Ημερολόγιο Outlook: Συμβουλές για την οργάνωση ραντεβού

Η λειτουργία ημερολογίου του Outlook με μια ματιά

Εκπαιδευτικό βίντεο - αξιοποιήστε στο έπακρο το ημερολόγιο του Outlook

Κάθε μέρα αποτελείται από διαφορετικές ημερομηνίες και εργασίες. Η καλά μελετημένη διαχείριση του χρόνου είναι σημαντική τόσο στην επαγγελματική όσο και στην ιδιωτική καθημερινότητα. Το ημερολόγιο στο Microsoft Outlook μπορεί να βοηθήσει επιδέξια τους χρήστες στις προσπάθειές τους:

• Προγραμματίστε τις εργασίες σας επαγγελματικά.
• Εμφανίστε με σαφήνεια όλα τα ραντεβού στο ημερολόγιο.
• Ενημερώστε σαφώς τους παραλήπτες για τα ραντεβού.
• Οργανώστε κάθε μέρα αποτελεσματικά χρησιμοποιώντας λίστες εργασιών και υπενθυμίσεις.

Μεταβείτε στο ημερολόγιο του Outlook και τις λειτουργίες του κάνοντας κλικ στο κουμπί ημερολογίου ή στο εικονίδιο ημερολογίου στην περιοχή πλοήγησης.

Βασικά στοιχεία για την ενότητα ημερολογίου του Outlook

Το ημερολόγιο του Outlook εντυπωσιάζει με τη φιλική προς το χρήστη πλοήγηση στο μενού και τις πολυάριθμες καινοτομίες που δεν μπορούν να βρεθούν σε άλλα δωρεάν ψηφιακά ή αναλογικά ημερολόγια. Υποστηρίζει τους χρήστες στην ανάπτυξη της διαχείρισης του χρόνου τους με επάρκεια και επίσης εντυπωσιάζει με τη δικτύωσή του με άλλα προγράμματα της Microsoft, όπως το Skype ή το OneNote.

Επιπλέον, οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να επικοινωνούν με άλλα άτομα μέσω Microsoft Exchange ή κοινής χρήσης ημερολογίου. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το συνδυασμό των λειτουργιών e-mail, λίστα εργασιών και βιβλίο διευθύνσεων για να λειτουργήσετε πιο αποτελεσματικά.

Το Outlook διακρίνει βασικά δύο τύπους ραντεβού:

• Τακτικά ραντεβού που έχουν σαφώς καθορισμένη ώρα έναρξης και λήξης. Τέτοια ραντεβού μπορούν να προγραμματιστούν σε λίγες ημέρες ή να διαρκέσουν μικρότερο χρονικό διάστημα.

• Ολοήμερες εκδηλώσεις για τις οποίες δεν έχει εισαχθεί ώρα έναρξης και λήξης.

Στην τυπική προβολή στο Microsoft Outlook θα δείτε τις ακόλουθες λεπτομέρειες στο ημερολόγιο:

Στην αριστερή πλευρά της περιοχής πλοήγησης, εμφανίζεται τόσο η προβολή ημερολογίου για τον τρέχοντα μήνα όσο και τον επόμενο μήνα. Αυτή η προβολή είναι εξαιρετικά χρήσιμη, για παράδειγμα, εάν χρειάζεστε μια απλή επισκόπηση των επόμενων ημερών κατά τη διάρκεια ενός τηλεφώνου. Εάν θέλετε να εμφανίσετε μια περίοδο μεγαλύτερη από μία εβδομάδα ή ένα μήνα, μπορείτε να επισημάνετε τις ημέρες ή τις εβδομάδες στην προβολή ημερολογίου με ένα κλικ του ποντικιού. Εάν θέλετε να δείτε περισσότερες ημέρες στην προεπισκόπηση ημερολογίου, έχετε μια άλλη επιλογή ρύθμισης. Λόγω μιας προσαρμογής στο μητρώο των Windows, περισσότερες ημέρες εμφανίζονται στην προεπισκόπηση ημερολογίου από προεπιλογή.

Η τρέχουσα ημερομηνία εμφανίζεται γενικά με έντονη γραφή στο ημερολόγιο του Outlook. Η τρέχουσα εβδομάδα επισημαίνεται με χρώμα για λόγους σαφήνειας. Όλες οι ημέρες με τα ραντεβού που περιλαμβάνονται στο ημερολόγιο σημειώνονται με έντονη γραφή στο μικρό ημερολόγιο στο μενού επισκόπησης στα αριστερά. Με τα βέλη προς τα αριστερά ή τα δεξιά έχετε τη δυνατότητα να μετακινήσετε το ημερολόγιο σε σχέση με τους μήνες καθώς και με το έτος.

Ποιες διαφορετικές προβολές ημερολογίου μπορούν να επιλεγούν

Μια ουσιαστική και σχετική με την πρακτική λειτουργία είναι η δυνατότητα εμφάνισης διαφορετικών προβολών ημερολογίου.

