Πρότυπα Excel: η εγγραφή χρόνου διευκολύνεται

Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο εργάζεστε με ένα φύλλο χρόνου στο Excel

Ειδικά όταν εργάζεστε από το σπίτι, μπορεί να είναι δύσκολο για τους εργαζόμενους και τους εργοδότες να παρακολουθούν τις ώρες εργασίας, τις ημέρες των διακοπών για τον προγραμματισμό των διακοπών ή το διάλειμμα. Εάν δεν χρησιμοποιείτε πρόγραμμα για εγγραφή χρόνου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πρότυπα του Excel. Το πρόγραμμα του Microsoft Office προσφέρει πολλά φύλλα ωρών για τους υπαλλήλους και τους προϊσταμένους, προκειμένου να είναι σε θέση να καταγράφουν τη συμμετοχή και την απουσία. Με τη βοήθεια των προδιαμορφωμένων στηλών και σειρών στα υπολογιστικά φύλλα, οι ώρες εργασίας και διακοπής, οι διακοπές και οι ημέρες ασθενείας μπορούν να καταχωρηθούν εύκολα και οι ώρες εργασίας μπορούν να υπολογιστούν αυτόματα σε εβδομαδιαία ή μηνιαία βάση.

Πού μπορώ να βρω πρότυπα Excel για εγγραφή χρόνου;

Προχωρήστε ως εξής για να δημιουργήσετε δωρεάν πρότυπα Excel για τη δική σας παρακολούθηση χρόνου:

1. Ανοίξτε το πρόγραμμα Microsoft.

2. Μεταβείτε στην ενότητα "Περισσότερα πρότυπα" στην αρχική σελίδα.

   

3. Εισαγάγετε "παρακολούθηση χρόνου" στη γραμμή αναζήτησης.

   

4. Επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε και ανοίξτε το.

Το Excel προσφέρει στους υπαλλήλους και τους διαχειριστές διάφορα πρότυπα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την καταγραφή του χρόνου εργασίας. Εδώ μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε εβδομαδιαία φύλλα ωρών διαφορετικών σχεδίων. Τα πρότυπα Excel είναι ιδιαίτερα κατάλληλα εάν οι χρόνοι εργασίας πρόκειται να παραταθούν αυτόματα στο φύλλο χρόνου. Επιπλέον πλεονεκτήματα είναι:

• Εκτίμηση των χρόνων απουσίας όπως διακοπές, διαλείμματα ή ασθένεια
• Επιλογές μορφοποίησης για την επισήμανση έγχρωμων ημερών ή εβδομάδων
• Συνεχίστε τις υπερωρίες ή τις υπόλοιπες ημέρες διακοπών από το προηγούμενο έτος

Με τη βοήθεια προτύπων Excel για εγγραφή χρόνου, οι ώρες εργασίας και οι ώρες στόχου μπορούν να καταγραφούν με διαφάνεια. Οι χρόνοι απουσίας, οι υπερωρίες ή οι ημέρες διακοπών υπολογίζονται αυτόματα και επιτρέπουν την ακριβή καταγραφή των ωρών εργασίας. Εάν απαιτούνται φύλλα χρόνου, μπορούν να εκτυπωθούν με ένα κλικ ή να σταλούν ως αρχείο PDF μέσω email.

Πιθανά στοιχεία της εγγραφής χρόνου Excel

Το Excel παρέχει πολλά φύλλα χρόνου με διαφορετικά σχέδια διαφορετικών πληροφοριών που μπορούν να εισαχθούν στις στήλες και τις γραμμές. Κεντρικά στοιχεία είναι

• Ημερομηνίες, η καθημερινή έναρξη και λήξη των ωρών εργασίας καθώς και ο χρόνος διακοπών και ο χρόνος των διακοπών
• Στοιχεία υπαλλήλου όπως όνομα, διεύθυνση, e-mail και αριθμός τηλεφώνου καθώς και πληροφορίες σχετικά με τον διευθυντή ή τον εργοδότη
• ώρες εργασίας, στοχευμένες ώρες, υπερωρίες και μισθοί που υπολογίζονται αυτόματα χρησιμοποιώντας ολοκληρωμένους τύπους και λειτουργίες Excel

Εξαρτάται από αυτούς το πρότυπο του Excel που θα επιλέξουν οι χρήστες. Το φύλλο χρόνου μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως προσωπική επισκόπηση ή να χρησιμοποιηθεί από τους εργοδότες για εβδομαδιαία, μηνιαία, τριμηνιαία ή ετήσια καταγραφή των ωρών εργασίας και απουσιών των εργαζομένων. Χάρη στην ατομική καταχώριση των κανονικών ωρών εργασίας, τα φύλλα ωρών δεν είναι κατάλληλα μόνο για υπαλλήλους πλήρους απασχόλησης, αλλά και για μίνι-εργαζόμενους, εργαζόμενους μικρής απασχόλησης ή μερικής απασχόλησης.

