Πίνακες Excel: η δομή με μια ματιά

Σειρές, στήλες, κελί, επικεφαλίδες

Το Microsoft Excel χρησιμοποιείται σε ιδιωτικούς και επιχειρηματικούς τομείς. Χάρη στο πρόγραμμα, είναι δυνατή η εκτέλεση μαθηματικών υπολογισμών και ο καθορισμός διαφορετικών παραμέτρων σε διαφορετικές σχέσεις. Βασικά, αυτό ακούγεται αφηρημένο στην αρχή. Ωστόσο, το Excel είναι βασικά ένα έξυπνο πρόγραμμα που σας βοηθά να συλλέγετε δεδομένα, να τα αξιολογείτε και να τα παρουσιάζετε όπως θέλετε. Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις λειτουργίες του Excel για επαγγελματικούς ή ιδιωτικούς σκοπούς, είναι σκόπιμο να δημιουργήσετε έναν πίνακα Excel που οι χρήστες μπορούν να μορφοποιήσουν ελεύθερα. Πώς είναι όμως η δομή των πινάκων του Excel και τι είναι δυνατό;

Αυτή είναι η δομή των πινάκων του Excel

Το πρόγραμμα προσφέρει διαφορετικούς τομείς εφαρμογής και ως εκ τούτου είναι πολύ ευέλικτο. Ωστόσο, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε πώς είναι δομημένο ένα υπολογιστικό φύλλο Excel και πώς τροφοδοτείται με σχετικά δεδομένα. Μόλις ανοίξουν οι χρήστες το πρόγραμμα, έχουν μπροστά τους ένα βιβλίο εργασίας, το οποίο αποτελείται από ένα κενό φύλλο εργασίας. Οι κεφαλίδες γραμμών και στηλών οριοθετούν τα μεμονωμένα κελιά. Τα δεδομένα με τη μορφή αριθμών και κειμένου που εισάγονται σε ένα κενό φύλλο εργασίας αναφέρονται αρχικά ως λίστα Excel. Αυτή η λίστα ή μεμονωμένα εύρη κελιών μπορούν να μορφοποιηθούν σε έναν πίνακα Excel με απλά βήματα. Βασικά, η δομή των πινάκων του Excel μοιάζει με αυτήν:

• Γραμμές
• στήλες
• Κύτταρα
• κανω ΕΓΓΡΑΦΗ

Οι μορφοποιημένοι πίνακες αντιπροσωπεύονται από γραμμές και στήλες. Οι κεφαλίδες γραμμών είναι οριζόντιες και αριθμούνται διαδοχικά. Οι κεφαλές στηλών εκτελούνται κάθετα και αντιστοιχίζονται σε ένα γράμμα. Το σημείο στο οποίο συναντάται μια γραμμή και μια στήλη ονομάζεται κελί. Για παράδειγμα, το κελί Β3 είναι το σημείο που προκύπτει από τη γραμμή 3 και τη στήλη Β. Υπάρχουν επίσης καρτέλες εγγραφής. Μπορείτε να το δημιουργήσετε όταν το αρχείο σας γίνει μεγαλύτερο. Μπορείτε εύκολα να κάνετε εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών πινάκων μέσα σε ένα φύλλο εργασίας χρησιμοποιώντας την καρτέλα καταχωρητή. Λόγω της ελαφριάς δομής των διαφόρων στοιχείων, οι χρήστες μπορούν να εισάγουν διαφορετικά δεδομένα σε μορφή πίνακα και έτσι να τα εμφανίζουν καθαρά.

Χρήση πινάκων Excel: ιδιωτικοί και επαγγελματικοί τομείς εφαρμογής

Είτε πρόκειται για οικονομικά είτε για στατιστική ανάλυση δεδομένων - το Excel είναι το πιο διαδεδομένο πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων.

Με το Excel, για παράδειγμα, υπάρχει η δυνατότητα καταγραφής εισόδου και εξόδου (ιδιωτική ή επαγγελματική). Ο χρήστης μπορεί να προσαρμόσει τους τύπους που χρησιμοποιούνται για την εισαγωγή των τιμών. Με τη βοήθεια της δομής του πίνακα Excel, μπορεί να δημιουργηθεί γρήγορα μια επισκόπηση των δεδομένων.

