Πώς να εξάγετε δεδομένα από το Excel σε άλλα προγράμματα

Πώς να εξάγετε δεδομένα από το Excel σε άλλα προγράμματα

Η εξαγωγή δεδομένων από το Excel μπορεί να βοηθήσει στον υπολογισμό του περιεχομένου ενός πίνακα σε άλλα προγράμματα. Αυτό είναι πιο απλό από όσο ακούγεται: Το βιβλίο εργασίας αποθηκεύεται στην επιθυμητή μορφή και μπορεί να ανοίξει μετά την εξαγωγή. Αλλά ποια άλλα προγράμματα υποστηρίζει το Excel;

Προγράμματα και μορφές αρχείων που διαθέτει το Excel για εξαγωγή

Εάν οι χρήστες θέλουν να εξάγουν δεδομένα από το Excel προκειμένου να συνεργαστούν με τα δεδομένα σε άλλο πρόγραμμα, αυτό λειτουργεί για διάφορες μορφές και προγράμματα:

• Αρχεία κειμένου (TXT, CSV)
• PDF
• XPS
• Υπολογιστικό φύλλο OpenDocument

Οι χρήστες του Excel δεν χρειάζεται να αποθηκεύσουν ολόκληρο το φάκελο ή το φύλλο εργασίας, αλλά μπορούν επίσης να εξάγουν μεμονωμένες γραμμές ή στήλες. Οι εγγραφές δεδομένων μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για άλλα προγράμματα του Microsoft Office. Δεν απαιτείται εξαγωγή για αυτό.

Το Excel εξακολουθεί να προσφέρει την αποθήκευση του βιβλίου εργασίας ως μοναδικό αρχείο ιστού ή ως ιστότοπο. Ωστόσο, οι χρήστες ενημερώνονται ότι ενδέχεται να χαθούν ορισμένες λειτουργίες κατά την αποθήκευση σε αυτήν τη μορφή.

Πώς να εξάγετε δεδομένα σε ένα αρχείο κειμένου

κείμενο

Σε αυτήν τη μορφή, οι συμβολοσειρές χαρακτήρων διαχωρίζονται με χαρακτήρες TAB. Η εξαγωγή δεδομένων από το Excel σε αρχείο κειμένου λειτουργεί ως εξής:

Επιλέγετε "Αρχείο" και στη συνέχεια "Αποθήκευση ως".

Ανοίγετε το "Αναζήτηση" και ανοίγει το παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση".

Επιλέξτε "TXT" στην ενότητα "Τύπος αρχείου".

Καθορίστε την επιθυμητή θέση αποθήκευσης και κάντε κλικ στο "Αποθήκευση".

Ενημερώνεστε ότι το τρέχον φύλλο εργασίας θα ανοίξει στο αρχείο εξαγωγής, το οποίο επιβεβαιώνετε με "ΟΚ".

CSV

Η εξαγωγή δεδομένων από το Excel στο CSV λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο:

Επιλέγετε "Αρχείο" και στη συνέχεια "Αποθήκευση ως".

Ανοίγετε το "Αναζήτηση" και ανοίγει το παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση".

Επιλέξτε "csv" στην ενότητα "Τύπος αρχείου".

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Αποθήκευση" όταν επιλέξετε τη θέση αποθήκευσης.

Ενδέχεται να λάβετε μια ειδοποίηση ότι ενδέχεται να χαθούν ορισμένες λειτουργίες σε μορφή CSV.

Πώς να αλλάξετε το διαχωριστικό μεταξύ των στηλών για CSV

Κανονικά με το CSV χρησιμοποιείται κόμμα ως διαχωριστής μεταξύ των στηλών. Ωστόσο, μπορείτε να το αλλάξετε εάν είναι απαραίτητο:

1. Στα Windows 10, κάντε κλικ στο κουμπί έναρξης με το δεξί κουμπί του ποντικιού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις".

2. Επιλέξτε "Timeρα και γλώσσα".

3. Επιλέξτε "Περιοχή" στα αριστερά.

   

4. Στην ενότητα "Σχετικές ρυθμίσεις" κάντε κλικ στην επιλογή "Πρόσθετες ρυθμίσεις ημερομηνίας, ώρας και χώρας".

   

5. Στο πεδίο "Περιοχή" που ανοίγει, επιλέξτε "Πρόσθετες ρυθμίσεις" στην καρτέλα "Μορφή".

   

6. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή μορφής και μπορείτε να εισαγάγετε έναν χαρακτήρα στο κατάλληλο πεδίο στην καρτέλα Αριθμοί για να λειτουργήσει ως νέος διαχωριστής λίστας - για παράδειγμα, ερωτηματικό.

   

7. Εάν επιβεβαιώσετε την επιλογή σας δύο φορές διαδοχικά με το "OK", έχετε αλλάξει το διαχωριστικό λίστας για όλα τα προγράμματα στον υπολογιστή σας.

Εξαγωγή δεδομένων σε PDF και XPS

1. Επιλέξτε "Αρχείο" και κάντε κλικ στο "Εξαγωγή" στη λίστα στα αριστερά.

