Επαφές Outlook - ρυθμίσεις, συμβουλές και κόλπα

Γίνετε επαγγελματίας του Outlook σε λίγα μόνο βήματα

Όλοι γνωρίζουν καταστάσεις στις οποίες αναζητούν έναν αριθμό τηλεφώνου, μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή στοιχεία επικοινωνίας και δεν μπορούν να τον βρουν. Ειδικά σε κρίσιμες χρονικές στιγμές, η αναζήτηση σε ένα βιβλίο διευθύνσεων με χειρόγραφες σημειώσεις ή ένα "χάος χαρτιού" μπορεί να είναι νευρικό. Το άγχος και η ταραχή κατά την αναζήτηση επαφών, διευθύνσεων ή αριθμών τηλεφώνου αποτελούν παρελθόν με το Microsoft Outlook. Εκτός από την επαγγελματική αποστολή e-mail, το Outlook περιλαμβάνει μια τυπική λειτουργία επαφών με την οποία μπορούν να διαχειριστούν διάφορα βιβλία ψηφιακών διευθύνσεων, λίστες επαφών και λίστες διανομής.

Μπορείτε να ανοίξετε το βιβλίο διευθύνσεων του Outlook κάνοντας κλικ στο κουμπί του βιβλίου διευθύνσεων. Μπορεί να αναγνωριστεί από το γεγονός ότι αντιπροσωπεύει δύο άτομα. Εναλλακτικά, μπορείτε να εισαγάγετε τη λέξη αναζήτησης "βιβλίο διευθύνσεων" στην επιλογή αναζήτησης στην επάνω περιοχή του Outlook. Αυτό θα σας μεταφέρει επίσης στην περιοχή αποθήκευσης των επαφών σας.

Το Microsoft Outlook προσφέρει στους χρήστες διάφορες λειτουργίες για εισαγωγή, ενημέρωση και δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας επαφών. Εκτός από τη δυνατότητα μη αυτόματης εισαγωγής δεδομένων επαφών στο βιβλίο διευθύνσεων, υπάρχουν και άλλες επιλογές με τις οποίες οι επαφές μπορούν να εμφανίζονται και να αρχειοθετούνται με σαφήνεια.

Η λειτουργία επαφής στο Outlook με μια ματιά

Αν κοιτάξετε τη λειτουργία επαφών στο Microsoft Outlook, θα παρατηρήσετε αμέσως ότι το λογισμικό προσφέρει περισσότερες επιλογές από την απλή αποθήκευση ή διαγραφή επαφών.

Για παράδειγμα, έχετε την επιλογή να δημιουργήσετε τις δικές σας ομάδες επαφών για να προωθήσετε e-mail σε έναν κύκλο φίλων ή σε μια συγκεκριμένη ομάδα ατόμων. Η χρήση λιστών επαφών εξαλείφει τη μη αυτόματη και επιρρεπή σε σφάλματα αναζήτηση μεμονωμένων επαφών όταν αποστέλλεται ένα μήνυμα σε πολλά άτομα. Στο υπο-στοιχείο "Νέα στοιχεία" μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας από τη λειτουργία επαφής, να καλέσετε μια συνάντηση ή να δημιουργήσετε μια προσωπική εργασία. Αυτό λειτουργεί επίσης κάτω από την καταχώριση "Επικοινωνήστε".

Το υπο-στοιχείο "Αλλαγή προβολής" είναι επίσης ενδιαφέρον και πρακτικό. Σε αυτόν τον τομέα θα βρείτε πολλές επιλογές για την εμφάνιση των επαφών σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να βρείτε τις επαφές σας στη διεύθυνση:

• Φόρμα λίστας,
• Ως επαγγελματική κάρτα ή
• Εθιμο

οθόνη για να διασφαλιστεί η ευκρίνεια. Με την επιλογή Προβολή υπάρχει πάντα η δυνατότητα:

• Έξοδος συγκεκριμένων λιστών επαφών,
• Αποθήκευση ως PDF ή
• Για εκτύπωση.

