Πώς να δομήσετε σωστά τα έγγραφά σας στο Word
Το Word προσφέρει στους χρήστες πολλές διαφορετικές επιλογές για το σχεδιασμό εγγράφων κειμένου σύμφωνα με διαφορετικές απαιτήσεις ή μεμονωμένες ιδέες. Όχι μόνο οι ρυθμίσεις γραμματοσειράς, αλλά και η διάταξη και η μορφοποίηση των εγγράφων μπορούν να προσαρμοστούν. Ειδικά εάν χρησιμοποιείτε συχνά το Word και χρησιμοποιείτε μια συγκεκριμένη δομή κειμένου σε τακτική βάση, μπορείτε να επωφεληθείτε σημαντικά από τη λειτουργία του "προτύπου μορφοποίησης". Αλλά πώς δημιουργείτε ένα πρότυπο στο Word; Και πώς τα επεξεργάζεστε;
Πρότυπο στο Word: τι είναι στην πραγματικότητα;
Η δουλειά σας δεν περιορίζεται σε μια συγκεκριμένη μορφή; Χρειάζεται να κάνετε εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών τύπων κειμένου; Μπορείτε να αποθηκεύσετε διαφορετικά πρότυπα χρηστών στο Word και να έχετε πρόσβαση σε αυτά ανά πάσα στιγμή. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε έγγραφα με λίγη προσπάθεια και να τα γεμίσετε γρήγορα με το κατάλληλο περιεχόμενο.
Υπό ορισμένες συνθήκες, μερικά πρότυπα θα συσσωρευτούν στο σύστημα αρχειοθέτησης σας. Για να διατηρήσετε μια επισκόπηση, μπορείτε να ταξινομήσετε αυτά τα δείγματα εγγράφων στην αντίστοιχη περιοχή εργασιών. Με αυτόν τον τρόπο, θα το βρείτε ακόμη πιο γρήγορα όταν ψάχνετε για ένα συγκεκριμένο στυλ. Πώς όμως μπορούν να ενσωματωθούν πρότυπα μορφής στο έγγραφό σας;
Με μια ματιά: δομή και επεξεργασία κειμένων με σαφήνεια
Θα βρείτε μια επιλογή προτύπων μορφής στην κορδέλα του μενού στην καρτέλα "Έναρξη". Από προεπιλογή, το Word ορίζει διαφορετικά επίπεδα για επικεφαλίδες σε διαφορετικές γραμματοσειρές και μεγέθη, βοηθώντας έτσι στην τυποποίηση εγγράφων κειμένου. Επιπλέον, οι επικεφαλίδες ξεχωρίζουν τόσο καλά από το περιεχόμενο κειμένου ή εικόνας.
Η χρήση των προτύπων επιτρέπει επίσης ταχύτερη πλοήγηση σε ένα έγγραφο. Κατά κανόνα, θα βρείτε τη λεγόμενη "περιοχή πλοήγησης" στην αριστερή πλευρά της σελίδας στο Word. Εάν αυτό δεν είναι ορατό σε εσάς, προχωρήστε ως εξής:
-
Επιλέξτε τις καρτέλες "Προβολή".
-
Στην περιοχή "Εμφάνιση" μπορείτε να ελέγξετε τα πεδία "Χάρακας", "Γραμμές πλέγματος" και "Περιοχή πλοήγησης".
-
Μόλις ελέγξετε την "Περιοχή πλοήγησης", η γραμμή πλοήγησης εμφανίζεται στα αριστερά.
-
Κάντε κλικ εδώ στις "Επικεφαλίδες", έτσι ώστε η δομή επικεφαλίδων να εμφανίζεται στη γραμμή πλοήγησης.
Το Word εμφανίζει όλες τις καθορισμένες επικεφαλίδες και υποκεφαλίδες εδώ. Κάνοντας κλικ στο στοχευμένο πεδίο κειμένου στην περιοχή πλοήγησης, μπορείτε εύκολα να κάνετε εναλλαγή μεταξύ των επιπέδων που έχετε δημιουργήσει.
Πρέπει να ακολουθήσετε συγκεκριμένες οδηγίες για τη μορφοποίηση του κειμένου και των επικεφαλίδων; Λάβατε συγκεκριμένες οδηγίες για το πώς πρέπει να μοιάζει το τέλος του εγγράφου; Οι προτάσεις του Word δεν πληρούν πάντα τις απαιτήσεις των εταιρειών, των σχολείων ή του προσωπικού γούστου. Εάν στη συνέχεια χρησιμοποιείτε το προσαρμοσμένο πρότυπό σας, μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι θα εμφανιστεί ομοιόμορφο και θα πληροί τις προδιαγραφές σας.