Παράδειγμα πίνακα Excel από τον ιδιωτικό τομέα

Κρατάτε ένα βιβλίο προϋπολογισμού στο υπολογιστικό φύλλο του Excel. Μπορείτε να καθορίσετε πόσο υψηλά είναι τα έσοδα και τα έξοδά σας. Μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε τα έξοδα σε διαφορετικές ομάδες. Για παράδειγμα: ενοίκιο, είδη παντοπωλείου, ασφάλιση κ.λπ. Χρησιμοποιώντας διαφορετικούς τύπους και εισάγοντας τα διαφορετικά έξοδα, μπορείτε, για παράδειγμα, να παρακολουθείτε τα οικονομικά για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να αναλύσετε πώς άλλαξαν τα έξοδά σας τον τελευταίο μήνα ή ακόμα και τα τελευταία πέντε χρόνια.

Παράδειγμα υπολογιστικού φύλλου Excel από τον επιχειρηματικό τομέα

Οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν πίνακες Excel για την καταγραφή και την αξιολόγηση δεδομένων, για παράδειγμα, από διαφορετικές τοποθεσίες εταιρειών. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των κερδών στο σύνολό τους ή χωρισμένο σε μεμονωμένους κλάδους. Επιπλέον, τα δεδομένα για το προσωπικό, για παράδειγμα, μπορούν να εισαχθούν σε πίνακες Excel.

Συγκεντρωτικοί πίνακες ως ειδική μορφή του πίνακα

Εάν τα δεδομένα είναι σε μορφή πίνακα και θέλετε να τα αξιολογήσετε, τότε προγράμματα υπολογιστικών φύλλων όπως το Excel προσφέρουν τη δυνατότητα δημιουργίας ενός λεγόμενου περιστρεφόμενου πίνακα. Πρόκειται για έναν ειδικό πίνακα με τον οποίο μια μεγάλη ποσότητα δεδομένων μπορεί να μειωθεί σε ένα κατανοητό εύρος και να αναλυθεί. Για παράδειγμα, η εστίαση μπορεί να τοποθετηθεί σε μια εγγραφή δεδομένων του ίδιου τύπου και να συνοψιστεί σε έναν περιστροφικό πίνακα. Τα επιμέρους αποτελέσματα μπορούν να υπολογιστούν με τον ίδιο τρόπο. Η δομή ενός περιστρεφόμενου πίνακα είναι παρόμοια με τη δομή ενός πίνακα Excel. εκπληρώνει απλά μια άλλη λειτουργία.

Παράδειγμα περιστροφικού πίνακα

Μια εταιρεία έχει δεδομένα για τους υπαλλήλους της σε μορφή λίστας. Αυτό μπορεί να είναι, για παράδειγμα, τμήμα, φύλο, έτος γέννησης, μισθός και έτη απασχόλησης στην εταιρεία. Αυτός ο πίνακας Excel μπορεί τώρα να μετατραπεί σε περιστρεφόμενο πίνακα. Αυτό έχει το πλεονέκτημα ότι διαφορετικά δεδομένα μπορούν να αξιολογηθούν διαφορετικά. Για παράδειγμα, ο περιστροφικός πίνακας μπορεί να υπολογίσει τον μέσο μισθό, τον συνολικό μισθό ή να μετρήσει τους εργαζόμενους σε μεμονωμένες ομάδες. Είναι επίσης δυνατό να αξιολογηθεί πόσες γυναίκες και άνδρες υπάρχουν στην εταιρεία ή πόσο υψηλή είναι η μέση ηλικία των εργαζομένων.

Η δομή των πινάκων του Excel προσφέρει αυτά τα πλεονεκτήματα έναντι των λιστών

Μόλις εισαχθούν δεδομένα στο Excel, δημιουργείται πρώτα μια λίστα. Μια λίστα μπορεί να μετατραπεί σε πίνακα χρησιμοποιώντας κουμπιά ή συνδυασμούς πλήκτρων. Οι πίνακες έχουν πολλά πλεονεκτήματα έναντι των λιστών. Ειδικά όταν εργάζεστε με μεγάλα σύνολα δεδομένων, μπορεί να εμφανιστούν σφάλματα κατά τη μετατόπιση, την αξιολόγηση ή την ταξινόμηση, τα οποία καταστρέφουν ολόκληρο το σύνολο δεδομένων. Στην περίπτωση των πινάκων, από την άλλη πλευρά, η ταξινόμηση των εγγραφών δεδομένων δεν είναι λανθασμένη. Οι πίνακες αντιπροσωπεύουν μεγάλα σύνολα δεδομένων με εύχρηστο τρόπο και προσφέρουν τη δυνατότητα επέκτασης δεδομένων, όπως απαιτείται.

Πώς λειτουργεί η μορφοποίηση των πινάκων Excel;

Οι πίνακες διαμορφώνονται εύκολα. Με λίγα κλικ, υπάρχουν διάφορες επιλογές μορφής που διασφαλίζουν ότι οι πληροφορίες παρουσιάζονται με σαφήνεια.

