Διαφάνειες που χρησιμοποιούνται μόνο για συγκεκριμένες ομάδες -στόχους

Perhapsσως είστε εξοικειωμένοι με αυτό: Έχετε δημιουργήσει μια εκτενή παρουσίαση, αλλά τώρα, ανάλογα με την ομάδα -στόχο, θέλετε να παρουσιάσετε μόνο ένα απόσπασμα από αυτό.

Για παράδειγμα, μια ομάδα θεατών θα πρέπει κυρίως να μάθει λεπτομέρειες για το Τμήμα Α, αφού αφορούν μόνο αυτές τις πληροφορίες. Μια άλλη ομάδα θεατών πρέπει να ενημερώνεται μόνο για το τμήμα Β.

Or μια παρουσίαση προϊόντος χωρίζεται σε τεχνικές και εμπορικές πληροφορίες και ανάλογα με την ομάδα -στόχο - μηχανικούς ή αγοραστές - πρέπει να εμφανίζονται μόνο ορισμένες διαφάνειες. Όλοι όμως θα πρέπει να δουν τις διαφάνειες για την παρουσίαση της εταιρείας και τα γενικά χαρακτηριστικά του προϊόντος.

Δεδομένου ότι πολλοί χρήστες δεν γνωρίζουν πώς να λύσουν αυτό το πρόβλημα, δεν είναι ασυνήθιστο να δημιουργούνται πολλά αρχεία που παρουσιάζονται στις μεμονωμένες ομάδες ατόμων. Τα μειονεκτήματα είναι προφανή: Ο αριθμός των αρχείων αυξάνεται. Ακόμα χειρότερα: Εάν οι διαφάνειες που εμφανίζονται σε κάθε αντίγραφο πρόκειται να αλλάξουν αργότερα, η προσπάθεια αναζήτησης και ενημέρωσης είναι αρκετά υψηλή.

Επομένως, το Powerpoint προσφέρει τη λύση με τη συνάρτηση παρουσίασης που ορίζεται από τον χρήστη (σε παλαιότερες εκδόσεις παρουσίαση με στόχο την ομάδα στόχου)!

Τι σημαίνει ο όρος "Προσαρμοσμένη Παρουσίαση";

Μια παρουσίαση που καθορίζεται από τον χρήστη δεν είναι τίποτα περισσότερο από μια επιλογή διαφανειών από μια μεγαλύτερη ομάδα διαφανειών ή τη συνολική παρουσίαση. Οι παρουσιάσεις που ορίζονται από τον χρήστη είναι συνεπώς διαφορετικές τμηματικές εκδόσεις μιας παρουσίασης που προσαρμόζονται σε διαφορετικές ομάδες-στόχους. Στις επιμέρους μερικές εκδόσεις, εμφανίζονται μόνο εκείνες οι διαφάνειες που είναι σχετικές με το αντίστοιχο κοινό.

Ένα παράδειγμα: Η συνολική παρουσίαση αποτελείται από 6 συνολικά διαφάνειες. Για τους συναδέλφους του Τμήματος Α, ωστόσο, μόνο οι διαφάνειες 1, 4, 5 και 6 είναι σχετικές. Οι συνάδελφοι από το τμήμα Β χρειάζονται μόνο τις διαφάνειες 1, 2, 3 και 6.

Οφέλη από προσαρμοσμένη παρουσίαση

Φυσικά, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τη δική σας παρουσίαση για κάθε κοινό και στη συνέχεια να το αποθηκεύσετε με διαφορετικό όνομα. Ωστόσο, η προσαρμοσμένη παρουσίαση έχει τρία κύρια πλεονεκτήματα:

• Εξοικονομείτε χώρο αποθήκευσης επειδή εργάζεστε μόνο με ένα αρχείο.
• Δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε ένα αρχείο για διαφορετικές ομάδες -στόχους και να το αναζητήσετε αργότερα. Δεν μπορεί να σας συμβεί να έχετε την "λάθος" παρουσίαση μαζί σας, επειδή όλες οι σχετικές διαφάνειες βρίσκονται πάντα σε ένα αρχείο.
• Πιθανότατα θα χρησιμοποιήσετε μερικές διαφάνειες σε πολλές προσαρμοσμένες παρουσιάσεις. Όταν αυτά ενημερώνονται, χρειάζεται μόνο να κάνετε τις αλλαγές σε ένα αρχείο.

Πώς να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη παρουσίαση από το PowerPoint 2007 και μετά

Για να δημιουργήσετε μια παρουσίαση προσανατολισμένη στην ομάδα-στόχο σε ένα αρχείο PowerPoint, προχωρήστε ως εξής:

• Ανοίξτε τη συνολική παρουσίαση στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε τις υπο-παρουσιάσεις.
• Κάντε κλικ στην καρτέλα Παρουσίαση παρουσίασης στο κουμπί Προσαρμοσμένη παρουσίαση διαφανειών και μετά Στοχευμένες ομαδικές παρουσιάσεις.
• Στο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο ΝέοςΤο Εκχωρήστε ένα όνομα για την υπο-παρουσίασή σας.
• Στο αριστερό πλαίσιο λίστας, επιλέξτε τις διαφάνειες που θέλετε να εμφανίζονται στην παρουσίαση με στόχο την ομάδα-στόχο και κάντε κλικ στις Προσθήκη σε.