Πώς υπολογίζονται οι σχετικές πληροφορίες για την καταγραφή των ωρών εργασίας;

Για να μπορέσετε να υπολογίσετε τις ώρες εργασίας, τον συνολικό χρόνο εργασίας, τον μισθό ή το συνολικό μισθό, πρέπει να χρησιμοποιούνται τύποι.

• Υπολογίστε τις ώρες εργασίας: Χρησιμοποιήστε τον τύπο = Τέλος εργασίας, έναρξη εργασίας, χρόνος διακοπής.
• Υπολογίστε το χρόνο εργασίας: Χρησιμοποιήστε τον τύπο = Hourρα εργασίας * 24Το 6 ώρες εμφανίζονται ως 6,00 ώρες αντί για 06:00 (ώρες εργασίας). Για να γίνει αυτό, ωστόσο, πρέπει να μορφοποιήσετε το κελί ως αριθμό για σωστή εμφάνιση.
• Υπολογίστε τους μισθούς: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ώρες εργασίας για να υπολογίσετε τους μισθούς ανά ημέρα. Ο τύπος είναι = Χρόνος εργασίας * ωρομίσθιο.
• Υπολογίστε το συνολικό μισθό: Προσθέστε αυτόματα τους μισθούς ανά ημέρα AutoSum για εβδομαδιαίο ή μηνιαίο μισθό.

Υφιστάμενα πρότυπα Excel για εγγραφή χρόνου: δεν είναι το σωστό;

Μπορείτε να προσαρμόσετε την εγγραφή ώρας με βάση το πρότυπο ή να δημιουργήσετε ένα μεμονωμένο φύλλο ώρας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να καθορίσετε μόνοι σας ποιες πληροφορίες είναι σχετικές και πρέπει να καταγραφούν. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε εάν οι ώρες εργασίας πρέπει να τεκμηριώνονται ανά εβδομάδα, μήνα ή έτος. Για να δημιουργήσετε τον δικό σας πίνακα Excel για τις ώρες εργασίας, προχωρήστε ως εξής, για παράδειγμα:

1. Ανοίξτε ένα νέο βιβλίο εργασίας με κενό φύλλο εργασίας.

2. Στην πρώτη γραμμή, εισαγάγετε μια επικεφαλίδα πίνακα, προσωπικές πληροφορίες και πληροφορίες σχετικά με τον εργοδότη, εάν πρόκειται να χρησιμοποιηθεί ως φύλλο χρόνου.

3. Σε μια περαιτέρω γραμμή, σημειώστε στις στήλες του Excel την ημερομηνία, την ώρα σφράγισης, την ώρα σφράγισης, το διάλειμμα και τις τελευταίες ώρες εργασίας ανά ημέρα.

4. Κάντε μορφοποίηση, για παράδειγμα μπορείτε να ορίσετε την επιθυμητή μορφή ημερομηνίας ή ώρας.

5. Εάν το τραπέζι σας περιέχει σαββατοκύριακο ή αργίες επειδή θέλετε να καταγράφετε τις ώρες εργασίας σας σε μηνιαία βάση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους για να τις επισημάνετε με χρώμα. Αυτό διευκολύνει τη διάκριση μεταξύ εργάσιμων ημερών και αργιών.

6. Έτσι ώστε το Excel να υπολογίζει αυτόματα τις ώρες που έχετε εργαστεί, χρησιμοποιήστε έναν απλό τύπο αφαίρεσης που αφαιρεί την έναρξη της εργασίας από το τέλος της εργασίας. Ο χρόνος διακοπής αφαιρείται με τη σειρά του από τη διαφορά στις ώρες εργασίας. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι οι ώρες εργασίας ξεκινούν στις 8:00 π.μ. και η εργασία τελειώνει στις 4:30 μ.μ. Πραγματοποιήθηκε διάλειμμα 30 λεπτών κατά τις ώρες εργασίας. Ο τύπος για τον υπολογισμό μοιάζει με αυτόν: =16:30 - 8:00 - 0:30Το Δούλεψες λοιπόν 8 ώρες εκείνη την ημέρα.

