Συμβουλές ειδικών για εργασία με το Outlook
Το Microsoft Outlook είναι ένα από τα πιο δημοφιλή προγράμματα επικοινωνίας που χρησιμοποιούν εκατομμύρια άνθρωποι σε όλο τον κόσμο καθημερινά. Το Outlook θα πρέπει, μεταξύ άλλων, να βοηθήσει να καταστεί η γραπτή επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πιο αποτελεσματική και επαγγελματική. Για να διασφαλιστεί αυτό, το Outlook έχει πολλές λειτουργίες. Η λειτουργία ταξινόμησης είναι μια ουσιαστική επιλογή για καθημερινή εργασία.
Η ταξινόμηση και η στοχευμένη αρχειοθέτηση e-mail, συνημμένων και πληροφοριών είναι σημαντική τόσο στο Outlook όσο και γενικά στην αναλογική επικοινωνία γραφείου. Τα μητρώα και οι φάκελοι είναι απαραίτητοι στα γραφεία, για παράδειγμα, για την αποθήκευση εγγράφων εκτός σύνδεσης βάσει κατανοητών κριτηρίων. Μια καλά μελετημένη δομή φακέλου και η λειτουργία ταξινόμησης στο Outlook εγγυώνται επίσης ότι οι βασικές πληροφορίες και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι διαθέσιμα με λίγα μόνο κλικ.
Πώς να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία ταξινόμησης στο Outlook
Ορισμένοι χρήστες του Outlook λαμβάνουν εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα. Με τόσες πληροφορίες, είναι δύσκολο να παρακολουθείτε τα πράγματα και να επιλέξετε τη σωστή προβολή. Είναι απαραίτητο να μπορείτε να εμφανίζετε αυτόματα τα μηνύματα σύμφωνα με καθορισμένα κριτήρια. Η ενσωματωμένη λειτουργία ταξινόμησης του Microsoft Outlook μπορεί να σας βοηθήσει να ταξινομήσετε τα μηνύματα αποτελεσματικά και με τρόπο προσανατολισμένο στον χρήστη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία ταξινόμησης ως εξής:
-
Μεταβείτε σε οποιονδήποτε φάκελο. Πάνω από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχονται στον κατάλογο θα βρείτε τη λειτουργία ταξινόμησης και φιλτραρίσματος του Microsoft Outlook.
-
Μεταξύ άλλων, μπορείτε να φιλτράρετε τα μηνύματα σύμφωνα με τα ακόλουθα κριτήρια:
- Ανάγνωση ή μη ανάγνωση μηνυμάτων.
- Κατά προτεραιότητα.
- Με ημερομηνία έναρξης ή λήξης.
- Κατά μέγεθος.
- Κατά θέμα.
- Από τον αποστολέα.
- Κατά τύπο.
- Σύμφωνα με τα φυτά.
- Με λογαριασμό.
Επιπλέον, μπορείτε να καθορίσετε στο παράθυρο διαλόγου "Ταξινόμηση" εάν το νεότερο ή το παλαιότερο στοιχείο θα πρέπει πάντα να εμφανίζεται στην κορυφή.
Το πλήθος των επιλογών επιλογής, τις οποίες μπορείτε να αναγνωρίσετε όταν ενεργοποιούνται με τσιμπούρια, σας επιτρέπει να τακτοποιήσετε συγκεκριμένα το περιεχόμενο του φακέλου. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δείτε με μια ματιά ποιες εργασίες, πληροφορίες και μηνύματα είναι σημαντικά και πρέπει να υποβληθούν σε επεξεργασία. Οι ρυθμίσεις λειτουργίας φίλτρου είναι αυτονόητες και μπορούν να προσαρμοστούν μέσα σε δευτερόλεπτα.
