Εύρεση και αντικατάσταση στο Excel: Αυτές οι λειτουργίες εξοικονομούν χρόνο

Θα πρέπει να γνωρίζετε ότι!

Χάρη στη λειτουργία "Αναζήτηση" του Excel, είναι γρήγορο και εύκολο να βρείτε συγκεκριμένες συμβολοσειρές χαρακτήρων σε έναν πίνακα. Ο συνδυασμός πλήκτρων Ctrl + F ανοίγει ένα νέο παράθυρο εισαγωγής που μπορεί να συμπληρωθεί από τον χρήστη. Ωστόσο, η αναζήτηση λαμβάνει αρχικά υπόψη μόνο το φύλλο εργασίας που έχει επιλεγεί αυτήν τη στιγμή. Αυτό σημαίνει ότι οι τιμές δεν λαμβάνονται υπόψη εάν υπάρχουν σε άλλα φύλλα εργασίας.

Αναζήτηση πολλών φύλλων εργασίας στο Excel ταυτόχρονα

Για να διορθώσετε αυτό το πρόβλημα, το ίδιο παράθυρο αναζήτησης έχει ένα κουμπί που, όταν το πατήσετε, αποκαλύπτει πρόσθετες επιλογές. Κάτω από αυτό είναι επίσης δυνατό να επεκταθεί η αναζήτηση από το τρέχον φύλλο εργασίας σε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας. Με αυτόν τον τρόπο, η λειτουργία αναζήτησης του Excel θα λάβει επίσης υπόψη τιμές από γραμμές και στήλες που δεν είναι προς το παρόν ορατές στην οθόνη.

Επιπλέον, η κατεύθυνση της αναζήτησης μπορεί επίσης να αντιστραφεί με αυτόν τον τρόπο. Στη συνέχεια, το Excel δεν λειτουργεί πλέον από πάνω προς τα κάτω, αλλά από κάτω προς τα πάνω.

Βρείτε το περιεχόμενο που αναζητάτε απευθείας χρησιμοποιώντας έναν τύπο

Εάν μια τιμή πρόκειται να ελεγχθεί αρκετές φορές, αυτή η διαδικασία μπορεί μερικές φορές να είναι πολύ χρονοβόρα με μεγάλες βάσεις δεδομένων. Απαιτείται ένας σύντομος τύπος για τον άμεσο έλεγχο της επαναλαμβανόμενης εμφάνισης μιας τιμής αναζήτησης.

Αναζητήστε εταιρείες σε υπολογιστικά φύλλα Excel

Ωστόσο, ορισμένες εργασίες είναι τόσο συγκεκριμένες που μια τυποποιημένη αναζήτηση δεν αρκεί. Αυτό συμβαίνει, για παράδειγμα, με εταιρείες που περιέχουν ήδη το όνομα του ιδρυτή τους στην εταιρεία. Υπό αυτές τις συνθήκες, τα δεδομένα ενδέχεται να εξαχθούν δύο φορές, καθιστώντας την αναζήτηση άσκοπα μεγαλύτερη. Με τη βοήθεια ενός τύπου, εμφανίζονται μόνο συμβολοσειρές χαρακτήρων που περιέχουν, για παράδειγμα, τις προσθήκες "GmbH", "AG" ή "GbR".

Βρείτε το ελάχιστο χωρίς μηδενική τιμή

Επιπλέον, η συνάρτηση αναζήτησης Excel μπορεί να ταξινομήσει ανεξάρτητα τις τιμές εάν αναζητείται μέγιστη ή ελάχιστη τιμή. Ωστόσο, η αναζήτηση για τη χαμηλότερη τιμή σε μια σειρά ή στήλη μπορεί να είναι περίπλοκη εάν η τιμή 0 είναι παρούσα, αλλά δεν πρέπει να ληφθεί υπόψη. Επειδή χωρίς περαιτέρω περιορισμούς, το Excel θα αναφέρεται πάντα σε αυτήν την τιμή. Αυτό το γεγονός μπορεί να διορθωθεί γρήγορα στις ρυθμίσεις.

Η αναζήτηση έχει διάκριση πεζών-κεφαλαίων

Η αναζήτηση του Excel μπορεί επίσης να είναι περίπλοκη εάν το κείμενο που εισαγάγετε έχει διάκριση πεζών-κεφαλαίων. Κατά κανόνα, το Excel δεν κάνει διάκριση. Αυτή η επιλογή μπορεί να ενεργοποιηθεί ή απενεργοποιηθεί γρήγορα κάνοντας κλικ σε ένα πλαίσιο ελέγχου.

Ωστόσο, για να ληφθούν υπόψη τα κεφαλαία και κεφαλαία γράμματα που συνδυάζονται με ψηφία και άλλα σύμβολα, χρειάζεται λίγο περισσότερο. Μπορεί να δημιουργηθεί ένας ειδικός τύπος για αυτό, που λύνει αυτό το πρόβλημα.

Αυτόματη αντικατάσταση χαρακτήρων και ψηφίων στο Excel

Η λειτουργία αναζήτησης Excel συνοδεύεται επίσης από μια επιλογή γρήγορης αντικατάστασης περιεχομένου. Αυτό ανοίγει με το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + H και τοποθετείται στα δεξιά του κουμπιού "Αναζήτηση". Εκεί έχετε την επιλογή να αντικαταστήσετε έναν συγκεκριμένο χαρακτήρα με έναν νέο, επιλεγμένο χαρακτήρα. Με αυτόν τον τρόπο, τα τυπογραφικά λάθη μπορούν να διορθωθούν αυτόματα.

