Οι παρουσιάσεις σπάνια δημιουργούνται και αναπαράγονται στον ίδιο υπολογιστή. Μάλλον, η παρουσίαση πρέπει να αποστέλλεται κυρίως σε συναδέλφους, ανώτερους ή πελάτες. Στη συνέχεια αποδεικνύεται συχνά με τη βοήθεια άλλου υπολογιστή ή φορητού υπολογιστή.
Ελέγξτε το έγγραφο πριν το προωθήσετε
Πριν στείλετε ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο της παρουσίασης του PowerPoint, θα πρέπει να ελέγξετε την παρουσίαση για δεδομένα ή προσωπικές πληροφορίες που μπορεί να αποθηκευτούν στην ίδια την παρουσίαση ή στις ιδιότητες εγγράφου. Δεδομένου ότι αυτές οι πληροφορίες ενδέχεται να αποκαλύπτουν λεπτομέρειες που δεν πρέπει να είναι δημόσια γνωστές, συνιστάται να καταργήσετε αυτές τις κρυφές πληροφορίες.
Το PowerPoint σας προσφέρει ένα εργαλείο που κάνει κάποια δουλειά για εσάς:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα να αρχίσει επί πληροφορίες.
- Κάντε κλικ στο κουμπί στη μεσαία περιοχή Ελέγξτε για προβλήματα - ελέγξτε το έγγραφο.
- Τώρα θα δείτε μια λίστα με τα στοιχεία που μπορούν να ελεγχθούν.
Προσαρμόστε τις ρυθμίσεις ελέγχου εγγράφου
- Από προεπιλογή, το παράθυρο διαλόγου Έλεγχος εγγράφου όλα τα πλαίσια εκτός από ένα έχουν επιλεγεί.
- Βάλτε επίσης το σημάδι ελέγχου μπροστά Περιεχόμενο εξωτερικών διαφανειώνΤο Εάν υπάρχει ένα πεδίο κειμένου έξω από τη διαφάνεια, αυτό θα καταργηθεί.
- Μεταξύ άλλων, το PowerPoint ελέγχει εάν η παρουσίαση εξακολουθεί να περιέχει σχόλια και, εάν είναι επιθυμητό, διαγράφει επίσης τις προσωπικές πληροφορίες που αποθηκεύτηκαν στο έγγραφο, όπως το όνομα χρήστη του ατόμου που δημιούργησε την παρουσίαση.
- Τυχόν ξεχασμένες σημειώσεις στην περιοχή σημειώσεων της παρουσίασης μπορούν επίσης να αφαιρεθούν.
- Αφού ορίσετε όλες τις σχετικές επιλογές, κάντε κλικ στο Ελεγχος.
- Τώρα θα εμφανίζονται όλα τα στοιχεία που βρέθηκαν και μπορείτε να αποφασίσετε για κάθε επιλογή εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Αφαίρεση όλων θέλω να διαγράψω.
- Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Καταλήγω.
Προσοχή παγίδα: συνδέσεις με το Excel
Η εξέταση στο PowerPoint 2010 μπορεί να κάνει πολλά, αλλά δεν μπορεί να εγγυηθεί ότι όλες οι εσωτερικές πληροφορίες θα αφαιρεθούν.
Πάντα ελέγχετε χειροκίνητα εάν υπάρχει ένα διάγραμμα στην παρουσίαση που, όταν ανοίξει, αποκαλύπτει περισσότερες πληροφορίες από τις επιθυμητές. Αυτό συμβαίνει, για παράδειγμα, εάν το διάγραμμα δημιουργήθηκε στο Excel και στη συνέχεια είτε ως συνδεδεμένο Microsoft Excel Chart Object ή με την επιλογή επικόλλησης Χρησιμοποιήστε σχεδιασμό στόχου και ενσωμάτωση βιβλίου εργασίας αντίστοιχα. Διατηρήστε την αρχική μορφοποίηση και ενσωματώστε το βιβλίο εργασίας εισαχθεί στο PowerPoint.
Εάν σημειώσετε ένα τέτοιο διάγραμμα και κάντε κλικ στο επεξεργασία δεδομένων Κάντε κλικ, ανοίγει ολόκληρο το αρχείο Excel και προσφέρει μια εικόνα για άλλα φύλλα δεδομένων του Excel που μπορεί να μην θέλετε να κυκλοφορήσουν.
Στην περίπτωση συνδεδεμένων αρχείων, αυτός ο κίνδυνος συνήθως υπάρχει μόνο όταν ο θεατής ανοίξει την παρουσίαση στον υπολογιστή στον οποίο δημιουργήθηκε. Μόνο τότε ο σύνδεσμος προς το Excel είναι πραγματικά ενεργός. Μόλις ανοίξει σε ξένο υπολογιστή, εμφανίζεται ένα μήνυμα που δηλώνει ότι το συνδεδεμένο αρχείο δεν είναι διαθέσιμο.
Προσοχή όμως, όταν συσκευάζετε μια παρουσίαση σε CD, οι σύνδεσμοι αποθηκεύονται μαζί του. Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για αυτό το θέμα στο επόμενο τεύχος.
Έτσι αποκαλύπτετε συνδέσμους προς το Excel και διαγράφετε περιττά δεδομένα
Δεν δημιουργείτε πάντα όλες τις διαφάνειες σε μια παρουσίαση. Ωστόσο, εάν είστε υπεύθυνοι για την οριστικοποίηση της παρουσίασης, υπάρχει ένας εύκολος τρόπος για να διαπιστώσετε εάν οι συνάδελφοί σας ενδέχεται να έχουν συμπεριλάβει ένα συνδεδεμένο διάγραμμα.
Έτσι γίνεται:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα να αρχίσει επί πληροφορίες.
- Θα βρείτε την επιλογή κάτω δεξιά Επεξεργασία συνδέσμων σε αρχεία.
- Τώρα θα δείτε όλους τους συνδέσμους στο αρχείο και μπορείτε επίσης να καταργήσετε μεμονωμένους συνδέσμους εάν θέλετε.
Στην περίπτωση ενσωματωμένων βιβλίων εργασίας, διαγράψτε τα περιττά φύλλα δεδομένων.
