Ταξινόμηση και φιλτράρισμα δεδομένων Excel ανά μήνες & ημέρες

Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα του Excel σύμφωνα με μήνες και ημέρες και δεν λαμβάνετε υπόψη τα χρόνια

Το Excel ταξινομεί βασικά τις ημερομηνίες ως εξής: Αρχικά ταξινομούνται ανάλογα με το έτος, στη συνέχεια ανάλογα με τον μήνα και τέλος ανάλογα με την ημέρα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτή η σειρά ταξινόμησης έχει επίσης νόημα. Μερικές φορές, ωστόσο, απαιτείται διαλογή χωρίς έτος. Ένα κλασικό παράδειγμα είναι μια λίστα γενεθλίων. Συνήθως το έτος πρέπει να παραλείπεται εδώ και να ταξινομείται μόνο κατά ημέρα και μήνα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον τύπο για να ταξινομήσετε τη λίστα του Excel χρονολογικά

Εάν θέλετε να ταξινομήσετε τον πίνακα κατά μήνες και ημέρες με τη μορφή λίστας γενεθλίων χωρίς να λάβετε υπόψη τα έτη και η πρώτη ημερομηνία είναι στο κελί Α2, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο στη βοηθητική στήλη:

= TEXT (A2; "MM.DT.")

Εφαρμόζετε τον τύπο ως εξής:

Δημιουργήστε μια βοηθητική στήλη στην οποία θέλετε να εμφανίσετε τα αποτελέσματα (στο παράδειγμα "Τύπος").

Κάντε κλικ στο πρώτο κελί της βοηθητικής στήλης.

Στο πεδίο συνάρτησης (π_Χ) τον τύπο: = TEXT (A2; "MM.DT.").

Βεβαιωθείτε ότι η συνάρτηση αναφέρεται στο σωστό κελί με τις σωστές ημερομηνίες (στο παράδειγμα, η ημερομηνία βρίσκεται στο κελί Β2).

Πατήστε Enter ή πατήστε το μικρό πράσινο τσιμπούρι και αυτό είναι όλο!

Στη συνέχεια, αντιγράψτε αυτόν τον τύπο αρκετά κάτω στη βοηθητική στήλη.

Το παρακάτω σχήμα δείχνει τη χρήση αυτού του τύπου σε έναν πίνακα δειγμάτων (η τιμή ημερομηνίας είναι στο κελί Β2):

Στη συνέχεια, χρησιμοποιείτε αυτήν τη βοηθητική στήλη στο παράθυρο διαλόγου "Δεδομένα". Στη συνέχεια, επιλέξτε "Ταξινόμηση" για να ορίσετε την επιθυμητή σειρά.

Εάν θέλετε να ταξινομήσετε κατά ημέρες και κατόπιν μήνες, ο τύπος μοιάζει με αυτόν:

= TEXT (A2; "DD.MM.")

Προσοχή! Ο τύπος παρέχει κείμενο αντί αριθμών στο Excel

Λάβετε υπόψη ότι και οι δύο τύποι παράγουν κείμενο με το οποίο δεν μπορείτε να υπολογίσετε. Έτσι, όταν κάνετε αναλύσεις, πρέπει να ανατρέξετε στα κελιά με τις αρχικές τιμές ημερομηνίας.

Γιατί προκύπτουν αυτά τα προβλήματα κατά την ταξινόμηση δεδομένων στο Excel;

Το πρόβλημα με αυτήν την εργασία είναι ότι το Excel λαμβάνει πάντα υπόψη το έτος κατά την ταξινόμηση ημερομηνιών. Έτσι, η 31η Δεκεμβρίου 2009 είναι πριν από την 1η Αυγούστου 2010. Επομένως, χρειάζεστε μια βοηθητική στήλη στην οποία αποσυνθέτετε ανάλογα τις τιμές ημερομηνίας.

Μια άλλη προσέγγιση βοηθάει σε προβλήματα ταξινόμησης στο Excel

Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με αυτόν τον τύπο και την επακόλουθη ταξινόμηση, υπάρχει άλλη διαδικασία. Για να γίνει αυτό, χρειάζεστε επίσης μια πρόσθετη βοηθητική στήλη στην οποία συγκεντρώνετε χειροκίνητα τα κριτήρια ταξινόμησης. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής:

1. Στο κελί C4, καταγράψτε τον ακόλουθο τύπο:
   = ΜΗΝΑΣ (Β4) + ΗΜΕΡΑ (Β4) / 100
   Αυτός ο τύπος συνδέει μήνα και ημέρα με το επιθυμητό κριτήριο ταξινόμησης.

