Επεξεργασία υποσέλιδων στο Word
Για σκοπούς ελέγχου, ορισμένα έγγραφα πρέπει να περιέχουν το όνομα του αρχείου και, εάν είναι δυνατόν, τη διαδρομή του φακέλου στον οποίο αποθηκεύονται. Είναι λογικό να τοποθετήσετε αυτές τις πληροφορίες στο υποσέλιδο. Τι κάνετε όμως με τις προδιαγραφές ιδιαίτερα μεγάλων διαδρομών; Εάν υπάρχει αρκετός χώρος στο υποσέλιδο, το Word θα το χωρίσει αυτόματα σε πολλές γραμμές. Αλλά αν είστε άτυχοι και αν υπάρχουν ήδη άλλες πληροφορίες στο υποσέλιδο, το Word απλώς κόβει τις πληροφορίες διαδρομής στη μέση.
Μπορείτε να αποφύγετε τέτοια προβλήματα βάζοντας τις πληροφορίες του υποσέλιδου σε έναν πίνακα. Εισαγάγετε τις πληροφορίες διαδρομής σε ένα από τα κελιά του πίνακα. Χρησιμοποιείτε το πλάτος της στήλης για να ελέγξετε πόσο χώρο πρέπει να καταλαμβάνουν οι πληροφορίες διαδρομής. Εάν αυτός ο χώρος είναι ανεπαρκής, το Word προσαρμόζει αυτόματα το ύψος του κελιού του πίνακα έτσι ώστε κανένα μέρος της διαδρομής να μην αποκόπτεται. Ακολουθούν αναλυτικά τα βήματα:
- Μεταβείτε στο υποσέλιδο του εγγράφου σας και εισαγάγετε έναν πίνακα. Συμπεριλάβετε ένα κελί πίνακα για κάθε πληροφορία που θέλετε να εμφανίζεται στο υποσέλιδο. Στο Word 2010, 2007 μπορείτε να ανοίξετε το αντίστοιχο πλέγμα πίνακα με INSERT TABLE TABLE, σε παλαιότερες εκδόσεις του Word με το κουμπί της γραμμής εργαλείων INSERT TABLE.
- Τοποθετήστε τον κέρσορα στο κελί όπου θέλετε να εμφανίζεται η διαδρομή και το όνομα αρχείου.
- Στο Word 2010, 2007 επιλέξτε INSERT-TEXT-QUICK BLOCKS-FIELD, στη συνέχεια επιλέξτε την καταχώρηση "Όνομα αρχείου" στη λίστα FIELD NAMES και στην περιοχή FIELD OPTIONS ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου ADD PATH TO FILE NAME. Ένα κλικ στο OK εισάγει τις πληροφορίες διαδρομής.
- Στο Word 2003, 2002 / XP, 2000 δεν έχετε παρά να κάνετε κλικ στο INSERT AUTOTEXT στη γραμμή εργαλείων HEADER AND FOOTER και στη συνέχεια να επιλέξετε την επιλογή FILE NAME AND PATH.
- Στη συνέχεια, εισαγάγετε τις πληροφορίες που πρέπει επίσης να εμφανίζονται στο υποσέλιδο στα υπόλοιπα κελιά του πίνακα - όπως έναν αριθμό σελίδας ή / και το όνομα του συντάκτη.
- Εάν είναι απαραίτητο, προσαρμόστε τα πλάτη των στηλών του πίνακα έτσι ώστε να υπάρχει λίγο περισσότερος διαθέσιμος χώρος για τον καθορισμό της διαδρομής, για παράδειγμα.
- Και αν δεν θέλετε τα κελιά του πίνακα να περιστοιχίζονται από περιγράμματα, κάντε κλικ στο Word 2010, 2007 στην καρτέλα TABLE TOOLS DRAFT στην ομάδα TABLE FORMAT TEMPLATES στο FRAME και στο σχετικό παράθυρο διαλόγου ενεργοποιήστε τη ρύθμιση ΧΩΡΙΣ. Στις παλαιότερες εκδόσεις του Word, επιλέξτε FORMAT FRAME AND SHADING και ενεργοποιήστε την επιλογή ΧΩΡΙΣ το επόμενο παράθυρο διαλόγου.
Με αυτόν τον τρόπο, η προδιαγραφή διαδρομής παραμένει πάντα μέσα στο κελί του πίνακα. Εάν το πλάτος δεν είναι επαρκές, το Word προσαρμόζει αυτόματα το ύψος και διανέμει τις πληροφορίες σε διάφορες γραμμές στο κελί.
