Πώς να προσαρμόσετε το Word: Ένας οδηγός

Αφήστε το Word να ελέγξει την ορθογραφία σας ξεχωριστά

Το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου Το Word έχει γίνει απαραίτητο τόσο σε επαγγελματικό όσο και σε ακαδημαϊκό ή ιδιωτικό πλαίσιο. Το κείμενο και οι εικόνες μπορούν να σχεδιαστούν καθαρά και εύκολα. Είτε πρόκειται για μια πρόσκληση για τα επερχόμενα ορόσημα γενέθλια, τη λίστα συσκευασίας για τις προγραμματισμένες διακοπές ή μια εγκύκλιο προς συναδέλφους και εργαζόμενους. Με το ευρύ φάσμα λειτουργιών της εφαρμογής Office, κάποιος παραβλέπει γρήγορα μια πληθώρα χρήσιμων κόλπων και οδηγών που διευκολύνουν την εργασία με το Word. Υπάρχουν πολλές δυνατότητες για να προσαρμόσετε το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου στις προσωπικές σας ανάγκες και να εξατομικεύσετε το Word.

1. Πώς να παρακολουθείτε τα πρόσφατα χρησιμοποιημένα έγγραφα του Word

Η εργασία σε μια οθόνη μπορεί γρήγορα να μπερδευτεί, ειδικά αν η εργασία σας απαιτεί τη χρήση πολλών διαφορετικών εγγράφων του Word. Ευτυχώς, το Word προσφέρει πολλές λειτουργίες που σας διευκολύνουν να συντονίσετε με διαφορετικά έγγραφα και να βρείτε τα αρχεία που ψάχνετε. Με το Microsoft Word, έχετε πάντα μια επισκόπηση όλων των τρεχόντων και πρόσφατα επεξεργασμένων εγγράφων.

Προσαρμόστε τη γραμμή εργασιών των Windows: έτσι λειτουργεί

Το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου προσφέρει, για παράδειγμα, την επιλογή εμφάνισης ενός ή περισσότερων παραθύρων Word ανά έγγραφο στη γραμμή εργασιών των Windows στο κάτω μέρος. Κρύβοντας όλα τα ανοιχτά έγγραφα κειμένου πίσω από ένα μόνο εικονίδιο, εξασφαλίζετε μια σαφέστερη γραμμή εργασιών. Με πολλά μεμονωμένα σύμβολα ανά αρχείο, από την άλλη πλευρά, είναι ευκολότερο να παρακολουθείτε τον μεγάλο αριθμό εγγράφων και να κάνετε εναλλαγή μεταξύ κειμένων πιο βολικά.

Εύρεση και απόκρυψη αρχείων στα "έγγραφα που χρησιμοποιήθηκαν πρόσφατα"

Το Word προσφέρει επίσης διάφορα κόλπα για την εύρεση πρόσφατα χρησιμοποιημένων και προσωρινά κλειστών εγγράφων. Με τη σωστή γνώση παρασκηνίου, μπορείτε να καθορίσετε πόσο εύκολο είναι να βρείτε ένα έγγραφο στη γραμμή αναζήτησης στον τοπικό σας αποθηκευτικό χώρο.

Καθορίζοντας συγκεκριμένα τις ιδιότητες εγγράφων όπως τίτλος, συγγραφείς και λέξεις -κλειδιά, εσείς και άλλοι χρήστες υπολογιστών αποθηκεύετε κουραστικές αναζητήσεις. Ενώ σε παλαιότερες εκδόσεις του Word εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου όταν δημιουργούνται νέα έγγραφα του Word και σας ζητούν τα εν λόγω δεδομένα, από το Word 2007 συνήθως τα εισάγετε στη συνέχεια στα "Αρχείο" και "Πληροφορίες". Δεδομένου ότι μπορεί να ξεχάσετε αυτά τα βήματα εάν το πρόγραμμα δεν τα επισημάνει συγκεκριμένα, είναι λογικό να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις. Με λίγα μόνο κλικ του ποντικιού, μπορείτε να εμφανίσετε ιδιότητες εγγράφων όταν τις αποθηκεύετε για πρώτη φορά και να τις ορίζετε πάντα πριν σχεδιάσετε το περιεχόμενο του νέου κειμένου.

Έγγραφα που χρησιμοποιήθηκαν πρόσφατα: Αυτή η λειτουργία σας βοηθά περαιτέρω στο Word

Ένας άλλος τρόπος για να καλέσετε έγγραφα που έχουν επεξεργαστεί πρόσφατα χωρίς την ταλαιπωρία της αναζήτησης ή αποσυμπίεσης διαφόρων φακέλων αρχείων είναι η πρόσβαση σε αυτά μέσω των "εγγράφων που χρησιμοποιήθηκαν πρόσφατα". Μπορείτε να το βρείτε κάνοντας κλικ μία φορά στο "Αρχείο". Εκεί εμφανίζεται ένας ορισμένος αριθμός εγγράφων κειμένου που χρησιμοποιήθηκαν πρόσφατα - συνήθως τα τελευταία δέκα.