• Επιβεβαιώστε με το Εντάξει και στη συνέχεια κάντε κλικ Καταλήγω.

Τρόπος παράδοσης της προσαρμοσμένης παρουσίασης ξεκινώντας από το PowerPoint 2007

Ο πιο απλός και απλός τρόπος εμφάνισης μιας συγκεκριμένης υπο-παρουσίασης είναι ο εξής:

• Ανοίξτε ολόκληρο το αρχείο.
• Μετάβαση στην καρτέλα Παρουσίαση παρουσίασης.
• Κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμοσμένη παρουσίαση και στη συνέχεια επιλέξτε την καταχώριση που θέλετε.

Πώς να εκτυπώσετε μια παρουσίαση προσανατολισμένη στην ομάδα-στόχο από το PowerPoint 2007 και μετά

Έχετε κάνει την παρουσίασή σας μπροστά στο τμήμα Α και τώρα θέλετε να δώσετε στο κοινό ακριβώς τις διαφάνειες που συζητήσατε στη διάλεξη. Μια πιθανότητα θα ήταν να γράψετε τους αριθμούς σελίδων των αντίστοιχων διαφανειών και στη συνέχεια να τους καθορίσετε ως σελίδες που θα εκτυπωθούν.

Είναι πολύ πιο εύκολο, ωστόσο, επειδή το PowerPoint έχει ήδη σημειώσει ποιες διαφάνειες ταιριάζουν με την προσαρμοσμένη παρουσίασή σας. Κατά την εκτύπωση, μπορείτε απλώς να επιλέξετε ποια έκδοση θέλετε να εκτυπώσετε.

Έτσι λειτουργεί στο PowerPoint 2010:

• Ανοίξτε την παρουσίαση.
• Επιλέγω αρχείο - Να πατήσω.
• Κάντε κλικ παρακάτω Ρυθμίσεις στο κουμπί Εκτύπωση όλων των διαφανειώνΤο Τώρα θα σας παρουσιαστούν διάφορες επιλογές.
• Επιλέξτε στο Παρουσίαση καθορισμένη από την ομάδα-στόχο την έκδοση που ψάχνετε. Επιβεβαιώστε την επιλογή σας με το κουμπί Να πατήσω.

Έτσι λειτουργεί στο PowerPoint 2007:

• Κάνε κλικ στο Κουμπί γραφείου και μετά Να πατήσω.
• Στο παράθυρο διαλόγου Εκτύπωση ως, επιλέξτε Περιοχή πίεσης η επιλογή Παρουσίαση με στόχο την ομάδα-στόχοΤο Επιλέξτε την κατάλληλη έκδοση στα δεξιά της. Επιβεβαιώστε με το Εντάξει.

Πώς να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη παρουσίαση από το PowerPoint 2003 και μετά

Για να δημιουργήσετε μια παρουσίαση προσανατολισμένη στην ομάδα-στόχο σε ένα αρχείο PowerPoint, προχωρήστε ως εξής:

• Ανοίξτε την παρουσίαση στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε τις υπο-παρουσιάσεις.
• Κάνετε κλικ στο μενού Παρουσίαση παρουσίασης στην επιλογή Στοχευμένες ομαδικές παρουσιάσεις.
• Στο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο Νέος.
• Εκχωρήστε ένα όνομα για την υπο-παρουσίασή σας.
• Στο αριστερό πλαίσιο λίστας, επιλέξτε τις διαφάνειες που θέλετε να εμφανίζονται στην παρουσίαση με στόχο την ομάδα-στόχο και κάντε κλικ στις Προσθήκη σε.
• Επιβεβαιώστε με το Εντάξει και στη συνέχεια κάντε κλικ Καταλήγω.

Τρόπος παράδοσης της προσαρμοσμένης παρουσίασης ξεκινώντας από το PowerPoint 2003

• Ανοίξτε ολόκληρο το αρχείο.
• Κάνετε κλικ στο μενού Παρουσίαση παρουσίασης επί Στοχευμένες ομαδικές παρουσιάσεις.
• Επιλέξτε την έκδοση που θέλετε στο παράθυρο διαλόγου και κάντε κλικ Επίδειξη.

Πώς να εκτυπώσετε μια παρουσίαση προσανατολισμένη στην ομάδα-στόχο από το PowerPoint 2003 και μετά

• Επιλέξτε στο μενού αρχείο η εντολή Να πατήσω.
• Ενεργοποίηση στο παράθυρο διαλόγου Να πατήσω υπό Περιοχή πίεσης η επιλογή Παρουσίαση με στόχο την ομάδα-στόχοΤο Επιλέξτε την κατάλληλη έκδοση στα δεξιά της. Επιβεβαιώστε με το Εντάξει.