Γράψιμο κειμένων στο Word: 6 πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε

Με μερικά κόλπα για καλά κείμενα στο Word

Το πρόγραμμα Word της Microsoft είναι ένας από τους ηγέτες της αγοράς μεταξύ των προγραμμάτων επεξεργασίας κειμένου. Αυτό οφείλεται ιδιαίτερα στην ευκολία χρήσης του Word. Ένα άλλο πλεονέκτημα του προγράμματος γραφής: Η συμβατότητα των εκδόσεων του Word διασφαλίζει ότι οι χρήστες που δεν διαθέτουν την τρέχουσα σουίτα του Office μπορούν να επεξεργαστούν έγγραφα και να τα μοιραστούν με άλλους. Υπάρχουν μερικά βήματα που πρέπει σίγουρα να γνωρίζετε για να κάνετε τα κείμενα στο Word ακόμα πιο ελκυστικά.

1. Μορφοποίηση κειμένου: το μάτι διαβάζει μαζί σας

Αφενός, τα κείμενα υψηλής ποιότητας χαρακτηρίζονται από το περιεχόμενό τους. Από την άλλη πλευρά, η μορφοποίηση του κειμένου αποφασίζει επίσης πόσο ελκυστικός θα βρει ο αναγνώστης ένα έγγραφο. Η στοχευμένη χρήση επικεφαλίδων, παραγράφων και παρόμοιων στοιχείων είναι το παν και το τέλος όταν γράφετε.

Όσον αφορά τη μορφή, δεν έχει σημασία μόνο το γραπτό περιεχόμενο. Ο ελεύθερος χώρος - ο λεγόμενος λευκός χώρος - παίζει επίσης σημαντικό ρόλο στη δημιουργία ενός ελκυστικού κειμένου. Οι επικεφαλίδες ή η επισήμανση ιδίως θα πρέπει να αναγνωρίζονται με την πρώτη ματιά με απόσταση μεταξύ τους κατά μία ή μισή γραμμή.

Πρότυπα στυλ στο Word για επαγγελματικό σχεδιασμό κειμένου

Για να διευκολύνει αυτήν την εργασία για εσάς, το Microsoft Word προσφέρει πολλά πρότυπα. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να σχεδιάσετε όχι μόνο ένα απλό κείμενο, αλλά και, για παράδειγμα, ένα βιογραφικό ή να γράψετε γράμματα. Ανεξάρτητα από τον τύπο του εγγράφου που θέλετε να δημιουργήσετε: Με μεγαλύτερα κείμενα, θα πρέπει να δομήσετε το έγγραφο με επικεφαλίδες.

Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ με το κουμπί του ποντικιού στην καρτέλα "Έναρξη" στην κορδέλα του μενού. Εδώ υπάρχει το στοιχείο "Μορφοποίηση προτύπων", όπου μπορείτε να επιλέξετε διαφορετικές μορφές επικεφαλίδας. Εάν διαμορφώσετε το κείμενό σας χρησιμοποιώντας αυτά τα πρότυπα από την αρχή, μπορείτε ακόμη και να δημιουργήσετε έναν αυτόματο πίνακα περιεχομένων αργότερα.

υπόδειξη: Το Word προσφέρει επίσης τη σωστή μορφή για λίστες. Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε λίστες με κουκκίδες, αριθμημένες ή ακόμη και πολυεπίπεδες σε λίγα μόνο κλικ. Οι λίστες βοηθούν στο να γίνει μια ενότητα κειμένου σαφέστερη - και μπορούν επίσης να εξατομικευτούν.

Λεπτομερής μορφοποίηση χαρακτήρων και παραγράφων

Το Word δεν σας δίνει μόνο τη δυνατότητα μορφοποίησης επικεφαλίδων. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε το τρέχον κείμενο στις ιδέες σας με λίγα μόνο κλικ. Για λέξεις, εκτός από τον τύπο και το μέγεθος της γραμματοσειράς, μπορείτε επίσης να ορίσετε εφέ κειμένου όπως έντονα και πλάγια. Μπορείτε επίσης να επισημάνετε σημαντικό περιεχόμενο υπογραμμίζοντας το ή χρησιμοποιώντας ένα χρώμα κειμένου ή φόντου. Μπορείτε επίσης να σχεδιάσετε πλαίσια χρησιμοποιώντας πλαίσια κειμένου.

υπόδειξη: Μπορείτε επίσης να το κάνετε με συνδυασμό πλήκτρων: Χρησιμοποιήστε τη συντόμευση [CTRL + Shift + U] για υπογράμμιση.

