Σάρωση εγγράφων: οδηγίες και δωρεάν προγράμματα

Φτάστε εύκολα στο στόχο σας με αυτές τις οδηγίες βήμα προς βήμα

Εάν έχετε έγγραφα στο σπίτι που θέλετε να εξασφαλίσετε ψηφιακά, μπορείτε να τα σαρώσετε. Ακόμα και σε πολλά γραφεία υπάρχουν ακόμα παλιά αρχεία και έγγραφα που πρέπει να μεταφερθούν στον ψηφιακό κόσμο. Με ένα σαρωτή είναι εύκολο να δημιουργήσετε ψηφιακές εικόνες αναλογικών εγγράφων. Ακόμα και φωτογραφίες ή διαφάνειες μπορούν να σαρωθούν και η αρχειοθέτηση δεν γίνεται μόνο σε κουτιά και άλμπουμ φωτογραφιών στο υπόγειο. Η σάρωση δημιουργεί μια δισδιάστατη εκτύπωση του αναλογικού εγγράφου, η οποία μπορεί στη συνέχεια να επεξεργαστεί στον υπολογιστή, όπως απαιτείται.

Σάρωση εγγράφων: γι 'αυτό έχει νόημα

Όταν σαρώνετε ένα έγγραφο, δημιουργεί μια ψηφιακή έκδοση του που μπορείτε να αποθηκεύσετε στον υπολογιστή σας. Χάρη σε μια σάρωση, μπορείτε:

• για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας
• ταξινόμηση κατά
• για να επεξεργαστείτε
• αντίγραφο
• στείλετε

Το αρχείο που δημιουργήθηκε από το σαρωμένο έγγραφό σας αναπαράγει αρχικά τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται στο αρχικό έγγραφο. Στη συνέχεια, μπορείτε να επεξεργαστείτε το αρχείο όπως θέλετε με το κατάλληλο λογισμικό σάρωσης. Είτε προσαρμογές χρώματος είτε συγχώνευση διαφορετικών σαρώσεων - εσείς αποφασίζετε εάν και πώς θέλετε να αλλάξετε τη σάρωση.

Σαρωτής: Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε αυτές τις 2 παραλλαγές

Για να σαρώσετε έγγραφα, χρειάζεστε σαρωτή. Υπάρχουν δύο παραλλαγές που μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ:

• Με έναν σαρωτή πλακέτας έχετε μια συμπαγή συσκευή με την οποία μπορείτε να σαρώσετε μορφές DIN A4 και μικρότερα μεγέθη εγγράφων.
• Με μια συσκευή πολλαπλών λειτουργιών μπορείτε όχι μόνο να σαρώσετε, αλλά και να εκτυπώσετε και να αντιγράψετε. Στο παρελθόν, πολλές πολυλειτουργικές συσκευές είχαν επίσης ενσωματωμένη λειτουργία φαξ, στις μέρες μας είναι περισσότερο σαν WLAN ή Bluetooth που είναι ενσωματωμένο στις συσκευές.

Οι πολυλειτουργικές συσκευές είναι σημαντικά μεγαλύτερες από τους σαρωτές επίπεδης πλακέτας και ως εκ τούτου χρησιμοποιούνται συχνότερα σε γραφεία ή εργασιακά περιβάλλοντα. Εάν διαθέτετε συσκευή πολλαπλών λειτουργιών και αν σαρώνετε και εκτυπώνετε συχνά, είναι καλύτερο να αγοράσετε μία με τροφοδότη εγγράφων, ώστε να μην χρειάζεται να τοποθετείτε ξεχωριστά κάθε φύλλο χαρτιού.

Σάρωση εγγράφων: έτσι λειτουργεί

Για να σαρώσετε έγγραφα χρειάζεστε υπολογιστή και σαρωτή.

Συνδέστε το σαρωτή στον υπολογιστή.

Στη συνέχεια, τοποθετήστε το έγγραφό σας με την πλευρά προς σάρωση στραμμένη προς τα κάτω στη γυάλινη πλάκα του σαρωτή που είναι ενεργοποιημένος.

Στη συνέχεια, πατήστε το κουμπί "Σάρωση" και θα δείτε την εικόνα του εγγράφου να εμφανίζεται στην οθόνη του υπολογιστή σας μετά από μερικά δευτερόλεπτα με ένα κλικ.

Αποθηκεύστε το έγγραφο όταν είστε ευχαριστημένοι με αυτό.

Εάν θέλετε να αλλάξετε κάτι, μπορείτε να επαναλάβετε τη σάρωση αφού προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις.