Ειδικά στον επιχειρηματικό τομέα αλλά και στον ιδιωτικό τομέα υπάρχουν καταστάσεις στις οποίες πρέπει να προωθήσετε τα στοιχεία επικοινωνίας σε άλλο άτομο με ένα κλικ. Αυτό λειτουργεί στην καταχώριση "Απελευθέρωση" μέσω του στοιχείου μενού "Προώθηση επαφής." Στο παράθυρο που ανοίγει, έχετε την επιλογή να εισαγάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας:

• Ως επαγγελματικές κάρτες του Outlook ή
• Αποστολή ως επαφή του Outlook.

Ο παραλήπτης μπορεί στη συνέχεια να μεταφέρει τα ληφθέντα προσωπικά δεδομένα στο προσωπικό του βιβλίο διευθύνσεων στο Microsoft Outlook με ένα κλικ.

Εάν θέλετε να μοιραστείτε ολόκληρο το βιβλίο διευθύνσεών σας, μπορείτε να το κάνετε αυτό κάνοντας κλικ στο στοιχείο μενού "Κοινή χρήση επαφών". Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα ληφθέντα, εξωτερικά βιβλία διευθύνσεων μέσω του σημείου "Άνοιγμα κοινόχρηστων επαφών".

Το Microsoft Outlook επιτρέπει στους χρήστες να χρησιμοποιούν από κοινού διευθύνσεις, προσωπικά δεδομένα και να συμπληρώνουν βιβλία διευθύνσεων σε μια ομάδα, να δημιουργούν επαφές, να τις τοποθετούν και να τις μοιράζονται. Αυτό είναι ιδιαίτερα ενδιαφέρον σε εταιρείες ή σε κλαμπ. Η κοινή χρήση μπορεί επίσης να είναι επωφελής στον οικογενειακό τομέα.

Στο στοιχείο μενού "Κατηγορίες", μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε τις επαφές σας σε χρώμα με διαφανή κουμπιά ή να τις επισημάνετε ως ιδιωτικές. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αναζήτησης στα βιβλία διευθύνσεων για να βρείτε εύκολα μεμονωμένες επαφές με όνομα ή άλλα στοιχεία επικοινωνίας. Η λειτουργία αναζήτησης με διαφορετικά πεδία είναι ιδιαίτερα ενδιαφέρουσα όταν πρόκειται να διαχειριστεί μεγάλο αριθμό επαφών.

Συνοψίζοντας, το Microsoft Outlook προσφέρει πολλές επιλογές για την οργάνωση και την αρχειοθέτηση προσωπικών επαφών και την κοινή χρήση επαφών με άλλους.

Στο Microsoft Outlook μπορείτε να διαχειριστείτε διαφορετικά βιβλία διευθύνσεων προκειμένου να αρχειοθετήσετε τις επαφές σας ξεχωριστά το ένα από το άλλο. Αυτό είναι σημαντικό εάν, για παράδειγμα, θέλετε να διαχωρίσετε επαγγελματικά επαγγελματικές και προσωπικές επαφές. Μπορείς:

• Ένα τυπικό βιβλίο διευθύνσεων ή
• Μια συλλογή από βιβλία διευθύνσεων ή λίστες διευθύνσεων,

Χρησιμοποιήστε το για αποθήκευση και αρχειοθέτηση ονομάτων, διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλων πληροφοριών. Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook με λογαριασμό Exchange Server, δημιουργείται από προεπιλογή μια γενική λίστα διευθύνσεων (GAL). Αυτό είναι απαραίτητο ώστε όλοι οι χρήστες του Exchange, για παράδειγμα σε μια εταιρεία, να έχουν πρόσβαση στις ίδιες επαφές.

