Δείτε πώς μπορείτε να ανακαλύψετε αυτά τα σφάλματα στο Excel αυτόματα
Λόγω της μεγάλης ποικιλίας επιλογών υπολογισμού, τυπικά σφάλματα στις λειτουργίες του Excel εμφανίζονται ξανά και ξανά με υπολογιστικά φύλλα. Κανένα πρόβλημα - στις περισσότερες περιπτώσεις αυτά μπορούν να διορθωθούν με λίγα μόνο κλικ και μπορείτε να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε τον πίνακα. Εδώ θα βρείτε μια επισκόπηση των πιο συνηθισμένων σφαλμάτων και πρακτικές συμβουλές για το πώς να τα διορθώσετε. Θα μάθετε επίσης πιθανές στρατηγικές αποφυγής.
Αυτά είναι 10 κοινά λάθη στις λειτουργίες του Excel
Ακολουθούν οι δέκα πιο συνηθισμένοι κωδικοί σφαλμάτων για πιθανά προβλήματα και λύσεις του Excel.
1. #ΟΝΟΜΑ;
Παρουσιάζονται σφάλματα πληκτρολόγησης - αν αυτό συμβαίνει στον τύπο, εμφανίζεται το μήνυμα σφάλματος #NAME; Αντί του αποτελέσματος. Δεν υπάρχει νόημα να αποκρύψετε το σφάλμα με μια λειτουργία όπως το IFERROR. Πρέπει να το διορθώσετε. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κοιτάξετε προσεκτικά το όνομα που δώσατε τον τύπο. Υπάρχει στριμμένο γράμμα; Έχετε ξεχάσει ένα γράμμα ή το εισάγατε δύο φορές; Για παράδειγμα, διορθώστε = SUME (A3: A16) έως = SUM (A3: A16) και θα έχετε το σωστό αποτέλεσμα.
Χρησιμοποιήστε τον οδηγό τύπου
Μπορείτε να αποφύγετε αυτούς τους τύπους σφαλμάτων χρησιμοποιώντας το Formula Assistant. Δουλεύει κάπως έτσι:
Όταν ξεκινάτε να πληκτρολογείτε το όνομα του τύπου, ανοίγει ένα αναπτυσσόμενο μενού με τα ονόματα που ταιριάζουν με τις τιμές που καταχωρίσατε.
Εάν εισαγάγετε το όνομα και την αρχική παρένθεση, θα εμφανιστεί η σωστή ορθογραφία στο κείμενο του δείκτη.
Ο οδηγός λειτουργίας θα βοηθήσει κατά την εισαγωγή της λειτουργίας. Εάν επισημάνετε το κελί με τον τύπο και επιλέξετε "Εισαγωγή λειτουργίας" στην καρτέλα "Τύπος", το Excel καλεί τον οδηγό. Τα μεμονωμένα ορίσματα εμφανίζονται εδώ - και επίσης εάν υπάρχει σφάλμα.
2. #NULL!
Αυτό το μήνυμα σφάλματος μπορεί να υποδεικνύει δύο πράγματα:
- Καθορίσατε έναν εσφαλμένο τελεστή εύρους σε έναν τύπο.
- Χρησιμοποιείτε τελεστή διασταύρωσης σε δύο μη επικαλυπτόμενες περιοχές.
Στην πρώτη περίπτωση, αναφέρεστε σε ένα συνεχές εύρος κελιών σε έναν τύπο - για παράδειγμα τα κελιά Β4 έως Β12. Χρησιμοποιείτε το παχύ έντερο ως τελεστή εύρους. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να υπολογίσετε ένα σύνολο, ο σωστός τύπος είναι = SUM (B4: B12). Εάν αναφέρεστε σε δύο περιοχές χωρίς αλληλεπικάλυψη, το ερωτηματικό είναι ο κατάλληλος τελεστής. Εάν θέλετε να υπολογίσετε το άθροισμα από τις περιοχές B4 έως B12 και C9 έως C23, αυτός ο τύπος είναι σωστός: = SUM (B4: B12; C9: C23).