• Κεφαλίδες και υποσέλιδα
• Γραμμές αποτελεσμάτων
• Συνδεδεμένες σειρές και στήλες
• Πρώτη και τελευταία γραμμή
• Αυτόματο φίλτρο

Κεφαλίδες και υποσέλιδα για καλύτερη επισκόπηση

Το Excel σας προσφέρει την επιλογή εισαγωγής κεφαλίδων και υποσέλιδων. Αυτό σας επιτρέπει να κάνετε σαφέστερους τους πίνακες στο βιβλίο εργασίας σας και να παρέχετε τις απαραίτητες πληροφορίες. Στις κεφαλίδες ή στα υποσέλιδα υπάρχει χώρος για αριθμούς σελίδων, ημερομηνίες ή ονόματα. Υπάρχουν επίσης γραμμές επικεφαλίδας που δείχνουν τον τύπο δεδομένων που έχουν εισαχθεί στα αντίστοιχα κελιά. Αυτό μπορεί να είναι, για παράδειγμα, ονομασίες, ποσότητες ή χρονικές περίοδοι. Μπορείτε να τα φιλτράρετε όπως θέλετε. Σε αντίθεση με τις λίστες, οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα των πινάκων μπορούν να κρυφτούν και να εμφανιστούν.

Γραμμές αποτελεσμάτων ως μέρος του πίνακα Excel

Οι γραμμές αποτελεσμάτων είναι εκεί για να δείξουν το άθροισμα διαφορετικών κελιών ή κυψελών κυττάρων ως συνολικό αποτέλεσμα. Εκτός από τη δημιουργία συνόλων, μπορούν να αντιστοιχιστούν και άλλες συναρτήσεις στη γραμμή αποτελεσμάτων. Αυτά μπορούν επίσης να εμφανιστούν και να κρυφτούν στους πίνακες.

Συγχωνεύθηκαν σειρές και συγχωνεύθηκαν στήλες για να συνοψίσουν πολλαπλά εύρη κελιών

Τα κελιά μπορούν να συνδεθούν κάθετα και οριζόντια. Αυτό είναι τότε απαραίτητο για να παρέχουμε μια καλύτερη επισκόπηση μέσα σε έναν πίνακα. Για παράδειγμα, έχετε δημιουργήσει ένα κελί για κάθε μήνα. Για να καταστεί σαφέστερο τι σημαίνουν οι εισαγόμενοι αριθμοί, μπορείτε να συγχωνεύσετε τα κελιά πάνω από τα δεδομένα και να εισαγάγετε μια επικεφαλίδα εκεί. Για παράδειγμα, θα μπορούσε να πει "μηνιαίες πωλήσεις". Μπορείτε επίσης να επισημάνετε εύκολα την πρώτη και την τελευταία στήλη σε μορφοποιημένους πίνακες. Είναι επίσης δυνατό να παγώσει η πρώτη ή η τελευταία γραμμή. Αυτό παρέχει την απαραίτητη επισκόπηση, ειδικά με μεγάλους πίνακες. Διαφορετικά, κατά την κύλιση, είναι εύκολο να χάσετε την είσοδο που είναι.

Αυτόματο φίλτρο χρήσιμο για την ταξινόμηση δεδομένων

Μια άλλη αξιοσημείωτη λειτουργία στο Excel είναι το λεγόμενο αυτόματο φίλτρο. Εκτός από τις λειτουργίες φίλτρου, υπάρχουν επίσης επιλογές ταξινόμησης. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να ταξινομήσετε μια λίστα με ονόματα αλφαβητικά. Ωστόσο, πρέπει στη συνέχεια να γίνει μια ρύθμιση έτσι ώστε να μην ταξινομείται μόνο μια στήλη, αλλά και οι αντίστοιχες σειρές. Τα αυτόματα φίλτρα έχουν το πλεονέκτημα ότι, για παράδειγμα, μπορείτε να ταξινομήσετε αλφαβητικά ή αριθμούς από μικρούς σε μεγάλους και ότι τα σχετικά δεδομένα ταξινομούνται επίσης αυτόματα. Επιπλέον, μπορούν να φιλτραριστούν μεμονωμένες πληροφορίες.

