Πώς να εισαγάγετε έναν πίνακα περιεχομένων στο Word

Έτσι διατηρείτε μια επισκόπηση στα έγγραφα του Word

Διάφορες λειτουργίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο Microsoft Word για τη δομή κειμένων όσο το δυνατόν σαφέστερα. Οι επικεφαλίδες και οι συνεκτικές ενότητες διευκολύνουν τους αναγνώστες να κατανοήσουν τις πληροφορίες. Το πρόγραμμα του Microsoft Office προσφέρει στυλ που επισημαίνουν τις επικεφαλίδες, τις υποκεφαλίδες και το κείμενο του σώματος με διαφορετικό τρόπο. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε έναν πίνακα περιεχομένων. Αλλά πώς λειτουργεί η εισαγωγή ενός καταλόγου στο Word και πώς μπορείτε να μετατρέψετε μια γραμμή σε επικεφαλίδα με ένα μόνο κλικ του ποντικιού;

Πίνακες περιεχομένου στο Word: παρακολουθείτε τα πράγματα

Στην αρχή ενός μεγάλου κειμένου, ένας πίνακας περιεχομένων μπορεί να είναι πολύ χρήσιμος: Ο αναγνώστης αποκτά μια πρώτη εικόνα του αρχείου, προσαρμόζεται στο περιεχόμενο του εγγράφου και προετοιμάζεται για τις επιμέρους ενότητες. Σε ποια θέματα αναφέρεται το κείμενο; Πόσο καιρό έχει το έγγραφο συνολικά; Χρησιμοποιώντας τους αριθμούς σελίδων που μπορούν να διαβαστούν στον πίνακα περιεχομένων, μπορείτε επίσης να εκτιμήσετε πόσο καιρό είναι οι αντίστοιχες ενότητες κάτω από τις επικεφαλίδες. Όποιος θέλει ως αναγνώστης μπορεί επομένως να ξεκινήσει απευθείας από την προτιμώμενη ενότητα κειμένου.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να εισαγάγετε έναν πίνακα περιεχομένων στο έγγραφο του Word:

1. Ανοίξτε την καρτέλα "Αναφορές" στην κορδέλα μενού του αρχείου Word.

2. Στην αριστερή περιοχή θα βρείτε το πεδίο "Πίνακας περιεχομένων". Κάντε κλικ σε αυτό για να ορίσετε περαιτέρω ρυθμίσεις σε ένα νέο παράθυρο.

   

3. Επιλέξτε τον πίνακα περιεχομένων που προτιμάτε με το κουμπί του ποντικιού ή δημιουργήστε ένα πρότυπο που καθορίζεται από τον χρήστη.

   

4. Στο αντίστοιχο παράθυρο διαλόγου, μπορείτε επίσης να καθορίσετε τους χαρακτήρες πλήρωσης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στον πίνακα περιεχομένων σας (κουκκίδες, παύλες, καρτέλες κ.λπ.).

5. Μπορείτε επίσης να ενημερώσετε έναν κατάλογο που έχει ήδη δημιουργηθεί στην περιοχή "Πίνακας περιεχομένων" μόλις κάνετε αλλαγές στο κείμενό σας.

   

Εάν χρησιμοποιείτε τα προδιαμορφωμένα πρότυπα Word από το Microsoft Word για τις επικεφαλίδες σας, το πρόγραμμα χρησιμοποιεί τα επίπεδα των επικεφαλίδων για τη δημιουργία του καταλόγου. Εάν έχετε εισαγάγει τους τίτλους των κεφαλαίων σας χωρίς μορφοποίηση, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τον πίνακα περιεχομένων με μη αυτόματο τρόπο. Θα βρείτε επίσης μια αντίστοιχη λειτουργία στο κουμπί "Πίνακας περιεχομένων".

Αυτόματος πίνακας περιεχομένων ενημέρωση στο Word: Δείτε πώς λειτουργεί

Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε και να ενημερώσετε αυτόματους πίνακες περιεχομένων με το ποντίκι. Για τη μεταφορά νέων επικεφαλίδων ή αλλαγμένων αριθμών σελίδων στη δομή, προχωρήστε ως εξής:

1. Κάντε κλικ στον αυτόματο πίνακα περιεχομένων.

2. Πάνω από τον τίτλο είναι το πεδίο "Ενημέρωση πίνακα περιεχομένων", το οποίο μπορείτε να αναγνωρίσετε με κόκκινο θαυμαστικό.

   

3. Ένα κλικ με το ποντίκι σας οδηγεί στην επιλογή: "Ενημέρωση μόνο αριθμών σελίδας" ή "Ενημέρωση ολόκληρου καταλόγου".

4. Κάντε την επιλογή σας και κάντε κλικ στο "Ok".

