'όλα, αυτό περιλαμβάνει τα πρότυπα που σας βοηθούν να δημιουργήσετε μια σελίδα. Κατά τη δημιουργία ενός εγγράφου του Word, υπάρχουν πολλές φορές που οι χρήστες θέλουν να συμπεριλάβουν την ημερομηνία ή τον αριθμό σελίδας. Εδώ μπαίνουν στο παιχνίδι οι λεγόμενες συναρτήσεις πεδίου.

Μπορείτε να σκεφτείτε μια λειτουργία πεδίου ως σύμβολο κράτησης θέσης. Ένα τέτοιο πεδίο είναι, για παράδειγμα, στο σημείο όπου πρέπει να εμφανίζεται η ημερομηνία. Μπορείτε τώρα να ενημερώσετε τη λειτουργία πεδίου ανά πάσα στιγμή για να ενημερώσετε το περιεχόμενο στο πεδίο. Ένα κλικ του ποντικιού είναι αρκετό για να εμφανίζεται πάντα η σωστή ημερομηνία ή ο κατάλληλος αριθμός σελίδας.

Μπορείτε ακόμη να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα στο Word για να δημιουργήσετε έναν αυτόματο πίνακα περιεχομένων ή μια ενημερωμένη λίστα πηγών. Αυτό όχι μόνο διευκολύνει την αναθεώρηση, αλλά επιταχύνει επίσης τη βιβλιογραφία και την εργασία πηγής. Επιπλέον, χάρη σε αυτήν τη ρύθμιση, δεν χρειάζεται να ορίσετε τη μορφοποίηση ξανά και ξανά. Απλώς συμπληρώνετε το ίδιο σύμβολο κράτησης θέσης με τρέχουσες πληροφορίες - βολικά μέσω συνδεδεμένων αναφορών.

Κεφαλίδα και υποσέλιδο για σαφέστερα έγγραφα

Υπάρχουν πολλές δυνατότητες στο Word που σας βοηθούν να κάνετε το κείμενο σαφέστερο όχι μόνο για εσάς αλλά και για τους αναγνώστες σας. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε μια κεφαλίδα και ένα υποσέλιδο για να διακρίνετε οπτικά πρόσθετες πληροφορίες από το σώμα του κειμένου. Ειδικά με έγγραφα πολλών σελίδων, αυτές οι γραμμές μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εμφάνιση αριθμών σελίδων, ονομάτων εγγράφων ή λογότυπων.

Αυτή η λειτουργία έχει τη δική της ενότητα στην κορδέλα μενού κάτω από το κουμπί "Εισαγωγή". Κάτω από αυτό το στοιχείο μενού θα βρείτε πρότυπα για την κεφαλίδα και το υποσέλιδο, καθώς και την επιλογή προσαρμογής αυτών των ενοτήτων. Αφού ανοίξετε τις ρυθμίσεις για την κεφαλίδα, δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε την περιοχή του κύριου κειμένου. Καθορίστε πρώτα πώς πρέπει να φαίνεται το στοιχείο διάταξης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Κλείσιμο κεφαλίδας και υποσέλιδου" για να συνεχίσετε με την τακτική επεξεργασία του εγγράφου του Word.

Καλό να ξέρω: Εάν δεν εργάζεστε στην κεφαλίδα ή το υποσέλιδο, αλλά στο τρέχον κείμενο, η κεφαλίδα και το υποσέλιδο εμφανίζονται με γκρι χρώμα. Αυτό είναι μόνο ένα οπτικό βοήθημα. Εάν εκτυπώσετε το έγγραφο, η γραμματοσειρά θα εμφανιστεί με μαύρο χρώμα σε όλα τα έγγραφα - εκτός εάν θέλετε διαφορετικά.

Μυστικές λειτουργίες στο Word: Αυτά τα κόλπα που πρέπει να γνωρίζετε

Μόλις χρησιμοποιείτε τακτικά το πρόγραμμα Microsoft Word, θα διαπιστώσετε ότι εκτελείτε πολλές εργασίες συχνά. Επιλέγετε την ίδια ακολουθία εντολών ξανά και ξανά; Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό που είναι γνωστό ως μακροεντολή για να αυτοματοποιήσετε αυτήν τη διαδικασία. Με αυτόν τον τρόπο, συνδυάζετε πολλές οδηγίες σε ένα μόνο βήμα εργασίας. Μπορείτε να ορίσετε μόνοι σας μια συντόμευση πληκτρολογίου για κάθε μακροεντολή. Τώρα δεν έχετε παρά να πατήσετε τον κατάλληλο συνδυασμό πλήκτρων στο μέλλον και θα εκτελεστεί ολόκληρη η εντολή.

Η ενσωματωμένη λειτουργία μετάφρασης στο Word επιταχύνει επίσης την καθημερινή σας γραφή. Δεν χρειάζεται να ανοίξετε το πρόγραμμα περιήγησής σας και να χρησιμοποιήσετε μια μηχανή αναζήτησης για να βρείτε έναν αξιόπιστο μεταφραστή. Αντιθέτως, σημειώνετε μια αντίστοιχη λέξη ή ένα απόσπασμα κειμένου απευθείας στο έγγραφο, κάνετε κλικ με το δεξί κουμπί του ποντικιού στο σήμα και επιλέγετε "μετάφραση".