Παράδειγμα αυτόματου φίλτρου

Στον πίνακα Excel με δεδομένα εργαζομένων, θέλετε να φιλτράρετε πόσοι προέρχονται από την τοποθεσία xy. Για να γίνει αυτό, πρέπει να οριστεί το κατάλληλο αυτόματο φίλτρο και εμφανίζονται μόνο οι κατάλληλοι υπάλληλοι. Επιπλέον, μπορείτε να φιλτράρετε σύμφωνα με διάφορες παραμέτρους. Για παράδειγμα, τόπος καταγωγής και ομάδα. Με τα αντίστοιχα αυτόματα φίλτρα, οι χρήστες μπορούν να μάθουν πόσοι υπάλληλοι μιας ομάδας ζουν στην ίδια τοποθεσία.

Προκαθορισμένα και προσαρμοσμένα στυλ τραπεζιού

Το Excel σας προσφέρει μια μεγάλη ποικιλία διαφορετικών προκαθορισμένων προτύπων μορφής πίνακα. Το μεγάλο πλεονέκτημα αυτού είναι ότι τα χρήσιμα στοιχεία του πίνακα μπορούν να προσαρμοστούν και να αλλάξουν γρήγορα. Είναι επίσης δυνατό να δημιουργηθούν προσαρμοσμένα στυλ πίνακα. Συγκεκριμένα, οι εταιρείες μπορούν να δημιουργήσουν πίνακες στο δικό τους εταιρικό σχέδιο. Οι πίνακες μπορούν έτσι να εμφανίζονται με τη δική σας γραμματοσειρά ή τα δικά σας χρώματα.

Χρησιμοποιήστε αποτελεσματικά τη δομή του πίνακα Excel για την εργασία σας

Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μορφοποιημένους πίνακες Excel σε επαγγελματικό ή ιδιωτικό περιβάλλον, θα πρέπει να γνωρίσετε τα βασικά του προγράμματος. Για πολλούς, το Excel είναι ένα αποθαρρυντικό πρόγραμμα με μυριάδες μπερδεμένες δυνατότητες.

Γενικά, είναι σκόπιμο να επικεντρωθείτε πρώτα στα βασικά της λειτουργίας. Ακριβώς επειδή βασικές λειτουργίες όπως η μορφοποίηση έχουν κατακτηθεί, το πρόγραμμα μπορεί ήδη να χρησιμοποιηθεί αποτελεσματικά.

Είναι επίσης χρήσιμο να γνωρίζετε ποιες λειτουργίες μπορεί να αναλάβει το πρόγραμμα καθόλου. Δεν έχει σημασία αν ο χρήστης γνωρίζει ποια φόρμουλα χρησιμοποιείται και πώς. Αυτό μπορεί ακόμα να ερευνηθεί και να οικειοποιηθεί στη συνέχεια. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το Excel για συγκεκριμένο σκοπό, θα πρέπει αρχικά να περιοριστείτε σε αυτό όταν αποκτάτε τις δεξιότητες και πιθανώς να γνωρίσετε άλλες λειτουργίες στη συνέχεια. Αυτό διασφαλίζει ότι ο χρήστης δεν απογοητεύεται από το πεδίο εφαρμογής του προγράμματος από την αρχή και χάνει την επισκόπηση.

Συμπέρασμα: Η μορφοποιημένη δομή πίνακα Excel διευκολύνει την επισκόπηση των δεδομένων

Το πρόγραμμα Excel είναι μέρος του πακέτου Microsoft Office και είναι διαθέσιμο για χρήστες Apple και Microsoft. Με το πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, οι χρήστες μπορούν να παραθέσουν δεδομένα σε έναν πίνακα στο βιβλίο εργασίας και να τα αξιολογήσουν από το πρόγραμμα. Η εύκολη δομή των πινάκων Excel προσφέρει στους χρήστες μια δομημένη εμφάνιση δεδομένων μέσω κεφαλίδων γραμμών και στηλών, επικεφαλίδων και γραμμών αποτελεσμάτων. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση για να επισημάνετε σημαντικές περιοχές κελιών και τις τιμές που περιέχουν ή να αλλάξετε τη γραμματοσειρά και το μέγεθος. Επιπλέον, τα εισαγόμενα δεδομένα μπορούν να μετατραπούν σε διαγράμματα στους πίνακες του Excel, για παράδειγμα για να εμφανιστεί μια σαφής κατανομή των πληροφοριών. Σε σύγκριση με τις λίστες δεδομένων, η δομή των πινάκων του Excel έχει το πλεονέκτημα ότι είναι διαθέσιμες εκτεταμένες λειτουργίες, οι οποίες καθιστούν δυνατή την εξοικονόμηση χρόνου και την αποτελεσματικότερη αξιολόγηση των καταχωρήσεων. Εκτός από τον ατομικό σχεδιασμό πινάκων, οι χρήστες έχουν φυσικά και πρότυπα που μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να αξιολογήσουν τα δεδομένα τους στο φύλλο εργασίας.