Χρήσιμες πληροφορίες και συχνές ερωτήσεις
Όποιος εργάζεται πολύ με το Excel έχει ήδη βιώσει ότι οι αχρησιμοποίητοι πίνακες και οι τύποι εμφανίζονται όλο και πιο απρόσιτοι μετά από λίγο. Αυτό καθιστά δύσκολη την επεξεργασία περιεχομένου στο οποίο δεν έχετε πρόσβαση για μεγάλο χρονικό διάστημα. Τελικά, η δική σας μνήμη για τις λειτουργίες που δημιουργήσατε εσείς δεν είναι πλέον αρκετά ισχυρή. Για τους ξένους, αυτό μπορεί να γίνει πολύ περίπλοκο. Για το λόγο αυτό, μπορεί να αξίζει τον κόπο αν οι δικοί σας πίνακες παρέχονται με σχόλια και σημειώσεις που εξηγούν στο μέλλον τι ακριβώς είναι.
Εισαγάγετε σχόλια στο Excel
Ωστόσο, χρήσιμες συμβουλές από τον χρήστη στον εαυτό του δεν χρειάζεται να γραφτούν στα πραγματικά κελιά του εγγράφου Excel. Υπάρχει μια πολύ πιο κομψή λύση για αυτό: Μπορεί να δημιουργηθεί ένα πεδίο κειμένου υψηλότερου επιπέδου που επιτρέπει ένα σχόλιο που είναι ορατό μόνο κατόπιν αιτήματος.
Αντιγράψτε σχόλια σε άλλα κελιά
Εάν μια σημείωση που έχει ήδη γραφτεί πρόκειται να χρησιμοποιηθεί περισσότερες από μία φορές, δεν χρειάζεται να δημιουργηθεί ξανά. Αντ 'αυτού, το περιεχόμενο ενός υπάρχοντος κελιού μπορεί να μεταφερθεί στον ελεύθερο χώρο ενός νέου κελιού. Αυτή η εντολή Excel μπορεί να εισαχθεί γρήγορα με μερικά κλικ του ποντικιού και του πληκτρολογίου.
Εάν αντιγράφετε τα ίδια σχόλια τακτικά, μπορείτε να κάνετε το ίδιο πράγμα σε μεγάλη κλίμακα.
Μορφοποιήστε και επισημάνετε σχόλια στο Excel
Όπως όλες οι άλλες τιμές, τα σχόλια που έχουν εισαχθεί μπορούν να επεξεργαστούν στην εμφάνισή τους σε έναν πίνακα Excel. Επομένως, όχι μόνο η γραμματοσειρά και το μέγεθος της αντίστοιχης σημείωσης μπορούν να προσαρμοστούν, αλλά και η επιλογή του χρώματος που χρησιμοποιείται. Αυτές οι δυνατότητες μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν ταυτόχρονα. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν θέλετε ορισμένα σχόλια να ξεχωρίζουν περισσότερο από άλλα.
Συνδυάστε την τιμή ημερομηνίας και το σχόλιο κειμένου σε ένα κελί
Χάρη στον τελεστή "&", δύο ξεχωριστές καταχωρήσεις μπορούν να συνδεθούν μεταξύ τους. Ωστόσο, αυτό δεν ισχύει για τη συγχώνευση ημερομηνιών και περιεχομένου κειμένου. Επειδή αυτό συνήθως έχει τη συνέπεια να αναπαράγονται ακατανόητες ακολουθίες ψηφίων. Αυτό το πρόβλημα μπορεί να λυθεί εύκολα χρησιμοποιώντας έναν τύπο.
Πώς να εμφανίσετε όλα τα σχόλια στο Excel για μια επισκόπηση
Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να λάβετε μια επισκόπηση όλων των σχολίων σε έναν πίνακα:
Στο Excel 2003 κάντε κλικ σε μία από τις ορατές γραμμές εργαλείων με το δεξί κουμπί του ποντικιού. Στο μενού περιβάλλοντος που εμφανίζεται, καλέστε την εντολή REVISION. Στη γραμμή εργαλείων που εμφανίζεται στη συνέχεια, θα βρείτε το εικονίδιο Εμφάνιση όλων των σχολίων. Αν κάνετε κλικ στο κουμπί, όλα τα σχόλια θα εμφανιστούν στον πίνακά σας. Κάντε ξανά κλικ στο κουμπί για να αποκρύψετε τα σχόλια.