   

2. Αντιγράψτε τον τύπο στο κελί C13.

   

3. Τώρα σημειώστε την περιοχή A3: C13.

   

4. Καλέστε το στοιχείο "Ταξινόμηση" μέσω του μενού "Δεδομένα" στην ενότητα "Ταξινόμηση και φιλτράρισμα" και έτσι το παράθυρο διαλόγου με το ίδιο όνομα.

   

5. Στο πεδίο "Ταξινόμηση κατά", επιλέξτε την καταχώριση "Ταξινόμηση στήλης".

6. Στο πεδίο "Ταξινόμηση κατά", επιλέξτε "Τιμές κελιού".“ σταθερός.

7. Στο πεδίο "Παραγγελία" επιλέξτε την καταχώριση "Ανά μέγεθος (αύξουσα)" (βλέπε εικόνα).

   

8. Εάν επιβεβαιώσετε τώρα το παράθυρο διαλόγου με ένα κλικ στο κουμπί "OK", η λίστα γενεθλίων ταξινομείται κατά αύξουσα σειρά σύμφωνα με τη βοηθητική στήλη C. Μπορείτε να δείτε το αποτέλεσμα στο παρακάτω σχήμα:

   

Σημείωση για τους επαγγελματίες του Excel σχετικά με τον τύπο για τη σειρά ταξινόμησης

Η συνάρτηση MONTH () χρησιμοποιείται για την ανάγνωση του μήνα από την τιμή ημερομηνίας.

Η συνάρτηση DAY () καθορίζει επίσης την ημέρα από την τιμή ημερομηνίας.

Η διαίρεση της ημερήσιας αξίας κατά 100 διασφαλίζει ότι ο μήνας χρησιμοποιείται ως το κύριο κριτήριο ταξινόμησης. Επομένως, η προδιαγραφή ημέρας δεν μπορεί ποτέ να είναι μεγαλύτερη από 1 και επομένως δεν μπορεί επίσης να επηρεάσει τη μικρότερη μηνιαία τιμή 1. Επομένως, η προδιαγραφή ημέρας λαμβάνει μια αντίστοιχα δευτερεύουσα θέση για τη λογική ταξινόμησης.

Εάν χρησιμοποιείτε μια φιλτραρισμένη λίστα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα φίλτρα μόνο για να εμφανίσετε τα δεδομένα που θέλετε να εμφανίζονται. Αλλά πώς φιλτράρετε μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή μια σειρά ημερομηνιών;

Πώς να φιλτράρετε σε μία μόνο ημερομηνία στο Excel

Το παρακάτω σχήμα δείχνει μια λίστα με τους ιστορικούς αριθμούς παραγγελίας που θέλετε να φιλτράρετε:

Τα αυτόματα φίλτρα έχουν ήδη οριστεί στη λίστα (τα μικρά γκρι βέλη). Η στήλη C της λίστας περιέχει τις τιμές ημερομηνίας για τις εγγραφές δεδομένων. Για να φιλτράρετε τη λίστα έτσι ώστε να εμφανίζονται μόνο οι εγγραφές που περιλαμβάνονται στην ημερομηνία στο κελί D1, κάντε τα εξής:

Φιλτράρετε μία ημερομηνία από τον πίνακα

1. Κάντε κλικ στο φίλτρο στη στήλη C (μικρό βέλος που δείχνει προς τα κάτω).

2. Excel έως την έκδοση 2003: Επιλέξτε την καταχώριση "Ορισμός χρήστη" από τη λίστα φίλτρων. Χρησιμοποιήστε τη ρύθμιση "Αντιστοιχεί" από την πρώτη λίστα.

3. Excel 2007 ή νεότερη έκδοση: Επιλέξτε την καταχώριση "Equal to" από τη λίστα φίλτρων στην ενότητα "Φίλτρο ημερομηνίας".