Προβολή ημέρας	Στην προβολή ημέρας μπορείτε να εμφανίσετε σαφώς τον προγραμματισμό ημέρας. Έχετε αρκετό χώρο για να εισαγάγετε νέα ραντεβού ή να εμφανίσετε ραντεβού με μεγάλη γραμμή θέματος.
Εβδομάδα εργασίας	Εάν θέλετε να δείτε μόνο τα ραντεβού για μια εβδομάδα εργασίας, επιλέξτε την προβολή ημερολογίου της εβδομάδας εργασίας. Το Σαββατοκύριακο είναι κρυφό. Αυτή η προβολή ημερολογίου είναι ιδιαίτερα σημαντική στον επαγγελματικό τομέα.
εβδομάδα	Μια πλήρης εβδομάδα από Δευτέρα έως Κυριακή εμφανίζεται στην προβολή ημερολογίου "Εβδομάδα". Ειδικά όταν υπάρχουν πολλά ραντεβού, τα μεμονωμένα ραντεβού φαίνονται μικρά, αλλά διευθετούνται σαφώς ταυτόχρονα.
μήνας	Η προβολή ενός μήνα είναι απαραίτητη όταν πρέπει να προγραμματιστούν ολόκληρες ημέρες. Στην προβολή μήνα, οι χρήστες μπορούν να δουν με μια ματιά ποιες ημέρες είναι ακόμα κενές. Ταυτόχρονα, τα ραντεβού σε μεμονωμένες ημέρες μπορούν να μετακινηθούν με ένα κλικ σε αυτήν την προβολή.
Προβολή σχεδιασμού	Στην προβολή προγραμματισμού μπορείτε να δείτε τα ραντεβού για μια ημέρα σαφώς διατεταγμένα σε μεμονωμένα πλαίσια ελέγχου.

Μια άλλη επιλογή για την προσαρμογή της προβολής στο ημερολόγιο του Outlook βρίσκεται στο στοιχείο μενού "Προβολή".

Στο μενού "Προβολή", μεταξύ άλλων:

• Έχουν οριστεί διαφορετικές προβολές ημερολογίου,

• Έγιναν ρυθμίσεις έγχρωμης προβολής,

• Το χρώμα του ημερολογίου άλλαξε επίσης

• Οι χρονικές κλίμακες μπορούν να προσαρμοστούν.

• Είναι επίσης δυνατό να ορίσετε συντομεύσεις πληκτρολογίου για χρώματα.

Με αυτόν τον τρόπο, τα ραντεβού μπορούν να εκχωρηθούν σε συγκεκριμένα χρώματα και να κατηγοριοποιηθούν χωρίς να χάσουν χρόνο. Παρόμοια με τη λειτουργία του βιβλίου διευθύνσεων του Outlook, είναι δυνατό να δημιουργηθούν συγκεκριμένες προβολές ημερολογίου προσαρμοσμένες με ακρίβεια στις προσωπικές ανάγκες του χρήστη. Δύο επιπλέον συμβουλές για την επαγγελματική προβολή του ημερολογίου στο Microsoft Outlook αφορούσαν μια διευρυμένη περιοχή ανάγνωσης και την εμφάνιση του πλοηγού ημερομηνιών. Η ενεργοποίηση της περιοχής ανάγνωσης είναι ιδιαίτερα σημαντική στην πράξη, προκειμένου να μπορείτε να δείτε τις βασικές πληροφορίες σχετικά με ένα ραντεβού.

Στις τυπικές ρυθμίσεις του προγράμματος περιήγησης ημερομηνιών, το Microsoft Outlook επισημαίνει με έντονη ένδειξη όλες τις ημέρες για τις οποίες έχει εισαχθεί ένα ραντεβού ως ελάχιστο. Οι χρήστες που παρακολουθούν ήδη ένα ή περισσότερα ραντεβού την ημέρα μπορούν να απενεργοποιήσουν τον έντονο τύπο ραντεβού στο μενού "Προβολή ρυθμίσεων". Αυτό το μέτρο συμβάλλει σε μια καλύτερη επισκόπηση. Το ίδιο ισχύει και για την προβολή μήνα στο ημερολόγιο του Outlook 2007. Αυτό μπορεί επίσης να προσαρμοστεί στις ρυθμίσεις αφαιρώντας το έντονο κείμενο από τις επικεφαλίδες.

Οι χρήστες του Outlook 2007 θα δουν διαφορετικό αριθμό συναντήσεων που εμφανίζονται στην προβολή μήνα, ανάλογα με τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις για το επίπεδο λεπτομέρειάς τους. Αυτό μπορεί εύκολα να αλλάξει προσαρμόζοντας την προβολή, χρησιμοποιώντας μικρότερο μέγεθος γραμματοσειράς ή προσαρμόζοντας την ανάλυση της οθόνης. Μπορείτε επίσης να ορίσετε σωστά τις ημερολογιακές εβδομάδες στο Outlook 2007 με τον βοηθό εκτύπωσης ημερολογίου πριν από την εκτύπωση. Μπορείτε εύκολα να κατεβάσετε τον βοηθό εκτύπωσης ημερολογίου.

Υπόδειξη: Μπορείτε να εκτυπώσετε ένα φύλλο ημερολογίου ανά πάσα στιγμή. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για ραντεβού όταν δεν έχετε πρόσβαση σε ηλεκτρονικές, κινητές συσκευές. Μπορείτε πάντα να εκτυπώσετε ένα ημερολόγιο χρησιμοποιώντας τα στοιχεία μενού " Αρχείο / Εκτύπωση". Επιπλέον, η Microsoft προσφέρει ένα δωρεάν εργαλείο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την επαγγελματική εκτύπωση του ημερολογίου σας. Εκτός από το εργαλείο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία εκτύπωσης στο Microsoft Outlook ανά πάσα στιγμή για να εκτυπώσετε ραντεβού, επαφές ή e-mail με υπογραφή. Είναι επίσης δυνατό να εκτυπώσετε ένα κενό φύλλο ημερολογίου στο οποίο μπορείτε να κάνετε καταχωρήσεις με το χέρι.