Πώς να ταξινομήσετε και να δομήσετε το Outlook - 2 σημαντικές συμβουλές ειδικών
Εκτός από τη σημαντική λειτουργία ταξινόμησης στο Microsoft Outlook, μπορείτε να δομήσετε επαγγελματικά το πρόγραμμα επικοινωνίας με λίγες μόνο αλλαγές. Οι δύο βασικές συμβουλές ειδικών μπορούν να σας βοηθήσουν εδώ:
Συμβουλή ειδικού 1: δημιουργήστε φακέλους για την αποθήκευση e-mail ανάλογα με το θέμα
Με ένα εισερχόμενο με πολλές εκατοντάδες μηνύματα, είναι εύκολο να χάσετε τα πράγματα. Η χρήση των λειτουργιών "Ταξινόμηση" και "Αναζήτηση" στο Outlook μπορεί να σας βοηθήσει να εμφανίσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αναζητάτε πιο γρήγορα. Ταυτόχρονα, και οι δύο λειτουργίες δεν αποτελούν πανάκεια όταν πρόκειται για δομημένη εργασία με το Outlook. Για να δημιουργήσετε μια δομή στο Outlook, είναι σημαντικό να εργαστείτε με ένα σύστημα προσωπικού φακέλου. Οι προσωπικοί φάκελοι είναι χρήσιμοι επειδή μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ταξινόμηση και την αποθήκευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά θέμα.
Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε έναν προσωπικό φάκελο στη δομή φακέλων του γραμματοκιβωτίου σας. Αυτό λειτουργεί κάνοντας δεξί κλικ στην περιοχή όπου πρέπει να δημιουργηθεί ο προσωπικός φάκελος. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, επιλέξτε "Νέος φάκελος" και ορίστε ένα όνομα. Ως αποτέλεσμα, ο φάκελος ανήκει στο προσωπικό σας σύστημα φακέλων και εμφανίζεται στην προβολή σας.
Μια καλά μελετημένη δομή φακέλου και ένα σύστημα φακέλων εξειδικεύουν την εργασία με το Outlook και αποτελούν μέρος μιας μελλοντικής οργάνωσης γραφείου.
Συμβουλή ειδικού 2: κατηγοριοποιήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook
Δεν ταξινομείτε μηνύματα e-mail στο Microsoft Outlook αποκλειστικά χρησιμοποιώντας τη λειτουργία ταξινόμησης επί του σκάφους. Επιπλέον, οι κατηγορίες μπορούν να σας βοηθήσουν να ταξινομήσετε τα email σας και να οργανώσετε το γραμματοκιβώτιο. Για παράδειγμα, μπορείτε να ονομάσετε κατηγορίες σύμφωνα με τμήματα ή ονόματα πελατών ή να διευκρινίσετε την κατάσταση επεξεργασίας με μια κατηγορία. Οι λέξεις -κλειδιά όπως "τελειωμένο" ή "οφειλόμενη πληρωμή" είναι παράμετροι ταξινόμησης που σας βοηθούν να οργανωθείτε καλύτερα.
Για να δημιουργήσετε μια νέα κατηγορία, μεταβείτε στην περιοχή μενού "Κατηγορίες" στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" και επιλέξτε "Όλες οι κατηγορίες" από το αναπτυσσόμενο μενού. Στο παράθυρο διαλόγου κάντε κλικ στο κουμπί "Νέο". Αφού εισαγάγετε ένα όνομα για τη νέα σας κατηγορία, επιβεβαιώστε τη διαδικασία με το OK. Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να χωρίσετε τα e-mail σας σε συγκεκριμένες κατηγορίες και να τα οπτικοποιήσετε με μεγαλύτερη ακρίβεια χρησιμοποιώντας την κωδικοποίηση χρωμάτων.
Η λειτουργία ταξινόμησης στο Outlook μπορεί να βοηθήσει στην οργάνωση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με επαγγελματικό τρόπο
Η λειτουργία ταξινόμησης στο Microsoft Outlook είναι ένα σημαντικό εργαλείο στη διάθεσή σας. Βοηθά στην ατομική ταξινόμηση και εμφάνιση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενα ή σε άλλους φακέλους. Μια επιλογή κατηγοριών εγγυάται ότι η διαλογή μπορεί να πραγματοποιηθεί σύμφωνα με το σχέδιο.
Επιπλέον, είναι λογικό να δημιουργηθούν κατανοητές δομές φακέλων προκειμένου να οργανωθεί η εισερχόμενη επικοινωνία στο Outlook. Η λειτουργία των κατηγοριών στο Outlook είναι απαραίτητη εάν θέλετε να τμηματοποιήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σύμφωνα με την περιοχή θέματος. Όλες οι επιλογές από κοινού είναι αποτελεσματικές για να μπορείτε να ταξινομείτε, να αποθηκεύετε και να βρίσκετε e-mail στο Outlook ανά πάσα στιγμή.