Δημιουργήστε βιβλία διευθύνσεων στο Outlook

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα άλλο ψηφιακό βιβλίο διευθύνσεων εκτός από τα υπάρχοντα βιβλία διευθύνσεων, αυτό λειτουργεί σύμφωνα με τις ακόλουθες οδηγίες:

1. Στο μενού Αρχείο, μεταβείτε στο υπο-στοιχείο Ρυθμίσεις λογαριασμού.

   

2. Στην ενότητα "Προσθήκη ή κατάργηση λογαριασμών ή αλλαγή των υφιστάμενων ρυθμίσεων σύνδεσης" θα φτάσετε σε μια νέα ενότητα στην οποία μπορείτε να δημιουργήσετε ένα άλλο βιβλίο διευθύνσεων στο παράθυρο διαλόγου.

   

3. Κάντε κλικ στο "Νέο" και, στη συνέχεια, επιλέξτε εάν θέλετε να ενσωματώσετε ένα άλλο βιβλίο διευθύνσεων ή μια υπηρεσία καταλόγου LDAP. Ένας κατάλογος Internet LDAP είναι μια υπηρεσία που αναζητά καταλόγους σε άλλους διακομιστές προκειμένου να βρει ονόματα, επαφές ή άλλες πληροφορίες. Οι χρήστες του Microsoft Exchange δεν μπορούν να προσθέσουν ένα νέο βιβλίο διευθύνσεων του Outlook.

Γιατί πρέπει να αποθηκεύσετε επαφές και να διατηρήσετε ένα βιβλίο διευθύνσεων στο Outlook

Ένα βιβλίο διευθύνσεων στο Microsoft Outlook μπορεί να συγκριθεί με ένα αναλογικό σημειωματάριο ή τηλεφωνικό κατάλογο με τον οποίο εξακολουθούν να εργάζονται πολλοί άνθρωποι. Σε αυτό, εισάγονται συνεχώς νέες διευθύνσεις, τα δεδομένα ενημερώνονται ή οι επαφές διαγράφονται με το χέρι. Ένα ψηφιακό βιβλίο διευθύνσεων στο Outlook εκπληρώνει τις ίδιες εργασίες. Διαμορφώνει το πλαίσιο για τις επαφές και τα στοιχεία επικοινωνίας, τα οποία μπορούν να εμφανιστούν σε διαφορετικές ομάδες επαφών και φακέλους επαφών. Το Microsoft Outlook αναπτύσσει πλήρως τις δυνατότητές του όταν οι περιοχές επαφών του προγράμματος, ημερολόγιο και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζονται και χρησιμοποιούνται ως αδιάσπαστη μονάδα.

Ένας άλλος λόγος για τον οποίο πρέπει να αποθηκεύονται σημαντικές επαφές στο Outlook έχει να κάνει με τα λεγόμενα ανεπιθύμητα μηνύματα. Το Outlook διαθέτει ενσωματωμένη λειτουργία ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και φιλτράρει ανεπιθύμητα μηνύματα ή διαφημιστικά μηνύματα. Λόγω συγκεκριμένων λέξεων -κλειδιών σε ένα μήνυμα, είναι πιθανό ότι τα σημαντικά μηνύματα που δεν είναι ανεπιθύμητα θα φιλτραριστούν επίσης. Μπορείτε να το αποτρέψετε αποθηκεύοντας όλες τις επαφές στο βιβλίο διευθύνσεων. Το Outlook αναγνωρίζει επαφές και τις προσθέτει στη λίστα ασφαλών αποστολέων. Με αυτόν τον τρόπο έχετε την εγγύηση ότι σημαντικά μηνύματα από φίλους ή επαγγελματικούς συνεργάτες δεν θα θεωρηθούν εσφαλμένα ως ανεπιθύμητα από το σύστημα. Εάν προσθέσατε κατά λάθος μια σημαντική επαφή στη λίστα αποκλεισμένων αποστολέων, μπορείτε να καταργήσετε το μπλοκ κάνοντας κλικ στην καρτέλα "Αποκλεισμένοι αποστολείς".