Ερωτήσεις χρηστών που πρέπει να απαντηθούν λεπτομερώς:

1. Πώς μπορώ να κάνω τα ημερολόγια να μοιάζουν με το Outlook 2010 στο Outlook 2016;

Οι χρήστες που έχουν συνεργαστεί με το Outlook 2010 για πολλά χρόνια και έχουν μπερδευτεί από τη νέα εμφάνιση στο Outlook 2016 θα ήθελαν να επιστρέψουν τη γνωστή προβολή. Δεν υπάρχει κουμπί στο Microsoft Office ή το Outlook που επαναφέρει αυτόματα όλες τις προτιμήσεις στην έκδοση του 2010. Για το λόγο αυτό, οι χρήστες πρέπει να κάνουν μεμονωμένες ρυθμίσεις:

Κάντε το θέμα μαύρο	Κάντε κλικ στο: Προβολή / Προβολή ρυθμίσεων / Υπό όρους μορφοποίηση των κουμπιών / Μη αναγνωσμένα μηνύματα / Γραμματοσειρά του κουμπιού. Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα στο θέμα από μπλε σε συνηθισμένο μαύρο.
Εμφανίστε το όνομα του αποστολέα στο ίδιο μέγεθος με το θέμα	Για προσαρμογή, μεταβείτε στην περιοχή μενού "Μορφοποίηση υπό όρους«Και προσαρμόστε τα μεγέθη ξεχωριστά. Στην περιοχή Όνομα και γραμματοσειρά, επιλέξτε "Μικρότερο", καθώς δεν είναι δυνατή η προσαρμογή του μεγέθους της γραμματοσειράς.
Απόκρυψη της πρώτης γραμμής ενός μηνύματος	Μετάβαση στο "γνώμη"Και κάντε κλικ στο μενού" Προεπισκόπηση μηνύματος ". Επιλέξτε" Απενεργοποίηση "στο μενού επιλογής για να αποκρύψετε την πρώτη γραμμή του μηνύματος.
Τοποθετήστε τη γραμμή πλοήγησης στην περιοχή πλοήγησης	Για να αλλάξετε την οθόνη, επιλέξτε: Προβολή / παράθυρο φακέλου / επιλογές / συμπαγής πλοήγηση

2. Τι σημαίνει "δωρεάν" στο ημερολόγιο του Outlook;

Εάν δημιουργήσετε ένα νέο ραντεβού στο Outlook, μπορείτε να το κατηγοριοποιήσετε με διάφορους τρόπους. Στο Outlook, "δωρεάν" σημαίνει ότι δεν είστε προγραμματισμένοι αυτήν τη στιγμή. Αυτές οι πληροφορίες είναι ιδιαίτερα σημαντικές εάν χρησιμοποιείτε ημερολόγιο με πολλά άτομα στην ομάδα.

3. Πώς μπορώ να εμφανίσω δημόσιες αργίες στο Outlook;

Μπορείτε εύκολα να εμφανίσετε τις αργίες στη Γερμανία και, εναλλακτικά, από άλλες χώρες στο ημερολόγιο του Outlook. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο στοιχείο μενού "Αρχείο" και επιλέξτε την καρτέλα "Ημερολόγιο" στην περιοχή Επιλογές. Ανοίγει ένα μενού επιλογής στο οποίο μπορείτε να ενσωματώσετε καθολικές ρυθμίσεις για το ημερολόγιο.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη διακοπών" και επιλέξτε τη χώρα για την οποία θέλετε να εμφανίζονται οι διακοπές στο ημερολόγιο. Με δύο κλικ στο "OK" όλες οι σχετικές αργίες εμφανίζονται στο ημερολόγιο.

Μπορείτε να διαγράψετε μεμονωμένες αργίες από το ημερολόγιο, εξάγοντας πρώτα μια λίστα στο μενού "Προβολή". Στη συνέχεια, μπορείτε να διαγράψετε μεμονωμένες καταχωρήσεις, για παράδειγμα αργίες που δεν σχετίζονται με την πολιτεία σας. Μπορείτε επίσης να βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εμφάνιση δημόσιων αργιών στο Outlook στις σελίδες βοήθειας της Microsoft. Δεν είναι δύσκολο να εμφανίσετε τις διακοπές στο Outlook ή να επιλέξετε διαφορετικές χώρες για τις οποίες εμφανίζονται οι διακοπές.

Πληροφορίες: Παρόμοια με τις δημόσιες αργίες, μπορείτε επίσης να εισαγάγετε τις σχολικές αργίες της πολιτείας σας ή το σεληνιακό ημερολόγιο με φάσεις σελήνης στο Outlook.

4. Μπορώ να απορρίψω αυτόματα τα αιτήματα ραντεβού και συνάντησης;

Σε πολλές περιπτώσεις, υπάρχει μια πλημμύρα αιτημάτων ραντεβού, ειδικά στην καθημερινή εργασία. Ένα επαγγελματικά διαχειριζόμενο ημερολόγιο με προσεκτικά συμπληρωμένα στοιχεία ημερολογίου στο Outlook μπορεί να σας βοηθήσει να ακυρώσετε αυτόματα τα ραντεβού που επικαλύπτονται με τα υποσχόμενα ραντεβού. Αυτή η χρήσιμη λειτουργία εξοικονομεί χρόνο και μπορεί να ενεργοποιηθεί ή να απενεργοποιηθεί στις επιλογές ημερολογίου. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον λογαριασμό e-mail στις ρυθμίσεις του Outlook για να καθορίσετε σε ποιο ημερολόγιο πρέπει να εισαχθεί μια νέα συνάντηση.

5. Πώς μπορώ να αλλάξω ένα μεμονωμένο ραντεβού για ένα ραντεβού σειράς;

Στην καθημερινή πρακτική συμβαίνει ότι τα ραντεβού σε σειρά, για παράδειγμα συναντήσεις, πρέπει να αλλάξουν μία φορά. Σε αυτήν την περίπτωση, στην πιο πρόσφατη έκδοση του Outlook, ολόκληρο το επαναλαμβανόμενο ραντεβού δεν χρειάζεται να διαγραφεί και να γίνει επανεκκίνηση. Επίσης, δεν είναι απαραίτητο να ενημερώσετε άλλους συμμετέχοντες μέσω email. Για επαναλαμβανόμενα ραντεβού, το Outlook σας προσφέρει την επιλογή να αλλάξετε είτε ένα ραντεβού είτε ολόκληρη τη σειρά συναντήσεων.