Στη δεύτερη περίπτωση, θέλετε να εργαστείτε με επικαλυπτόμενα εύρη κελιών, αλλά τα δύο καθορισμένα εύρη δεν επικαλύπτονται. Για παράδειγμα, λαμβάνετε το σφάλμα για τον τύπο = CELL ("Διεύθυνση" (B4: B12 D4: D6)). Δεν υπάρχει αλληλεπικάλυψη μεταξύ των δύο περιοχών. Εάν αλλάξετε τις περιοχές έτσι ώστε να αλληλεπικαλύπτονται - για παράδειγμα ως = CELL ("Διεύθυνση" (B4: B12 B5: D5)) - το σημείο τομής και των δύο περιοχών εμφανίζεται ως αποτέλεσμα. Σε αυτή την περίπτωση είναι το κελί Β5.
3. #ΑΝΑΦΟΡΑ!
Το μήνυμα σφάλματος #REZUG! υποδεικνύει ότι μια περιοχή στην οποία αναφέρεστε δεν υπάρχει. Το πρόγραμμα δεν μπορεί να αναφέρεται στο καθορισμένο εύρος για τον υπολογισμό. Αυτό συμβαίνει, για παράδειγμα, όταν διαγράφεται ένα φύλλο εργασίας, μια σειρά, μια στήλη ή ένα κελί στο οποίο αναφέρεστε στον τύπο.
Για παράδειγμα, έχετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel με τις γραμμές 1, 2 και 3 και τις στήλες A, B και C. Ο τύπος είναι = SUM (A2; B2; C2). Τώρα διαγράψτε τη γραμμή 2. Αντί για το αποτέλεσμα, τότε θα δείτε την τιμή σφάλματος #REFER, επειδή μία από τις τιμές για τον υπολογισμό δεν υπάρχει.
Εάν έχετε διαγράψει κατά λάθος το τμήμα που λείπει για τον υπολογισμό, μπορείτε να διορθώσετε το σφάλμα σας απευθείας με την εντολή "Αναίρεση". Εάν η υποπεριοχή διαγράφηκε σωστά, αναδιατυπώστε τον τύπο. Εάν εισαγάγετε = SUM (A2: C2), θα εμφανιστεί το σωστό αποτέλεσμα επειδή το Excel απλώς αφαιρεί τη διαγραμμένη δεύτερη στήλη.
4. #ΑΞΙΑ!
Αυτό το μήνυμα σφάλματος μπορεί να υποδεικνύει πολλά διαφορετικά προβλήματα Excel. Μία από τις τιμές στον πίνακα δεν ταιριάζει με τις πληροφορίες του τύπου, επομένως το πρόγραμμα δεν μπορεί να εκτελέσει τον υπολογισμό. Αυτό συμβαίνει, για παράδειγμα, εάν ένα από τα κελιά που χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό περιέχει μια λέξη αντί για έναν αριθμό.
Δεδομένου ότι υπάρχουν πολλές πιθανές πηγές σφάλματος για το #VALUE! υπάρχουν πολλοί τρόποι για να το διορθώσετε. Οι ακόλουθες λύσεις μπορούν να βοηθήσουν:
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συναρτήσεις αντί για μαθηματικούς τελεστές. Έτσι αντί για = B4 + B5 + B6 πληκτρολογήστε τη συνάρτηση = SUM (B4: B6).
- Ελέγξτε τα συγκεκριμένα κελιά για ειδικούς χαρακτήρες. Εάν είναι απαραίτητο, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία ISTTEXT σε ξεχωριστή στήλη για αυτό. Αυτό σας δείχνει σε ποιο κελί βρίσκεται το σφάλμα.
