Ομάδες επαφών του Outlook - αποτελεσματική επικοινωνία σε μια ομάδα

Πώς να δημιουργήσετε λίστες διανομής

Κάθε μέρα, σε επαγγελματικό ή ιδιωτικό περιβάλλον, υπάρχει ανάγκη αποστολής e-mail σε διαφορετικούς τύπους ανθρώπων ή ομάδων ατόμων. Σε πολλές περιπτώσεις το περιεχόμενο ενός μόνο μηνύματος πρέπει να φτάνει σε διαφορετικούς παραλήπτες. Οι άπειροι χρήστες του Outlook μπορεί να συνεργάζονται με "αντιγραφή και επικόλληση" για μια τέτοια εργασία και να στέλνουν το περιεχόμενο ενός μηνύματος σε διαφορετικές επαφές με αυτόν τον τρόπο.

Η αποστολή μηνυμάτων σε πολλούς παραλήπτες με "αντιγραφή και επικόλληση" είναι το πολύ η δεύτερη καλύτερη λύση. Εκτός από το γεγονός ότι η αντιγραφή και η επικόλληση κειμένων είναι επιρρεπή σε σφάλματα, πρέπει επίσης να ληφθεί υπόψη ο παράγοντας χρόνος. Η καλύτερη εναλλακτική λύση είναι να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών ή λίστες διανομής στο Outlook. Οι όροι κατάλογος διανομής και ομάδα επαφών έχουν ισοδύναμη σημασία. Μέχρι την έκδοση του Outlook 2007 χρησιμοποιήθηκε ο όρος "λίστα διανομής". Από το Microsoft Outlook 2010, η λίστα διανομής αντικαταστάθηκε με τον όρο "ομάδα επαφών", ο οποίος χρησιμοποιείται επίσης στην τρέχουσα έκδοση του Office Outlook 365. Χρησιμοποιώντας μια λίστα διανομής στο Microsoft Outlook, μπορείτε να προσθέσετε μια ομάδα παραληπτών σε ένα μήνυμα με ένα κλικ. Η δημιουργία μιας ομάδας επαφών και καταλόγων διανομής στο Outlook δεν είναι δύσκολη και εξοικονομεί πολύ χρόνο στην επαγγελματική επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Δημιουργία ομάδας επαφών του Outlook - πρακτικές συμβουλές για την εκ νέου επεξεργασία

Για να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα επαφών στο Microsoft Outlook, μεταβείτε πρώτα στην καρτέλα "Έναρξη". Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα λίστα διανομής χρησιμοποιώντας το κουμπί "Νέα στοιχεία". Στην τρέχουσα έκδοση του Outlook, το στοιχείο μενού "Ομάδα επαφών" ενσωματώνεται βαθύτερα στη γραμμή μενού από ό, τι στις παλαιότερες εκδόσεις του Outlook. Μπορείτε να βρείτε το κουμπί κάτω από: "Πρόσθετα στοιχεία> Ομάδα επαφών."

Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί "Ομάδα επαφών", ανοίγει ένα παράθυρο επιλογής στο οποίο μπορείτε να κάνετε τις ατομικές σας ρυθμίσεις για τη νέα λίστα διανομής. Χρησιμοποιήστε το πληκτρολόγιο για να επιλέξετε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + Shift + L.

Έχετε τις ακόλουθες επιλογές και επιλογές:

κουμπί

Εκφραση

Αποθήκευση κοντά

Το στοιχείο μενού "Αποθήκευση και κλείσιμο" είναι απαραίτητο στο τέλος της δημιουργίας μιας νέας ομάδας επαφών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί για να αποθηκεύσετε όλες τις πληροφορίες σχετικά με νέα μέλη και παραλήπτες. Ως αποτέλεσμα, η ομάδα επαφών είναι στη διάθεσή σας ανά πάσα στιγμή κατά την αποστολή συμβατικών e-mail. Σπουδαίος: Για να μπορέσετε να στείλετε ένα μήνυμα σε μια λίστα διανομής στο Outlook, η ομάδα επαφών πρέπει να αποθηκευτεί. Αυτό γίνεται με την εκχώρηση ενός μοναδικού ονόματος και την επιβεβαίωση κάνοντας κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση και κλείσιμο".

