Έτσι λειτουργεί σε λίγα μόνο βήματα
Τα υπολογιστικά φύλλα του Excel είναι ιδιαίτερα πειστικά όταν είναι δομημένα με σαφή και κατανοητό τρόπο. Για το λόγο αυτό, είναι λογικό, εκτός από τη γενική δομή ενός υπολογιστικού φύλλου, να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα ή τα κείμενα εξόδου είναι τοποθετημένα στον πίνακα. Εάν θέλετε να καταχωρίσετε τις τιμές ή τα αποτελέσματα του πίνακα Excel με έναν ταξινομημένο τρόπο, δεν χρειάζεται απαραίτητα να χρησιμοποιήσετε τις χειροκίνητες λειτουργίες ταξινόμησης και φιλτραρίσματος που μπορείτε να βρείτε στην καρτέλα "Δεδομένα". Ομοίως, τα δεδομένα δεν χρειάζεται να μετακινούνται με κόπο με το χέρι, καθώς το Excel είναι σε θέση να ταξινομήσει τον πίνακα σας αυτόματα μετά την εισαγωγή ενός τύπου.
Όταν έχει νόημα ένας τύπος αυτόματης ταξινόμησης
Κάθε χρήστης του Excel γνωρίζει την ακόλουθη κατάσταση από την πρακτική: Δημιουργείτε έναν πίνακα και εισάγετε τα πρώτα δεδομένα. Περισσότερες πληροφορίες θα προστεθούν σε μεταγενέστερο χρονικό σημείο και ο πίνακας θα γίνει λιγότερο σαφής με την πάροδο του χρόνου. Εάν έχετε ταξινομήσει τους πίνακες Excel σας αυτόματα χρησιμοποιώντας τύπους, αυτό δεν θα συμβεί. Ο ενσωματωμένος τύπος σάς δίνει αυτόματα μια νέα σειρά δεδομένων μόλις αλλάξουν τα δεδομένα προέλευσης στη λίστα.
Πώς να ταξινομήσετε αυτόματα το κείμενο στο Excel με αλφαβητική σειρά
Στο ακόλουθο παράδειγμα συνάρτησης ταξινόμησης, οι ημέρες της εβδομάδας είναι στη στήλη Α στις γραμμές 1 έως 7 με χρονολογική σειρά. Αυτά πρέπει να εξάγονται σε διαφορετικό εύρος κελιών με αλφαβητική σειρά ταξινόμησης. Στο παράδειγμα χρησιμοποιούμε περιοχή στήλης C1: C7 για αυτό, αφού η στήλη Β απαιτείται ως βοηθητική στήλη. Το παρακάτω σχήμα δείχνει τη δομή του παραδείγματος πίνακα:
Ταξινόμηση κειμένου σε πίνακες Excel - Δείτε πώς
-
Δημιουργήστε μια βοηθητική στήλη και εισαγάγετε τον τύπο μήτρας
Χρησιμοποιήστε τη στήλη Β ως βοηθητική στήλη για ταξινόμηση. Χρειάζεστε την εντολή "IF" ως συνάρτηση. Στο επόμενο βήμα, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο και κριτήρια ταξινόμησης στο κελί B1:
= SUM (IF (A $ 1: A $ 7 <A1; 1)) + (A1 = "") * 1000
Δεδομένου ότι πρόκειται για έναν τύπο πίνακα που αναζητά το εύρος κελιών A1: A7, πρέπει να επιβεβαιώσετε την καταχώριση του τύπου με CTRL SHIFT ENTER για τη λειτουργία ταξινόμησης.
Πληροφορίες: Στο Microsoft Excel, οι ισχυροί τύποι ονομάζονται τύποι πίνακα. Αυτά επιτρέπουν στους χρήστες του Excel να κάνουν πολύπλοκους υπολογισμούς που δεν μπορούν να πραγματοποιηθούν με τους τυπικούς τύπους. Δεδομένου ότι ο συνδυασμός πλήκτρων "CTRL + SHIFT + ENTER" πρέπει να πατηθεί μετά την εισαγωγή του τύπου, οι τύποι μήτρας είναι επίσης γνωστοί διεθνώς ως ή τύποι CSE (Ctrl-Shift-Enter).