Μια άλλη, σχετική με την πρακτική λειτουργία, στην οποία συνεργάζεται η λειτουργία ημερολογίου και η λίστα εργασιών είναι η λεγόμενη εκ νέου υποβολή για επαφές. Αυτή η επιλογή σας επιτρέπει να προσθέσετε σημαντικές επαφές στις εργασίες σας στο Outlook. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να καλέσετε μια επαφή σε τρεις ημέρες και δεν θέλετε να ορίσετε μια συνάντηση στο ημερολόγιο του Outlook, μπορείτε επίσης να μεταφέρετε την επαφή στη λίστα εργασιών σας.

Πόσες επαφές είναι χρήσιμες και δυνατές στο Outlook

Σε ένα αναλογικό βιβλίο διευθύνσεων, μπορείτε να χάσετε γρήγορα τις επαφές σας. Εάν το βιβλίο διευθύνσεων έχει ταξινομηθεί με γράμματα, οι χαρακτήρες υψηλής συχνότητας όπως B, S, M ή N γεμίζουν γρήγορα. Η συνέπεια είναι ότι τα νέα ονόματα και οι επαφές δεν μπορούν να προστεθούν με σαφήνεια και να εμφανιστούν στο περιθώριο. Αυτό δεν μπορεί να συμβεί με ένα ψηφιακό βιβλίο διευθύνσεων, καθώς μπορούν να διαχειριστούν αμέτρητες καταχωρήσεις στο Microsoft Outlook. Για το λόγο αυτό, η Microsoft δεν επιβάλλει όριο στον αριθμό των επαφών που μπορούν να αποθηκευτούν στο Outlook. Μερικές εκατοντάδες ή αρκετές χιλιάδες διαφορετικές επαφές μπορούν να αποθηκευτούν στο βιβλίο διευθύνσεων με όλα τα στοιχεία τους. Εάν θέλετε να διαχειριστείτε πολλές επαφές, θα πρέπει να επικεντρωθείτε στο να είστε προσεκτικοί κατά τη δημιουργία.

Εάν έχετε μεγάλο αριθμό επαφών, θα πρέπει να προσθέσετε όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες σε ένα άτομο. Αυτό αυξάνει τις πιθανότητες να βρείτε το άτομο ή την εταιρεία που ψάχνετε όταν αναζητάτε επαφές. Τα κακώς συμπληρωμένα στοιχεία επικοινωνίας είναι αντιπαραγωγικά και οδηγούν σε επιπλέον εργασία.

Υπόδειξη: Συγκεκριμένα, βεβαιωθείτε ότι έχετε εισαγάγει το όνομα και το επώνυμο της επαφής σας στη σωστή στήλη. Διαφορετικά, μπορεί να είναι μια μεγάλη πρόκληση να βρείτε ξανά την επαφή σε μια μεταγενέστερη αναζήτηση.

Εξαγωγή ή εισαγωγή επαφών ή του βιβλίου διευθύνσεων

Η εισαγωγή ή εξαγωγή μεμονωμένων επαφών ή πλήρων βιβλίων διευθύνσεων, λιστών διανομής και ομάδων επαφών είναι εύκολα δυνατή στο Outlook. Για παράδειγμα, εάν αποκτήσετε νέο φορητό υπολογιστή, μπορείτε να μεταφέρετε τις επαφές και τα βιβλία διευθύνσεών σας σε έναν δεύτερο υπολογιστή με λίγα μόνο κλικ. Είναι επίσης δυνατό να μοιραστείτε ένα βιβλίο διευθύνσεων με άλλα άτομα ή συναδέλφους. Εδώ είναι σημαντικό να τηρούνται οι εξουσιοδοτήσεις και τα επίπεδα εξουσιοδότησης.

