Τα οφέλη από τη μετατροπή του Word σε PDF
Όποιος μοιράζεται αρχεία Word με τρίτους μέσω e-mail ή άλλων καναλιών θα παρατηρήσει ότι τα αρχεία είναι συχνά πολύ μεγάλα για αποστολή ή δεν μπορούν να ανοίξουν από τον παραλήπτη για λόγους συμβατότητας. Για να αποφύγετε αυτά και άλλα προβλήματα, τα αρχεία Word μπορούν να αποθηκευτούν ως PDF. Αυτό μπορεί να γίνει γρήγορα και δωρεάν χρησιμοποιώντας το Microsoft Word.
Τι κάνει τη μορφή PDF ξεχωριστή;
Η συντομογραφία "PDF" σημαίνει τον αγγλικό όρο "Portable Document Format". Το PDF είναι μια μορφή αρχείου πολλαπλών πλατφορμών. Αυτό σημαίνει ότι τόσο οι χρήστες υπολογιστών Mac όσο και Windows μπορούν να ανοίξουν εύκολα έγγραφα PDF.
Δεν έχει σημασία αν ο υπολογιστής διαθέτει άδεια Microsoft ή όχι. Τα αρχεία PDF μπορούν να ανοίξουν χρησιμοποιώντας διάφορα δωρεάν προγράμματα. Αυτό είναι ακριβώς το κύριο πλεονέκτημα αυτής της μορφής αρχείου σε σύγκριση με ένα κλασικό αρχείο Word. Και τα PDF έχουν άλλες ειδικές δυνατότητες: Αφενός, ένα έγγραφο σε μορφή PDF δεν μπορεί να αλλάξει. Από την άλλη πλευρά, το Portable Document Format καταλαμβάνει λιγότερο χώρο αποθήκευσης από ένα κλασικό αρχείο κειμένου ή εικόνας.
Για την αποφυγή προβλημάτων συμβατότητας, η Microsoft επιτρέπει την αποθήκευση οποιουδήποτε αρχείου Word ως PDF. Μπορείτε να το μετατρέψετε σε ένα αρχείο PDF εξοικονόμησης χώρου και αμετάβλητο σε λίγα απλά βήματα.
Πλεονεκτήματα κατά την αποστολή - αποστολή περιεχομένου με ασφάλεια και συμπαγή
Η μετατροπή από το Word σε PDF είναι ιδιαίτερα επιθυμητή όταν ένα έγγραφο του Word αποστέλλεται μέσω e-mail ή μέσω μιας υπηρεσίας αγγελιοφόρων. Σε μορφή PDF, η γραφή σας δεν μπορεί να αλλάξει, είτε σκόπιμα είτε ακούσια. Ειδικά αν στέλνετε ένα έγγραφο για επαγγελματικούς λόγους για να ενημερώσετε τους συμβεβλημένους συνεργάτες, αξίζει να δημιουργήσετε αρχεία PDF με σελιδοδείκτες. Εξασφαλίζουν ότι ο παραλήπτης μπορεί να ανοίξει το έγγραφο και να το διαβάσει στο συγκεκριμένο απόσπασμα.
Ένα ιδιαίτερο χαρακτηριστικό: Με το Word μπορείτε να στείλετε αυτόματα αρχεία κειμένου ως αρχεία PDF. Δεν χρειάζεται να μετατρέψετε ή να μετατρέψετε το αρχείο ή ακόμη και να βγείτε από το Word. Με λίγα μόνο κλικ, θα ανοίξει ένα παράθυρο email από το Word. Το αρχείο στη νέα μορφή PDF επισυνάπτεται αυτόματα. Τα αρχεία αυτού του τύπου μορφής δεν προστατεύονται μόνο από την επεξεργασία, αλλά εξοικονομούν επίσης χώρο αποθήκευσης. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν στέλνετε μεγαλύτερα αρχεία.
Αντιμετώπιση ασυμβατότητας υλικού ή λογισμικού
Αποθηκεύοντας ένα έγγραφο ως PDF, παρακάμπτετε έξυπνα προβλήματα με μη συμβατό λογισμικό ή υλικό. Ενώ τα αρχεία Word μπορούν να ανοίξουν μόνο εάν είναι εγκατεστημένο το πακέτο επί πληρωμή του Office, τα PDF μπορούν να ανοίξουν από οποιονδήποτε υπολογιστή με κυρίως δωρεάν λογισμικό. Συχνά, τέτοιοι αναγνώστες PDF είναι ήδη εγκατεστημένοι από προεπιλογή.