Μετά τη σάρωση, επεξεργαστείτε το έγγραφο όπως θέλετε χρησιμοποιώντας επιλεγμένο λογισμικό. Για παράδειγμα, αν το σαρώσατε υπό γωνία, μπορείτε να το ισιώσετε με ένα πρόγραμμα όπως το Scantailor.

Αποθηκεύστε το μόλις ολοκληρώσετε την επεξεργασία του.

Με το σωστό λογισμικό, όπως το iCopy, μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε τις σαρώσεις σας απευθείας εάν έχετε έναν εκτυπωτή συνδεδεμένο στον υπολογιστή σας. Με προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Microsoft Outlook, το Thunderbird ή το Windows Mail είναι δυνατή η αποστολή σαρώσεων απευθείας ως e-mail. Μπορείτε να ψηφιοποιήσετε και να μοιραστείτε έγγραφα αμέσως. Παρεμπιπτόντως, το πεδίο παράδοσης του Microsoft Outlook περιλαμβάνει επίσης το ScanPST - μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το πρόγραμμα για να επιδιορθώσετε τον προσωπικό σας φάκελο στο Outlook.

υπόδειξη

Βεβαιωθείτε ότι έχετε ρυθμίσει το σαρωτή σας στη σωστή ανάλυση πριν από τη σάρωση. Διαφορετικά, τα στοιχεία κειμένου ενδέχεται να εμφανίζονται θολά. Επιλέξτε ανάλυση 300 dpi για ασπρόμαυρα έγγραφα κειμένου. Εάν ασχολείστε με κείμενο σε έγχρωμο χαρτί, μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε τη φωτεινότητα της σάρωσης προς τα πάνω - κατά 10 τοις εκατό.

Όσο περισσότερα χρώματα και γραφικά σαρώνετε, τόσο μεγαλύτερο θα είναι τελικά το αρχείο. Εάν θέλετε να εξοικονομήσετε χώρο αποθήκευσης και να επιταχύνετε τη σάρωση, μπορείτε να ορίσετε τις ρυθμίσεις χρώματος για σάρωση σε ασπρόμαυρο εάν τα χρώματα δεν είναι τόσο σημαντικά για το ψηφιακό σας έγγραφο.

Δεν χρειάζεται να κάνετε λήψη πρόσθετου λογισμικού από το Διαδίκτυο για σάρωση. Το χρειάζεστε μόνο εάν θέλετε να επεξεργαστείτε το ψηφιακό σας έγγραφο αργότερα. Οι περισσότεροι σαρωτές συνοδεύονται από σχετικό λογισμικό που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να σαρώσετε και να κάνετε βασικές ρυθμίσεις. Στα Windows 10, δεν χρειάζεστε λογισμικό για σάρωση.

Σάρωση στα Windows 10

1. Εγκαταστήστε το σαρωτή πριν ξεκινήσετε.

2. Ανοίξτε το μενού έναρξης κάτω αριστερά και, στη συνέχεια, εισαγάγετε "Φαξ και σάρωση των Windows" στη λειτουργία αναζήτησης.

3. Κάντε κλικ στο πρόγραμμα και, στη συνέχεια, μεταβείτε στη "Νέα σάρωση".

4. Στην ενότητα "Προεπισκόπηση" μπορείτε να προσαρμόσετε την περιοχή που θέλετε να σαρώσετε όπως θέλετε.

5. Τώρα μπορείτε να επιλέξετε τη μορφή στην οποία θέλετε να αποθηκεύσετε τη σάρωση. Είναι επίσης δυνατό να αποθηκεύσετε τη σάρωση ως αρχείο PDF.

6. Μετά τη σάρωση θα βρείτε τα σαρωμένα έγγραφά σας στο φάκελο "Έγγραφα" -> "Σαρωμένα έγγραφα"

7. Έχετε επίσης την επιλογή να προωθήσετε το αρχείο σε άλλα άτομα ως αλληλογραφία ή φαξ κατά τη διάρκεια της σάρωσης.

   

Αποθηκεύστε τις σαρώσεις σας σε αυτήν τη μορφή

Κατά κανόνα, οι σαρώσεις αποθηκεύονται σε μορφή JPEG.webp ή JPG.webp (Joint Photographic Experts Group). Η μορφή JPEG.webp είναι η πιο δημοφιλής μορφή για την αποθήκευση αρχείων εικόνας επειδή η σάρωση δεν είναι τίποτα περισσότερο από ένα αρχείο εικόνας. Το JPEG.webp λειτουργεί με βάση pixel και τόσο η συμβατότητα όσο και η χρηστικότητα είναι υψηλές. Σχεδόν όλα τα προγράμματα λογισμικού μπορούν επίσης να ανοίξουν τη μορφή JPEG.webp ή να μετατρέψουν άλλες μορφές αρχείων σε JPEG.webp. Ωστόσο, κατά τη σάρωση, ενδέχεται να υπάρξει μικρή απώλεια ποιότητας εάν το έγγραφο αποθηκευτεί ως JPEG.webp. Σε περίπτωση σοβαρών ανωμαλιών, ωστόσο, αυτό συνήθως μπορεί να αντισταθμιστεί και να λειτουργήσει ξανά με λογισμικό.