Εάν έχετε ενσωματώσει νέες επικεφαλίδες στο κείμενό σας, θα πρέπει να ενημερώσετε ολόκληρο τον κατάλογο. Αυτός είναι ο μόνος τρόπος με τον οποίο οι νέες επικεφαλίδες θα εμφανίζονται στην επιθυμητή μορφοποίηση στη δομή σας.

Περισσότερη δομή στην εργασία κειμένου: πλεονεκτήματα του πίνακα περιεχομένων

Ανάλογα με το πόσα κεφάλαια, ενότητες και περιοχές που περιέχει το έγγραφό σας, έχετε διαφορετικές απαιτήσεις για τη μορφοποίηση του αρχείου κειμένου σας. Εάν τα γραφικά, οι πίνακες ή οι εικόνες που ενσωματώνονται παίζουν σημαντικό ρόλο, ίσως θελήσετε να τις αντιστοιχίσετε με σαφήνεια στα κεφάλαια. Για το λόγο αυτό, το Word προσφέρει την επιλογή συμπερίληψης αριθμών κεφαλαίων στις ετικέτες σχήματος.

Μπορείτε επίσης να παρέχετε σε κάθε κεφάλαιο τον δικό του πίνακα περιεχομένων. Οι πίνακες περιεχομένου στην αρχή κάθε κεφαλαίου είναι ιδιαίτερα χρήσιμοι για μεγάλα αρχεία, έτσι ώστε ο αναγνώστης να μην χάσει τα περίπλοκα επίπεδα του κειμένου.

Ένα άλλο πλεονέκτημα ενός πίνακα περιεχομένων είναι ότι είναι εύκολο στη χρήση στο Word: Ακριβώς όπως τα εισαγωγικά, οι υπερσύνδεσμοι ή οι λίστες πηγών, οι κατάλογοι μπορούν επίσης να λειτουργούν χρησιμοποιώντας ενσωματωμένες συναρτήσεις πεδίου. Αν κάνετε κλικ στο δημιουργημένο πεδίο, θα εμφανιστεί σε γκρι απόχρωση. Με αυτόν τον τρόπο γνωρίζετε ότι μπορείτε να αναθεωρήσετε το αντίστοιχο περιεχόμενο και να κάνετε αλλαγές. Οι μακροεντολές σας προσφέρουν επίσης την επιλογή να κάνετε ορισμένες καταχωρήσεις πιο γρήγορα, καθώς μπορείτε να αποθηκεύσετε τις συχνά χρησιμοποιούμενες εντολές ως συνδυασμούς πλήκτρων για αυτήν τη λειτουργία πεδίου.

Εάν κάνετε κλικ στο μικρό πεδίο στο επάνω μέρος του πίνακα περιεχομένων, μπορείτε να ενημερώσετε αυτόματα τις επικεφαλίδες και τους αριθμούς σελίδων του πίνακα περιεχομένων σας. Με αυτόν τον τρόπο, το περίγραμμά σας θα προσαρμόσει τα ακόλουθα σημεία:

• Προστίθενται νέες επικεφαλίδες
• Μπορείτε να ενημερώσετε τους αριθμούς σελίδων
• Τα πρόσφατα διατεταγμένα επίπεδα ενσωματώνονται αυτόματα

υπόδειξη: Ειδικά αν θέλετε να αναθεωρήσετε το κείμενό σας, είναι λογικό να χρησιμοποιήσετε έναν αυτόματο πίνακα περιεχομένων που ενημερώνεται με ένα κλικ.

Ειδικές δυνατότητες και συμβουλές - έτσι φαίνεται επαγγελματικός ο πίνακας περιεχομένων σας

Οι ευέλικτες λειτουργίες στο Word σάς επιτρέπουν επίσης να σχεδιάσετε ξεχωριστά την κεφαλίδα και το υποσέλιδο του εγγράφου σας και να εισαγάγετε μεταφράσεις και την τρέχουσα ημερομηνία χρησιμοποιώντας τις λειτουργίες πεδίου. Όταν ολοκληρώσετε την εργασία στο κείμενό σας, το αρχείο μπορεί να αποθηκευτεί ως PDF ή να μετατραπεί σε γράμματα φόρμας.

Ωστόσο, πριν ολοκληρώσετε την αποθήκευση του εγγράφου σας, θα πρέπει να ελέγξετε αν έχετε κάνει διορθώσεις ή αν εξακολουθούν να υπάρχουν σφάλματα στο κείμενο. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Εύρεση & αντικατάσταση" για αυτόματη διόρθωση συνηθισμένων σφαλμάτων σε ένα βήμα. Για να μπορείτε επίσης να ανακαλύψετε σφάλματα στον πίνακα περιεχομένων, είναι καλή ιδέα να μετατρέψετε τον πίνακα σε κανονικό κείμενο. Με αυτόν τον τρόπο δεν θα αποσπάσετε την προσοχή της διάταξης και της γραμματοσειράς και θα δείτε τις λέξεις λεπτομερώς.