Αλλά ο σωστός σχεδιασμός των παραγράφων δίνει επίσης στο κείμενό σας μια σαφή εμφάνιση. Εκτός από το διάστιχο και το πλάτος μιας παραγράφου, μπορείτε επίσης να καθορίσετε εσοχές και λίστες - έτσι ενσωματώνεται αρμονικά ένα πεδίο κειμένου στο έγγραφό σας. Πολλές επιλογές μορφοποίησης και διάταξης μπορούν να ελεγχθούν χρησιμοποιώντας μια συντόμευση πληκτρολογίου. Για παράδειγμα, πατήστε CTRL + B για να ενεργοποιήσετε την αιτιολόγηση.

2. Ειδικοί χαρακτήρες: Δώστε στο κείμενο κάτι συγκεκριμένο

Υπάρχουν χαρακτήρες που δεν είναι ούτε γράμματα ούτε αριθμοί - μιλάμε για ειδικούς χαρακτήρες. Αυτό περιλαμβάνει όχι μόνο λέξεις και σημεία στίξης, αλλά και επιστημονικά και τεχνικά σύμβολα. Αυτοί οι ειδικοί χαρακτήρες δεν μπορούν να βρεθούν στα περισσότερα πληκτρολόγια. Με το Word, μπορείτε να τα εισαγάγετε στο κείμενό σας καθόλου.

Κάντε κλικ με το κουμπί του ποντικιού στην κατηγορία "Εισαγωγή" στην κορδέλα του μενού. Τώρα θα βρείτε την ενότητα "Σύμβολα" στην άκρη δεξιά. Εκτός από τους μαθηματικούς τύπους, θα βρείτε επίσης ειδικούς χαρακτήρες όπως το σύμβολο ευρώ ή το σύμβολο πνευματικών δικαιωμάτων εδώ. Απλώς επιλέξτε την εικόνα που θέλετε να αντιγράψετε τον ειδικό χαρακτήρα στο πεδίο κειμένου.

υπόδειξη: Εάν χρησιμοποιείτε συχνά τους ίδιους ειδικούς χαρακτήρες στα κείμενά σας στο Word, υπάρχει ένα τέχνασμα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να τους εισαγάγετε ακόμη πιο γρήγορα. Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε τη δική σας συντόμευση πληκτρολογίου για το σύμβολο. Στη συνέχεια, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να πατήσετε τα κατάλληλα πλήκτρα και ο ειδικός χαρακτήρας θα εμφανιστεί στο έγγραφο.

3. Εισάγετε υπογραφή για επαγγελματική εμφάνιση

Ανεξάρτητα από το αν πρόκειται για ένα σημαντικό έγγραφο σε ιδιωτικό περιβάλλον ή για επιχειρηματικό κείμενο - προσθέτοντας μια υπογραφή μεταδίδετε τεχνογνωσία και σοβαρότητα. Η υπογραφή είναι ακόμη υποχρεωτική για έγγραφα με νομική συνάφεια. Αλλά δεν χρειάζεται πρώτα να εκτυπώσετε το έγγραφο του Word. Έχετε την επιλογή να εισαγάγετε την υπογραφή απευθείας στο αρχείο.

Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία, πρώτα σαρώστε την υπογραφή σας. Στη συνέχεια, ανοίξτε την εικόνα στο Word και κόψτε την στο σωστό μέγεθος. Εναλλακτικά, μπορείτε να προσθέσετε μια γραμμή υπογραφής στο κείμενό σας. Μπορείτε να το βρείτε στο στοιχείο μενού "Εισαγωγή" στην κατηγορία "Κείμενο". Στα δεξιά της επιλογής "Πεδίο κειμένου" θα βρείτε την επιλογή δημιουργίας γραμμής υπογραφής. Με αυτόν τον τρόπο, οι παραλήπτες σας γνωρίζουν άμεσα πού απαιτείται υπογραφή.

4. Χρησιμοποιήστε αναφορές για να δημιουργήσετε ένα σαφές κείμενο στο Word

Ειδικά σε επαγγελματικό και επιστημονικό πλαίσιο, είναι συχνά σημαντικό να τεκμηριώνονται δηλώσεις με αντίστοιχο κατάλογο πηγών. Συνήθως χρησιμοποιούνται υπερ -σύνδεσμοι ή αναφορές στο υποσέλιδο για το σκοπό αυτό. Γνωρίζατε όμως ότι μπορείτε επίσης να εισαγάγετε αναφορές στο Word που αναφέρονται στο δικό σας έγγραφο;

Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε μια διασταυρούμενη αναφορά για να ανατρέξετε σε μια εικόνα ή γραφικό ή πίνακα που μπορείτε να βρείτε αργότερα στο κείμενο. Αλλά οι επικεφαλίδες και τυχόν αποσπάσματα κειμένου μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για αναφορά. Για να συνδεθείτε σε ένα αρχείο, πρέπει να επισημάνετε το επιθυμητό μέρος κειμένου στο έγγραφο με το κουμπί του ποντικιού. Για αυτήν τη σήμανση, αντιστοιχίζετε τώρα έναν σελιδοδείκτη και τον συνδέετε σε άλλο μέρος με έναν υπερσύνδεσμο. Οι αναγνώστες σας θα έχουν ήδη τη δυνατότητα να μεταβούν στο έγγραφο με στοχευμένο τρόπο.