Εκτός από την εξαγωγή ή την εισαγωγή βιβλίων διευθύνσεων του Outlook, τα οποία μπορείτε να αναγνωρίσετε από την επέκταση αρχείου .pst, μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε βιβλία διευθύνσεων από άλλες εφαρμογές στο Outlook. Για παράδειγμα, μπορείτε εύκολα να ανοίξετε και να διαβάσετε έναν παλιό λογαριασμό αλληλογραφίας των Windows που διατηρούνταν στα Windows Vista. Για να το κάνετε αυτό, χρειάζεστε το αρχείο δεδομένων από το Windows Mail. Αυτό διαβάζεται με τον βοηθό εισαγωγής και εξαγωγής του Microsoft Outlook. Ο οδηγός για εισαγωγή και εξαγωγή βρίσκεται στην ενότητα Αρχείο> Άνοιγμα και εξαγωγή.

Έχετε τότε πολλές επιλογές. Ανοίξτε παλαιότερα αρχεία δεδομένων Windows Mail με το τρίτο πεδίο επιλογής "Εισαγωγή / Εξαγωγή.

Διαγράψτε διπλές επαφές - έτσι λειτουργεί

Μετά τη χρήση του Outlook, είναι φυσιολογικό η μία ή η άλλη επαφή να αντιγράφεται στο Outlook. Αυτό μπορεί να συμβεί ειδικά εάν πολλά άτομα επεξεργάζονται τη λίστα επαφών στο Microsoft Exchange. Δεν είναι δύσκολο να αφαιρέσετε διπλότυπα από το βιβλίο διευθύνσεων, καθώς το Outlook έχει μια εκτεταμένη λειτουργία ταξινόμησης στη λίστα επαφών. Εάν θέλετε να μάθετε ποιες διπλές επαφές υπάρχουν στο Outlook σας, προχωρήστε ως εξής:

1. Στην περιοχή Επαφές του Outlook, μεταβείτε στην καρτέλα Προβολή.

2. Κάντε κλικ στην πρώτη καταχώριση λίστας "Αλλαγή προβολής".

3. Αλλάξτε την προβολή από "Άτομα" σε "Λίστα" ή "Τηλέφωνο".

   

4. Ανοίγει ένα παράθυρο στο οποίο μπορείτε στη συνέχεια να ταξινομήσετε τις επαφές σας σύμφωνα με διαφορετικά κριτήρια και να φιλτράρετε και να διαγράψετε όλες τις διπλές επαφές.

5. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε προαιρετικά να επισημάνετε σημαντικές επαφές με τις οποίες επικοινωνείτε τακτικά ως αγαπημένες στο βιβλίο διευθύνσεων.

6. Εάν θέλετε να εκτυπώσετε μια προσαρμοσμένη λίστα διευθύνσεων, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια προσαρμοσμένη προβολή με διαφορετική σειρά αντί για την τυπική προβολή. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να ταξινομήσετε όλα τα σχετικά πεδία επαφών ξεχωριστά και να λάβετε μια εκτύπωση με τις πληροφορίες που είναι σημαντικές για εσάς. Βασικά, είναι λογικό να εκτυπώνετε αρκετές επαφές και να χρησιμοποιείτε τυπωμένες λίστες επαφών εκτός από τις λίστες ψηφιακών διευθύνσεων.

7. Μπορείτε να διαγράψετε μια επαφή ανοίγοντας το μενού επιλογής με το δεξί κουμπί. Στην κάτω περιοχή του παραθύρου διαλόγου θα βρείτε το στοιχείο μενού "Διαγραφή".

   

Εκπαιδευτικό βίντεο: Πώς να δημιουργήσετε και να αποθηκεύσετε μια νέα επαφή στο Outlook

Δημιουργήστε νέες επαφές επαγγελματικά

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια νέα επαφή, αυτό μπορεί να γίνει με ένα κλικ στην περιοχή επαφών του Outlook. Αυτό λειτουργεί σχεδόν πανομοιότυπα στο Outlook όπως στο βιβλίο διευθύνσεων των Windows Vista ή των Windows XP. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε πρώτα στη Νέα επαφή στο μενού Έναρξη στην ενότητα "Νέο".