Αξίζει να γνωρίζετε: Όχι μόνο θα ανοίξετε το προηγούμενο αρχείο Word χωρίς προβλήματα. Η παρουσίαση του περιεχομένου είναι επίσης αξιόπιστη. Το κείμενο και οι εικόνες σε ένα PDF εμφανίζονται πάντα πιστά στο πρωτότυπο, ακόμη και αν το αρχείο αποσυμπιέζεται σε tablet PC ή κινητό τηλέφωνο.
Πώς να αποθηκεύσετε ένα αρχείο Word ως PDF - οδηγός
Υπάρχουν διάφορες επιλογές για τη μετατροπή ενός αρχείου κειμένου Word σε έγγραφο PDF. Η γενιά του Office σας αποφασίζει ποια θα χρησιμοποιήσετε.
Πρακτικό πρόσθετο για το Word 2007
Για να αποθηκεύσετε ένα αρχείο κειμένου απευθείας ως PDF στο Office 2007, χρειάζεστε μια επέκταση. Αυτό ονομάζεται πρόσθετο στα Αγγλικά και μπορεί να εγκατασταθεί δωρεάν στα Windows 2007. Πριν από αυτό, τα Windows χρησιμοποιούσαν τον δικό τους τύπο αποθήκευσης μεταξύ πλατφορμών: τα αρχεία με την επέκταση "XPS" είναι, όπως και τα αρχεία PDF, μια μορφή εκτύπωσης ανεξάρτητη από τα Windows. Ωστόσο, δεδομένου ότι όλο και περισσότεροι χρήστες του Office ζήτησαν την τυπική επιλογή εκτύπωσης PDF, η Microsoft ενσωμάτωσε τη λειτουργία σε όλες τις επόμενες γενιές.
Μετατροπή λέξης σε PDF από το Word 2010
Από το Word 2010, τα αρχεία κειμένου Word μπορούν να μετατραπούν γρήγορα και βολικά σε αρχεία PDF. Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα έγγραφο του Word ως PDF ακολουθώντας αυτά τα βήματα:
-
Ανοίξτε το αρχείο που θέλετε να αποθηκεύσετε ως PDF.
-
Κάντε κλικ στο "Αρχείο" και επιλέξτε την επιλογή "Αποθήκευση ως" από το αναπτυσσόμενο μενού.
-
Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στον τρέχοντα τύπο αρχείου (έγγραφο Word .docx).
-
Αλλάξτε τον τύπο αρχείου σε PDF με την επέκταση .pdf.
-
Αλλάξτε το όνομα του εγγράφου εάν είναι απαραίτητο.
-
Κάντε κλικ στο "Αποθήκευση".
Θα επιστρέψετε αυτόματα στο αρχικό σας έγγραφο του Word. Θα βρείτε το νέο αρχείο PDF στον ίδιο φάκελο και με το ίδιο όνομα.
Εκτυπώστε το έγγραφο του Word ως PDF και αποκτήστε περισσότερες λειτουργίες
Ένας άλλος τρόπος είναι η εκτύπωση ως PDF. Δεν χρησιμοποιείτε πραγματικό εκτυπωτή εδώ, ούτε παράγετε τυπωμένο προϊόν. Η ρύθμιση "Εκτύπωση ως PDF" δημιουργεί μόνο ένα PDF. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής:
-
Ανοίξτε το έγγραφο προορισμού που θέλετε να εκτυπώσετε ως PDF.
-
Κάντε κλικ στο "Αρχείο" και επιλέξτε "Εκτύπωση" από το μενού στα αριστερά.
-
Αλλάξτε τις ρυθμίσεις στην ενότητα "Εκτυπωτής" σε "Microsoft Print to PDF".
-
Εάν είναι απαραίτητο, κάντε αλλαγές στο κουμπί "Ρυθμίσεις" ή στην ενότητα "Ρύθμιση σελίδας".
-
Κάντε κλικ στο κουμπί "Εκτύπωση" επάνω αριστερά.
-
Στο νέο παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε το όνομα αρχείου και τη θέση αποθήκευσης του PDF και επιβεβαιώστε με "Αποθήκευση".