5. Χάρη στο Word, παύλα χωρίς σφάλματα

Η σωστή παύλα υπογραμμίζει τον επαγγελματισμό του κειμένου σας στο Word. Τα σφάλματα διαχωρισμού όχι μόνο φαίνονται άσχημα, αλλά διαταράσσουν επίσης τη ροή της ανάγνωσης. Μπορείτε να επιλέξετε να κάνετε χωρίς διαχωρισμό λέξεων κατά τη γραφή, αλλά αυτό μπορεί να οδηγήσει σε κενά στο κείμενο, ειδικά όταν δικαιολογείται. Στην κορδέλα, στην καρτέλα "Διάταξη", θα βρείτε την κατάλληλη ρύθμιση που θα σας βοηθήσει να διαχωρίσετε τις λέξεις στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου.

Μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ αυτόματης και χειροκίνητης παύσης. Εάν αποφασίσετε για τη δεύτερη παραλλαγή, καθορίστε για κάθε γραμμή ξεχωριστά εάν μια λέξη πρέπει να διαχωριστεί ή όχι. Η αυτόματη λειτουργία, από την άλλη πλευρά, διαχωρίζει αυτόματα όλες τις λέξεις στο τέλος της γραμμής. Κατά την επεξεργασία, θα πρέπει να ελέγξετε ξανά εάν το Word έχει πραγματοποιήσει την παύλα χωρίς σφάλματα.

6. Στοχευμένη χρήση γραμματοσειρών και γραμματοσειρών στο Word

Από παιχνιδιάρικο έως επαγγελματικό - οι γραμματοσειρές και οι γραμματοσειρές στο Word διαφέρουν στην εμφάνισή τους. Εάν αποφασίσετε για έναν τύπο σχεδίασης γραμματοσειράς, θα πρέπει να τον διατηρήσετε για ολόκληρο το κείμενο. Διαφορετικά, θα αποσπάσει την προσοχή του αναγνώστη από το περιεχόμενο της γραφής σας. Εξαιρέσεις είναι ευπρόσδεκτες μόνο για τον τίτλο.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια εναλλακτική γραμματοσειρά για να επιστήσει την προσοχή σε σημαντικά σημεία του εγγράφου του Word. Δεν σας αρέσουν οι διαθέσιμες γραμματοσειρές; Στη συνέχεια, το λογισμικό σας δίνει ακόμη και την επιλογή να προσθέσετε νέες γραμματοσειρές. Εναλλακτικά, η συνάρτηση WordArt μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία ειδικών εφέ γραμματοσειράς.

Προσοχή: Βλέπετε ένα είδος ανάποδου P στο κείμενό σας και αναρωτιέστε: "Ποιοι είναι οι περίεργοι χαρακτήρες στο κείμενό μου;". Αυτοί οι ειδικοί χαρακτήρες δεν έχουν καμία σχέση με τη γραμματοσειρά που επιλέγετε. Αντιθέτως, έχετε εμφανίσει όλους τους μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες στο έγγραφό σας. Εάν θέλετε να απενεργοποιήσετε ξανά αυτήν τη λειτουργία, θα τη βρείτε στην κορδέλα μενού στην περιοχή "Παράγραφος".

Με μερικές συμβουλές και κόλπα για κείμενα υψηλής ποιότητας στο Word

Μερικά βήματα το καθιστούν δυνατό: μπορείτε να δημιουργήσετε κείμενα διαισθητικά στο Word. Αλλά μόλις θέλετε να επισημάνετε σημαντικά αποσπάσματα ή θέλετε ειδική μορφοποίηση κειμένου, είναι λογικό να διαβάσετε μερικές συμβουλές για το Word. Η σωστή γραμματοσειρά, η παύλα χωρίς σφάλματα και η υπογεγραμμένη υπογραφή θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε μια επαγγελματική συνολική εικόνα σε πειστική μορφή.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε αναφορές εντός του κειμένου σας στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου. Είτε στις υποσημειώσεις στο υποσέλιδο είτε στη μέση του τρέχοντος κειμένου με συνδέσμους: Με αναφορές προσφέρετε στον αναγνώστη μια καλύτερη επισκόπηση και ενεργοποιείτε τη στοχευμένη ανάγνωση. Τώρα χρησιμοποιήστε λίστες και ειδικούς χαρακτήρες, δοκιμάστε την τεχνογνωσία του Word - οι αναγνώστες σας θα σας ευχαριστήσουν.

Μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το κείμενο στο Word εδώ:

• Με αυτά τα σύμβολα κράτησης θέσης μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αντικατάστασης ακόμη πιο αποτελεσματικά