Πρακτικό και ατομικό: Επιθεωρητής μορφής του Word
Για το λόγο αυτό, τα πρότυπα μπορούν να προσαρμοστούν. Ενώ το Microsoft Word συχνά καθορίζει ένα συγκεκριμένο μέγεθος γραμματοσειράς, γραμματοσειρά, συγκεκριμένο διάστημα γραμμών και την επιλογή μεταξύ αιτιολογημένης, δεξιάς ή αριστερής αιτιολόγησης, υπάρχει ακόμα πεδίο: Μπορείτε να κάνετε αλλαγές στις ρυθμίσεις όπως θέλετε.
Για να επεξεργαστείτε ένα πρότυπο μορφοποίησης ή για να δημιουργήσετε ένα νέο μοτίβο, ανοίξτε την καρτέλα "Έναρξη" στην κορδέλα μενού. Εδώ θα βρείτε το πεδίο "Μορφοποίηση προτύπων". Κάντε κλικ στο μικρό βέλος στην κάτω δεξιά γωνία. Ανάλογα με την έκδοση του Word, έχετε διαφορετικές επιλογές σε αυτό το σημείο. Οι ακόλουθες λειτουργίες είναι διαθέσιμες σε εσάς:
- Πρότυπο νέου στυλ
- Επιθεωρητής μορφής
- Ελέγξτε τα στυλ
- Επιλογές
Μπορείτε να δείτε μόνο σύμβολα εδώ αντί για τους όρους που αναφέρονται. Για παράδειγμα, ένα "A +" σημαίνει "Πρότυπο νέας μορφής". Κάντε κλικ στο σύμβολο για να ανοίξετε το αντίστοιχο παράθυρο.
Στην ενότητα "Πρότυπο νέας μορφής" μπορείτε να ορίσετε νέα πρότυπα για μορφοποίηση κειμένου σύμφωνα με τις δικές σας ιδέες ή σε συνεννόηση με τον εργοδότη σας. Ο «Επιθεωρητής μορφοποίησης», από την άλλη πλευρά, είναι ένας βοηθός που σας ελέγχει εάν τηρούνται τα πρότυπα μορφής που έχουν οριστεί προηγουμένως - παρόμοια με το «Έλεγχος του προτύπου μορφής». Στην ενότητα "Επιλογές", για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το τρέχον έγγραφο ως βάση για τη δημιουργία ενός νέου προτύπου.
Καλά οργανωμένο: Έτσι παρακολουθείτε τα πράγματα στο Word
Εάν έχετε αποφασίσει να δημιουργήσετε μεμονωμένα πρότυπα χρηστών στο Microsoft Word, το δείγμα εγγράφου μπορεί να αποθηκευτεί σε κατάλληλη θέση αποθήκευσης. Για να μπορέσετε να ανοίξετε γρήγορα τα αρχεία τη σωστή στιγμή, ο αντίστοιχος φάκελος θα πρέπει να είναι εύκολο να βρεθεί.
Επειδή μεγάλες ποσότητες δεδομένων μπορούν να συσσωρευτούν γρήγορα σε έναν υπολογιστή, ο οργανισμός σας είναι ιδιαίτερα σημαντικός εδώ. Το Word προτείνει διαφορετικές θέσεις αποθήκευσης ανάλογα με τον τύπο του αρχείου. Ταυτόχρονα, το πρόγραμμα του Office σας προσφέρει την επιλογή εμφάνισης όλων των διαθέσιμων προτύπων μορφής.
Ωστόσο, δεν μπορείτε μόνο να έχετε πρόσβαση στα πρότυπα χρηστών, αλλά και να χρησιμοποιήσετε μεμονωμένες, έτοιμες ενότητες κειμένου μέσω επιλογής λίστας. Εκτός από τα γραφικά, τα έγγραφα μπορούν να συναρμολογηθούν σε ένα φάκελο και να τοποθετηθούν σε ξεχωριστή και κατάλληλα επισημασμένη θέση αποθήκευσης με το όνομα χρήστη σας.
Χρησιμοποιήστε το δυναμικό: Χρησιμοποιήστε σωστά τις λειτουργίες του Word
Χάρη στις μεταβλητές μονάδες κειμένου, το κείμενό σας δεν μπορεί να δημιουργηθεί μόνο σε μερικά βήματα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μερικές άλλες λειτουργίες για να κάνετε επιπλέον εξατομίκευση. Ανάλογα με τις απαιτήσεις που πρέπει να πληροί το έγγραφο στο τέλος, μπορείτε να εισαγάγετε μερικά στοιχεία που κάνουν το κείμενο να φαίνεται πιο ελκυστικό.
Γραφικά, χωριστά πεδία κειμένου, παραθέσεις και υπερσυνδέσεις που ξεχωρίζουν από το υπόλοιπο κείμενο συχνά απευθύνονται κυρίως στους αναγνώστες και προκαλούν το ενδιαφέρον τους. Ένας πίνακας περιεχομένων, μια λίστα πηγών, τα ονόματα των συγγραφέων και η ημερομηνία και οι αριθμοί σελίδων είναι συνήθως μέρος των επίσημων βασικών στοιχείων που περιέχουν τα περισσότερα έγγραφα.
