Εκκαθαρίζετε παραγγελίες ή έργα με βάση τις ώρες εργασίας; Or απλά θέλετε να μάθετε πόσο χρόνο έχετε περάσει σε ένα συγκεκριμένο έργο ή πελάτη;
Στη συνέχεια, μεταφέρετε τα δεδομένα από το ημερολόγιο του Outlook ή το ημερολόγιο στο Excel για να συνεχίσετε τον υπολογισμό εκεί.
Το αν θα λάβετε τα δεδομένα για χρέωση από το ημερολόγιο ή το ημερολόγιο εξαρτάται από τον τρόπο που εργάζεστε: Εάν αποκλείσετε το χρόνο που εργάζεστε για έναν συγκεκριμένο πελάτη στο ημερολόγιό σας κλείνοντας κατάλληλα ραντεβού, μπορείτε να αντιγράψετε αυτά τα δεδομένα από το ημερολόγιο Excel. Αν, αντίθετα, θέλετε να τηρείτε ένα λεπτό προς λεπτό αρχείο για το πότε και πόσο καιρό εργάζεστε για τον πελάτη, το περιοδικό είναι πιο κατάλληλο. Ωστόσο, πρέπει στη συνέχεια να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε το χρονόμετρο του περιοδικού στην αρχή και στο τέλος της συνεδρίας εργασίας.
Δείξτε τον χρόνο που ξοδεύετε στο ημερολόγιο
Το περιοδικό στο Outlook μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την καταγραφή του χρόνου που έχετε εργαστεί σε ένα έργο ή για έναν πελάτη. Στην τυπική ρύθμιση, το περιοδικό εμφανίζει τις δραστηριότητες που έχουν καταγραφεί για έναν συγκεκριμένο πελάτη στο παράθυρο διαλόγου επαφών, αλλά όχι την αντίστοιχη διάρκεια. Μπορείτε να το αλλάξετε ως εξής:
- Στο φάκελο Επαφές, ανοίξτε την επαφή για την οποία θέλετε να καταγραφούν οι εργασίες.
- Ανοίξτε την καρτέλα έως και το Outlook 2003 δραστηριότητεςΤο Στο Outlook 2007/2010, από την άλλη πλευρά, καλείτε Επικοινωνία → Προβολή Δραστηριότητες επί.
- Εάν δεν υπάρχει στήλη εδώ διάρκεια μπορεί να δει, κάντε δεξί κλικ αναφορά ή Στο φάκελο και καλέστε την εντολή Προσαρμόστε την τρέχουσα προβολή επί.
- κάντε κλικ στο πεδία.
- Υπό Επιλέξτε διαθέσιμα πεδία επιλέγω Όλα τα πεδία περιοδικώνΤο Στη συνέχεια, κάντε κλικ παρακάτω Διαθέσιμα πεδία επί διάρκεια και πάνω Προσθήκη σε.
- Κλείστε τα παράθυρα διαλόγου.
Καταγράψτε το χρόνο που αφιερώνετε στους πελάτες
Το πόσο καιρό εργάζεστε για έναν πελάτη μπορεί να καταγραφεί από το Outlook ως εξής:
- Ανοίξτε το φάκελο "Επαφές" και κάντε δεξί κλικ στην επαφή για την οποία θέλετε να καταγράψετε τις ώρες εργασίας.
- Καλέστε την εντολή στο μενού περιβάλλοντος Νέα καταχώρηση ημερολογίου για επικοινωνία (έως το Outlook 2003) ή Δημιουργία → Νέα καταχώρηση ημερολογίου για επαφή (Outlook 2007) ή Δημιουργία → Νέα καταχώρηση ημερολογίου (Outlook 2010).
- Εισαγάγετε ένα σύντομο θέμα (το Outlook προτείνει το όνομα πελάτη) και επιλέξτε έναν τύπο καταχώρισης.
- κάντε κλικ στο Έναρξη χρονισμού αντίστοιχα. Έναρξη χρονισμού (στο Outlook 2007/2010) για να ξεκινήσετε το χρονόμετρο.
- Τώρα κάντε αυτό που θα τιμολογήσετε τον πελάτη σας για αργότερα.
- Μόλις τελειώσετε, επαναφέρετε την καταχώριση ημερολογίου από το Outlook στο προσκήνιο και κάντε κλικ στο Σταματήστε το χρονοδιάγραμμα (αντίστοιχα. Σταματήστε το χρονόμετρο στο Outlook 2010).
- Αποθηκεύστε και κλείστε την καταχώριση ημερολογίου.
- Για να μην χρειάζεται να ξεκινάτε την καταγραφή με μη αυτόματο τρόπο για κάθε εργασία, μπορείτε επίσης να δώσετε εντολή στο Outlook να καταγράψει ορισμένες δραστηριότητες που εκτελείτε για μια συγκεκριμένη επαφή. Για να το κάνετε αυτό, καλέστε την εντολή Εργαλεία → Επιλογές επάνω και κάντε κλικ στο Επιλογές περιοδικούΤο Επιλέξτε την επαφή και τα στοιχεία καθώς και προγράμματα εφαρμογών. Κλείστε τα παράθυρα διαλόγου.
