Ταχύτερη πρόσβαση στα πρότυπα του Outlook

Πώς να συνδέσετε πρότυπα

Ειδικότερα σε επαγγελματικό περιβάλλον, είναι λογικό να δουλεύουμε με πρότυπα στο Microsoft Outlook. Τα πρότυπα έχουν το πλεονέκτημα ότι δημιουργούν ομοιόμορφα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άλλα έγγραφα με υψηλή τιμή αναγνώρισης. Ταυτόχρονα, τα πρότυπα εξοικονομούν χρόνο εργασίας και εμφανίζονται επαγγελματικά. Ενώ το παράθυρο διαλόγου για το άνοιγμα προτύπων σε άλλα προγράμματα του Office βρίσκεται στην καρτέλα "Αρχείο" στην περιοχή μενού "Νέο", τα πρότυπα είναι πιο δύσκολο να βρεθούν στο Microsoft Outlook. Για το λόγο αυτό, αξίζει τον κόπο να συνδέσετε τα πρότυπα του Outlook στο Outlook, ώστε να ανοίξουν πιο γρήγορα.

Πώς να ανοίξετε πρότυπα του Outlook

Για να ανοίγετε πάντα ένα πρότυπο στο Microsoft Outlook, προχωρήστε ως εξής:

1. Μεταβείτε στην καρτέλα "Έναρξη" και μεταβείτε στην περιοχή μενού "Νέο" στα αριστερά.

   

2. Στο επόμενο βήμα, επιλέξτε το στοιχείο μενού "Νέα στοιχεία" και μεταβείτε στην ενότητα "Πρόσθετα στοιχεία" στην επιλογή "Επιλογή φόρμας".

   

3. Ανοίγει η βάση δεδομένων φόρμας του Microsoft Outlook, από την οποία μπορείτε να επιλέξετε μια τυπική φόρμα, μια προσωπική φόρμα ή τυπικά πρότυπα.

   

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι τα πρότυπα του Outlook είναι πρακτικά. Ταυτόχρονα, η κλήση των προτύπων είναι περίπλοκη. Χρειάζονται πολλά κλικ για να επιλέξετε το σωστό πρότυπο και να εργαστείτε με αυτό. Αυτός ο τρόπος είναι περίπλοκος σε αντίθεση με τα πρότυπα του Microsoft Word ή του PowerPoint. Με ένα τέχνασμα μπορείτε να συντομεύσετε το δρόμο προς τα πρότυπα του Outlook. Αυτό λειτουργεί ενσωματώνοντας τους συνδέσμους στα πρότυπα απευθείας στη γραμμή του Outlook. Στην τρέχουσα έκδοση του Outlook (Outlook2022-2023 ή Outlook 365) μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε τα πρότυπα απευθείας στη λίστα γρήγορης εκκίνησης.

Σε 5 βήματα: ενσωματώστε συνδέσμους προς πρότυπα στη συμπαγή πλοήγηση του Outlook

Μπορείτε να ενσωματώσετε ένα πρότυπο Outlook στη συμπαγή πλοήγηση του Outlook σε πέντε βήματα:

1. Στην Εξερεύνηση των Windows, ανοίξτε το φάκελο στον οποίο αποθηκεύονται τα πρότυπα του Outlook. Συνήθως μπορείτε να βρείτε τα πρότυπα από το Microsoft Office στις ακόλουθες διαδρομές:

   • C: \ Documents and Settings \ YOURNAME \ Data Data \ Microsoft \ Templates
   • C: \ Users \ Windows Directory \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates

   Υπόδειξη: Μπορείτε επίσης να βρείτε τον φάκελο ανοίγοντας μια νέα αλληλογραφία, επιλέγοντας Αρχείο> Αποθήκευση ως και, στη συνέχεια, αναζητώντας το πεδίο Αποθήκευση σε

   

2. Στη συνέχεια, τακτοποιήστε τα παράθυρα Explorer και Outlook το ένα δίπλα στο άλλο στην οθόνη σας. Είναι σημαντικό να μπορείτε να δείτε τόσο τη γραμμή του Outlook όσο και το παράθυρο Explorer.

3. Επιπλέον, κάντε κλικ στο "Σύνδεσμοι" στην κάτω γραμμή του Outlook. Θα βρείτε την καταχώριση κάτω από τα τρία σημεία. (…)

4. Στο επόμενο βήμα, κάντε κλικ στο "Προσθήκη νέας ομάδας" και εισαγάγετε ένα όνομα, για παράδειγμα "Πρότυπα". Ανοίξτε αυτήν την ομάδα με διπλό κλικ.

