Υπολογιστικά φύλλα Excel: χρωματίζουν αυτόματα κενά κελιά

Με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζετε ότι όλα τα υποχρεωτικά πεδία σε έναν πίνακα Excel είναι γεμάτα με περιεχόμενο

Τα υπολογιστικά φύλλα είναι συχνά δομημένα με τέτοιο τρόπο ώστε τα δεδομένα να εισάγονται σε ορισμένα κελιά για να πραγματοποιηθεί σωστά ο υπολογισμός. Σε περίπτωση περίπλοκων και μπερδεμένων πινάκων του Excel, μπορεί να προκύψουν γρήγορα σφάλματα εάν οι τιμές δεν εισαχθούν σε ένα συγκεκριμένο σημείο. Σε μια τέτοια περίπτωση, η αντιμετώπιση προβλημάτων μπορεί να είναι κουραστική και χρονοβόρα. Για το λόγο αυτό, το Excel σάς δίνει την ευκαιρία να αποφύγετε σφάλματα εισαγωγής χρωματίζοντας αισθητά τα κενά κελιά.

Βίντεο οδηγιών - Microsoft Excel: Χρωματισμός αυτόματα κενών κελιών σε έναν πίνακα

Αυτόματη χρώση κυττάρων

Για να χρωματίσετε αυτόματα τα κελιά, τοποθετήστε το κελί με μορφοποίηση υπό όρους. Το Microsoft Excel στη συνέχεια χρωματίζει αυτόματα το κελί με ένα χρώμα της επιλογής σας μόλις δεν έχει περιεχόμενο. Για να ενσωματώσετε μορφοποίηση υπό όρους, κάντε τα εξής:

1. Επισημάνετε το κελί που θέλετε να ελέγξετε. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε μια περιοχή κελιών ή, ενώ κρατάτε πατημένο το πλήκτρο CTRL, να επιλέξετε μια σειρά κελιών που δεν είναι δίπλα το ένα στο άλλο.

2. Καλέστε την εντολή "ΕΝΑΡΞΗ> ΜΟΡΦΩΤΙΚΑ ΜΟΡΦΩΜΑΤΑ - ΥΠΟΘΕΣΗ ΜΟΡΦΩΣΗ - ΝΕΟΣ ΚΑΝΟΝΑΣ - ΧΡΗΣΗ ΤΥΠΟΥ ΓΙΑ ΤΟΝ ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟ ΤΩΝ ΚΥΤΤΑΡΩΝ ΠΟΥ ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΘΟΥΝ".

   Excel έως και την έκδοση 2003: Καλέστε την εντολή "ΜΟΡΦΗ - ΥΠΟΘΕΣΗ ΜΟΡΦΩΣΗ". Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, επιλέξτε την καταχώριση "FORMULA IS" στο πεδίο λίστας στα αριστερά.

   

3. Τέλος, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο στο πεδίο εισαγωγής:

   = ΕΙΝΑΙ ΚΕΝΟ (A1)

   Αντί για τη διεύθυνση κελιού A1, εισαγάγετε τη διεύθυνση του επισημασμένου κελιού. Εάν έχετε επιλέξει περισσότερα από ένα κελιά, χρησιμοποιήστε τη διεύθυνση του πρώτου κελιού.

Με την εισαγωγή της μορφοποίησης υπό όρους, κάνατε το πρώτο και σημαντικότερο βήμα για να βρείτε αυτόματα τα κενά κελιά στο υπολογιστικό φύλλο σας. Στο επόμενο βήμα πρέπει να καθορίσετε ποιο χρώμα θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί για να επισημάνετε τα κενά κελιά.

Προετοιμάστε την έγχρωμη σήμανση των κενών κελιών - έτσι λειτουργεί

1. Κάντε κλικ στο κουμπί FORMAT (Excel έως και την έκδοση 2003: FORMAT).

2. Επιλέξτε την καρτέλα FILL IN (Excel έως και την έκδοση 2003: SAMPLE).

3. Κάντε κλικ στο χρώμα που θέλετε για το κελί, για παράδειγμα κόκκινο. Το Excel θα πρέπει να χρησιμοποιήσει αυτό το χρώμα για να αποθηκεύσει κενά κελιά σε μια περιοχή.

   

4. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου με το κουμπί OK.

Μόνο τα κενά κελιά ενός πίνακα Excel είναι κωδικοποιημένα με χρώμα μετά την εισαγωγή της μορφοποίησης υπό όρους. Αυτή η επισήμανση είναι επίσης δυναμική. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι η σήμανση χρώματος εξαφανίζεται μόλις εισαγάγετε περιεχόμενο στα κελιά. Εάν διαγράψετε το περιεχόμενο, για παράδειγμα έναν αριθμό ή έναν τύπο, το Excel επισημαίνει ξανά το κελί.

Εκτός από την επισήμανση με ένα χρώμα, έχετε άλλες επιλογές για μορφοποίηση υπό όρους. Μεταξύ άλλων, μπορείτε να μορφοποιήσετε γραμματοσειρές ή να εισαγάγετε ένα πλαίσιο. Για να βρείτε κενά πεδία, η έγχρωμη σήμανση και η συνάρτηση "ISERROR" είναι η καλύτερη επιλογή.