Ωστόσο, εάν ενδιαφέρεστε για έγγραφα που έχετε χρησιμοποιήσει στο παρελθόν, η λίστα των εγγράφων που χρησιμοποιήθηκαν πρόσφατα μπορεί να διευρυνθεί. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν εργάζεστε συχνά με την ίδια επιλογή εγγράφων κειμένου.

Από την άλλη πλευρά, μπορείτε να έχετε τακτικά πρόσβαση σε εμπιστευτικά έγγραφα των οποίων η ανάκτηση θέλετε να αποφύγετε σε αυτήν την προβολή. Για να αποκρύψετε προσωπικά αρχεία ή αρχεία που είναι ευαίσθητα στην προστασία δεδομένων, τα έγγραφα μπορούν επομένως να διαγραφούν εύκολα από τα αρχεία που χρησιμοποιήθηκαν τελευταία.

2. Εξατομικεύστε την κορδέλα και το μενού περιβάλλοντος με λίγα μόνο κλικ του ποντικιού

Η κορδέλα μενού - γνωστή και ως γραμμή εργαλείων - μπορεί να βρεθεί σε κάθε σελίδα καρτέλας στο Word στην περιοχή κεφαλίδας της σελίδας. Ανάλογα με την καρτέλα, έχει διάφορες λειτουργίες (δυνατότητες). Στην περιοχή Έναρξη μπορείτε να διαχειριστείτε όλες τις κοινές και βασικές ρυθμίσεις, όπως τον τύπο κειμένου, το μέγεθος και το χρώμα.

Εκτός από την καρτέλα "Αρχική σελίδα", θα βρείτε επίσης "Εισαγωγή", "Πρόχειρο", "Διάταξη", "Αναφορά" ή "Επισκόπηση" στην κορδέλα. Κάποιες τις χρειάζεστε πιο συχνά, άλλες ρυθμίσεις παραμένουν αχρησιμοποίητες. Για να έχετε γρήγορη και εύκολη πρόσβαση σε όλα τα σχετικά, μπορούν να προστεθούν ή να εξαλειφθούν χαρακτηριστικά σε κάθε χάρτη. Για παράδειγμα, μπορείτε πάντα να παρακολουθείτε τη διαδρομή του αρχείου προσθέτοντάς το στη γραμμή εργαλείων σε λίγα μόνο βήματα. Αυτό απλοποιεί, για παράδειγμα, το χειρισμό αρχείων με παρόμοιους τίτλους αλλά διαφορετικές θέσεις αποθήκευσης, όπως συμβαίνει σε μεγαλύτερες εταιρείες με βρόχους ελέγχου σε διαφορετικές περιπτώσεις.

Έξω από την κορδέλα του μενού, μπορείτε να κάνετε αλλαγές στο κείμενο, όπως εισαγωγή περιεχομένου, χρησιμοποιώντας το μενού περιβάλλοντος. Μπορείτε να το βρείτε κάνοντας δεξί κλικ στη μέση της σελίδας. Εδώ, επίσης, μπορείτε να προσθέσετε λειτουργίες που χρησιμοποιείτε συχνά και με ευχαρίστηση. Εδώ μπορείτε να διαβάσετε πώς μπορείτε να προσθέσετε τις δικές σας εντολές στα μενού περιβάλλοντος.

3. Προσαρμόστε τη γλώσσα, τη γραμματική και τον ορθογραφικό έλεγχο στο Word

Όχι μόνο τα μενού μπορούν να προσαρμοστούν στα ατομικά σας ενδιαφέροντα. Οι όψεις του κειμένου, ιδίως οι έλεγχοι γλώσσας, γραμματικής και ορθογραφίας, μπορούν επίσης να εξατομικευτούν.

Ορίστε μια νέα τυπική γλώσσα: Το Word μιλά πολλές ξένες γλώσσες

Οι λάτρεις των ξένων γλωσσών είναι πιθανώς εξοικειωμένοι με το πρόβλημα: Γράφετε ένα κείμενο σε μια ξένη γλώσσα και ενοχλείστε από τον αυτόματο έλεγχο ορθογραφίας και γραμματικής, συμπεριλαμβανομένων των αποσπασμάτων κειμένου που υπογραμμίζονται με κόκκινο και μπλε χρώμα.

Αυτοί οι μηχανισμοί διόρθωσης, που αναγνωρίζουν και διορθώνουν αξιόπιστα τα λάθη στα γερμανικά κείμενα, συχνά δεν αναγνωρίζουν αυτόματα την ξένη γλώσσα. Αυτό συμβαίνει επειδή η γερμανική γλώσσα έχει οριστεί ως προεπιλεγμένη γλώσσα. Για να κάνετε οποιαδήποτε άλλη γλώσσα ως προεπιλογή:

1. Κάντε κλικ στην κάτω γκρι γραμμή στο πεδίο "Γερμανικά (Γερμανία)".