   

2. Κάντε κλικ στο "Δημιουργία εγγράφου PDF / XPS".

   

3. Θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου όπου μπορείτε να επιλέξετε αν θα αποθηκευτεί ένα αρχείο PDF ή ένα αρχείο XPS.

   

4. Επιλέξτε αυτό που θέλετε και κάντε κλικ στο "Δημοσίευση".

Εάν οι στήλες είναι πολύ ευρείες, το αρχείο ενδέχεται να χωριστεί σε πολλές σελίδες κατά την εξαγωγή. Για να ελέγξετε αν συμβαίνει αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα "Προβολή" και στη συνέχεια "Διάταξη σελίδας". Εάν είναι απαραίτητο, ορίστε τη διάταξη της σελίδας σε μορφή οριζόντιου προτού αποθηκεύσετε τον πίνακα Excel ως PDF.

Εξαγωγή δεδομένων για OpenDocument

Εάν κάποιος θέλει να συνεργαστεί με τον πίνακα που χρησιμοποιεί τα προγράμματα OpenOffice ή LibreOffice, μπορείτε να μετατρέψετε το αρχείο σας ανάλογα:

1. Κάντε κλικ στο "Αρχείο" και στο "Αποθήκευση ως".

2. Επιλέξτε τη θέση στην οποία θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο.

3. Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, επιλέξτε "Υπολογιστικό φύλλο OpenDocument" από το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο "Αρχεία τύπου".

   

4. Κάντε κλικ στο "Αποθήκευση".

Χωρίς εξαγωγή δεδομένων: Ποια στοιχεία μπορεί να μεταφέρει το Excel σε άλλα προγράμματα;

Για να μπορούν να χρησιμοποιούν αρχεία δεδομένων από το βιβλίο εργασίας σε άλλα προγράμματα του Microsoft Office, οι χρήστες δεν χρειάζεται να τα εξάγουν - ούτε να τα εισάγουν σε άλλα προγράμματα.

Πώς να αντιγράψετε δεδομένα από το Excel σε άλλο πρόγραμμα του Microsoft Office

Στο αρχείο Excel, επιλέξτε τις πηγές δεδομένων που περιέχονται στις στήλες ή τις γραμμές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε σε άλλα προγράμματα.

Αντιγράψτε τα.

Στο πρόγραμμα που θέλετε κάντε κλικ στο κατάλληλο μέρος για τα δεδομένα και εισαγάγετε το.

Ένα μικρό μενού εμφανίζεται δίπλα στα δεδομένα στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε τις επιλογές εισαγωγής: Μπορείτε να εισαγάγετε τις εγγραφές δεδομένων ως στατική εικόνα ή ως κείμενο. Είναι δυνατόν να το προσαρμόσετε στο στυλ προορισμού ή να διατηρήσετε την αρχική μορφοποίηση. Σε κάθε περίπτωση, είναι δυνατή η σύνδεση με το αρχικό φύλλο εργασίας. Αυτό σημαίνει ότι τα δεδομένα στη φόρμα προορισμού θα προσαρμοστούν εάν αλλάξετε τις πηγές δεδομένων στην αρχική φόρμα του Excel.

Πώς να αντιγράψετε ένα γράφημα Excel σε άλλο πρόγραμμα Microsoft Office

Εξαγάγετε ένα γράφημα με τον ίδιο ακριβώς τρόπο όπως εξάγετε δεδομένα. Η μόνη διαφορά είναι ότι δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε το γράφημα ως κείμενο. Παρεμπιπτόντως, αυτές οι επιλογές αντιγραφής και επικόλλησης δεν είναι διαθέσιμες στο Office Online: Χρειάζεστε μια έκδοση επιφάνειας εργασίας για αυτό.

Συμπέρασμα: Η εξαγωγή δεδομένων από το Excel προσφέρει αυτές τις δυνατότητες

Στη μορφή αρχείου Excel, μόνο οι χρήστες που διαθέτουν το πρόγραμμα μπορούν να εργαστούν με τα βιβλία εργασίας που έχουν δημιουργηθεί. Συνεπώς, το Microsoft Office κατέστησε δυνατή την εξαγωγή δεδομένων από το Excel, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε άλλα προγράμματα. Τα πλήρη βιβλία εργασίας δεν χρειάζεται απαραίτητα να εξαχθούν - ορισμένες ενότητες ή τιμές μπορούν επίσης να μεταφερθούν σε άλλη μορφή με λίγα μόνο κλικ. Συγκεκριμένα, η χρήση δεδομένων του Excel σε άλλα προγράμματα του Office είναι χωρίς προβλήματα για κάθε χρήστη: Εδώ, τα δεδομένα δεν εξάγονται, αλλά αντιγράφονται και επικολλούνται μόνο. Μπορεί επίσης να δημιουργηθεί ένας σύνδεσμος προς το βιβλίο εργασίας στο Excel.

Περισσότερα άρθρα σχετικά με το θέμα:

Δημιουργήστε εργασίες από το Excel