Χάρη στον πίνακα περιεχομένων και την αντίστοιχη αρίθμηση των επιμέρους καταχωρήσεων, η ανταλλαγή τμημάτων κειμένου είναι ταχύτερη και πιο αποτελεσματική. Εάν, για παράδειγμα, η εργασία σας περιλαμβάνει τη συνεργασία σε συγκεκριμένες ενότητες, οι σχετικές θέσεις μπορούν εύκολα να βρεθούν χρησιμοποιώντας τις αναφορές. Το Word σάς παρέχει πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μορφοποιήσετε το μεμονωμένο κείμενό σας. Είτε επιλέγετε από τις προτάσεις του προγράμματος είτε μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο για το έγγραφό σας.

Υπόδειξη: Μπορείτε επίσης να τροποποιήσετε στυλ Word, όπως αλλαγή γραμματοσειράς και χρώματος. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ με το αριστερό κουμπί του ποντικιού στο πρότυπο μορφοποίησης, π.χ. Β. Επικεφαλίδα 1. Επιλέξτε "Αλλαγή". Τώρα μπορείτε να κάνετε διάφορες προσαρμογές στη μάσκα - οι προεξοχές μπορούν επίσης να ρυθμιστούν με έντονα γράμματα ή μεγέθη γραμματοσειράς.

Συμπέρασμα: Δημιουργήστε σωστά πίνακες περιεχομένων στο Word

Όταν δημιουργείτε μια σελίδα, εστιάζετε σε πολλές πτυχές: Αφενός, ο τύπος γραμματοσειράς, το μέγεθος και το διάστημα είναι μεταξύ των παραγόντων που επηρεάζουν την εμπειρία ανάγνωσης. Από την άλλη πλευρά, μια σαφής δομή του κειμένου παίζει επίσης σημαντικό ρόλο. Όχι μόνο οι πίνακες και τα γραφικά βοηθούν, αλλά και η αρίθμηση της σελίδας σας καθώς και αυτή για την εισαγωγή ενός πίνακα περιεχομένων.

Το Microsoft Word προσφέρει στους χρήστες ένα πρότυπο για επικεφαλίδες και πίνακες περιεχομένων. Μπορείτε να προσαρμόσετε και να μορφοποιήσετε τις τυπικές ρυθμίσεις μέσω της καρτέλας "Αναφορές". Για παράδειγμα, μπορείτε να σχεδιάσετε μεγέθη γραμματοσειρών και χαρακτήρες πλήρωσης όπως θέλετε.

Οι καταχωρίσεις σε έναν κατάλογο διευκολύνουν τον εντοπισμό θέσεων στο κείμενο ή την αναφορά. Αυτό επιτρέπει στους αναγνώστες να κατανοήσουν καλύτερα τα σχόλια και το περιεχόμενο και να τα εκχωρήσουν σε μεμονωμένα κεφάλαια.

Συχνές ερωτήσεις

Πώς μπορώ να εισαγάγω πίνακες περιεχομένων στο Word;

Χρησιμοποιήστε την καρτέλα "Αναφορές" για να προσθέσετε τόσο βιβλιογραφικά όσο και πίνακα περιεχομένων στο έγγραφο του Word. Το Word σάς δίνει τη δυνατότητα να σχεδιάσετε αυτούς τους καταλόγους όπως θέλετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε αν θέλετε να ενσωματώσετε τελείες ή μια σταθερή γραμμή ως χαρακτήρες πλήρωσης μεταξύ των επικεφαλίδων και του αριθμού σελίδας στον πίνακα περιεχομένων σας.

Γιατί είναι λογικό να χρησιμοποιείτε τα πρότυπα μορφής στο Word;

Εάν χρησιμοποιείτε τα πρότυπα που σας προσφέρει το Word για τις μεμονωμένες μονάδες κειμένου, το πρόγραμμα αναγνωρίζει αμέσως το αντίστοιχο επίπεδο του στοιχείου. Το Word μπορεί να προσδιορίσει τις επικεφαλίδες ως τέτοιες εάν επισημάνετε τον γραμμένο τίτλο ως χρησιμοποιώντας την καρτέλα "Μορφοποίηση προτύπων". Εάν στη συνέχεια εισαγάγετε έναν αυτόματο πίνακα περιεχομένων, το πρόγραμμα του Office μπορεί να μεταφέρει αυτόματα όλες τις επικεφαλίδες στο περίγραμμα στο σωστό επίπεδο και με τη σωστή αρίθμηση.