Άλλες μορφές είναι οι μορφές PNG και TIFF. Το PNG είναι ιδιαίτερα κατάλληλο όταν πρόκειται να συμπιεστούν αρχεία εικόνας. Το TIFF επιτρέπει τη μετατροπή αρχείων χωρίς καμία υποβάθμιση της ποιότητας. Τα αρχεία σε μορφή Tiff μπορούν επίσης να υποβληθούν σε επεξεργασία ιδιαίτερα καλά με λογισμικό γραφικών.

Αποθηκεύστε σαρώσεις ως PDF με το Adobe Acrobat

Για να αποθηκεύσετε μια σάρωση ως PDF, απαιτείται αναγνώριση κειμένου, γνωστή και ως OCR (Optical Character Recognition). Αυτή η οπτική αναγνώριση χαρακτήρων επιτρέπει επίσης την αναζήτηση εικόνων ή γραφικών για στοιχεία κειμένου, έτσι ώστε να μετατρέπονται και να μετατρέπονται σε επεξεργάσιμα και αναζητήσιμα αρχεία. Τα αρχεία εικόνας σε μορφή JPEG.webp δεν είναι, για παράδειγμα, στα Windows 10 μπορείτε να επιλέξετε να αποθηκεύσετε τη σάρωση ως PDF απευθείας κατά τη δημιουργία της σάρωσης. Εάν χρησιμοποιείτε το πρόγραμμα Adobe Acrobat, μπορείτε να αποθηκεύσετε τα σαρωμένα αρχεία σας απευθείας ως αρχείο PDF. Στη συνέχεια, μπορείτε είτε να σαρώσετε το έγγραφο με αυτόματη αναγνώριση χρώματος και να το αποθηκεύσετε ως PDF, είτε μπορείτε να ορίσετε τις δικές σας προσωπικές προδιαγραφές στην ενότητα "Σάρωση καθορισμένη από τον χρήστη".

Μπορείτε να επιλέξετε από αυτές τις προεπιλογές:

• Αυτόματη ανίχνευση λειτουργίας χρώματος
• Έγχρωμο έγγραφο
• Μαύρο και άσπρο έγγραφο
• Έγγραφο κλίμακας του γκρι
• Έγχρωμη φωτογραφία

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε αν θέλετε να σαρώσετε πολλά αρχεία ως αρχείο PDF ταυτόχρονα. Στη συνέχεια, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τα σαρωμένα PDF. Δυστυχώς, το Adobe Acrobat δεν είναι δωρεάν αν θέλετε να το χρησιμοποιήσετε μακροπρόθεσμα - μια δοκιμαστική έκδοση είναι διαθέσιμη δωρεάν.

Κορυφή 5: Συνιστώνται αυτά τα δωρεάν προγράμματα σάρωσης και εκτύπωσης

ABBYY Fine Reader

Το FineReader σάς επιτρέπει να σαρώσετε, να επεξεργαστείτε σαρώσεις και να μετατρέψετε τις σαρώσεις σας σε έγγραφα PDF. Μπορείτε να σχολιάσετε τα έγγραφα και να τα μοιραστείτε με άλλους, ενώ παρακολουθείτε τις αλλαγές που έχουν γίνει στο αρχείο σας. Οι σαρώσεις σας μπορούν επίσης να μετατραπούν σε αρχεία Excel ή Word.

Readiris Pro

Το λογισμικό Readiris Pro είναι συμβατό με Windows 7,8 και 10. Μπορείτε να μετατρέψετε τις σαρώσεις σας σε μορφή PDF, eBook σε μορφή ePub, RTF, TXT, HTML, JPEG.webp, PNG, TIFF και πολλά άλλα. Δεν χρειάζεται να περιοριστείτε σε καθαρά έγγραφα που βασίζονται σε κείμενο. Το λογισμικό μπορεί επίσης να διαβάσει τα στοιχεία κειμένου από εικόνες και να εξαγάγει μόνο αυτά. Εάν αποθηκεύσετε τις σαρώσεις σας ως PDF με το Readiris Pro, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό για στη συνέχεια να συγχωνεύσετε, να συμπιέσετε και να οργανώσετε τα αρχεία PDF.