Ποια είναι όμως η διαφορά μεταξύ "Αποθήκευση ως PDF" και "Εκτύπωση ως PDF"; Εάν εκτυπώνετε ένα έγγραφο ως PDF, μπορείτε - σε αντίθεση με την απλή αποθήκευσή του - να κάνετε εκτεταμένες ρυθμίσεις: Για παράδειγμα, μπορείτε να εκτυπώσετε μόνο ορισμένες περιοχές της σελίδας, να αλλάξετε το πλάτος των περιθωρίων ή να ορίσετε εκτύπωση δύο όψεων ή έγχρωμη εκτύπωση. Στην ενότητα "Ρύθμιση σελίδας" θα βρείτε περισσότερες επιλογές εκτύπωσης.
υπόδειξη: Συγκεκριμένα, εάν σκοπεύετε να σχεδιάσετε ένα φυλλάδιο ή κάτι παρόμοιο με την Adobe, συνιστάται να χρησιμοποιήσετε τον εκτυπωτή. Μπορείτε να ορίσετε μια υψηλότερη ποιότητα εδώ, έτσι ώστε το PDF να μπορεί επίσης να λειτουργεί ως τελικό έργο τέχνης για ένα τυπωμένο προϊόν χωρίς προβλήματα.
Μέσω "Εκτύπωση ως PDF" μπορείτε να ρυθμίσετε έναν εκτυπωτή PDF με χρέωση, όπως τον εκτυπωτή PDF Adobe, εκτός από την τυπική ρύθμιση. Αυτό στη συνέχεια επιτρέπει την εκτύπωση με καλύτερη ανάλυση ή περιέχει περαιτέρω μεμονωμένες επιλογές.
Αποθηκεύστε αρχεία Word ως PDF και μοιραστείτε περιεχόμενο χωρίς κίνδυνο
Το Word εμφανίζει μια πληθώρα λειτουργιών που σχετίζονται με το σχεδιασμό κειμένου. Εξασφαλίστε σαφήνεια και επαγγελματισμό με έναν πίνακα περιεχομένων, ημερομηνίες ή αριθμούς σελίδων στην κεφαλίδα και το υποσέλιδο. Με μακροεντολές, λειτουργίες πεδίου, πρότυπα και τις λειτουργίες "Αναθεώρηση" ή "Ρύθμιση", μπορείτε να κάνετε τα έγγραφά σας πιο ομοιόμορφα και επαγγελματικά. Επιπλέον, εξασφαλίζετε καλύτερη ποιότητα κειμένου αφενός εισάγοντας εισαγωγικά ή υπερσυνδέσμους και αφετέρου με τις λειτουργίες μετάφρασης ή αναζήτησης και αντικατάστασης στο Word.
Αποθηκεύοντας αρχεία Word ως PDF, όχι μόνο αποφεύγετε προβλήματα ανοίγματος ή εμφάνισης με άλλο λογισμικό ή υλικό. Μπορούν επίσης να αποφευχθούν ανεπιθύμητες αλλαγές στα κοινόχρηστα έγγραφα. Η κοινή χρήση PDF είναι επίσης ασφαλέστερη και καταλαμβάνει σημαντικά λιγότερο χώρο αποθήκευσης.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να αποθηκεύσω έγγραφα του Word ως PDF;
Υπάρχουν δύο τρόποι για να αποθηκεύσετε ένα έγγραφο του Word ως PDF. Είτε μεταβείτε στο «Έναρξη» στο «Αποθήκευση ως» και αλλάξτε τη μορφή αρχείου σε «PDF» ή μπορείτε να εκτυπώσετε το αρχείο ως PDF. Η εκτύπωση ως αρχείο PDF σάς επιτρέπει να κάνετε εκτεταμένες πρόσθετες ρυθμίσεις και να προσαρμόσετε τη θέση αποθήκευσης ή το όνομα αρχείου.
Ποια είναι η χρήση της αποθήκευσης ενός εγγράφου Word ως PDF;
Σε αντίθεση με το αρχείο Word, ένα PDF μπορεί να ανοίξει και να εμφανιστεί χωρίς σφάλματα, ανεξάρτητα από το λογισμικό ή το υλικό που χρησιμοποιείται. Επιπλέον, το κείμενό σας ως PDF είναι ασφαλές από σκόπιμες και ακούσιες αλλαγές εκ μέρους του παραλήπτη. Επιπλέον, τα PDF καταλαμβάνουν λιγότερο χώρο αποθήκευσης από τα αρχεία Word κατά την αποστολή τους.