Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι χρήστες του Excel θέλουν να εμφανίζουν μόνο τις θετικές τιμές και τα αποτελέσματα στα υπολογιστικά φύλλα τους. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο, για παράδειγμα, εάν μόνο τα θετικά αποτελέσματα είναι σχετικά με τους υπολογισμούς της εταιρείας στην εξωτερική παρουσίαση.
Πώς να περιορίσετε τα αποτελέσματα σε θετικούς αριθμούς στο Excel;
Στο παράδειγμα του πίνακα που εμφανίζεται, εισάγονται διαφορετικές τιμές στην περιοχή κελιών A7:A52, οι οποίες μπορεί να είναι θετικές και αρνητικές. Αυτά στη συνέχεια προστίθενται μαζί. Στη συνέχεια, μια καθορισμένη τιμή αφαιρείται από το αποτέλεσμα υπολογισμού.Το αποτέλεσμα θα πρέπει να εμφανίζεται στο κελί αποτελέσματος μόνο εάν είναι θετικό. Εάν το αποτέλεσμα του υπολογισμού είναι αρνητικό, η τιμή "μηδέν" θα πρέπει να εμφανίζεται στο κελί B3.
Στο παράδειγμα, η τιμή που πρέπει να αφαιρεθεί εμφανίζεται στο κελί B4. Για να εξαχθεί μόνο ένα θετικό αποτέλεσμα ή ένα μηδέν στο κελί B3, ο τύπος στο Microsoft Excel πρέπει να είναι δομημένος ως εξής:
=IF((SUM(A7:A52)-B4)>0;SUM(A7:A52)-B4;0)
Ο τύπος που εμφανίζεται ερωτά εάν η αφαίρεση της τιμής στο B4 από τον υπολογισμό έχει ως αποτέλεσμα τα κελιά A7:A52 να επιστρέφει τιμή μεγαλύτερη από το μηδέν. Εάν συμβαίνει αυτό, επιστρέφεται το θετικό αποτέλεσμα υπολογισμού. Διαφορετικά, εάν το υπολογισμένο άθροισμα είναι αρνητικό, προκύπτει η τιμή «μηδέν».
Το παρακάτω σχήμα δείχνει τη χρήση του τύπου στον πίνακα παραδείγματος:
Το πραγματικό αποτέλεσμα της προσθήκης κελιών A7:52 είναι 152.Δεδομένου ότι η οριακή τιμή 155 θα οδηγούσε σε αρνητικό αποτέλεσμα, ο αποθηκευμένος τύπος επιστρέφει το αποτέλεσμα "μηδέν" στο κελί B3. Το πραγματικό αποτέλεσμα σε αυτό το παράδειγμα είναι συνολικά -3. Με τη χρήση του τύπου είναι δυνατή η εμφάνιση μόνο των θετικών τιμών.
Αν αλλάξουμε το όριο κάτω από μια τιμή 152, παίρνουμε επίσης ένα μαθηματικό αποτέλεσμα στο εύρος συν. Στη συνέχεια, ο τύπος επιστρέφει το θετικό αποτέλεσμα τόσο στο κελί B3 όσο και στο κελί D3.
Πώς να χρησιμοποιήσετε προσαρμοσμένη μορφή αριθμού;
Μια εναλλακτική στη χρήση ενός "if formula" είναι η "προσαρμοσμένη μορφή αριθμού" που περιλαμβάνεται στο Microsoft Excel. Οι χρήστες του Excel πρέπει να σημειώσουν όταν χρησιμοποιούν την "προσαρμοσμένη μορφή αριθμού" ότι ο εναλλακτικός τρόπος μορφοποίησης στο Excel λειτουργεί μόνο εάν δεν θέλετε να πραγματοποιήσετε περαιτέρω υπολογισμούς με το καθορισμένο αποτέλεσμα.
Αυτό συμβαίνει επειδή η προσαρμοσμένη μορφοποίηση αριθμών του Excel σας ξεγελάει ώστε να πιστεύετε ότι το αποτέλεσμα είναι "μηδέν" για τους αρνητικούς αριθμούς. Στο παρασκήνιο, ωστόσο, το Excel συνεχίζει να υπολογίζει με την αρνητική τιμή, έτσι ώστε οι περαιτέρω υπολογισμοί να είναι λανθασμένοι για εξωτερικούς θεατές.
Για να εκχωρήσετε την προσαρμοσμένη μορφή αριθμού, κάντε δεξί κλικ στο κελί όπου θέλετε να χρησιμοποιήσετε την προσαρμοσμένη μορφή για να ανοίξετε το μενού διαλόγου. Στο μενού διαλόγου, μεταβείτε στο στοιχείο μενού "Μορφοποίηση κελιών."
" Ανοίγει ένα νέο παράθυρο στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε διαφορετικές μορφές αριθμών για το υπολογιστικό φύλλο σας. Στα αριστερά, μεταβείτε στην κατηγορία Προσαρμοσμένη ως αποτέλεσμα. Στο επόμενο βήμα, εισαγάγετε τις ακόλουθες οδηγίες μορφοποίησης στο πεδίο Εισαγωγή τύπου:"
" 0;0"
Η παρακάτω εικόνα δείχνει τον ορισμό της μορφής αριθμού στο παράθυρο διαλόγου:
" Επιβεβαιώστε την προσαρμοσμένη μορφή αριθμού με OK. Από εδώ και στο εξής, μόνο θετικές τιμές θα εμφανίζονται στα κελιά που έχουν διαμορφωθεί με αυτόν τον τρόπο ή μηδέν για τα αρνητικά περιεχόμενα κελιών."
Το Excel είναι ένα ισχυρό εργαλείο για την ανάλυση δεδομένων. Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να έχει νόημα να εμφανίζονται μόνο τα θετικά αποτελέσματα υπολογισμού. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο, για παράδειγμα, εάν θέλετε να εστιάσετε στα θετικά αποτελέσματα μιας φόρμουλας ή εάν θέλετε να αποφύγετε αρνητικά αποτελέσματα στις εταιρικές επικοινωνίες. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε είτε να εργαστείτε με έναν συγκεκριμένο τύπο "if formula" ή εναλλακτικά να χρησιμοποιήσετε την προσαρμοσμένη μορφή αριθμού.
