Είστε εξοικειωμένοι με αυτό: Γράφετε ένα σημαντικό έγγραφο και σας συμβαίνει κάτι που θα θέλατε να καταγράψετε ως εργασία στο Outlook. Μόλις βρεθείτε στο Outlook, ρίξτε μια γρήγορη ματιά στα e -mail - και είστε εκτός ροής εργασίας. Wi
Ένας από τους βασικούς κανόνες στη διαχείριση του χρόνου είναι: "Γράψτε το." Θα πρέπει να σημειώσετε ιδέες και εργασίες αμέσως, διαφορετικά θα τις ξεχάσετε ή θα πρέπει να αφιερώσετε μέρος της συγκέντρωσής σας στην απομνημόνευσή τους. Η εγγραφή σε ένα κομμάτι χαρτί ή σε ένα δεύτερο έγγραφο του Word είναι μια επιλογή, αλλά στη συνέχεια πρέπει να μεταφέρετε τις εργασίες στο Outlook στη συνέχεια, κάτι που απαιτεί περαιτέρω προσπάθεια.
Η εμπειρία έχει δείξει ότι η γρήγορη μετάβαση στο Outlook για να εισέλθετε στην εργασία δεν είναι καλή ιδέα. Και τότε υπάρχει μεγάλος κίνδυνος να ρίξετε μια "γρήγορη" ματιά στα εισερχόμενα e-mail. Συχνά δεν μένει στο "Θα ρίξω μια γρήγορη ματιά για να δω αν ο συνάδελφος Meier απάντησε". Πολλοί υπάλληλοι γραφείου ανοίγουν περισσότερα e-mail, ίσως απαντήσουν αμέσως, ανοίγουν έναν συνδεδεμένο ιστότοπο κλπ. Όπως διαπίστωσε η Microsoft κατά τη διάρκεια μιας έρευνας, μια τέτοια διακοπή μπορεί να προσθέσει γρήγορα έως και 15 έως 20 λεπτά. Και όταν επιστρέψουν στο έγγραφο στο οποίο δούλευαν πριν, συχνά χρειάζονται άλλα 5 έως 15 λεπτά για να μπορέσουν να ξαναπιάσουν το νήμα. Όσο πιο περίπλοκο είναι το τραίνο σκέψης που μόλις αντιμετωπίσατε, τόσο περισσότερο θα χρειαστεί για να συνεχίσετε να εργάζεστε παραγωγικά.
Είναι πιο εύκολο με αυτόν τον τρόπο: Μπορείτε να προσθέσετε ένα κουμπί στο Word, το Excel και τα άλλα προγράμματα του Office, τα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε γρήγορα μια εργασία στο Outlook από το αντίστοιχο πρόγραμμα χωρίς να χρειαστεί να μεταβείτε στο παράθυρο του Outlook. Με άλλα λόγια: μένετε στο οικείο περιβάλλον και μειώνετε τον κίνδυνο να σας αποσπάσουν την προσοχή.
Στο Word και Excel έως την έκδοση 2003 προσθέστε το κουμπί Δημιουργήστε την εργασία του Microsoft Office Outlook σε μία από τις γραμμές εργαλείων (μόνο στο PowerPoint και Publisher από το Office 2007). Στο Office 2007 ενσωματώνετε ένα αντίστοιχο κουμπί στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης. Στο Office 2010 είναι επίσης δυνατό να δημιουργήσετε τη δική σας καρτέλα ή ομάδα σε μια καρτέλα και να εισαγάγετε το κουμπί εκεί. Το Onenote συνοδεύεται από προεπιλογή ένα κουμπί για εργασίες του Outlook.
Κουμπί εισαγωγής στο Word / Excel έως το 2003
Προσθέστε ένα εικονίδιο στη γραμμή εργαλείων του Word και του Excel με το οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε μια εργασία στο Outlook από το αντίστοιχο πρόγραμμα.
Το κάνετε αυτό ως εξής:
- Καλέστε την εντολή στο Word ή στο Excel Εργαλεία → Προσαρμογή επί.
- Ανοίξτε το μητρώο Εντολές.
- Επιλέξτε στο παράθυρο Κατηγορίες η επιλογή Όλες οι παραγγελίες το τέλος.
- Στη συνέχεια, κοιτάξτε στο παράθυρο Εντολές η είσοδος Δημιουργία εργασιών (στο Word) ή Δημιουργήστε την εργασία του Microsoft Office Outlook (στο Excel).