Σε παλαιότερες εκδόσεις του Outlook έπρεπε να διαγράψετε τη σειρά ραντεβού, καθώς όλα τα ραντεβού, συμπεριλαμβανομένων των προηγούμενων, άλλαξαν όταν τα αλλάξατε. Ένας τρόπος για να αποτρέψετε αυτό το χάος των ραντεβού είναι να χωρίσετε μια σειρά ραντεβού σε δύο σειρές εκδηλώσεων. Αυτό λειτουργεί τερματίζοντας την παλιά σειρά και δημιουργώντας μια νέα σειρά. Εάν θέλετε να κλείσετε μια σειρά ραντεβού νωρίς στο Outlook 2007 και ταυτόχρονα να διατηρήσετε τις εξαιρέσεις, μπορείτε να το κάνετε αυτό αλλάζοντας το πεδίο θέματος της εξαίρεσης.

Επιπλέον λήψη: Με τη λειτουργία σειράς ραντεβού σε παλαιότερες εκδόσεις του Outlook, είναι δυνατό να ορίσετε ραντεβού μόνο την πρώτη, τέταρτη και τελευταία εργάσιμη ημέρα του μήνα. Εάν θέλετε να είστε πιο ευέλικτοι και να ορίσετε επαναλαμβανόμενα ραντεβού για άλλες εργάσιμες ημέρες, αυτό είναι δυνατό συνδυάζοντας τις λειτουργίες του Microsoft Outlook και του Microsoft Excel. Πώς μπορείτε να αξιοποιήσετε κερδοφόρα τα πλεονεκτήματα και το συνδυασμό Outlook και Excel, η δωρεάν λήψη "Ραντεβού σειράς κάθε πολλοστή εργάσιμη ημέρα του μήνα" σας φέρνει πιο κοντά.

Σε νεότερες εκδόσεις του Outlook έχετε την επιλογή να διαφοροποιήσετε πιο έντονα τις ημέρες της σειράς. Οι σειρές ραντεβού μπορούν να οριστούν σε ορισμένες ημέρες και επίσης στην πολλοστή εργάσιμη ημέρα του μήνα.

Συμβουλή πρόσληψης: Οι χρήστες που θέλουν να διαγράψουν πολλές σειρές ραντεβού ταυτόχρονα σε ένα βήμα, δεν χρειάζεται να επεξεργαστούν με μη αυτόματο τρόπο ολόκληρο το ημερολόγιο και να διαγράψουν κάθε σειρά ραντεβού ξεχωριστά. Χρησιμοποιώντας τη λέξη -κλειδί "Σειρά ραντεβού", την οποία μπορείτε να εισαγάγετε στο πεδίο αναζήτησης του Outlook, θα δείτε μια λίστα με όλες τις σειρές ραντεβού με μια ματιά. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να τα επεξεργαστείτε ή να τα διαγράψετε με ειρήνη. Είναι επίσης δυνατό να διαγράψετε μόνο μελλοντικά ραντεβού και να αφήσετε το πραγματικό ραντεβού σειράς στο ημερολόγιο.

Δημιουργήστε νέα ραντεβού στο ημερολόγιο - εύκολα και φιλικά προς το χρήστη

Η δημιουργία ενός νέου ραντεβού στο Outlook είναι εύκολη και αυτονόητη. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί "Νέα συνάντηση" στο μενού επιλογών "Νέο" στο ημερολόγιο. Εάν εργάζεστε με πολλά ημερολόγια ταυτόχρονα, είναι απαραίτητο να ελέγξετε εάν μια νέα συνάντηση αποθηκεύεται στο σωστό ημερολόγιο. Μπορείτε επίσης να σχεδιάσετε μια «νέα συνάντηση» ή άλλα στοιχεία, όπως μια εργασία ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απευθείας από το ημερολόγιο.

Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί "Νέα συνάντηση", ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο μπορείτε να εισαγάγετε όλες τις σημαντικές πληροφορίες και λεπτομέρειες προγραμματισμού.

Μεταξύ άλλων, έχετε την επιλογή να προσκαλέσετε άλλους απαραίτητους συμμετέχοντες για το ραντεβού απευθείας μέσω του Outlook.

Στην περιοχή μενού "Επιλογές", μπορείτε να ορίσετε τον τρόπο εμφάνισης του ραντεβού στο ημερολόγιό σας. Στην ενότητα "Τύπος σειράς", μπορείτε να μετατρέψετε το νέο ραντεβού σε επαναλαμβανόμενο ραντεβού που θα πρέπει να ξεκινά εκ νέου κάθε εβδομάδα ή κάθε μήνα, για παράδειγμα. Παρόμοια με το βιβλίο διευθύνσεων, έχετε την επιλογή στο ημερολόγιο του Outlook να κατηγοριοποιήσετε το ραντεβού σε χρώμα ή με ένα συγκεκριμένο όνομα και να το επισημάνετε ως "ιδιωτικό". Επιπλέον, τα σημαντικά ραντεβού μπορούν να εμφανιστούν με υψηλό επίπεδο σημασίας, ώστε να μην ξεχαστούν ποτέ.

Για το ραντεβού ή τη συνάντηση, να παρέχετε πάντα:

• Ενας τίτλος,

• Ορίστε την αρχή και το τέλος του ραντεβού ή επιλέξτε "Όλη την ημέρα" εάν η συνάντηση διαρκεί μια εργάσιμη ημέρα και

• Εισαγάγετε την τοποθεσία του ραντεβού. Για διαδικτυακά ραντεβού μέσω Skype ή Zoom, θα βρείτε αρκετό χώρο στον ανοιχτό χώρο για να εισαγάγετε τα δεδομένα πρόσβασης για τη συνάντηση. Εάν το Zoom ή άλλη υπηρεσία τηλεφωνίας και Outlook είναι συνδεδεμένα, δημιουργείται αυτόματα μια συνάντηση του Outlook για μια συνάντηση Zoom.