5. Τώρα επιλέξτε τα πρότυπά σας στον Explorer και σύρετέ τα στη νέα ομάδα "Πρότυπα" κρατώντας πατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού.

   

6. Από εδώ και στο εξής μπορείτε να ανοίξετε το πρότυπο που θέλετε στο "Σύνδεσμοι" με ένα κλικ του ποντικιού.

Outlook2022-2023 - Ενσωμάτωση προτύπων στη γραμμή γρήγορης εκκίνησης

Για να έχετε ταχύτερη πρόσβαση στα μεμονωμένα πρότυπα, μπορείτε επίσης να προσθέσετε εύκολα τα πρότυπα του Outlook στο Outlook2022-2023 στη γραμμή γρήγορης εκκίνησης του Microsoft Outlook με ένα κλικ. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην καρτέλα "Έναρξη" στο μενού "Νέο" και επιλέξτε "Πρόσθετα στοιχεία> Επιλογή φόρμας." Στο επόμενο βήμα, κάντε δεξί κλικ στο στοιχείο μενού "Επιλογή φόρμας".

Στη συνέχεια, έχετε την επιλογή να προσθέσετε την επιλογή μενού "Επιλογή φόρμας" στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Η ενσωμάτωση στη γραμμή γρήγορης εκκίνησης συντομεύει σημαντικά την επιλογή των αντίστοιχων προτύπων. Στο εξής θα βρείτε το εικονίδιο για την επιλογή των φορμών στη γραμμή γρήγορης εκκίνησης.

Περίληψη: Πλοηγηθείτε γρηγορότερα στα πρότυπα του Outlook με συντομεύσεις και τη γραμμή γρήγορης εκκίνησης

Η πρόσβαση σε ένα πρότυπο του Outlook μπορεί να είναι περίπλοκη και δύσκολη. Σε αντίθεση με άλλα προγράμματα του Microsoft Office, όπως το Word ή το PowerPoint, τα πρότυπα του Outlook είναι ένθετα στην καρτέλα "Έναρξη". Εάν θέλετε να εξοικονομήσετε κλικ και χρόνο, μπορείτε να καλέσετε σημαντικά πρότυπα με πιο φιλικό προς το χρήστη τρόπο με έναν σύνδεσμο από την Εξερεύνηση των Windows ή την ενσωμάτωση των προτύπων του Outlook στη γραμμή γρήγορης εκκίνησης. Η ενσωμάτωση στην περιοχή μενού "Σύνδεσμοι" ή στη γραμμή γρήγορης εκκίνησης αξίζει ιδιαίτερα για πρότυπα που απαιτούνται σε συνεχή βάση. Αυτή η διαδικασία αυξάνει την αποδοτικότητα και διευκολύνει την καθημερινή σας εργασία με το Microsoft Outlook.

Συχνές ερωτήσεις

Πού βρίσκεται η γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης;

Η γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης βρίσκεται στο Outlook2022-2023 (Outlook 365) στην επάνω αριστερή γωνία, δεξιά στη γραμμή τίτλου. Σημαντικές λειτουργίες μπορούν να ενσωματωθούν στη γραμμή εργαλείων για γρήγορη πρόσβαση. Μπορούν να ανοίξουν με ένα κλικ χάρη στη συμπερίληψη στη γρήγορη πρόσβαση.

Πού μπορώ να βρω την περιοχή μενού "Συντομεύσεις" στο Outlook;

Μπορείτε να βρείτε τους συνδέσμους στο Outlook στο Outlook2022-2023 στη συμπαγή πλοήγηση κάτω αριστερά. Έχετε την επιλογή να αλλάξετε τις ρυθμίσεις της συμπαγούς πλοήγησης και να εμφανίσετε τους συνδέσμους από προεπιλογή.

Πότε είναι λογικό να εργάζεστε με πρότυπα στο Outlook;

Είναι λογικό να εργάζεστε με πρότυπα στο Outlook εάν πρέπει να δημιουργούνται συνεχώς παρόμοια ή πανομοιότυπα έγγραφα. Αντί να ξεκινούν πάντα από την αρχή, τα πρότυπα βοηθούν τους χρήστες του Outlook να λειτουργούν πιο αποτελεσματικά και γρήγορα.