- Σως η τιμή σφάλματος να οφείλεται σε κενά σε ένα κελί που εμφανίζεται στη συνάρτηση. Για να το μάθετε, σημειώστε τα κατάλληλα κελιά. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην ενότητα "Αναζήτηση και επιλογή" στην ενότητα "Έναρξη" και κάντε κλικ στην επιλογή "Αντικατάσταση". Εισαγάγετε ένα κενό για "Αναζήτηση" και τίποτα για "Αντικατάσταση με". Τώρα μπορείτε να αντικαταστήσετε τους ανεπιθύμητους χώρους.
- Οι κρυφοί χαρακτήρες μπορούν επίσης να οδηγήσουν σε αυτό το συνηθισμένο σφάλμα στις λειτουργίες του Excel. Για να τα εξαλείψετε, μεταβείτε στην ενότητα "Έναρξη" και "Ταξινόμηση και φιλτράρισμα" στο "Φίλτρο". Κάτω από το βέλος φίλτρου, απενεργοποιήστε την επιλογή "Επιλογή όλων" και σημειώστε την επιλογή "Κενά κελιά" και όλες τις θέσεις όπου δεν υπάρχει τίποτα. Εάν πατήσετε OK, το Excel θα σας δείξει όλα τα υποτιθέμενα κενά κελιά που περιέχουν κρυμμένα σύμβολα. Επισημάνετε το και πατήστε "Κατάργηση". Διαγράψτε ξανά το φίλτρο.
5. #####
Όταν ένα ολόκληρο κελί του Excel εμφανίζεται γεμάτο διαμάντια, φαίνεται χειρότερο από ό, τι είναι με την πρώτη ματιά. Αυτό σημαίνει απλώς ότι η στήλη του Excel είναι πολύ στενή για να εμφανίσει ολόκληρο το περιεχόμενο του κελιού. Απλώς σύρετε τη στήλη ευρύτερα με το ποντίκι ή επιλέξτε μικρότερο μέγεθος γραμματοσειράς, ώστε να εμφανίζεται ολόκληρο το περιεχόμενο.
6. # DIV / 0!
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι εισάγετε μια συνάρτηση που θέλετε να διαιρέσετε πολλαπλές τιμές με άλλες τιμές. Τότε μπορεί να συμβεί ότι υπάρχει ένα μηδέν σε ένα από τα κελιά των οποίων τις τιμές θέλετε να διαιρέσετε - ή τίποτα απολύτως. Σε αυτή την περίπτωση, η τιμή σφάλματος # DIV / 0! Φαίνεται να υποδεικνύει ότι η διαίρεση με το μηδέν δεν επιτρέπεται.
Η λύση: Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχει μηδέν ή τίποτα στα αντίστοιχα κελιά του Excel ή αλλάξτε την αναφορά. Εναλλακτικά, μπορείτε να αποκρύψετε την εμφάνιση του σφάλματος - συγκεκριμένα όταν ακόμα περιμένετε τιμές που θέλετε να εισαγάγετε στα αντίστοιχα κελιά. Για αυτό μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο Excel IFERROR, για παράδειγμα, ο οποίος παρουσιάζεται λεπτομερέστερα παρακάτω.
7. #NV!
Με αυτήν την τιμή σφάλματος, το Excel υποδεικνύει ότι αυτό που ψάχνατε δεν βρέθηκε. Για παράδειγμα, εάν έχετε εκχωρήσει τιμές σε ορισμένους όρους και θέλετε να τους εμφανίσετε, αλλά ένας από τους όρους λείπει, αυτό το μήνυμα σφάλματος εμφανίζεται αντί για το αποτέλεσμα. Αυτό γίνεται συχνά σε συνδυασμό με τους τύπους LOOKUP, HLOOKUP, MATCH ή VLOOKUP. Για παράδειγμα, μπορείτε να εμφανίσετε σφάλματα με το VLOOKUP επειδή σας βοηθά να συγκρίνετε πίνακες μεταξύ τους ή να τους συνοψίσετε.