PaperScan

Με το PaperScan μπορείτε να σαρώσετε έγγραφα, σχέδια και φωτογραφίες. Μπορείτε να περιστρέψετε, να μετακινήσετε, να αντικατοπτρίσετε ή να αφαιρέσετε τις σαρώσεις όπως θέλετε. Οι επισκευές στα αρχεία μπορούν επίσης να πραγματοποιηθούν με το πάτημα ενός κουμπιού, όπως η ρύθμιση ρωγμών ή οπών που υπάρχουν στο αναλογικό πρότυπο. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τα χρώματα όπως σας αρέσει και το έγγραφό σας μπορεί επίσης να μετατραπεί σε κλίμακα του γκρι ή ασπρόμαυρο. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε από πολλά φίλτρα. Μπορούν να επιλεγούν οι ακόλουθες μορφές:

• PDF
• JPG.webp
• PNG
• ΔΕΘ
• WEBP
• JP2
• JB2

NAPS 2

Το NAPS 2 σημαίνει "Not Another PDF Scanner" και είναι ένα απλό εργαλείο για τη σάρωση εγγράφων και εικόνων. Ο σαρωτής δεν χρειάζεται να εγκατασταθεί ξεχωριστά μέσω προγράμματος οδήγησης, αλλά αναγνωρίζεται αυτόματα από το πρόγραμμα. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τις σαρώσεις σας πριν από τη σάρωση, για παράδειγμα καθορίζοντας την ενότητα εικόνας. Χάρη στην αυτόματη αναγνώριση κειμένου, μπορείτε να αντιγράψετε γρήγορα κείμενο από έγγραφα. Μπορείτε να αποθηκεύσετε τις σαρώσεις σας στις συνήθεις μορφές JPG.webp, PNG, TIFF και φυσικά PDF.

Δωρεάν έκδοση VueScan

Πάνω από 1.850 σαρωτές υποστηρίζονται από το VueScan Free Edition. Με το δωρεάν λογισμικό δεν μπορείτε μόνο να σαρώσετε έγγραφα, αλλά και εικόνες και ταινίες. Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε διαφορετικά επίπεδα ποιότητας για να ψηφιοποιήσετε τα πρότυπά σας όσο το δυνατόν καλύτερα. Μπορείτε επίσης να περικόψετε τις σαρώσεις σας εκ των προτέρων, να προσαρμόσετε τα χρώματα και να επιλέξετε διάφορες επιλογές φίλτρου.

Υπόδειξη:

Τα έγγραφα μπορούν επίσης να σαρωθούν με smartphone. Με εφαρμογές όπως το Adobe Scan ή το CamScanner μπορείτε εύκολα να τραβήξετε φωτογραφίες εγγράφων χρησιμοποιώντας την κάμερα του smartphone σας. Το Adobe Scan επιτρέπει ακόμη και την αναγνώριση κειμένου με OCR. Μετά τη διαδικασία σάρωσης, μπορείτε να αποθηκεύσετε την εικόνα στο smartphone σας, να την στείλετε ή να τη φορτώσετε σε ένα σύννεφο.

Συμπέρασμα: σαρώστε έγγραφα και επεξεργαστείτε τα όπως θέλετε

Εάν θέλετε να ψηφιοποιήσετε έγγραφα σε χαρτί, δεν μπορείτε να αποφύγετε τη σάρωση τους. Αυτό μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας ένα smartphone, αλλά ο σαρωτής είναι καλύτερος και έχει περισσότερες επιλογές. Ανάλογα με το πόσο σαρώνετε, εκτυπώνετε και αντιγράφετε, είτε αγοράζετε απλώς σαρωτή επίπεδης οθόνης είτε πολυλειτουργική συσκευή. Με τα Windows 10, δεν χρειάζεστε πλέον κανένα πρόσθετο λογισμικό για τη σάρωση των εγγράφων σας. Εάν θέλετε να επεξεργαστείτε, να μετατρέψετε, να κόψετε ή να συγχωνεύσετε τις σαρώσεις σας, χρειάζεστε ένα επιπλέον πρόγραμμα όπως το VueScan ή το Readiris Pro. Ανάλογα με το λειτουργικό σύστημα, μπορεί επίσης να χρειαστείτε πρόσθετο λογισμικό για να μετατρέψετε τις σαρώσεις σας σε αρχείο PDF. Βεβαιωθείτε ότι αυτό περιλαμβάνει επίσης οπτική αναγνώριση κειμένου (OCR), έτσι ώστε οι σαρώσεις σας να είναι επεξεργάσιμες και αναζητήσιμες.