Εάν περισσότερα από ένα άτομα εργάζονται με ένα αρχείο, μπορεί να σας βοηθήσει να συμπεριλάβετε τη διαδρομή από την οποία έχετε πρόσβαση στην τοποθεσία του αρχείου στην κεφαλίδα ή το υποσέλιδο του κειμένου. Το όνομα χρήστη σας μπορεί να είναι ορατό στο μενού, έτσι ώστε όλοι όσοι εργάζονται στο κείμενο να μπορούν να δουν ποιος δημιούργησε ή επεξεργάστηκε το έγγραφο.
Πρότυπα και άλλες λειτουργίες: κάντε τα έγγραφα ελκυστικά
Οι διάφορες λειτουργίες του Word σάς επιτρέπουν επίσης να αναθεωρήσετε υπάρχοντα πρότυπα. Εάν θέλετε να κάνετε διορθώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "Εύρεση & αντικατάσταση", για παράδειγμα. Εάν παρατηρήσετε σφάλμα στο πρότυπό σας αφού το έχετε ήδη αποθηκεύσει σε ένα φάκελο, μπορείτε ακόμα να ενσωματώσετε τις αλλαγές σας και να ενημερώσετε το έγγραφο. Η καταχώρηση μπορεί στη συνέχεια να ανοίξει στην τρέχουσα έκδοση.
Όταν δημιουργείτε μια σελίδα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί για να χρησιμοποιήσετε διάφορες λειτουργίες πεδίου. Εκτός από τις μακροεντολές, μπορείτε, για παράδειγμα, να εισαγάγετε κείμενα αυτοκινήτου στο κείμενό σας με λίγα μόνο κλικ, τα οποία έχετε διατυπώσει εκ των προτέρων και θα θέλατε να χρησιμοποιείτε συχνά. Ενώ μπορείτε να καλέσετε γρήγορα και να ενεργοποιήσετε εντολές που χρησιμοποιούνται τακτικά με μακροεντολές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία για να ενσωματώσετε πεδία κειμένου ή γραφικά στο έγγραφό σας.
Καλό είναι να γνωρίζετε: Πώς να εργάζεστε αποτελεσματικά με το Microsoft Word
Στην καθημερινή επαγγελματική ζωή, όχι μόνο τα πρότυπα και οι λειτουργίες όπως οι μακροεντολές ή οι ενότητες κειμένου είναι χρήσιμα στοιχεία του Word. Μπορείτε να αποθηκεύσετε οποιοδήποτε αρχείο ως PDF. Τα έγγραφα μπορούν στη συνέχεια να σταλούν γρήγορα και δεν μπορούν πλέον να αλλάξουν εύκολα από άλλα άτομα.
Το πρόγραμμα του Office σας δίνει επίσης τη δυνατότητα να κάνετε μεταφράσεις και να δημιουργήσετε γράμματα φόρμας. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να προσεγγίσετε πολλούς παραλήπτες όχι μόνο γρήγορα, αλλά και αποτελεσματικά. Συνολικά, το Microsoft Word σας προσφέρει έναν πρακτικό τρόπο αντιμετώπισης μιας μεγάλης ποικιλίας απαιτήσεων δημιουργίας κειμένου. Μπορείτε να λάβετε μια δομημένη επισκόπηση των λειτουργιών στην κορδέλα μενού του προγράμματος Office.
Ερωτήσεις & απαντήσεις
Πώς μπορώ να δημιουργήσω ένα πρότυπο μορφής ή ένα πρότυπο χρήστη στο Word;
Επιλέξτε την καρτέλα "Έναρξη" στην κορδέλα μενού. Στη συνέχεια, αναζητήστε το πεδίο "Μορφοποίηση προτύπων" στην επάνω γραμμή. Εδώ θα βρείτε ένα μικρό μαύρο βέλος: Αν κάνετε κλικ σε αυτό, θα ανοίξει ένα άλλο πεδίο. Στην κάτω περιοχή θα βρείτε τις διαθέσιμες επιλογές για επεξεργασία προτύπων. "Πρότυπο νέας μορφής" ή ένα σύμβολο συν υποδεικνύουν την επιλογή δημιουργίας ενός νέου προτύπου.
Ποιες ρυθμίσεις μπορώ να κάνω για τα πρότυπά μου;
Αρχικά, δώστε στο πρότυπο της μορφής σας ένα όνομα χρήστη. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να βρείτε ξανά το μοτίβο αργότερα στο μενού ή στην επιθυμητή θέση αποθήκευσης αρχείων. Στη συνέχεια, μπορείτε να καθορίσετε τι τύπο εγγράφου είναι. Δημιουργείτε ένα πρότυπο πίνακα; Or μια λίστα δειγμάτων; Στις άλλες ρυθμίσεις, μπορείτε επίσης να καθορίσετε τη γραμματοσειρά και το μέγεθος καθώς και το διάστημα και τις σημάνσεις.