2. Επιλέξτε την κατάλληλη γλώσσα - Το Word υποστηρίζει όλες τις γλώσσες από A για Αφρικανικά έως F για Γαλλικά και P για Πορτογαλικά έως Z για Κεντρικά Κουρδικά.

3. Κάντε κλικ στο "Ορισμός ως προεπιλογή" και επιβεβαιώστε τις καταχωρήσεις σας.

Μπορείτε να αναιρέσετε αυτήν τη διαδικασία ανά πάσα στιγμή ακολουθώντας τα ίδια βήματα, ορίζοντας ξανά ως προεπιλογή τα Γερμανικά.

Έχετε έναν στοχευμένο έλεγχο ορθογραφίας και γραμματικής: Έτσι λειτουργεί στο Word

Παρεμπιπτόντως, μπορείτε επίσης να έχετε επιλέξει αποσπάσματα κειμένου για ορθογραφία:

1. Τοποθετήστε τον κέρσορα στην περιοχή στην οποία θα παράγετε κείμενο σε ξένη γλώσσα ή σημειώστε το μη γερμανικό απόσπασμα.

2. Επιλέξτε την καρτέλα "Αναθεώρηση" και κάντε κλικ στην επιλογή "Γλώσσα".

   

3. Επιλέξτε "Ορισμός γλώσσας για βοηθήματα διόρθωσης" από το αναπτυσσόμενο μενού και αναζητήστε την κατάλληλη γλώσσα.

   

4. Επιβεβαιώστε την επιλογή σας και, συνεπώς, πραγματοποιήστε τον ορθογραφικό έλεγχο στην επιλεγμένη ξένη γλώσσα.

   

Αυτή η διαδικασία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη εάν κάνετε εναλλαγή μεταξύ γερμανικών και μίας ή περισσότερων άλλων γλωσσών σε ένα έγγραφο. Η προεπιλεγμένη ρύθμιση παραμένει γερμανική.

Ωστόσο, εάν ενδιαφέρεστε μόνο για την ενσωμάτωση μεμονωμένων λέξεων που έχουν υπογραφεί - για παράδειγμα σωστά ονόματα ή λέξεις σε ξένη γλώσσα - στο κατά τα άλλα κείμενο χωρίς σφάλματα, μπορείτε να απενεργοποιήσετε τις κόκκινες κυματιστές γραμμές. Ο ορθογραφικός και γραμματικός έλεγχος είναι ανενεργός μόνο στο σχετικό σημείο. Με αυτόν τον τρόπο όχι μόνο εξατομικεύετε τις δυνατότητες, αλλά καθορίζετε και ανεξάρτητα ποιες πτυχές ελέγχει το Word για εσάς και πού κάνετε χωρίς την υποστήριξη του προγράμματος επεξεργασίας κειμένου. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε μονάδες μέτρησης: Εάν δεν έχετε συνηθίσει να εργάζεστε με μετρικές μονάδες, οι μονάδες μέτρησης μπορούν να σχεδιαστούν σύμφωνα με τις επιθυμίες σας.

Συμπέρασμα: πολλές δυνατότητες για εξατομικευμένη χρήση του Word

Το Word έχει πολλές λειτουργίες. Με τις κατάλληλες γνώσεις, δεν θα μπορείτε μόνο να εγκαταστήσετε πρόσθετα Word, να προστατεύσετε έγγραφα του Word ή να δημιουργήσετε συμβατότητα μεταξύ των εκδόσεων του Word. Υπάρχουν επίσης πολλοί τρόποι προσαρμογής της διεπαφής χρήστη, των ρυθμίσεων και των διαδικασιών.

Αλλάζοντας τις ρυθμίσεις ανεξάρτητα, έχετε πάντα μια επισκόπηση αλλά και έλεγχο των χαρακτηριστικών των παραγόμενων κειμένων σας. Δεν προσαρμόζετε μόνο το μενού ή τα πρότυπα, αλλά προσαρμόζετε και τις ρυθμίσεις γλώσσας και διόρθωσης στις ανάγκες σας. Μια σειριακή επιστολή προσφέρει μια ποικιλία επιλογών για εξατομίκευση και σειριακή εκτύπωση. Επιπλέον, μπορούν να δημιουργηθούν κεφαλίδες και υποσέλιδα, αριθμοί σελίδων και πεδία κειμένου - αλλά αυτό δεν είναι παρά μια επιλογή από τις πολλές δυνατότητες του Microsoft Word.

Συχνές ερωτήσεις

Τι κόλπα υπάρχουν για την προσαρμογή του Word;

Μπορείτε να εξατομικεύσετε το Word προσαρμόζοντας τη γραμμή εργασιών, το μενού, τη γλώσσα και τη μορφή, μεταξύ άλλων. Εφόσον έχετε κάνει τις προεπιλογές με τον τρόπο που θέλετε, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να συγκεντρωθείτε στο γράψιμο και να αφήσετε τα υπόλοιπα στο πρόγραμμα της Microsoft.