Η διαχείριση των λιστών διευθύνσεων στον υπολογιστή σας είναι πρακτική. Μερικές φορές, ωστόσο, είναι επίσης συμφέρουσα η κατοχή ενός τυπωμένου βιβλίου διευθύνσεων. Οι διαφορετικές προσεγγίσεις δεν χρειάζεται να αλληλοαποκλείονται.
Απλώς χρησιμοποιήστε το Word για να βάλετε τις διευθύνσεις σας σε χαρτί - ανεξάρτητα από το αν τις έχετε αποθηκεύσει στο Outlook, το Excel ή σε άλλη πηγή δεδομένων.
Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας και να συντάξετε έναν "κατάλογο" ή έναν "κατάλογο". Δεδομένου ότι οι εντολές συγχώνευσης αλληλογραφίας κάθε έκδοσης του Word είναι πολύ διαφορετικές, εδώ είναι μόνο οι βασικές διαδικασίες:
- Δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο του Word και ξεκινήστε τη λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας:
Στο Word 2010, 2007 με ΕΚΚΙΝΗΣΗ ΤΑΧΥΔΡΟΜΗΣΗΣ-ΣΕΙΡΑΣ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ-ΕΝΑΡΞΗΣ ΣΕΙΡΑ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ,
στο Word 2003, 2002 / XP μέσω EXTRAS-LETTERS AND MAILINGS-SERIAL LETTER CREATION ή SERIAL PRINT ASSISTANT
ή στο Word 2000 με EXTRAS SERIES PRINT. - Είναι πλέον σημαντικό να δηλώσετε το τρέχον έγγραφο ως "κατάλογο" ή "κατάλογο":
Στο Word 2010, 2007 επιλέξτε την ΚΑΤΕΥΘΥΝΣΗ στο μενού του κουμπιού ΕΝΑΡΞΗ ΣΥΝΕΧΗΣ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ,
στο Word 2003, 2002 / XP ενεργοποιήστε την επιλογή DIRECTORY στην περιοχή εργασιών SERIES PRINT
και στο Word 2000 επιλέξτε ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΚΑΤΑΛΟΓΟΥ στο διαχειριστή συγχώνευσης αλληλογραφίας. - Στη συνέχεια, προχωρήστε όπως με ένα κανονικό έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας συνδέοντας μια πηγή δεδομένων (αρχείο Excel, βιβλίο διευθύνσεων Outlook κ.λπ.) και, στη συνέχεια, εισάγοντας τα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας που θα αποτελέσουν τις καταχωρήσεις για το εκτυπωμένο βιβλίο διευθύνσεών σας.
Το ιδιαίτερο με έναν κατάλογο / κατάλογο είναι ότι το Word δεν ξεκινά μια νέα σελίδα για κάθε εγγραφή στην προέλευση δεδομένων. Αντ 'αυτού, όλες οι εγγραφές δεδομένων εξάγονται απευθείας η μία κάτω από την άλλη - το μόνο πράγμα για το εκτυπωμένο βιβλίο διευθύνσεών σας. Αλλά λάβετε υπόψη αυτό όταν τακτοποιείτε τα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο έγγραφο του Word.
Θα πρέπει επίσης να προσθέσετε μια κενή παράγραφο κάτω από το πεδίο συγχώνευσης τελευταίας αλληλογραφίας, έτσι ώστε να υπάρχει χώρος μεταξύ κάθε εγγραφής.
Είναι επίσης χρήσιμο να ταξινομήσετε τις εγγραφές κατά επώνυμο:
Στο Word 2010, 2007 επιλέξτε MAILINGS-CONTINUOUS PRINTING-EDIT RECEIVER LIST και κάντε κλικ στο SORT στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε το πεδίο ονόματος ως το πρώτο κριτήριο ταξινόμησης.
Στο Word 2003, 2002 / XP, μεταβείτε στο "Βήμα 5 από 6" στο Παράθυρο εργασιών συγχώνευσης αλληλογραφίας, όπου κάνετε κλικ στην επιλογή ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΛΙΣΤΩΝ ΛΗECΤΩΝ. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επικεφαλίδα στήλης του πεδίου ονόματος που θέλετε να ταξινομήσετε.
Στο Word 2000, ανοίξτε το SERIES PRINT MANAGER για ταξινόμηση κάνοντας κλικ στο κουμπί INQUIRY OPTIONS. Στο επόμενο παράθυρο διαλόγου, μεταβείτε στην καρτέλα SORT RECORDS για να καθορίσετε το κατάλληλο πεδίο ονόματος ως κλειδί ταξινόμησης. (pbk)