Στη συνέχεια, αντιγράψτε τον τύπο στο κελί Β1 στο κελί Β7. Το παρακάτω σχήμα δείχνει τη χρήση του τύπου στη βοηθητική στήλη του παραδείγματος πίνακα:
-
Ταξινόμηση των ημερών της εβδομάδας στη στήλη Γ
Για να ταξινομήσετε τις ημέρες της εβδομάδας στη στήλη C, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο στο κελί C1 στο επόμενο βήμα:
= INDIRECT ("A" & COMPARE (SMALLEST (B $ 1: B $ 7; LINE ()); B $ 1: B $ 7; 0))
Αυτός ο τύπος είναι επίσης ένας τύπος πίνακα. Λαμβάνει υπόψη το εύρος κελιών B1: B7 και πρέπει επίσης να επιβεβαιωθεί με τον συνδυασμό πλήκτρων "CTRL + SHIFT + ENTER" για να πραγματοποιηθεί σωστά. Στη συνέχεια, αντιγράψτε τον τύπο από το κελί C1 στο κελί C7.
Το παρακάτω σχήμα δείχνει το αποτέλεσμα της ταξινόμησης του τύπου στον παράδειγμα πίνακα:
Το παράδειγμα δείχνει ότι οι ημέρες της εβδομάδας εμφανίζονται αλφαβητικά στη στήλη Γ. Ξεκινώντας από την Τρίτη, όλες οι ημέρες της εβδομάδας εμφανίζονται η μία κάτω από την άλλη. Οι τυπικοί τομείς εφαρμογής για τον τύπο μήτρας που εμφανίζονται περιλαμβάνουν εκτεταμένους πίνακες με εκατοντάδες καταχωρήσεις που πρέπει να ταξινομηθούν ανάλογα.
Υπόδειξη: Εάν δεν χρειάζεστε τη βοηθητική στήλη Β, μπορείτε να την αποκρύψετε χωρίς καμία προσπάθεια. Για να το αποκρύψετε, επιλέξτε τη στήλη και κάντε κλικ στην κεφαλίδα της στήλης με το δεξί κουμπί του ποντικιού. Καλέστε την εντολή HIDE από το μενού περιβάλλοντος που εμφανίζεται.
Συνοψίζοντας, η χρήση τύπων μήτρας διευκολύνει την αυτόματη ταξινόμηση στηλών σε μεγάλους πίνακες Excel. Τα καθαρά υπολογιστικά φύλλα δημιουργούνται χρησιμοποιώντας βοηθητικές στήλες που μπορούν να κρυφτούν εάν είναι απαραίτητο.
Συχνές ερωτήσεις
Τι προστιθέμενη αξία προσφέρει η συνάρτηση INDIRECT στο Microsoft Excel;
Με τη λειτουργία INDIRECT στο Excel, έχετε την επιλογή να αντλήσετε την αναφορά από άλλο κελί - επίσης για διάφορες επιλογές ταξινόμησης. Το INDIRECT χρησιμοποιείται συνήθως ως συνάρτηση σε συνδυασμό με άλλες συναρτήσεις. Για παράδειγμα, η συνάρτηση INDIRECT χρησιμοποιείται σε δυναμικές φόρμες ή για την εμφάνιση μιας τιμής από άλλη στήλη ή άλλο φύλλο εργασίας.
Πότε χρησιμοποιείτε τις πιο μικρές και μεγαλύτερες συναρτήσεις στο Excel;
Με την πρώτη ματιά, οι συναρτήσεις ΜΙΚΡΕΣ και ΜΕΓΑΛΕΣ συνδέονται με μια συνάρτηση που βγάζει τη μικρότερη ή μεγαλύτερη τιμή. Αυτό ισχύει εν μέρει επειδή και οι δύο συναρτήσεις δεν επιστρέφουν τους μικρότερους ή μεγαλύτερους αριθμούς, αλλά λειτουργούν διαφορετικά. Και οι δύο συναρτήσεις τοποθετούν τους αριθμούς σε μια σειρά και τους ταξινομούν κατά αύξουσα ή φθίνουσα σειρά. Στο τελευταίο βήμα επιστρέφουν την τιμή της μικρότερης ή μεγαλύτερης θέσης.
Σε τι διαφέρουν οι τύποι πίνακα από τις τυπικές φόρμες στο Excel;
Ο όρος τύπος μήτρας χρησιμοποιείται στο Excel για να διακρίνει ισχυρούς τύπους με τους οποίους είναι δυνατό να γίνουν σύνθετοι υπολογισμοί. Η ειδικότητα των τύπων μήτρας είναι ο υποχρεωτικός επακόλουθος συνδυασμός κλειδιών τους. Μετά την εισαγωγή του τύπου, κάθε τύπος πίνακα πρέπει να τερματιστεί με τον συνδυασμό πλήκτρων "CTRL + SHIFT + ENTER" για να λειτουργήσει σωστά. Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε συντόμευση πληκτρολογίου για τυπικούς τύπους.