Διαγραφή ομάδας	Διαγράφει τη λίστα διανομής.
Εμπρός ομάδα	Μια λίστα διανομής που έχετε δημιουργήσει στο Microsoft Outlook μπορεί να προωθηθεί σε άλλα άτομα. Είναι δυνατή η αποστολή της λίστας διανομής σε μορφή Internet ως κάρτα vCard σε αρχεία ή εναλλακτικά ως επαφή του Outlook.

Μέλη και σημειώσεις

Μπορείτε να επιλέξετε την προβολή παραθύρου στην καρτέλα "Εμφάνιση". Με το κουμπί "Μέλη" μπορείτε να δείτε τις πληροφορίες για όλα τα μέλη της ομάδας. Μπορείτε να εισαγάγετε σχόλια στη λίστα διανομής στην περιοχή Σημειώσεις.

Προσθήκη μελών

Το κουμπί "Προσθήκη μελών" μπορεί να νοηθεί ως η καρδιά της ομάδας επαφών στο Microsoft Outlook. Μπορείτε να ομαδοποιήσετε μέλη από: Επαφές Outlook, Ένα βιβλίο διευθύνσεων ενσωματωμένο στο λογισμικό ή Μια νέα επαφή email προσθήκη στη λίστα διανομής.

Κατάργηση μέλους	Για να αφαιρέσετε ένα μέλος ομάδας από τη λίστα διανομής, επιλέξτε την καταχώριση και κάντε κλικ στο κουμπί "Κατάργηση μέλους". Η καταχώρηση διαγράφεται.
Ενημέρωση τώρα	Κάντε κλικ στο κουμπί "Ενημέρωση τώρα" για να ενημερώσετε την προβολή στο παράθυρο. Όλες οι συμμετοχές ενημερώνονται.
Αυτί "ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΩ"	Στην καρτέλα "Επικοινωνία", έχετε την επιλογή να επιλέξετε μια επαφή από τη λίστα διανομής και να γράψετε ένα μεμονωμένο email σε αυτό το άτομο. Είναι επίσης δυνατό να δημιουργήσετε ένα αίτημα συνάντησης για μια συγκεκριμένη επαφή.
Αυτί "Κατηγορίες"	Όπως και με το ημερολόγιο του Outlook, έχετε επίσης την επιλογή να αντιστοιχίσετε το στοιχείο σε μια κατηγορία για λίστες διανομής. Επιπλέον, μπορείτε να ρυθμίσετε τη συνέχεια ώστε να υπενθυμίζεται η ομάδα επαφών αργότερα. Μπορείτε επίσης να επισημάνετε τη λίστα διανομής ως "ιδιωτική".

Συνοψίζοντας, έχετε διαφορετικές επιλογές και ρυθμίσεις για να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών ξεχωριστά και να την προσαρμόσετε στις δικές σας ανάγκες. Εάν θέλετε να προσαρμόσετε τη δημιουργία της ομάδας επαφών σε μεταγενέστερο χρόνο και, για παράδειγμα, να προσθέσετε νέα μέλη από το βιβλίο διευθύνσεων, αυτό μπορεί να γίνει ανά πάσα στιγμή χρησιμοποιώντας το κουμπί "Έναρξη> Βιβλίο διευθύνσεων".

Αφού επιλέξετε το σωστό βιβλίο διευθύνσεων, μπορείτε να αναγνωρίσετε τη λίστα διανομής από το εικονίδιο που εμφανίζει δύο τυποποιημένες κεφαλές. Μπορείτε να αλλάξετε τις προδιαγραφές της λίστας διανομής κάνοντας κλικ στο κουμπί "Ιδιότητες". Όλες οι προσαρμογές πρέπει να επιβεβαιώνονται με "OK". Εναλλακτικά, μπορείτε να βρείτε όλες τις προσωπικές λίστες διανομής στη γραμμή μενού στην καρτέλα "Επαφές" στο Microsoft Outlook.

Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια ομάδα επαφών σε τέσσερα βήματα

Αφού δημιουργήσετε μια νέα ομάδα επαφών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δημιουργημένη ομάδα διανομής για να γράψετε σε πολλούς παραλήπτες σε ένα βήμα με το Outlook. Με 4 απλά βήματα μπορείτε να στείλετε ένα νέο μήνυμα στην ομάδα διανομής:

1. Ανοίξτε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάνοντας κλικ στο "Έναρξη> Νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου".

   

2. Ανοίγει το γνωστό παράθυρο εισαγωγής e-mail, με το οποίο μπορείτε να σχεδιάσετε και να στείλετε ένα νέο e-mail.