Αφού κάνετε κλικ στο "Νέα επαφή", ανοίγει ένα παράθυρο με διάφορες επιλογές εισαγωγής:

Είναι λογικό να συμπληρώσετε τη μάσκα εισόδου και όλες τις επιλογές με τα πιο σημαντικά δεδομένα και πληροφορίες σχετικά με την επαφή. Για παράδειγμα, εκτός από το όνομα και τη διεύθυνση, μπορείτε επίσης να εισαγάγετε έναν ιστότοπο ή μια διεύθυνση συνομιλίας ή να δημιουργήσετε πρόσθετες σημειώσεις σχετικά με την επαφή στο πεδίο σημειώσεων. Αυτό δίνει μια πλήρη εικόνα ενός ατόμου. Ειδικά αν η επαφή είναι νέα και άγνωστη, είναι λογικό να ενσωματωθούν όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες. Μετά την καταχώρηση, το παράθυρο κλείνει επάνω δεξιά χρησιμοποιώντας το κουμπί "Αποθήκευση και κλείσιμο". Η καταχώριση επαφής εμφανίζεται στη συνέχεια στο τυπικό βιβλίο διευθύνσεων. Πριν εισαγάγετε μια νέα επαφή, μπορείτε να ορίσετε το βιβλίο διευθύνσεων στο οποίο θα πρέπει να αποθηκευτεί. Είναι επίσης δυνατό να μετακινήσετε μια νέα επαφή από το τυπικό βιβλίο διευθύνσεων σε έναν υποφάκελο ή να την εκχωρήσετε σε μια ομάδα επαφών.

Αυτόματη υιοθέτηση διευθύνσεων αλληλογραφίας ως επαφών

Σε ιδιωτικό ή επαγγελματικό e-mail, είναι σύνηθες φαινόμενο να δημιουργούνται συνεχώς νέες επαφές που θέλετε να μεταφέρετε στο βιβλίο διευθύνσεων. Αντί να μεταφέρετε με κόπο τα στοιχεία επικοινωνίας, για παράδειγμα τη διεύθυνση e-mail και άλλα προσωπικά δεδομένα, μπορείτε να υιοθετήσετε αυτόματα τις διευθύνσεις αλληλογραφίας ως μια νέα επαφή στο Outlook. Αυτό συμβαίνει αυτόματα μόλις στείλετε ένα μήνυμα στη νέα επαφή ή απαντήσετε σε ένα e-mail.

Είναι επίσης δυνατή η αυτόματη εισαγωγή όλων των παραληπτών ενός e-mail στο βιβλίο διευθύνσεων. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο και αποτελεσματικό όταν συμμετέχετε σε ένα μήνυμα προς πολλούς αποδέκτες με τους οποίους θα θέλατε να επικοινωνήσετε στη συνέχεια. Η αποθήκευσή τους σηματοδοτεί τις νέες επαφές ως ασφαλείς παραλήπτες. Επιπλέον, μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε τις επαφές σε μια ομάδα, ώστε να μπορείτε να γράψετε στην ομάδα επαφών αργότερα με ένα κλικ.

Διπλές επαφές με το πάτημα ενός κουμπιού

Η αντιγραφή επαφών είναι επίσης ενδιαφέρουσα και πρακτική. Μπορείτε να εξοικονομήσετε πολλή δουλειά με ένα βήμα. Η αντιγραφή αρχείων δεδομένων είναι αποτελεσματική, μεταξύ άλλων, εάν πρέπει να δημιουργήσετε πολλούς υπαλλήλους μιας εταιρείας στο Outlook, όπου διαφέρουν μόνο η επέκταση και το όνομα. Με τις συντομεύσεις πληκτρολογίου Ctrl + C και Ctrl + V, γνωστές στα Windows, μπορείτε εύκολα να αντιγράψετε τις επαφές.