• Εάν δημιουργήσετε ένα ραντεβού για πολλούς συμμετέχοντες, έχετε την επιλογή να ζητήσετε απάντηση στο αίτημα ή να αποκλείσετε τα σχόλια. Εάν ζητήσετε επιβεβαίωση της συμμετοχής, θα έχετε πάντα μια επισκόπηση του ποιος συμμετέχων που ζητήθηκε έχει αποδεχτεί ή ακυρώσει. Γενικά, υπάρχουν οι ακόλουθες επιλογές απόκρισης σε ένα ερώτημα στο Outlook:

  • Αποδοχή αιτήματος,
  • Αποδοχή αιτήματος με κράτηση,
  • Ακύρωση αιτήματος.

• Αφήστε πάντα το Outlook να σας υπενθυμίζει ένα ραντεβού. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε το κουμπί "Υπενθύμιση" στο μενού Επιλογές. Από προεπιλογή, το Outlook ορίζει την τιμή ως υπενθύμιση 15 λεπτά πριν από ένα ραντεβού. Η υπενθύμιση, η οποία μπορεί να αναφέρεται ως «ηλεκτρονικός κόμβος», εγγυάται ότι δεν θα ξεχάσετε ποτέ ένα ραντεβού. Εάν έχετε συνδέσει το Outlook με τελικές συσκευές όπως smartphone ή ρολόγια, θα σας υπενθυμίζεται αυτόματα σε πολλές συσκευές ταυτόχρονα.

Στο τελευταίο βήμα, αποθηκεύστε το νέο ραντεβού χρησιμοποιώντας το κουμπί "Αποθήκευση και κλείσιμο". Εάν θέλετε να μετακινήσετε ένα ραντεβού σε άλλη ημέρα, μπορείτε εύκολα να το κάνετε κάνοντας κλικ και μετακινώντας το ποντίκι. Αυτή η απλότητα και η φιλικότητα προς το χρήστη εγγυάται ότι μπορείτε να διατηρήσετε το ημερολόγιό σας Outlook επαγγελματικά ανά πάσα στιγμή και να το προσαρμόσετε με λίγα μόνο κλικ.

Πρακτική συμβουλή: Γενέθλια ή ειδικές επετείοι μπορούν να μεταφερθούν αυτόματα από τις επαφές στο Outlook. Αυτό έχει δύο πλεονεκτήματα σε σχέση με μια μη αυτόματη καταχώριση στο ημερολόγιο:

1. Αποθηκεύσατε τα γενέθλια απευθείας με την επαφή
2. Μπορείτε να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε λίστες γενεθλίων.

Το Outlook μεταφέρει επίσης αυτόματα τα γενέθλια στο ημερολόγιο χωρίς να χρειάζεται να προσθέσετε την καταχώριση με μη αυτόματο τρόπο.

Μοιραστείτε το ημερολόγιό σας στο Outlook

Πάνω απ 'όλα στο επαγγελματικό περιβάλλον και εξίσου ιδιωτικά στην οικογένεια, μπορεί να είναι χρήσιμο να μοιράζεστε το δικό σας ημερολόγιο Outlook. Με αυτόν τον τρόπο, τα ραντεβού μπορούν να μοιραστούν προσωρινά ή γενικά με άλλους.

Μπορείτε να μοιραστείτε εύκολα το ημερολόγιο του Outlook με λίγα μόνο κλικ:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί: «Κοινή χρήση ημερολογίου.

   

2. Επιλέξτε "Προσθήκη" και επιλέξτε μια επαφή από το βιβλίο διευθύνσεων με την οποία θέλετε να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας. Κλείστε την επιλογή με "OK".

3. Στην ενότητα "Εξουσιοδοτήσεις", μπορείτε στη συνέχεια να ορίσετε τα επίπεδα εξουσιοδότησης για την επαφή σας. Για παράδειγμα, εάν ορίσετε την επιλογή "Μπορεί να εμφανίσει όλες τις λεπτομέρειες", η επαφή σας είναι εξουσιοδοτημένη να προβάλει λεπτομερώς το ημερολόγιό σας.Η επαφή σας μπορεί να αλλάξει ραντεβού στο ημερολόγιο μόνο όταν επιλέξετε "Μπορεί να επεξεργαστεί". Για παράδειγμα, μια γραμματέας θα είχε πλήρη πρόσβαση στο ημερολόγιο, ώστε να μπορεί να διατηρείται επαγγελματικά και αποτελεσματικά. Τέλος, επιλέξτε "OK" για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.

4. Η επαφή σας θα λάβει στη συνέχεια έναν σύνδεσμο πρόσκλησης. Μπορεί να δει ή να αλλάξει το ημερολόγιο, ανάλογα με την εξουσιοδότηση που έχει χορηγηθεί.

Το ημερολόγιό σας μπορούν να προβληθούν μόνο από άτομα που έχουν λάβει εξουσιοδότηση από εσάς. Σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον και όταν εργάζεστε με το Microsoft Exchange, μπορεί να είναι σημαντικό ολόκληρος ο οργανισμός να έχει πρόσβαση σε ένα δημόσιο ημερολόγιο. Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις, ο κάτοχος ενός ημερολογίου καθορίζει προσωπικά πώς έχουν άλλα άτομα πρόσβαση σε ραντεβού και εκδηλώσεις.

Σπουδαίος: Εάν εργάζεστε με παλαιότερη έκδοση του Microsoft Outlook και όχι με Exchange Server, μπορεί να είναι δύσκολο να μοιραστείτε το ημερολόγιο με εξωτερικά άτομα. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορεί να είναι χρήσιμο να δημιουργήσετε το ημερολόγιο μέσω της Google ή του iCloud της Apple. Από το Outlook 2003 είναι επίσης δυνατό να αποθηκεύσετε το ημερολόγιο ως ιστότοπο. Στο επόμενο βήμα, το ημερολόγιο πρέπει να τοποθετηθεί στο διαδίκτυο ως σελίδα HTML στο intranet ή στο Διαδίκτυο για να γίνει κοινή χρήση.