   

4. Σε όλες τις εκδόσεις του Excel, εισαγάγετε την επιθυμητή ημερομηνία πίσω από το πεδίο εισαγωγής "αντιστοιχεί" (στο παράδειγμα, 13 Μαΐου 2009).

   

5. Επιβεβαιώστε την επιλογή σας με το κουμπί OK.

6. Το Excel θα εφαρμόσει αμέσως το επιθυμητό φίλτρο. Το παρακάτω σχήμα δείχνει το αποτέλεσμα:

   

Πώς να φιλτράρετε σε λίστες Excel κατά ένα έτος

Εάν έχετε ημερομηνίες σε μια λίστα, δεν μπορείτε εύκολα να φιλτράρετε κατά χρόνια. Το προσαρμοσμένο φίλτρο "περιέχει 2011" δεν θα βρει ημερομηνία από το 2011. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι το Excel ερμηνεύει τις τιμές ημερομηνίας ως συνεχείς τιμές από την 1η Ιανουαρίου 1900 και τις εμφανίζει μόνο με τη μορφή που γνωρίζουμε μέσω της μορφοποίησης.

Μικρό κόλπο για φιλτράρισμα ανά έτος στο Excel ούτως ή άλλως

Παρ 'όλα αυτά, μπορείτε επίσης να φιλτράρετε τις λίστες σας σύμφωνα με ορισμένα χρόνια. Για να γίνει αυτό, ωστόσο, πρέπει να συμπεριλάβετε μια πρόσθετη στήλη στην οποία θα εξάγετε τα έτη από τις ημερομηνίες. Στο βιβλίο εργασίας που εμφανίζεται, μπορείτε να δείτε μια λίστα φιλτραρισμένη κατά το έτος 2011:

Για να κάνετε αυτό το φιλτράρισμα με βάση το έτος 2011, εκτελέστε τα ακόλουθα βήματα:

1. Συμπεριλάβετε τη νέα στήλη "Έτος" εισάγοντας το κείμενο "Έτος" στο κελί D3.

2. Εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο στο κελί D4 για να υπολογίσετε το έτος της πρώτης σειράς της λίστας:
   = ΕΤΟΣ (Α4)

   

3. Αντιγράψτε τον τύπο σε όλες τις γραμμές της λίστας για να βρείτε όλα τα χρόνια.

4. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί της λίστας.

5. Χρησιμοποιήστε την εντολή "Φίλτρο" στην περιοχή "Δεδομένα" για να ενεργοποιήσετε το αυτόματο φίλτρο για τη λίστα (μικρά βέλη).

   

6. Χρησιμοποιήστε το σύμβολο Αυτόματου φίλτρου στη νέα στήλη "Έτος" για να επιλέξετε την καταχώρηση "2011" και κάντε κλικ στο "Εντάξει".

   

Όταν χρησιμοποιείτε εκδόσεις Excel πριν από το 2007, θα βρείτε την εντολή για την ενσωμάτωση του αυτόματου φίλτρου στις ενότητες "Δεδομένα" και "Φίλτρο".

Πώς να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε μια ημερομηνία "από έως" στο Excel

Ανεξάρτητα από το αν είναι η ημερομηνία κατάθεσης της παραγγελίας ή η ολοκλήρωση της παραγγελίας, το φιλτράρισμα ορισμένων εύρους ημερομηνιών είναι απαραίτητο για τον επαγγελματικό προγραμματισμό πόρων. Φιλτράροντας τα δεδομένα σας, μπορείτε να δείτε με μια ματιά πόσες παραγγελίες ή εργασίες εμπίπτουν σε μια ορισμένη χρονική περίοδο.

Παράδειγμα: Φιλτράρετε στον πίνακα Excel σύμφωνα με μια συγκεκριμένη ημερομηνία

Για παράδειγμα, θέλετε να φιλτράρετε την περίοδο από τις 30 Νοεμβρίου 2022-2023 έως τις 5 Δεκεμβρίου 2022-2023 στον πίνακα που εμφανίζεται.

Με τη λειτουργία αυτόματου φίλτρου μπορείτε να το κάνετε αυτό με τα ακόλουθα βήματα:

1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί της λίστας.