   

3. Αντί να εισάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενός παραλήπτη με μη αυτόματο τρόπο, κάντε κλικ στο κουμπί "Προς" και αναζητήστε την ομάδα επαφών που θέλετε στο βιβλίο διευθύνσεων. Εάν έχετε στείλει ένα νέο μήνυμα σε μια ομάδα διανομής μία φορά, αρκεί να εισαγάγετε τα πρώτα γράμματα του ονόματος της λίστας διανομής στο πεδίο εισαγωγής του κουμπιού "Προς". Μετά από μερικά πλήκτρα, η ομάδα επαφών εμφανίζεται ως πρόταση και μπορεί να επιλεγεί.

   Όπως και με τα συμβατικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όταν στέλνετε ένα μήνυμα σε μια ομάδα επαφών, μπορείτε επίσης να αποφασίσετε εάν:

   • Στο πεδίο "Προς", αποστέλλεται σε απλό κείμενο σε όλους τους παραλήπτες της ομάδας επαφών. Σε αυτήν την περίπτωση, οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων των μελών της ομάδας διανομής είναι ορατές σε όλους.
   • Ένα αντίγραφο πρέπει να σταλεί σε όλους τους παραλήπτες από την ομάδα επαφών στο πεδίο "Cc".
   • Θα πρέπει να μεταδίδεται αόρατα στο πεδίο "Bcc". Εάν το μήνυμα αποσταλεί στη λίστα διανομής μέσω "Bcc", δεν θα προωθηθεί καμία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
   

4. Στείλτε το μήνυμα κάνοντας κλικ στο κουμπί "OK". Θα σταλεί σε όλα τα μέλη της ομάδας σύμφωνα με τις προδιαγραφές σας.

Η αποστολή μηνύματος μέσω λίστας διανομής στο Outlook είναι παρόμοια με την δοκιμασμένη αποστολή e-mail σε διαφορετικούς παραλήπτες. Συνδυάζοντας τους παραλήπτες σε μια ομάδα διανομής, ένα μήνυμα μπορεί να φτάσει σε πολλούς αποδέκτες σε ένα βήμα. Αυτή η διαδικασία είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική όταν τα μηνύματα πρέπει να αποστέλλονται στην ίδια ομάδα ατόμων σε συνεχή χρονικά διαστήματα. Για παράδειγμα, όλοι οι εργαζόμενοι σε ένα τμήμα ή όλοι οι υπάλληλοι πεδίου σε μια επιχειρηματική μονάδα θα μπορούσαν να ομαδοποιηθούν σε μια ομάδα επαφών. Τα μηνύματα με το ίδιο περιεχόμενο μπορούν στη συνέχεια να σταλούν στη λίστα διανομής.

Περίληψη και συμπέρασμα: Η εργασία με λίστες διανομής στο Outlook είναι αποτελεσματική και απλή

Είναι λογικό να δημιουργείτε ομάδες επαφών στο Microsoft Outlook εάν μια σταθερή ομάδα ατόμων λαμβάνει συνεχώς μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το ίδιο περιεχόμενο. Στο επαγγελματικό περιβάλλον, είναι σκόπιμο να δημιουργηθεί μια λίστα διανομής για κάθε τμήμα ή μια ομάδα διανομής για όλους τους υπαλλήλους της εταιρείας. Το ίδιο ισχύει για τους συλλόγους ή τον ιδιωτικό τομέα. Η λίστα διανομής δημιουργείται στο Outlook στην καρτέλα "Έναρξη" χρησιμοποιώντας το κουμπί "Νέα στοιχεία".

Σε παλαιότερες εκδόσεις του Outlook, τα ονόματα των κουμπιών και η δομή του μενού διαφέρουν. Στην ομάδα διανομής μπορούν να προστεθούν τόσο γνωστές όσο και αποθηκευμένες στο βιβλίο διευθύνσεων καθώς και νέες διευθύνσεις e-mail.

Μια υπάρχουσα ομάδα επαφών μπορεί να προσαρμοστεί, να μεταδοθεί σε άλλους παραλήπτες ή να διαγραφεί με λίγα μόνο κλικ. Οι χρήστες του Microsoft Outlook που εξειδικεύουν την επικοινωνία τους με ομάδες επαφών ή, σε παλαιότερες εκδόσεις, με λίστες διανομής εξοικονομούν πολύτιμο χρόνο και ελαχιστοποιούν την πιθανότητα σφαλμάτων κατά την αντιγραφή και επικόλληση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.