Πώς κατανέμετε καλύτερα τις εργασίες και τα καθήκοντα σε μια ομάδα ή τμήμα;
Στην εικόνα μπορείτε να δείτε μια λίστα λειτουργιών με ονόματα πελατών και αριθμούς παραγγελίας. Θέλετε να αναθέσετε τις εργασίες από αυτήν τη λίστα στις σωστές ομάδες και να δείτε πόσα νέα καθήκοντα πρέπει να αντιμετωπίσει κάθε ομάδα.
Στο κελί Ε4 καθορίζετε τα πρώτα γράμματα των ονομάτων πελατών για τα οποία η ομάδα 1 είναι υπεύθυνη. Οι άλλες ομάδες ανατίθενται στα κελιά Ε5 και Ε6. Απλώς εισάγετε τα γράμματα το ένα μετά το άλλο στα κελιά. Η σειρά των γραμμάτων δεν είναι σημαντική, αλλά χρησιμοποιείται για λόγους σαφήνειας.
Στη στήλη F θέλετε να καθορίσετε πώς μοιάζει η κατανομή των εργασιών και πόσοι πελάτες από τη στήλη Α έχουν ανατεθεί σε ποια ομάδα. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο στο κελί F4:
= SUM (ΑΝ (ISERROR (ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (ΑΡΙΣΤΕΡΑ ($ A $ 4:
$ A $ 13; 1); E4)); 0; 1))
Εισαγάγετε τον τύπο χρησιμοποιώντας το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + Shift + Enter στο φύλλο εργασίας, καθώς είναι ένας τύπος πίνακα. Στη συνέχεια, αντιγράψτε τον τύπο στα κελιά F5 και F6 παρακάτω.
Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να δείτε πώς οι δέκα πελάτες από τη στήλη Α ανατίθενται στις τρεις ομάδες: Η ομάδα 1 δέχεται 3 πελάτες, η ομάδα 2 φροντίζει 5 πελάτες και η ομάδα 3 φροντίζει 2 πελάτες.
Ο τύπος χρησιμοποιεί τη συνάρτηση ΑΡΙΣΤΕΡΑ για να απομονώσει τον πρώτο χαρακτήρα των ονομάτων στη στήλη Α. Η συνάρτηση ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ χρησιμοποιεί αυτό το γράμμα για να καθορίσει εάν εμφανίζεται στην εκχώρηση ομάδας στο κελί Ε4. Εάν δεν συμβαίνει αυτό, η #ΑΞΙΑ! που ο τύπος ερωτά μέσω της συνάρτησης ISERROR. Η συνάρτηση SUM μετρά αυτά τα σφάλματα. Προσθέτει τον αριθμό 1 στο σύνολο αν δεν προκύψει σφάλμα, δηλαδή το πρώτο γράμμα που αναζητάτε εμφανίζεται στην ανάθεση.
Κλείστε αμέσως όλα τα βιβλία εργασίας
Εάν εργάζεστε με πολλά βιβλία εργασίας ταυτόχρονα, είναι δύσκολο να κλείσετε όλα τα αρχεία Excel ξεχωριστά στο τέλος μιας ενότητας εργασίας. Με ένα μικρό κόλπο δίνετε την εντολή κλεισίματος για όλα τα ανοιχτά βιβλία εργασίας ταυτόχρονα:
Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift και κάντε κλικ στο "X" στο παράθυρο του Excel επάνω δεξιά.
Το Excel κλείνει αμέσως όλους τους φακέλους που έχουν ήδη αποθηκευτεί και ζητά ξεχωριστά τους φακέλους που δεν έχουν αποθηκευτεί εάν θέλετε να τους αποθηκεύσετε.