Δημιουργήστε ένα νέο ημερολόγιο στο Microsoft Outlook

Μπορείτε να δημιουργήσετε νέα ημερολόγια στο Microsoft Outlook όσο συχνά θέλετε και να τα διαχειρίζεστε δίπλα -δίπλα. Με αυτόν τον τρόπο, είναι δυνατό να διαχωρίσουμε λογικά επαγγελματικά, επαγγελματικά και άλλα ραντεβού. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο ημερολόγιο στο Outlook κάνοντας κλικ στο "Άνοιγμα ημερολογίου / Δημιουργία νέου άδειου ημερολογίου".

Για να αποθηκεύσετε το ημερολόγιο, πρέπει να ορίσετε ένα μοναδικό όνομα στο επόμενο βήμα. Το νέο σας ημερολόγιο θα εμφανιστεί μαζί με όλα τα άλλα ημερολόγια στο μενού ημερολογίου του Microsoft Outlook στην κάτω αριστερή γωνία.

Εισαγάγετε ημερολόγια - λίγα μόνο βήματα για την επιτυχία

Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε ένα δημόσιο ή κοινόχρηστο ημερολόγιο χρησιμοποιώντας το κουμπί "Άνοιγμα ημερολογίου". Μπορείτε να εισαγάγετε ημερολόγια από ένα βιβλίο διευθύνσεων, μια λίστα δωματίων ή από το Διαδίκτυο και να προβάλετε ή να επεξεργαστείτε τα δεδομένα που περιέχονται σε αυτό. Εάν θέλετε να ανοίξετε ένα ημερολόγιο που μοιράζεται ένα άλλο άτομο, αυτό είναι επίσης δυνατό σε αυτήν την περιοχή μενού. Για να χρησιμοποιήσετε το κοινόχρηστο ημερολόγιο, χρειάζεστε το όνομα του ημερολογίου. Αυτό θα σας σταλεί μέσω email μαζί με τη διαδρομή αποθήκευσης όταν κυκλοφορήσει. Εάν το κοινόχρηστο ημερολόγιο άλλου χρήστη δεν μπορεί πλέον να κλείσει, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περαιτέρω επιλογές ρύθμισης.

Ορισμένοι χρήστες περιγράφουν ένα πρόβλημα που παρουσιάζεται κατά την εισαγωγή δεδομένων ημερολογίου. Ένα (2) εμφανίζεται δίπλα στο δικό σας ημερολόγιο. Αυτό δεν σημαίνει ότι είναι άλλο ημερολόγιο. Μάλλον, ειδοποιεί το χρήστη για 2 μη αναγνωσμένες καταχωρήσεις ημερολογίου.

Υπόδειξη: Εάν θέλετε να προσθέσετε τις προβολές ημερολογίου πολλών ημερολογίων, σημειώστε όλα τα ημερολόγια στο μενού οθόνης κάτω αριστερά στο Outlook με ένα τικ. Στη συνέχεια, το Outlook σας δείχνει μια πλήρη προβολή στην οποία οι καταχωρήσεις ημερολογίου επισημαίνονται σε διαφορετικά χρώματα. Εάν θέλετε να αλλάξετε το χρονοδιάγραμμα για λόγους σαφήνειας, αυτό είναι επίσης δυνατό με λίγα μόνο κλικ στις ρυθμίσεις του Outlook. Μια εφάπαξ αλλαγή στο χρονικό πλέγμα για ένα ραντεβού μπορεί επίσης να γίνει με ένα κλικ.

Συνδυάστε δύο διαφορετικά ημερολόγια

Η τήρηση πάρα πολλών διαφορετικών ημερολογίων δεν είναι πολλά υποσχόμενη στην πράξη. Ακόμα κι αν προσθέσετε τα ημερολόγια στην προβολή, προκύπτουν απολύσεις και εσφαλμένες καταχωρήσεις. Εάν θέλετε να συνδυάσετε πολλά ημερολόγια και τα ραντεβού τους σε ένα ημερολόγιο, μπορείτε να το κάνετε αντιγράφοντας τα ραντεβού από το ένα ημερολόγιο στο άλλο.

Πώς να συγχρονίσετε το ημερολόγιο του Outlook

Ενώ πριν από χρόνια οι άνθρωποι δούλευαν αποκλειστικά με έναν προσωπικό υπολογιστή, σήμερα είναι φυσικά θέμα εισαγωγής e-mail ή νέων ραντεβού χρησιμοποιώντας όλες τις υπάρχουσες τελικές συσκευές. Tablet, smartphone, ένα ψηφιακό ρολόι όπως το Apple Watch ή φορητοί υπολογιστές και ψηφιακοί βοηθοί όπως το Siri και η Alexa προσφέρουν διάφορες επιλογές για την αποθήκευση ραντεβού στο ημερολόγιο του Outlook και τον συγχρονισμό τους σε κλάσματα του δευτερολέπτου.

Εάν χρησιμοποιείτε λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Outlook.com ή Outlook στο iPhone, το iPad ή τη συσκευή σας Android, το ημερολόγιο του Outlook μπορεί να συγχρονιστεί χωρίς προβλήματα. Η χρήση ημερολογίου Google ή άλλου οργανωτή που βασίζεται σε λογισμικό στο Outlook είναι επίσης χωρίς προβλήματα, αρκεί να μετεγκατασταθούν σωστά.

