Οι υπογραφές επισυνάπτονται αυτόματα στο τέλος κάθε e-mail και τυπικά περιέχουν στοιχεία επικοινωνίας και τις νομικά απαιτούμενες πληροφορίες για επιχειρηματική αλληλογραφία. Τι θα μπορούσε να είναι πιο προφανές από την προσθήκη της υπογραφής για την εισαγωγή του λογότυπου της εταιρείας
Ενσωμάτωση λογότυπου στο Outlook έως την έκδοση 2003
Στο Outlook 2000 έως 2003, η δυνατότητα να συμπεριλάβετε εικόνες στην υπογραφή είναι καλά κρυμμένη. Δείτε πώς το κάνετε:
- Καλέστε την εντολή TOOLS >> OPTIONS >> EMAIL FORMAT και κάντε κλικ στο SIGNATURES.
- Ορίστε μια νέα υπογραφή ή επιλέξτε μια υπάρχουσα και κάντε κλικ στην ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ.
- Τοποθετήστε τον κέρσορα στην επιθυμητή θέση. Εάν το λογότυπο πρέπει να βρίσκεται πάνω ή κάτω από το κείμενο της υπογραφής, είναι καλύτερο να εισαγάγετε μια κενή γραμμή. Μπορείτε επίσης να τοποθετήσετε το λογότυπο στα αριστερά ή δεξιά του κειμένου και, στη συνέχεια, να τοποθετήσετε τον κέρσορα στην αρχή ή στο τέλος της γραμμής.
- Κάντε δεξί κλικ στην επιθυμητή θέση και καλέστε την εντολή INSERT PICTURE.
- Επιλέξτε το αρχείο εικόνας που θέλετε.
- Εάν το λογότυπο εμφανίζεται πριν ή μετά το κείμενο της υπογραφής, επιλέξτε ALIGNMENT: BASE LINE. Εάν δεν θέλετε να δικαιολογείται αριστερά, μπορείτε να το κεντράρετε ή να το δικαιολογήσετε δεξιά αργότερα. Εάν θέλετε το λογότυπο να τοποθετηθεί δίπλα στο κείμενο της υπογραφής, επιλέξτε ΑΡΙΣΤΕΡΑ, ΔΕΞΙΑ ή ΚΕΝΤΡΟ στο πεδίο ΕΥΚΑΤΑΣΤΑΣΗ.
- Μπορείτε επίσης να καθορίσετε μια οριζόντια ή / και κάθετη ΔΙΑΣΤΑΣΗ στο κείμενο.
- Μόλις τελειώσετε, κλείστε το παράθυρο διαλόγου με το OK
- Τώρα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί PARAGRAPH για να καθορίσετε εάν ένα λογότυπο που βρίσκεται στη δική του γραμμή πρέπει να είναι αριστερό, δικαιολογημένο ή κεντραρισμένο.
- Εάν δεν το έχετε κάνει ήδη, εισαγάγετε το κείμενο για την υπογραφή και σχεδιάστε το.
- Ολοκληρώστε την επεξεργασία της υπογραφής και εκχωρήστε την στον αντίστοιχο λογαριασμό email. Κλείσιμο όλων των διαλόγων.
Συμπεριλάβετε το λογότυπο στο Outlook 2007/2010
Προχωρήστε ως εξής στις νεότερες εκδόσεις του Outlook:
- Στο Outlook 2007 μεταβείτε στην ενότητα ΕΡΓΑΛΕΙΑ >> ΕΠΙΛΟΓΕΣ >> ΜΟΡΦΗ EMAIL. στο Outlook 2010 μεταβείτε στο αρχείο FILE >> OPTIONS >> EMAIL. Κάντε κλικ στην υπογραφή.
- Ορίστε μια νέα υπογραφή ή επεξεργαστείτε μια υπάρχουσα.
- Τοποθετήστε τον κέρσορα στην επιθυμητή θέση. Εάν το λογότυπο πρέπει να βρίσκεται πάνω ή κάτω από το κείμενο της υπογραφής, είναι καλύτερο να εισαγάγετε μια κενή γραμμή. Σε αντίθεση με τις προηγούμενες εκδόσεις, δεν μπορείτε, για παράδειγμα, να έχετε το λογότυπο τοποθετημένο εντελώς στα δεξιά του κειμένου, αλλά μόνο στα δεξιά της πρώτης ή της τελευταίας γραμμής.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο ΓΡΑΦΙΚΑ.
- Επιλέξτε το αρχείο εικόνας που θέλετε.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα αντίστοιχα κουμπιά για να τακτοποιήσετε την παράγραφο με την εικόνα και έτσι την εικόνα προς τα αριστερά, στοίχιση δεξιά ή κεντραρισμένη.
- Ολοκληρώστε την επεξεργασία της υπογραφής και εκχωρήστε την στον σχετικό λογαριασμό e-mail.
Στην επιλογή εικόνας
Το λογότυπο πρέπει να είναι διαθέσιμο σε όλες τις εκδόσεις του Outlook με τη μορφή αρχείου γραφικού. Το Outlook υποστηρίζει τις μορφές BMP.webp, GIF.webp, JPG.webp, PNG και από την έκδοση 2007 επίσης TIF. Η επικόλληση μέσω του πρόχειρου δεν είναι δυνατή. Δεδομένου ότι στέλνετε το λογότυπο με κάθε email, είναι σκόπιμο να χρησιμοποιήσετε μια μορφή που αποθηκεύει τα δεδομένα της εικόνας με τρόπο εξοικονόμησης χώρου. Οι μορφές PNG και GIF.webp είναι οι καλύτερες, αλλά το GIF.webp αρκεί μόνο για λογότυπα που δεν έχουν περισσότερα από 256 χρώματα. Η μορφή JPG.webp επιτρέπει επίσης ισχυρή συμπίεση, αλλά αυτό μπορεί να οδηγήσει σε αντιαισθητικά αντικείμενα και εφέ pixel. Δεδομένου ότι δεν έχετε επιλογή στην υπογραφή να προσαρμόσετε στη συνέχεια το μέγεθος της εικόνας ή να περικόψετε την εικόνα, επεξεργαστείτε την, εάν είναι απαραίτητο, σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας εικόνας και αποθηκεύστε την στο κατάλληλο μέγεθος.
