Αυτόματες λειτουργίες συμπλήρωσης στο Excel: Οδηγίες

Αποθηκεύστε μη αυτόματες καταχωρήσεις στο Excel με τις αυτόματες λειτουργίες συμπλήρωσης

Το Excel προσφέρει μια ποικιλία λειτουργιών. Δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε μόνοι σας πολλά πεδία, το Excel θα το κάνει για εσάς. Διάφορες επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης σας εξοικονομούν πολλές χειροκίνητες καταχωρήσεις, τις οποίες θα σας παρουσιάσουμε παρακάτω.

Συμβουλή 1: Γεμίστε κενά κελιά στα υπολογιστικά φύλλα του Excel με το σωστό περιεχόμενο

Σε ορισμένα υπολογιστικά φύλλα του Excel, τα δεδομένα δεν καταγράφονται πλήρως, αλλά συμπληρώνονται μόνο μετά. Σκεφτείτε μια λίστα παραγγελιών στην οποία μια νέα ημερομηνία έχει εισαχθεί μόνο για μια παραγγελία εάν υπάρχει νέα ημερομηνία παράδοσης.

Στη στήλη ημερομηνίας εισάγετε κάθε ημερομηνία μόνο μία φορά, στις υπόλοιπες γραμμές παραμένει κενή. Το παρακάτω σχήμα (δείτε το στιγμιότυπο οθόνης) δείχνει πώς μπορεί να μοιάζει μια τέτοια λίστα. Για να συμπληρώσετε τον πίνακα Excel, θα θέλατε να εισαγάγετε το περιεχόμενο από το κελί παραπάνω σε όλα τα κενά κελιά. Δεν χρειάζεται να το κάνετε αυτό χειροκίνητα. Σε όλες τις εκδόσεις του Excel, κάντε τα εξής:

1. Επιλέξτε την περιοχή κελιών της οποίας πρέπει να συμπληρωθούν τα κενά κελιά, για παράδειγμα το εύρος B2: B15 από την εικόνα.

   

2. Επικαλείστε την εντολή GO TO. Μπορείτε να το κάνετε σε όλες τις εκδόσεις του Excel χρησιμοποιώντας τον συνδυασμό πλήκτρων CTRL G.

3. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο κουμπί ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ.

4. Ενεργοποιήστε την επιλογή ΚΕΝΟΣ.

5. Επιβεβαιώστε την επιλογή σας με το κουμπί OK.

6. Στη συνέχεια, το Excel επιλέγει όλα τα κενά κελιά στο επιθυμητό εύρος. Αφήστε αυτήν την επιλογή ενεργή χωρίς να κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε άλλο κελί. Εισαγάγετε ένα σύμβολο ισότητας και πατήστε το πλήκτρο ΕΠΑΝΩ ΒΕΛΟΣ. Στη συνέχεια, θα δείτε την αναφορά στο παραπάνω κελί στο πρώτο κενό κελί της περιοχής.

7. Συμπληρώστε την καταχώριση με το συνδυασμό πλήκτρων CTRL ENTER. Στη συνέχεια, το Excel συμπληρώνει τα επιλεγμένα κελιά με τον τρέχοντα τύπο. Αυτό προκαλεί στο Excel να γεμίσει όλα τα κενά κελιά με τα περιεχόμενα κελιών που βρίσκονται ακριβώς πάνω από αυτά.

Το παρακάτω σχήμα (δείτε το στιγμιότυπο οθόνης) δείχνει πώς φαίνεται το αποτέλεσμα. Το Excel αλλάζει αυτόματα τα περιεχόμενα των κελιών που συμπληρώνονται με αυτόν τον τρόπο, εάν καταχωριστεί διαφορετική τιμή στο κελί αναφοράς.

Εκπαιδευτικό βίντεο: Αυτόματη συμπλήρωση κελιών στο Excel

Συμβουλή 2: Αφήστε το Excel να υπολογίσει γραμμικές και εκθετικές μελλοντικές τιμές

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια πρόσθετη συνάρτηση για τον υπολογισμό των μελλοντικών τιμών με βάση τις υπάρχουσες τιμές. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής:

Για να το κάνετε αυτό, δημιουργήστε μια σειρά αριθμών με ιστορικές τιμές. Όσο περισσότερες ιστορικές τιμές εισαγάγετε, τόσο πιο ακριβές θα είναι το αποτέλεσμα.

Στη συνέχεια, σημειώστε όλους τους αριθμούς που έχουν εισαχθεί με τις προηγούμενες τιμές και σύρετε τη λαβή του αντιγραφέα με το δεξί κουμπί του ποντικιού στο κελί που θέλετε. Εμφανίζεται τώρα ένα μενού περιβάλλοντος.

Εδώ θα βρείτε τις εντολές του Excel Linear Trend και Exponential Trend. Με ένα κλικ στην επιθυμητή τάση, όλα τα κελιά γεμίζουν με τους υπολογισμένους αριθμούς.

Δοκιμάστε μόνοι σας εάν η γραμμική ή η εκθετική τάση είναι πιο κατάλληλη για τις εκτιμήσεις σας.

Συμβουλή 3: Συμπληρώστε αυτόματα χρόνια, τρίμηνα και μήνες, ημέρες και ώρες

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές συμπλήρωσης του Excel για να κάνετε τα ημερολόγια υπέροχα. Αυτό λειτουργεί επίσης γρήγορα και εύκολα χωρίς να πληκτρολογείτε πολλά.

1. Για να προσθέσετε έτη, εισαγάγετε το έτος έναρξης.

2. Χρησιμοποιήστε τη λαβή αντιγραφής για να σύρετε το έτος στο κελί που θέλετε, κάντε κλικ στην έξυπνη ετικέτα που εμφανίζεται και επιλέξτε την επιλογή Συμπλήρωση σειράς δεδομένων.

3. Για να δημιουργήσετε τέταρτα, πληκτρολογήστε Q 1 ή Quarter 1 σε ένα κελί. Χρησιμοποιήστε τη λαβή αντιγραφής για να σύρετε την καταχώριση στο κελί που θέλετε. Το Excel αναγνωρίζει ότι αυτά είναι τέταρτα και συμπληρώνεται μόνο μέχρι το τέταρτο 4, μετά το οποίο συνεχίζει ξανά με το τρίμηνο 1.

4. Εάν εισαγάγετε ένα όνομα μήνα σε ένα κελί (για παράδειγμα, Φεβρουάριος) και το σύρετε με τη λαβή του αντιγραφέα στο κελί που θέλετε, τα ονόματα των μηνών συμπληρώνονται αυτόματα μέχρι εκεί.