Συγχρονισμός ημερολογίου Outlook με Android

Οι περισσότεροι χρήστες κινητού τηλεφώνου ή tablet Android χρησιμοποιούν το Ημερολόγιο Google στη συσκευή τους από προεπιλογή. Για να ενσωματωθεί αυτό στο Outlook, πρέπει να εκτελεστούν τα ακόλουθα βήματα:

1. Μεταβείτε στο λογαριασμό σας Google στο διαδίκτυο και ανοίξτε το ημερολόγιο που θέλετε να ενσωματώσετε στο Outlook.

2. Στο Google μεταβείτε στην περιοχή μενού "Ρυθμίσεις για το ημερολόγιό μου" και, στη συνέχεια, αντιγράψτε τον σύνδεσμο στην καταχώριση "Δημόσια διεύθυνση σε μορφή iCal" στο πρόχειρο.

3. Τώρα ανοίξτε το μενού στο Outlook: "Άνοιγμα ημερολογίου / Από το Διαδίκτυο."

   

4. Στο παράθυρο διαλόγου που άνοιξε πρόσφατα, εισαγάγετε τον σύνδεσμο Ημερολόγιο Google.

   

5. Μετά τη μεταφορά των δεδομένων, τα ραντεβού από το Ημερολόγιο Google και το Outlook συγχρονίζονται αυτόματα.

Συγχρονίστε το ημερολόγιο του Outlook με την Apple

Μπορείτε εύκολα να συγχρονίσετε το ημερολόγιό σας iCloud με το Outlook στον υπολογιστή σας, κατεβάζοντας το δωρεάν πρόγραμμα Windows iCloud για Windows. Μετά τη ρύθμιση, έχετε διάφορες επιλογές ρύθμισης.

Εάν ενεργοποιήσετε το πλαίσιο ελέγχου "Αλληλογραφία, Επαφές, Ημερολόγιο και Εργασίες", το ημερολόγιο iCloud θα ενσωματωθεί στο Outlook. Στο εξής θα το βρείτε ως ξεχωριστή καταχώριση ημερολογίου στο Outlook. Όλες οι επαφές, οι εργασίες και τα προηγούμενα ραντεβού μεταφέρονται επίσης.

Χρησιμοποιήστε την εφαρμογή Outlook σε κινητές συσκευές

Με Android και iOS μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις εκδόσεις smartphone και tablet του Microsoft Outlook. Οι εκδόσεις για κινητά διατίθενται δωρεάν και για τα δύο λειτουργικά συστήματα.

• Σύνδεσμος λήψης Android
• Σύνδεσμος λήψης iOS

Μετά τη λήψη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook ως συνήθως στο tablet ή το smartphone σας. Ο συγχρονισμός των υφιστάμενων ημερολογίων λειτουργεί είτε μέσω του οδηγού εισαγωγής είτε απευθείας κατά τη ρύθμιση του λογαριασμού e-mail με τον οδηγό εγκατάστασης. Επιπλέον, νέα ημερολόγια μπορούν να προστεθούν με μη αυτόματο τρόπο στο Outlook ανά πάσα στιγμή.

Πιο αποτελεσματικές πρακτικές συμβουλές για το ημερολόγιο του Outlook

Ενεργοποιήστε τους συνδέσμους AND στην προηγμένη αναζήτηση χρησιμοποιώντας το μητρώο

Για να ενεργοποιήσετε την εύρεση πολλών όρων αναζήτησης στη λειτουργία αναζήτησης Outlook, η οποία περιλαμβάνει επίσης το ημερολόγιο, πρέπει να κάνετε αλλαγές στο μητρώο. Αυτό είναι απαραίτητο επειδή το Outlook αναζητά με συνδέσμους OR από προεπιλογή. Το μητρώο των Windows ονομάζεται μητρώο. Αποθηκεύει πληροφορίες και ρυθμίσεις για Windows και προγράμματα όπως το Outlook.

Περισσότερα για τους συνδέσμους ΚΑΙ: Πώς να ενεργοποιήσετε τους συνδέσμους ΚΑΙ στην προηγμένη αναζήτηση χρησιμοποιώντας το μητρώο

Εμφάνιση ημερολογίου στην επιφάνεια εργασίας

Εάν πρέπει να πάτε γρήγορα και χρειάζεστε ταυτόχρονα μια σαφή παρουσίαση του ημερολογίου σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα "Μην ξεχνάτε" για το Outlook. Με την εφαρμογή λογισμικού μπορείτε να εμφανίσετε τα ραντεβού και τις εργασίες σας από το Outlook απευθείας στην επιφάνεια εργασίας ως ημερολόγιο.

Μια εναλλακτική εφαρμογή που εμφανίζει επίσης τα ραντεβού σας στην επιφάνεια εργασίας χωρίς να ανοίξετε το Outlook είναι το δωρεάν εργαλείο DeskTask από το Carthago Software. Η εφαρμογή ερωτά τα ραντεβού και τις εργασίες για τις επόμενες ημέρες από το Outlook και τα εμφανίζει καθαρά στην επιφάνεια εργασίας. Χωρίς να ξεκινήσετε το Outlook, έχετε μια καλή επισκόπηση όλων των επερχόμενων ραντεβού.

Αρχειοθετήστε το ημερολόγιο χρόνο με τον χρόνο

Ένα αρχείο ημερολογίου είναι ενδιαφέρον τόσο για επαγγελματική όσο και για ιδιωτική εργασία. Μπορείτε να μάθετε στο αρχείο ανά πάσα στιγμή όταν πραγματοποιήθηκε ραντεβού τα προηγούμενα χρόνια. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για σημαντικές έρευνες από αρχές ή άλλα ιδρύματα. Πολλοί χρήστες αρχειοθετούν το ημερολόγιό τους στο τέλος του έτους από προεπιλογή και χρησιμοποιούν τις ακόλουθες οδηγίες για αυτό.