Ένα παράδειγμα: Έχετε δημιουργήσει έναν πίνακα με τις αντίστοιχες τιμές για βίδες, γάντζους, καρφίτσες, μπουλόνια, παξιμάδια κ.λπ. και έχετε ξεχάσει έναν από τους όρους. Το πρόγραμμα δεν τον βρίσκει. Κατά συνέπεια, δεν μπορεί να υπάρχει τιμή, μόνο #NV! υποδεικνύω. Λύνετε αυτό το πρόβλημα προσθέτοντας τον όρο. Εναλλακτικά, μπορείτε να αποκρύψετε την εμφάνιση του σφάλματος με τον τύπο IFERROR (δείτε παρακάτω).
8. #ΑΡΙΘΜΟΣ
Εάν η συνάρτηση περιέχει μη έγκυρη αριθμητική τιμή, θα λάβετε το σφάλμα #ΑΡΙΘΜΟΣ. Αυτό μπορεί να συμβεί, για παράδειγμα, όταν γράφετε αριθμούς όπως το 1000 με περίοδο μετά το ένα. Εισαγάγετε τους αριθμούς χωρίς καμία μορφοποίηση. Perhapsσως παίρνετε επίσης μια τετραγωνική ρίζα ενός αρνητικού αριθμού κάπου ή κάνετε άλλους υπολογισμούς που δεν λειτουργούν μαθηματικά;
Μια άλλη κατάσταση που μπορεί να οδηγήσει στην τιμή #NUM σφάλματος είναι η χρήση επαναλαμβανόμενων συναρτήσεων όπως το ενδιαφέρον. Για να έχετε αποτέλεσμα σε αυτήν την περίπτωση, απλώς αλλάξτε τον αριθμό επαναλήψεων που επιτρέπει το Excel για τον υπολογισμό - δηλαδή την επαναλαμβανόμενη χρήση της ίδιας μεθόδου υπολογισμού. Αυτό είναι απαραίτητο κατά τον υπολογισμό των τόκων, για παράδειγμα, εάν πρόκειται να προστεθεί ξανά το τρία τοις εκατό ξανά και ξανά.
Πως να το κάνεις:
-
Στην ενότητα "Αρχείο" και "Επιλογές" επιλέξτε "Τύποι". Εδώ, στην ενότητα "Επιλογές υπολογισμού", επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "Ενεργοποίηση επαναληπτικού υπολογισμού".
-
Στην ενότητα "Μέγιστος αριθμός επαναλήψεων", μπορείτε να καθορίσετε τον αριθμό των υπολογισμών που πρέπει να εκτελεί το Excel. Όσο υψηλότερος είναι αυτός ο αριθμός, τόσο περισσότερο θα χρειαστεί να υπολογιστεί.
-
Στο πεδίο "Μέγιστη αλλαγή", μπορείτε να καθορίσετε πόσο μπορεί να είναι το ποσό αλλαγής μεταξύ δύο αποτελεσμάτων τιμολογίου.
Σε σπάνιες περιπτώσεις μπορεί επίσης να συμβεί το αποτέλεσμα ενός τύπου να είναι πολύ μεγάλο ή πολύ μικρό για υπολογισμό στο Excel. Για αυτό, ωστόσο, το αποτέλεσμα πρέπει να είναι κάτω από -1x10 (υψηλό) 307 ή πάνω από 1x10 (υψηλό) 307. Σε αυτήν την περίπτωση πρέπει να επεξεργαστείτε τους τύπους έτσι ώστε το αποτέλεσμα να βρίσκεται σε μια περιοχή που μπορεί να υπολογίσει το Excel.