7. Εάν θέλετε να υπολογίσετε τις συνολικές ώρες εργασίας της εβδομάδας ή του μήνα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το "AutoSumum" για αυτό. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε ένα κενό κελί απευθείας στη στήλη του καταχωρημένου ωραρίου και κάντε κλικ στο "AutoSum".

8. Εάν θέλετε να υπολογίσετε τον μηνιαίο μισθό σας με βάση τις ώρες εργασίας, πολλαπλασιάστε το σύνολο των ωρών εργασίας με το ωρομίσθιο σας. Για να το κάνετε αυτό, εισαγάγετε την επικεφαλίδα "Μισθός" σε ένα νέο κελί και εισαγάγετε το ωρομίσθιο σε οποιοδήποτε κελί. Υποθέτοντας ότι οι συνολικές ώρες βρίσκονται στο κελί G35 και το ωρομίσθιο στο J35, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο στο κατάλληλο κελί: = G35 * J35.

Άλλοι τομείς εφαρμογής των προτύπων Excel για εγγραφή χρόνου

Η εγγραφή χρόνου του Excel μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για άλλους σκοπούς εκτός από την τεκμηρίωση των ωρών εργασίας και των απουσιών. Τα πρότυπα του Excel για την καταγραφή χρόνου περιλαμβάνουν κυρίως χρονικούς άξονες για το σχεδιασμό του έργου, ώστε να είναι δυνατή η καταγραφή της προόδου του έργου. Τα πρότυπα περιέχουν χρονοδιαγράμματα για την ανάδειξη και οπτικοποίηση της προόδου και των ορόσημων. Η καταγραφή χρόνου μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία μιας επισκόπησης των τρεχόντων έργων, της προόδου και των προθεσμιών τους.

Πρότυπα Excel: Ηχογράφηση χρόνου αυτόματα και γρήγορα με ένα φύλλο χρόνου

Εάν θέλετε να έχετε μια γρήγορη επισκόπηση των ωρών εργασίας και του προγραμματισμού των διακοπών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δωρεάν πρότυπα Excel για εγγραφή χρόνου. Τα προδιαμορφωμένα φύλλα ώρας περιέχουν επισημασμένες σειρές και στήλες καθώς και συναρτήσεις για τον υπολογισμό των ωρών εργασίας ή του μισθού. Τα πρότυπα μπορούν να εξατομικευτούν εάν είναι απαραίτητο. Αλλά είναι επίσης δυνατό να δημιουργήσετε ένα φύλλο ώρας μόνοι σας και να το διαμορφώσετε όπως θέλετε. Η καταγραφή του χρόνου εργασίας στο Excel δεν είναι κατάλληλη μόνο για υπαλλήλους πλήρους απασχόλησης, αλλά και για υπαλλήλους μικρής απασχόλησης, μερικής απασχόλησης ή μίνι εργαζομένους. Τέλος, τα πρότυπα Excel για εγγραφή χρόνου μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για την τεκμηρίωση της προόδου σε έργα και την οπτικοποίησή τους με έναν άξονα χρόνου.

Σημαντικές Συχνές Ερωτήσεις

Πώς μπορώ να βρω πρότυπα Excel για παρακολούθηση χρόνου;

Ανοίξτε το Excel. Στην αρχική σελίδα, κάντε κλικ στο "Περισσότερα πρότυπα" και εισαγάγετε "παρακολούθηση χρόνου" στη γραμμή αναζήτησης.

Πώς μπορώ να υπολογίσω έναν χρόνο εργασίας άνω των 24 ωρών;

Με τον τύπο= IF (B2-A2Το Excel μπορεί να υπολογίσει χρόνο εργασίας άνω των 24 ωρών. Στη συνέχεια, μορφοποιήστε το κελί με τη μορφή αριθμού που θέλετε.

Πώς υπολογίζω τον χρόνο διακοπής;

Χρησιμοποιήστε τον τύπο= (Τέλος εργασίας-έναρξη-εργασία-διάλειμμα) * 24για τον υπολογισμό του χρόνου παύσης και τη χρήση του για περαιτέρω υπολογισμούς.