Βρείτε και αντικαταστήστε αστερίσκο ειδικών χαρακτήρων * στις λίστες του Excel

Κατά την αναζήτηση και αντικατάσταση τιμών στο Excel, μπορεί να προκύψουν επιπλοκές εάν οι χαρακτήρες που έχουν εισαχθεί εξυπηρετούν επίσης ξεχωριστή συνάρτηση. Αυτό συμβαίνει με τον αστερίσκο, αφού συνήθως χρησιμοποιείται ως σύμβολο κράτησης θέσης. Η απροετοίμαστη αναζήτηση για αυτόν τον χαρακτήρα καταλήγει στο γεγονός ότι τυχόν υπάρχον περιεχόμενο κειμένου στο φύλλο εργασίας αντικαθίσταται ακούσια.

Μια tilde χρησιμοποιείται για να ενημερώσει το παράθυρο διαλόγου ότι αυτό δεν σημαίνει τη λειτουργία του αστερίσκου. Αυτό το σύμβολο δημιουργείται όταν πατάτε το πλήκτρο + ενώ πατάτε το πλήκτρο AltGR. Η εισαγόμενη τιμή ~ * αναζητά υπάρχοντες αστερίσκους και αγνοεί την ειδική της λειτουργία.

Αντικαταστήστε χαρακτήρες σε κελιά Excel χρησιμοποιώντας έναν τύπο

Ωστόσο, ένας πίνακας με ολόκληρα κείμενα μπορεί να είναι πολύ περίπλοκος για να αλλάξει μόνο με τις λεπτομέρειες του κουμπιού. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΣΗ.

Αφαιρέστε τα μηδενικά από τις λίστες SAP

Η δυνατότητα υποκατάστασης είναι επίσης χρήσιμη σε άλλους τομείς εργασίας. Μπορεί να συμβεί ότι η μεταφορά δεδομένων από ένα σύστημα SAP οδηγεί σε λανθασμένα μηδενικά στα κελιά. Αυτό το πρόβλημα μπορεί εύκολα να λυθεί με ένα κόλπο σε ένα παράθυρο διαλόγου Excel.

Αφαιρέστε εισαγωγικά από λίστες και πίνακες Excel

Εκτός από τα ανεπιθύμητα μηδενικά, κατά την εισαγωγή δεδομένων μπορεί να εμφανιστούν και εσφαλμένα εισαγωγικά, τα οποία παραμορφώνουν το περιεχόμενο των κελιών. Ως αποτέλεσμα, το Excel δεν αναγνωρίζει πλέον αυτές τις τιμές ως αριθμούς και καθιστά αδύνατο τον υπολογισμό με αυτούς. Αυτό το πρόβλημα μπορεί επίσης να λυθεί γρήγορα σε ένα παράθυρο διαλόγου Excel.

Αυτόματη αντικατάσταση χρωμάτων σε υπολογιστικά φύλλα Excel

Οι δυνατότητες αναζήτησης και αντικατάστασης δεν εξαντλούνται με το περιεχόμενο των κελιών. Η εμφάνισή τους μπορεί επίσης να επωφεληθεί από αυτές τις λειτουργίες. Είναι επίσης δυνατή η αυτόματη αντικατάσταση των επιλεγμένων χρωμάτων σε έναν πίνακα. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής:

1. Ανοίξτε την απαιτούμενη διεπαφή με το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + H.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επιλογές".

3. Τώρα εμφανίζονται δύο κουμπιά με το όνομα "Μορφή". Επιλέξτε το επάνω, το οποίο βρίσκεται στη γραμμή "Αναζήτηση για".

4. Μεταβείτε στην καρτέλα "Γραμματοσειρά" και καθορίστε στη λίστα "Χρώμα" ποιο χρώμα θέλετε να αντικαταστήσετε.

5. Επιβεβαιώστε την επιλογή σας κάνοντας κλικ στο "Ok".

6. Τώρα επιλέξτε το κάτω κουμπί με το όνομα "Μορφή".

7. Μεταβείτε στην καρτέλα "Γραμματοσειρά" και καθορίστε ποιο χρώμα θα χρησιμοποιηθεί για την αντικατάσταση.

8. Κλείστε επίσης αυτό το παράθυρο κάνοντας κλικ στο "Ok".

9. Κάντε κλικ στο κουμπί ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΟΛΩΝ για να αντικαταστήσετε τα χρώματα στο υπολογιστικό φύλλο σας.

Μόλις επιβεβαιωθεί, όλα τα κελιά στο Excel θα αντικατασταθούν στο χρώμα που επιλέξατε πρώτα με το χρώμα που επιλέξατε δεύτερο.

Μικρές λειτουργίες Excel με μεγάλο αντίκτυπο

Με τις σύντομες συντομεύσεις πληκτρολογίου Ctrl + F και Ctrl + H, το Excel παρέχει στους χρήστες του δύο λειτουργίες Excel που φαίνονται πρακτικές με την πρώτη ματιά. Με μια πιο προσεκτική εξέταση, γίνεται σαφές ότι το δυναμικό είναι πραγματικά πολύ μεγαλύτερο. Η προστιθέμενη αξία είναι εμφανής εδώ τόσο για τον περιστασιακό χρήστη που θα ήθελε να κάνει πιο πρακτική τη χρήση του Excel, όσο και για τον έμπειρο χρήστη που διαχειρίζεται μεγάλα σύνολα δεδομένων από διαφορετικά συστήματα. Η χρήση του "Εύρεση και αντικατάσταση" μπορεί επομένως να προσαρμοστεί στον αντίστοιχο τύπο χρήστη, όπως επιθυμείτε.