9. Κυκλική αναφορά
Το μήνυμα σφάλματος Κυκλική αναφορά; Στη συνέχεια, έχετε εισαγάγει έναν τύπο που αναφέρεται άμεσα ή έμμεσα στο κελί στο οποίο βρίσκεται ο τύπος. Το κυκλικό σφάλμα αναφοράς υποδεικνύει ότι ο τύπος δεν μπορεί να υπολογίσει τον εαυτό του και ως εκ τούτου δεν είναι δυνατό αποτέλεσμα. Εάν οι συναρτήσεις αναφέρονται μεταξύ τους, είναι μια έμμεση, εσφαλμένη αναφορά.
Πώς να λύσετε το σφάλμα:
-
Εάν υπάρχει μια κυκλική αναφορά, το μήνυμα σφάλματος εμφανίζεται στο αντίστοιχο σημείο. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να αλλάξετε το κελί απευθείας. Μην κάνετε εσοχή στο τρέχον κελί καθώς εισάγετε τον τύπο.
-
Αν θέλετε να βρείτε μη ανακαλυμμένες κυκλικές αναφορές, μεταβείτε στις "Τύποι", "Παρακολούθηση τύπου" και "Κυκλικές αναφορές". Όλες οι κυκλικές αναφορές στο έγγραφο εμφανίζονται τώρα και μπορείτε να τις επιλύσετε όπως στην πρώτη περίπτωση.
10. Ε +
Το E + δεν είναι ένα τυπικό σφάλμα στις λειτουργίες του Excel, αλλά εξακολουθεί να δημιουργεί σύγχυση στους χρήστες κατά καιρούς. Εάν εισαγάγετε έναν πολύ μεγάλο αριθμό σε ένα από τα κελιά, το Excel μπορεί να το συντομεύσει. Στη συνέχεια, το E + μπαίνει στο παιχνίδι. Για παράδειγμα, 265000000000000 στο κελί του Excel γίνεται 2,65E + 14. Είναι εκθετική μορφή. Το Excel το χρησιμοποιεί για να μπορεί να εμφανίζει ακόμη και μεγάλους αριθμούς έτσι ώστε να είναι εντελώς ορατοί στα κελιά.
Έτσι μπορείτε να εμφανίσετε πλήρως τους αριθμούς
Εάν θέλετε να εμφανίζονται πλήρως οι αριθμοί, είναι απαραίτητα μερικά απλά βήματα:
-
Σημειώστε τις σχετικές θέσεις στη λίστα σας.
-
Πατήστε Ctrl και 1 για να μπορέσετε να μορφοποιήσετε τα κελιά.
-
Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, επιλέξτε την καρτέλα "Αριθμοί" και την κατηγορία "Αριθμός".
-
Εισαγάγετε τον μεγάλο αριθμό και επιλέξτε πόσα δεκαδικά ψηφία θέλετε να εμφανίζονται και αν θέλετε να εμφανίζονται χιλιάδες διαχωριστικά.
-
Αφού κάνετε κλικ στο OK, το Excel θα σας δείξει πλήρως τον αριθμό στον πίνακα.
Αυτόματη ανίχνευση τυπικών σφαλμάτων στις λειτουργίες του Excel
Έχετε την επιλογή να ενεργοποιήσετε τον αυτόματο έλεγχο Excel. Εάν δεν είναι ακόμα ενεργοποιημένο για εσάς, αρκούν μερικά κλικ:
Στην ενότητα "Αρχείο" μεταβείτε στην επιλογή "Επιλογές".
Επιλέξτε "Τύποι".
Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "Ενεργοποίηση ελέγχου σφάλματος παρασκηνίου".
Εάν κάνετε κλικ σε ένα από τα κελιά του βιβλίου εργασίας που περιέχει μήνυμα σφάλματος, ένα μικρό θαυμαστικό θα εμφανιστεί δίπλα του. Εάν το επιλέξετε, θα εμφανιστεί μια λίστα. Εξηγεί ποιο μήνυμα σφάλματος είναι και προσφέρει επιλογές λύσης, βήματα υπολογισμού ή περαιτέρω βοήθεια για το πρόβλημα. Εναλλακτικά, το σφάλμα μπορεί επίσης να αγνοηθεί.