Στο Excel 2007 ή νεότερη έκδοση, καλέστε την καρτέλα REVIEW της κορδέλας για να χρησιμοποιήσετε το κουμπί. Στην ομάδα ΣΧΟΛΙΑ, το Excel εμφανίζει το κουμπί Εμφάνιση όλων των σχολίων.
Να εμφανίζονται πάντα σχόλια στο Excel
Από προεπιλογή, οι προσωπικές σημειώσεις εμφανίζονται μόνο στο έγγραφο Excel, εάν είναι ενεργοποιημένες με το κουμπί του ποντικιού. Ωστόσο, αυτή η βασική ρύθμιση δεν είναι απαραίτητη. Μια εντολή μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να ορίσετε ένα σχόλιο να εμφανίζεται μόνιμα.
Πώς να αποκρύψετε εντελώς τα σχόλια στις λίστες του Excel
Εάν θέλετε να διατηρήσετε τα σχόλια στο βιβλίο εργασίας σας χωρίς το Excel να εμφανίζει τις σημειώσεις σχολίων, κάντε τα εξής:
- Στο Excel έως και την έκδοση 2003 καλέστε την εντολή ΕΡΓΑΛΕΙΑ - ΕΠΙΛΟΓΕΣ. Στο Excel 2007, κάντε κλικ στο κουμπί Office στο επάνω αριστερό μέρος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί EXCEL OPTIONS. Στο Excel 2010, μεταβείτε στο μενού FILE και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή EXCEL OPTIONS.
- Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, μεταβείτε στην καρτέλα VIEW (Excel 2007/2010: ADVANCED).
- Ενεργοποιήστε την επιλογή ΟΧΙ ΣΧΟΛΙΑ ΚΑΙ ΕΝΔΕΙΚΤΕΣ.
Αφού επιβεβαιώσετε με το κουμπί OK, τα σχόλια δεν εμφανίζονται πλέον στο φύλλο εργασίας. Ακόμα κι αν κάνετε κλικ σε ένα κελί με ένα σχόλιο, το σχόλιο δεν μπορεί πλέον να εμφανιστεί.
Τα σχόλια θα είναι ξανά ορατά μόνο εάν απενεργοποιήσετε ξανά την επιλογή Excel ΧΩΡΙΣ ΣΧΟΛΙΑ ΚΑΙ ΕΝΔΕΙΚΤΕΣ.
Αντί να αποκρύψετε όλα τα σχόλια, μπορείτε απλά να τα αποκρύψετε στους τύπους. Μόνο εξουσιοδοτημένα άτομα έχουν πρόσβαση στα σχόλιά σας.
Απόκρυψη σχολίων σε έναν τύπο
Εάν αποκρύψετε τα σχόλιά σας σε τύπους Excel και προστατεύσετε τον πίνακα, μόνο εξουσιοδοτημένα άτομα θα έχουν πρόσβαση σε αυτόν. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής:
Για να προσθέσετε ένα σχόλιο σε έναν τύπο, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση N.
Έτσι, αν προσθέσετε το σχόλιό σας ως επιχείρημα της συνάρτησης Ν στον πραγματικό σας τύπο, δεν αλλάζει τίποτα στο αποτέλεσμα. Το σχόλιο είναι στη συνέχεια ορατό στη γραμμή επεξεργασίας.
Ο παρακάτω τύπος προσθέτει τα κελιά Α1 στο Α15 και περιέχει το κείμενο "Σχόλιο":
= SUM (A1: A15) + N ("Σχόλιο")
Το παρακάτω σχήμα δείχνει τη χρήση αυτού του τύπου σε έναν πίνακα παραδειγμάτων:
Εάν το αποτέλεσμα ενός τύπου είναι κείμενο και όχι αριθμός, ένα σχόλιο με τη συνάρτηση Ν δεν θα λειτουργήσει. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μία από τις λειτουργίες κειμένου - για παράδειγμα ΔΕΞΙΑ.