2. Επιλέξτε την εντολή "Φίλτρο" από την καρτέλα "Δεδομένα" στην ομάδα "Ταξινόμηση και φιλτράρισμα" στην κορδέλα.
   (Έκδοση Excel 2003: Ενεργοποίηση της εντολής μενού Δεδομένα> Φίλτρο> Αυτόματο φίλτρο)

   

3. Το εικονίδιο Αυτόματου φίλτρου εμφανίζεται στα δεξιά του τίτλου της στήλης (μικρό βέλος). Κάντε κλικ στο εικονίδιο δίπλα στο "Ημερομηνία".

   

4. Στο μενού που εμφανίζεται, επιλέξτε την εντολή "Φίλτρο ημερομηνίας" και στη συνέχεια τη λειτουργία "Μεταξύ …".

   

5. Στην πρώτη λίστα επιλογής, επιλέξτε "είναι μετά ή ίσο με" και πληκτρολογήστε "11/30/2020" δίπλα. Στη δεύτερη λίστα, επιλέξτε "είναι πριν ή ίσο με" και πληκτρολογήστε 12/05/2022-2023 δίπλα του. Χρησιμοποιήστε την επιλογή "Και".

   

6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να φιλτράρετε τη λίστα ανάλογα.

7. Το αποτέλεσμα είναι μια λίστα που περιορίζεται στην περίοδο από 30 Νοεμβρίου 2022-2023 και 5 Δεκεμβρίου 2022-2023. Όλες οι εγγραφές δεδομένων που δεν εμπίπτουν σε αυτήν την περίοδο είναι κρυμμένες. Για να αλλάξετε τα κριτήρια φίλτρου σε διαφορετικό εύρος ημερομηνιών, καλέστε ξανά την εντολή Αυτόματο φίλτρο. Στη συνέχεια, ορίστε νέες τιμές ημερομηνίας για το κατώτατο όριο και το ανώτερο όριο.

   

Τα στιγμιότυπα οθόνης λήφθηκαν με την έκδοση Excel 2016.

Συχνές ερωτήσεις

Πώς μπορώ να ταξινομήσω μια λίστα γενεθλίων στο Excel;

Για να το κάνετε αυτό, απλώς χρησιμοποιήστε μια βοηθητική στήλη που εισάγετε επίσης. Σε αυτήν τη βοηθητική στήλη μπορείτε να εμφανίσετε την ημερομηνία χωρίς το έτος. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία ταξινόμησης για να ταξινομήσετε τα γενέθλια με την ίδια ακριβώς σειρά.

Η ταξινόμηση κατά αριθμούς στο Excel δεν λειτουργεί. Τι μπορώ να κάνω?

Εάν όλες οι επιλογές για ταξινόμηση κατά αριθμούς δεν λειτουργούν, το πρόβλημα είναι μερικές φορές με πρότυπα πίνακα που είναι ενεργά στο παρασκήνιο. Αρχικά, προσπαθήστε να διαγράψετε σταδιακά όλη τη μορφοποίηση των επηρεαζόμενων κυττάρων. Συχνά εδώ εντοπίζεται το πρόβλημα. Εάν αυτό δεν λειτουργεί, απλώς αντιγράψτε ολόκληρο τον πίνακα και επικολλήστε τον σε ένα νέο φύλλο χρησιμοποιώντας τη λειτουργία επικόλλησης "Τιμές και μορφοποίηση πηγής".

Το Excel δεν αναγνωρίζει την ημερομηνία. Ποια είναι η λύση?

Μερικές φορές το Excel βρίσκεται απέναντι και απλά δεν θέλει να αναγνωρίσει και να εμφανίσει μια καταχωρημένη ημερομηνία ως τέτοια. Εάν τίποτα δεν λειτουργεί, δημιουργήστε μια νέα στήλη δίπλα στην παλιά. Κάντε δεξί κλικ στη νέα στήλη και επιλέξτε "Μορφοποίηση κελιών …". Στο μενού που ανοίγει, επιλέξτε "Ημερομηνία" και κάντε κλικ στο "Εντάξει". Τώρα επιλέξτε και αντιγράψτε την παλιά στήλη που δεν λειτούργησε και επικολλήστε τις αντιγραμμένες τιμές στη νέα στήλη χρησιμοποιώντας τη λειτουργία επικόλλησης "Τιμές (W)". Στη συνέχεια, διαγράψτε την παλιά στήλη.