Ξεχωριστοί αριθμοί φαξ και διευθύνσεις email

Ορισμένοι χρήστες περιγράφουν ένα πρόβλημα στο Outlook στο οποίο όταν κάνετε κλικ στο πεδίο "Προς" στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρησιμοποιούνται επίσης αριθμοί φαξ εκτός από τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτή είναι μια εσφαλμένη ταξινόμηση στο λογισμικό που μπορεί να καθαριστεί με λίγα κλικ. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να αποτρέψετε την εμφάνιση των αριθμών φαξ στο παράθυρο διαλόγου "Επιλογή ονόματος: Επαφές".

Συνδέστε το Skype και το Outlook μέσω πρόσθετου

Διάφορες σύγχρονες μέθοδοι εργασίας συνοψίζονται με τον όρο «Νέα εργασία». Οι ευέλικτες ώρες εργασίας, η ψηφιοποίηση και η αποτελεσματική επικοινωνία αποτελούν μέρος του New Work. Οι βιντεοκλήσεις είναι μια πολύ γνωστή επιλογή που συχνάζει πολύ, ειδικά μετά την πανδημία του κορονοϊού. Προσφέρουν την ευκαιρία να έρθετε σε επαφή με άτομα οπουδήποτε στον κόσμο με χαμηλό κόστος ή δωρεάν και αμέσως μέσω Skype, Whatsapp ή Zoom.

Το Skype, ως μέρος της οικογένειας της Microsoft, μπορεί εύκολα να ενσωματωθεί στο Outlook. Με το Skype είναι δυνατό να προγραμματίσετε κλήσεις ή συνέδρια Skype στο Outlook και να εκχωρήσετε το μεμονωμένο όνομα Skype σε κάθε επαφή. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα πρόσθετο για να συνδέσετε το βιβλίο διευθύνσεων στο Outlook και τον τηλεφωνικό κατάλογο στο Skype. Αυτό εγγυάται ότι δεν υπάρχουν απολύσεις στις διευθύνσεις και ότι υπάρχει ενιαία βάση δεδομένων.

Σύνοψη και συμπέρασμα για τις επαφές του Outlook

Δεν είναι δύσκολο να οργανώσετε επαφές στο Microsoft Outlook. Το Outlook ξεδιπλώνει το πλήρες δυναμικό του όταν οι επαφές, τα e-mail, οι εργασίες και το ημερολόγιο χρησιμοποιούνται ως μονάδα. Το Outlook προσφέρει, μεταξύ άλλων, έναν εξελιγμένο βοηθό εισαγωγής και εξαγωγής που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εισαγωγή επαφών από παλιές εκδόσεις ή άλλα προγράμματα. Είναι επίσης δυνατή η εξαγωγή ή η κοινή χρήση επαφών, ενός βιβλίου διευθύνσεων ή λιστών επαφών με άλλους εσωτερικούς ή εξωτερικούς χρήστες. Οι επαφές που έχουν μεγάλη σημασία μπορούν να επισημανθούν ως αγαπημένες.

Η δημιουργία μιας νέας επαφής στο Outlook είναι δυνατή χωρίς προβλήματα λόγω της φιλικής προς το χρήστη δομής μενού. Είναι σημαντικό να προχωρήσετε με προσοχή κατά τη δημιουργία νέων διευθύνσεων και να μην συγχέετε τα πεδία για το όνομα και το επώνυμο, για παράδειγμα. Η αυτοματοποιημένη αποθήκευση επαφών από εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το απλό φιλτράρισμα διπλών επαφών χρησιμοποιώντας μια εκτεταμένη λειτουργία αναζήτησης είναι επίσης απαραίτητα και σχετικά με την πρακτική. Το Microsoft Outlook με τα:

• Matριμη περιοχή επαφής,
• Πολλές πρακτικές επιλογές και
• Η δομημένη του επιφάνεια

αποτελεί εγγύηση για άπειρους χρήστες καθώς και για έμπειρους χρήστες για τη διαχείριση των επαφών με ουσιαστικό, μακροπρόθεσμο και επαγγελματικό τρόπο.