Το αποτέλεσμα του παρακάτω τύπου είναι το κείμενο "ΟΚ" ή ένα κενό κελί και παρέχεται με το κείμενο "Σχόλιο":
= IF (D1> 500; "OK"; "") & RIGHT ("Σχόλιο"; 0)
Το παρακάτω σχήμα δείχνει τη χρήση αυτού του τύπου σε έναν πίνακα παραδειγμάτων:
Τώρα πρέπει να αποκρύψετε τον τύπο σε όλα τα κελιά που περιέχουν ένα σχόλιο στον τύπο. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την εντολή "Κελιά" στο μενού "Μορφοποίηση". Ενεργοποιήστε την καρτέλα "Προστασία" στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στις επιλογές "Κλειδωμένο" και "Κρυφό". Επιβεβαιώστε αυτό με "OK".
Εάν τώρα προστατεύετε το φύλλο, οι τύποι δεν είναι πλέον ορατοί. Για να το κάνετε αυτό, καλέστε την εντολή "Προστασία" στο μενού "Εργαλεία" και την εντολή "Προστασία φύλλου" στο υπομενού. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, επιλέξτε τις επιλογές που θέλετε και επιβεβαιώστε με "OK".
Τα πλεονεκτήματα των σχολίων
Τα σχόλια προσφέρουν στους χρήστες του Excel μια πρακτική επιλογή να γράφουν σημειώσεις και παρατηρήσεις στη δουλειά τους, οι οποίες μπορούν αργότερα να εξηγήσουν στον εαυτό τους και σε άλλους χρήστες πώς είναι πραγματικά δομημένος ένας πίνακας και τι πρέπει να γίνει ακόμη. Η εφαρμογή είναι εξαιρετικά φιλική προς το χρήστη, γι 'αυτό κάθε προτίμηση μπορεί να ληφθεί υπόψη κατά τη σύνταξη ενός σχολίου. Χάρη σε αυτές τις συμβουλές και κόλπα, αυτό δεν θα είναι πλέον πρόβλημα για εσάς.
Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τα σχόλια του Excel
Πώς αφαιρείται η μορφοποίηση από τα σχόλια;
Οι αλλαγές σε ένα σχόλιο Excel μπορούν να επαναφερθούν ανά πάσα στιγμή. Η επιλογή που χρειάζεστε για αυτό βρίσκεται στην κορδέλα στην καρτέλα "Αρχική σελίδα". Στην ενότητα "Στυλ" θα βρείτε το κουμπί "Μορφοποίηση υπό όρους". Κάνοντας κλικ σε αυτό ανοίγει ένα άλλο παράθυρο για "Διαγραφή κανόνων". Παρακάτω μπορείτε να καθορίσετε εάν θέλετε να επαναφέρετε τη μορφοποίηση ενός επιλεγμένου σχολίου ή όλων των σχολίων. Επιβεβαιώστε την επιλογή σας με ένα κλικ του κουμπιού του ποντικιού.
Πώς διαγράφονται ξανά τα σχόλια;
Τα σχόλια μπορούν εξίσου εύκολα να δημιουργηθούν και να διαγραφούν σε ένα φύλλο εργασίας στο Excel. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κελί που σχολιάστηκε με το δεξί κουμπί του ποντικιού. Η νέα επιλογή "Διαγραφή σχολίου" εμφανίζεται στη συνέχεια στην ήδη γνωστή επιλογή "Εισαγωγή σχολίου". Κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί αφαιρείται το σχόλιο.
Πώς μπορώ να διαγράψω όλα τα σχόλια ταυτόχρονα;
Επιλέξτε πρώτα την περιοχή που θα διαγραφεί. Ολόκληρο το περιεχόμενο του φύλλου εργασίας μπορεί να επιλεγεί με τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + A. Σε αυτό το σημείο μπορούν να επιλεγούν περαιτέρω φύλλα, τα οποία τελικά αφαιρούν τυχόν σχόλια από ολόκληρο το βιβλίο εργασίας.
Στη συνέχεια, ανοίξτε την καρτέλα "Αρχική σελίδα", όπου θα βρείτε ένα άλλο κουμπί για "Επεξεργασία". Υπάρχει η επιλογή "διαγραφή". Με ένα κλικ στην περιοχή, εμφανίζεται η επιλογή "διαγραφή σχολίων". Δεδομένου ότι έχετε ήδη ορίσει την περιοχή προς διαγραφή, κάθε σχετικό σχόλιο αφαιρείται αφού επιβεβαιωθεί με το κουμπί του ποντικιού.