Η τελευταία συμβουλή είναι ιδιαίτερα ενδιαφέρουσα για όποιον στέλνει τακτικά γράμματα και έντυπα σε πολλούς παραλήπτες. Εάν το περιεχόμενο είναι σε μεγάλο βαθμό πανομοιότυπο και διαφέρουν μόνο η διεύθυνση και τα μεμονωμένα στοιχεία, είναι λογικό να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση στο Word με το όνομα "Σειριακά γράμματα". Γιατί τότε δεν είναι απαραίτητο να γράψετε ξεχωριστό γράμμα για κάθε αναγνώστη. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να γράψετε το κείμενο και στη συνέχεια να εισαγάγετε αυτόματα την κατάλληλη διεύθυνση και διεύθυνση. Δεν υπάρχει πιο γρήγορος τρόπος αποστολής σειριακών επιστολών.

Έγινε, τι τώρα; - Λειτουργίες για αναθεώρηση στο Word

Ολοκληρώθηκε το κείμενο και θέλετε να μοιραστείτε το αποτέλεσμα με τους αναγνώστες; Στη συνέχεια, θα πρέπει να ελέγξετε ξανά το αρχείο σας για σφάλματα εκ των προτέρων. Για να διευκολύνετε την αναθεώρησή σας, θα βρείτε πολλές χρήσιμες λειτουργίες στο Word. Για παράδειγμα, το εργαλείο που ονομάζεται "Εύρεση & Αντικατάσταση". Εάν παρατηρήσετε κατά τη διόρθωση ότι γράψατε κατά λάθος μια συγκεκριμένη λέξη με πεζά γράμματα, μπορείτε να την διορθώσετε με ένα μόνο κλικ. Βεβαιωθείτε, ωστόσο, ότι έχετε επιλέξει το πλαίσιο δίπλα στο "Case sensitive" στις σύνθετες ρυθμίσεις.

Θα πρέπει επίσης να ρίξετε μια προσεκτική ματιά στις προσφορές και τους υπερσυνδέσμους ειδικότερα. Λειτουργούν όλοι οι σύνδεσμοι που έχουν τοποθετηθεί και είναι πηγές για τις προσφορές; Μόλις προσθέσετε αναφορές, είναι σημαντικό να λειτουργούν. Ελέγξτε επίσης εάν η γραμματοσειρά έχει επιλεγεί ομοιόμορφα και αν έχουν υιοθετηθεί όλες οι αλλαγές στο πρότυπο μορφής. Τέλος, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία αυτόματης παύλας για να σπάσετε λέξεις με ένα μόνο κλικ του κουμπιού του ποντικιού.

Έχετε αποθηκεύσει το περιεχόμενο σε δύο ξεχωριστά αρχεία, αλλά θέλετε να το συγχωνεύσετε στο τέλος; Το Microsoft Word σάς δίνει τη δυνατότητα να επικολλήσετε ένα ολόκληρο έγγραφο σε άλλο. Έτσι, δεν χρειάζεται να γράφετε με κόπο τα κείμενα μαζί με το χέρι.

Μόλις είστε βέβαιοι ότι έχετε ένα έγγραφο Word χωρίς σφάλματα στα χέρια σας, μπορείτε να το εκτυπώσετε. Ο συνδυασμός πλήκτρων [CTRL + P] σας οδηγεί απευθείας στο μενού εκτύπωσης. Θέλετε να στείλετε μόνο το κείμενο ψηφιακά; Τότε είναι λογικό να αποθηκεύσετε το αρχείο ως PDF. Έτσι προστατεύετε το έγγραφό σας από αλλαγές και διασφαλίζετε ότι το περιεχόμενο παραμένει αμετάβλητο. Μπορείτε να υπογράψετε ψηφιακά ένα PDF ακριβώς όπως ένα έγγραφο του Word.

Λειτουργίες στο Word: Η επεξεργασία κειμένου δεν ήταν ποτέ ευκολότερη

Με τη βοήθεια των δυνατοτήτων του Word, ο καθένας μπορεί να γίνει επεξεργαστής κειμένου. Χρησιμοποιήστε πρότυπα για να χρησιμοποιήσετε αυτόματη μορφοποίηση και ενημερώστε το έγγραφό σας με τις λειτουργίες πεδίου. Πολλές ρυθμίσεις όχι μόνο εξοικονομούν χρόνο, αλλά δημιουργούν και επαγγελματική εμφάνιση.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Word για να προσθέσετε μια υπογραφή στο κείμενο, να εισαγάγετε ειδικούς χαρακτήρες ή ακόμη και να εισαγάγετε πίνακες Excel στο Word. Το μενού σας δίνει μια επισκόπηση όλων των διαθέσιμων ρυθμίσεων. Συνεργάζεστε επίσης με άλλα προγράμματα από το πακέτο Microsoft 365 Office; Στη συνέχεια, μπορεί να γνωρίζετε ήδη πολλές από τις ρυθμίσεις από την εργασία με άλλα προγράμματα του Office, όπως το PowerPoint ή το Excel.