- Σύρετε αυτήν την καταχώρηση με το ποντίκι σε μία από τις γραμμές εργαλείων του Word ή του Excel και αφήστε τη στη θέση όπου πρέπει να εμφανίζεται το εικονίδιο.
- Κλείστε το παράθυρο διαλόγου.
Κουμπί εισαγωγής στο Office 2007
Στο Word, Excel, Powerpoint και Publisher 2007 μπορείτε να εγκαταστήσετε το εικονίδιο μόνο στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής:
- Κάντε κλικ στο κουμπί στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης του Word (ή στο επιθυμητό πρόγραμμα) Προσαρμόστε τη γραμμή γρήγορης πρόσβασης και καλέστε Περισσότερες εντολές επί.
- Υπό Επιλέξτε εντολές επιλέγω Οι εντολές δεν είναι στην κορδέλα (Office 2007) ή Οι εντολές δεν βρίσκονται στην κορδέλα (Γραφείο 2010).
- Μετακινηθείτε προς τα κάτω στην αλφαβητική λίστα εντολών για να βρείτε την καταχώριση Δημιουργήστε την εργασία του Microsoft Office Outlook.
- Επιλέξτε αυτήν την καταχώρηση και κάντε κλικ στο Προσθήκη σεγια να προσθέσετε το εικονίδιο στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
- Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά βέλους για να μετακινήσετε την καταχώριση στην επιθυμητή θέση.
- Εάν δεν θέλετε να κάνετε περαιτέρω αλλαγές στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, κλείστε το παράθυρο διαλόγου.
- Επαναλάβετε τα βήματα 1 έως 6 για τα άλλα προγράμματα του Office από τα οποία θέλετε να δημιουργήσετε εργασίες του Outlook.
Κουμπί εισαγωγής στο Office 2010
Ο ευκολότερος τρόπος είναι να προσθέσετε το κουμπί στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης όπως στο Office 2007. Εναλλακτικά, είναι επίσης δυνατό στην τρέχουσα έκδοση του Office να ενσωματώσετε ένα κουμπί στην κορδέλα του μενού. Ωστόσο, πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε τη δική σας καρτέλα ή ομάδα μέσα σε μια υπάρχουσα καρτέλα.
Δημιουργία εργασίας
Μόλις κάνετε κλικ στο εικονίδιο στο Word ή στο Excel Δημιουργήστε την εργασία του Microsoft Office Outlook θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο εργασιών στο Outlook - ακόμα κι αν το Outlook δεν εκτελείται αυτήν τη στιγμή. Το Outlook καθορίζει το όνομα του εγγράφου που επεξεργάζεται αυτήν τη στιγμή σε Word ή Excel ως θέμα · το έγγραφο συνδέεται επίσης με την εργασία. Εάν η εργασία δεν έχει καμία σχέση με το έγγραφο στο οποίο εργάζεστε αυτήν τη στιγμή, απλώς διαγράψτε το εικονίδιο εγγράφου από το παράθυρο εργασίας και εισαγάγετε ένα διαφορετικό θέμα.
Εάν το έγγραφο που ανοίξατε δεν έχει ακόμη όνομα στο Word, εμφανίζεται ένα μήνυμα που δηλώνει ότι πρέπει πρώτα να αποθηκεύσετε το έγγραφο προτού μπορέσετε να δημιουργήσετε μια εργασία από αυτό. Επιβεβαιώστε αυτό το μήνυμα με Εντάξει, αποθηκεύστε το έγγραφο (ή μεταβείτε σε προηγούμενο αποθηκευμένο έγγραφο) και, στη συνέχεια, κάντε ξανά κλικ στο εικονίδιο Δημιουργήστε την εργασία του Microsoft Office Outlook.
Το Excel, από την άλλη πλευρά, δεν σας ζητά να αποθηκεύσετε εάν κάνετε κλικ στο εικονίδιο από έναν κενό πίνακα. Αυτό ισχύει επίσης εάν δεν έχετε αποθηκεύσει ακόμη αλλαγές στον τρέχοντα πίνακα. Αυτό δεν είναι επίσης πρόβλημα, επειδή τα δεδομένα από τον πίνακα δεν αποθηκεύονται μαζί με την εργασία, αλλά μόνο έναν σύνδεσμο προς τον πίνακα.