Συμβουλή: Χρησιμοποιήστε το Outlook "Σήμερα"

Στη μονάδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook 2007 και 2010 μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί "Outlook Today" για να εμφανίσετε τα πιο πρόσφατα μηνύματα. Για να φτάσετε στην οθόνη Σήμερα με ένα μόνο κλικ από τη μονάδα ημερολογίου του Outlook, εμφανίστε την εκτεταμένη γραμμή εργαλείων.

Συμβουλή: Χρησιμοποιήστε Cleanreminders εάν το Outlook εμφανίζει υπενθυμίσεις δύο φορές

Οι χρήστες που πρέπει να συντονίσουν πολλά ραντεβού επωφελούνται από τις υπενθυμίσεις του Outlook. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι υπενθυμίσεις θα εμφανίζονται διπλές και τριπλές στο Outlook, κάτι που είναι ενοχλητικό και μπορεί να αποσπά την προσοχή. Οι χρήστες του Microsoft Outlook μπορούν να διορθώσουν αυτό το σφάλμα αμέσως με μια απλή εντολή των Windows. Η εσωτερική λίστα προγράμματος μπορεί συνήθως να διαγραφεί με την εντολή "cleanreminders". Ως αποτέλεσμα, οι διπλές μνήμες εξαλείφονται. Το ίδιο ισχύει εάν το Outlook εμφανίζει υπενθυμίσεις για ραντεβού στο παρελθόν.

Μορφοποίηση ημερολογίου σύμφωνα με τους κανόνες DIN

Εάν το Microsoft Outlook δεν εμφανίζει σωστά τις ημερολογιακές εβδομάδες στο ημερολόγιο, αυτό μπορεί να οφείλεται σε εσφαλμένη ρύθμιση. Το ημερολόγιο εμφανίζεται στην αμερικανική έκδοση και όχι σύμφωνα με το DIN 1355 / ISO 860. Μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις στις επιλογές ημερολογίου στο Outlook.

Ορίστε τις βασικές ώρες εργασίας και τα επαναλαμβανόμενα ραντεβού στο ημερολόγιο του Outlook

Το Outlook προσφέρει μια μεγάλη ποικιλία λειτουργιών για καθημερινή εργασία. Μια πρακτική λειτουργία είναι ο καθορισμός των βασικών ωρών εργασίας. Ταυτόχρονα, ένα μειονέκτημα είναι ότι μπορείτε να ορίσετε μόνο τις βασικές ώρες εργασίας σε εβδομαδιαία βάση. Στον όλο και πιο ευέλικτο κόσμο της εργασίας, αυτό δεν είναι πολύ αποτελεσματικό, ειδικά για τους ελεύθερους επαγγελματίες και τους οριακούς εργαζόμενους με μερική απασχόληση. Μια δυνατότητα εισαγωγής διαφορετικών ωρών εργασίας προσφέρεται από σειρά συναντήσεων που μπορείτε να δημιουργήσετε και να επεξεργαστείτε μεμονωμένα. Με αυτήν την προσέγγιση, είναι δυνατό να εμφανίζονται οι πραγματικές ώρες εργασίας στο Outlook χωρίς προβλήματα.

Συμπέρασμα: Το ημερολόγιο του Outlook - επαγγελματικός προγραμματισμός για κάθε χρήστη

Η λειτουργία ημερολογίου του Microsoft Outlook υποστηρίζει τους χρήστες με διάφορους τρόπους. Από τη μία πλευρά, το ημερολόγιο στο Outlook εντυπωσιάζει με την απλότητά του στη δομή, τη σαφήνεια και τη φιλικότητα προς τον χρήστη. Από την άλλη πλευρά, τα ραντεβού μπορούν λογικά να προγραμματιστούν και να εμφανιστούν σε διαφορετικές προβολές ημερολογίου. Με διάφορες ρυθμίσεις και επιλογές, είναι δυνατό να εξατομικεύσετε το ημερολόγιο στο Outlook και να το προσαρμόσετε στις προσωπικές συνθήκες.

Υπάρχουν διαφορετικές και σχετικές με την πρακτική λειτουργίες στις συναρτήσεις προγραμματισμού και ημερολογίου. Απο

• Ο χρωματικός σχεδιασμός των ραντεβού τελείωσε
• Η αυτόματη απάντηση στον προγραμματισμό διενέξεων έως
• Σε αναπαραστάσεις πίνακα

υπάρχουν πολλοί τρόποι για να κάνετε την καθημερινή ζωή αποτελεσματική με το Microsoft Outlook.

Με τις λειτουργίες του ημερολογίου και τον επαγγελματικό προγραμματισμό συναντήσεων, το Microsoft Outlook εγγυάται ότι η ομαδική εργασία είναι δυνατή ανά πάσα στιγμή. Συνοπτικά, η λειτουργία ημερολογίου του Microsoft Outlook προσφέρει τόσο σε ιδιώτες χρήστες όσο και σε εταιρείες όλων των μεγεθών ένα ευρύ φάσμα επιλογών για συγκεκριμένο προγραμματισμό ραντεβού και εξατομίκευση της πρόσβασης σε ημερολόγια και ραντεβού.

Οι χρήστες που γνωρίζουν τις συμβουλές και τα κόλπα που σχετίζονται με τα μενού και τις επιλογές ρύθμισης του Microsoft Outlook μπορούν να κάνουν την καλύτερη δυνατή χρήση του Outlook και να προγραμματίσουν τα ραντεβού τους με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Με το Microsoft Outlook είναι επίσης δυνατός ο συγχρονισμός ημερολογίων, η ρύθμιση σειράς συναντήσεων και η ενσωμάτωση κινητών συσκευών. Στην εποχή της ψηφιοποίησης, το Microsoft Outlook εγγυάται ότι τα ραντεβού και οι εργασίες είναι δομημένα με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, ώστε να μπορείτε να εργάζεστε επαγγελματικά.