Η λειτουργία ISLEER και οι επιλογές σας

Εκτός από τη λειτουργία "IS ERROR" με την οποία μπορείτε να εμφανίσετε όλα τα πεδία που δεν έχουν συμπληρωθεί, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση IS EMPTY ως μέρος της μορφοποίησης υπό όρους. Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε το ISBLANK ως συνάρτηση, σημειώστε την περιοχή του πίνακα που θέλετε να ελέγξετε και, όπως και με τη συνάρτηση ISERROR, επιλέξτε την επιλογή: "ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ ΤΟ FORMULA ΓΙΑ ΤΟΝ ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟ ΤΩΝ ΚΥΤΤΑΡΩΝ ΠΟΥ ΣΧΕΔΙΑΖΟΝΤΑΙ." Εισαγάγετε το ενεργό κύτταρο μετά το ISERROR πρέπει να εξεταστεί, για παράδειγμα: ΕΙΝΑΙ ΚΕΝΟ (Β5).

Αφού επιλέξετε ένα χρώμα στο FORMAT, όλα τα κελιά χωρίς καταχωρήσεις εμφανίζονται αυτόματα στο επιθυμητό χρώμα πλήρωσης. Η χρωματική κωδικοποίηση είναι και πάλι δυναμική. Με τη λειτουργία ISBLANK, όπως και με τη λειτουργία ISERROR, δεν θα παραβλέπετε πλέον καταχωρήσεις κελιών.

Διαφορά μεταξύ ISERROR και ISBLANK

Η διαφορά μεταξύ των δύο συναρτήσεων είναι εύκολο να εξηγηθεί. Η λειτουργία ISBLANK ελέγχει αυτόματα αν το περιεχόμενο ενός κελιού είναι κενό. Εξάγει την τιμή αλήθειας TRUE ή FALSE ως αποτέλεσμα. Το ISBLANK συνδυάζεται συχνά με τη συνάρτηση IF. Αντίθετα, η συνάρτηση ISERROR μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να προσδιοριστεί εάν υπάρχει τύπος σφάλματος. Η ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ISERROR στο Microsoft Excel είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για πολύ μεγάλους πίνακες. Εκτός από τα χρωματικά κωδικοποιημένα σφάλματα ή τα μη πλήρως συμπληρωμένα κελιά σε έναν πίνακα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση ISERROR για να δημιουργήσετε πιο πολύπλοκους τύπους ή εκτεταμένη αντιμετώπιση προβλημάτων.

Συμβουλή ειδικού: Πώς να εμφανίσετε και να αποκρύψετε μηδενικές τιμές στα κελιά

Ορισμένα υπολογιστικά φύλλα δεν θέλουν να εμφανίζονται μηδενικές τιμές. Σε άλλες επισκοπήσεις, οι μηδενικές τιμές είναι σημαντικές για να μπορέσουμε να κατανοήσουμε τις συνολικές πληροφορίες του υπολογισμού. Πραγματοποιείτε τις ρυθμίσεις στις επιλογές του Excel (ΕΝΑΡΞΗ> ΕΠΙΛΟΓΕΣ) στο δευτερεύον αντικείμενο ADVANCED. Ενεργοποιώντας το πλαίσιο ελέγχου "Εμφάνιση μηδέν σε κελιά με μηδενική τιμή", η τιμή μηδέν εμφανίζεται στον πίνακά σας. Εάν το πλαίσιο ελέγχου είναι απενεργοποιημένο, ένα μηδενικό πεδίο παραμένει κενό.

Περίληψη και συμπέρασμα: Δεν είναι δύσκολη η χρήση της λειτουργίας ISERROR για την επισήμανση έγχρωμων καταχωρήσεων

Είναι αποτελεσματικό να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση ISERROR για να βρείτε καταχωρήσεις που λείπουν σε ένα μεγάλο υπολογιστικό φύλλο Excel πολλαπλών σελίδων. Η έγχρωμη οθόνη δείχνει αμέσως σε ποιες γραμμές ή στήλες λείπουν οι καταχωρήσεις. Επιπλέον, η συνάρτηση ISERROR μπορεί να χρησιμοποιηθεί για σύνθετους τύπους ή για αναζήτηση σφαλμάτων τύπου στο Excel. Η συνάρτηση ISBLANK προσφέρει μια εναλλακτική λύση, η οποία εξάγει μόνο την τιμή αλήθειας TRUE ή FALSE ως αποτέλεσμα.

Συχνές ερωτήσεις

Τι κάνει η λειτουργία ISERROR στο Excel;

Με τη λειτουργία ISERROR μπορείτε να επισημάνετε σφάλματα σε πίνακες μαζί με μορφοποίηση υπό όρους ή να εμφανίσετε κελιά που δεν έχουν συμπληρωθεί πλήρως.

Γιατί είναι πρακτικό να χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα ISERROR;

Ειδικά στα μεγάλα υπολογιστικά φύλλα, δεν είναι εύκολο να κάνετε όλες τις καταχωρήσεις σωστά. Η συνάρτηση ISERROR μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό ελλιπών ή λανθασμένων καταχωρήσεων και στον αποτελεσματικότερο σχεδιασμό του πίνακα.