Αυτές οι συναρτήσεις εντοπίζουν σφάλματα στις λειτουργίες του Excel
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις λειτουργίες για να ελέγξετε γρήγορα τυπικά σφάλματα στις λειτουργίες του Excel.
IFERROR
Ορισμένοι τύποι μπορεί να μην είναι πλήρεις όπως έχουν τα πράγματα. Θέλετε να αποτρέψετε την εμφάνιση σφαλμάτων σε εσάς; Η λειτουργία IFERROR είναι κατάλληλη για αυτό. Αξιολογεί τους τύπους σφαλμάτων #NV, #VALUE!, #REFERENCE!, #DIV / 0!, #NUMBER!, #NAME? ή #NULL! το τέλος. Έχει απλή δομή γιατί περιέχει μόνο την τιμή και την τιμή_if_error. Η πρώτη τιμή ελέγχει τη συνάρτηση για ορθότητα. Το πρόγραμμα θα πρέπει να εμφανίζει την τελευταία τιμή στο αποτέλεσμα εάν υπάρχει σφάλμα. Η λειτουργία είναι πολύ χρήσιμη όταν επεξεργάζεστε έναν πίνακα για μεγάλο χρονικό διάστημα.
Ενα παράδειγμα:
Εισάγετε = IFERROR (B3 * C3; "Εισαγωγή τιμών") ή = IFERROR (B3 * C3; ""). Στην πρώτη περίπτωση θα σας υπενθυμιστεί τι πρέπει να κάνετε (αν υπάρχει σφάλμα) με το κείμενο "Προσθήκη τιμών". Στη δεύτερη περίπτωση, το κελί που θα περιείχε κανονικά το αποτέλεσμα παραμένει απλά κενό.
Προσοχή: Κατά την εισαγωγή κειμένου σε έναν τύπο, πρέπει πάντα να το τοποθετείτε σε εισαγωγικά. Διαφορετικά δεν θα λειτουργήσει. Επειδή χωρίς τα εισαγωγικά, το Excel κατανοεί τις λέξεις ως μέρος του τύπου.
ISERROR
Σε σχέση με τη λειτουργία IFERROR, η συνάρτηση ISERROR μπορεί επίσης να υποδεικνύει υπάρχοντα σφάλματα. Με αυτόν τον τρόπο, δεν εμποδίζουν περαιτέρω υπολογισμούς στη λίστα. Για να το κάνετε αυτό, πληκτρολογήστε, για παράδειγμα: = IF (ISERROR (B3); "παρακαλώ ελέγξτε"; B3 / 6). Εάν ο υπολογισμός μπορεί να πραγματοποιηθεί, θα λάβετε το αποτέλεσμα. Εάν το Excel εντοπίσει σφάλμα κατά τον έλεγχο του B3, οι λέξεις "παρακαλώ ελέγξτε" εμφανίζονται στο αντίστοιχο κελί.
Συμπέρασμα: Διορθώστε τα σφάλματα στις λειτουργίες του Excel γρήγορα και εύκολα
Είτε πρόκειται για ένα αντίστροφο γράμμα, έναν τύπο που δεν μπορεί να υπολογιστεί μαθηματικά, μια λανθασμένη αναφορά ή ένα κενό επειδή εξακολουθεί να λείπει μια τιμή - λάθη συμβαίνουν στην καθημερινή εργασία. Το Excel το ξέρει και αυτό. Ο αυτόματος έλεγχος επισημαίνει τυπικά σφάλματα στις λειτουργίες του Excel και εξηγεί τι αφορούν. Υπάρχουν επίσης δυνατότητες που ελέγχουν ή αποκρύπτουν σφάλματα, ώστε να μπορείτε να προχωρήσετε στο υπόλοιπο υπολογιστικό φύλλο.
