- Εκπαιδευτικό βίντεο: Πώς να αναζητήσετε ειδικά αρχεία και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook
- Δομή φακέλου και φακέλου στο Microsoft Outlook
- Εμφάνιση δομής μενού και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Ταξινόμηση φακέλων ή δημιουργία αγαπημένων - έτσι λειτουργεί
- Η λειτουργία αναζήτησης στο Outlook - πώς να χρησιμοποιήσετε σωστά την αναζήτηση
- Περίληψη: Είναι εύκολο να ρυθμίσετε το Outlook ειδικά και να είναι προσανατολισμένο στο χρήστη
Οδηγίες και χρήσιμες πληροφορίες για εργασία με το Outlook
Πολλοί χρήστες περιγράφουν το Microsoft Outlook ως φιλικό προς το χρήστη. Εκτιμάτε το εύρος των λειτουργιών και τις πολλές δυνατότητες επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Άλλοι χρειάζονται το Outlook κυρίως για προσωπική οργάνωση και χρησιμοποιούν το ολοκληρωμένο ημερολόγιο και τις ποικίλες λύσεις του.
Εκτός από τις προσωπικές προτιμήσεις χρήσης, είναι σημαντικό:
- Η γενική δομή φακέλου,
- Η λειτουργική πλοήγηση μενού επίσης
- Ο χώρος ανάγνωσης και
- Οι πιο σημαντικές λειτουργίες, όπως η λειτουργία αναζήτησης ή η λειτουργία "Ταξινόμηση"
να κατανοήσουν και να εφαρμόσουν.
Εκπαιδευτικό βίντεο: Πώς να αναζητήσετε ειδικά αρχεία και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook
Δομή φακέλου και φακέλου στο Microsoft Outlook
Μια γνωστή παροιμία λέει: «Η τάξη είναι η μισή μάχη.» Αυτή η μεταφορά ισχύει για ένα αναλογικό γραφείο με δίσκο χαρτιού και καλά οργανωμένο σύστημα οργάνωσης, καθώς και για το Microsoft Outlook. Στο Outlook, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποθηκεύονται πάντα σε φακέλους. Ο φάκελος Εισερχόμενα μπορεί να περιγραφεί ως ο πιο γνωστός και πιο σημαντικός φάκελος αποθήκευσης για e-mail, καθώς κάθε εισερχόμενο e-mail περνά από αυτόν το φάκελο. Όλοι οι φάκελοι στο Outlook εμφανίζονται στην αριστερή πλευρά του κύριου παραθύρου.
Είναι δυνατή η δημιουργία ενός νέου φακέλου με λίγα μόνο κλικ. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο σημείο του συστήματος προσωπικών φακέλων όπου πρόκειται να προσαρμοστεί ο νέος φάκελος. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε την καταχώριση "Νέος φάκελος".
Αφού ορίσετε ένα ουσιαστικό όνομα, μπορείτε να μετακινήσετε τα κατάλληλα θεματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο φάκελο. Χρησιμοποιώντας φακέλους, μπορείτε να ταξινομήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ακρίβεια και να εγγυηθείτε ότι μπορούν να βρεθούν σε μια δομή. Για παράδειγμα, οι φάκελοι μπορούν να ονομάζονται από τμήματα, ονόματα πελατών, ημερομηνίες ή άλλα συγκεκριμένα κριτήρια.
Κατ 'αρχήν, δεν υπάρχει ανώτατο όριο για προσωπικούς φακέλους. Ως μέρος ενός καλά μελετημένου συστήματος παραγγελιών, είναι επίσης λογικό να μην δημιουργείτε πάρα πολλούς φακέλους για να διατηρείτε τα πράγματα καθαρά.
Εμφάνιση δομής μενού και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βασικά, όταν πρόκειται για την προβολή και την ανάγνωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το Microsoft Outlook βρίσκεται σε:
- μια περιοχή φακέλων επίσης
- χώρισε χώρο ανάγνωσης.
Μπορείτε επίσης να εμφανίσετε μια περιοχή εργασιών.
Θα βρείτε επίσης καρτέλες στο Outlook στις οποίες οι λειτουργίες του Outlook είναι ταξινομημένες ανά θέμα. Η καρτέλα "Έναρξη" σάς δίνει πρόσβαση, για παράδειγμα, στα "Γρήγορα βήματα" ή στην περιοχή "Διαγραφή".
Στην καρτέλα "Προβολή" μπορείτε να καθορίσετε πώς και σε ποιο μέγεθος παραθύρου θα εμφανίζονται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα εμφανίζονται η περιοχή φακέλου και η περιοχή προβολής.
Με λίγες μόνο προσαρμογές στην καρτέλα "Προβολή", λαμβάνετε ένα συγκεκριμένο κέντρο μηνυμάτων που είναι προσαρμοσμένο στις επιθυμίες και τις ανάγκες σας.
Ταξινόμηση φακέλων ή δημιουργία αγαπημένων - έτσι λειτουργεί
Η καρτέλα "Φάκελος" σας προσφέρει όλες τις επιλογές για ατομική ταξινόμηση της δομής του φακέλου σας, ανεξάρτητα από το μέγεθος του φακέλου, τη δημιουργία υποφακέλων ή την εμφάνιση ενός φακέλου ως αγαπημένου.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε για φακέλους
- Ορίστε την αυτόματη αρχειοθέτηση,
- Όταν μοιράζεστε σε ομάδες, εκχωρήστε δικαιώματα φακέλου και
- Καθορίστε τις ιδιότητες φακέλου.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + SHIFT + P για να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο αναζήτησης. Ένας φάκελος αναζήτησης είναι ένας εικονικός φάκελος στο Outlook που περιέχει μια προβολή όλων των στοιχείων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πληρούν ορισμένα προκαθορισμένα κριτήρια αναζήτησης.
Η λειτουργία αναζήτησης στο Outlook - πώς να χρησιμοποιήσετε σωστά την αναζήτηση
Στην τρέχουσα έκδοση του Microsoft Outlook θα βρείτε τη λειτουργία αναζήτησης στην επάνω γραμμή λειτουργιών δίπλα στην κορδέλα στο πεδίο αναζήτησης. Εκτός από την εισαγωγή ενός ή περισσότερων όρων αναζήτησης στη λειτουργία αναζήτησης, η καρτέλα "Αναζήτηση" περιέχει περισσότερες επιλογές και επιλογές ρύθμισης.
Το Microsoft Outlook σας προσφέρει την επιλογή αναζήτησης της δομής του φακέλου σας και όλων των αποθηκευμένων e-mail σύμφωνα με διάφορα κριτήρια.
Μπορείτε, μεταξύ άλλων:
- Αναζήτηση στο τρέχον γραμματοκιβώτιο ή παγκοσμίως στο Outlook ή
- Συμπεριλάβετε συνημμένα στην αναζήτηση.
Η τρέχουσα λειτουργία αναζήτησης προτείνει όρους αναζήτησης, σας δείχνει ξεκάθαρα ποιες λέξεις -κλειδιά έχετε ήδη αναζητήσει και σας δίνει την επιλογή χρήσης εργαλείων αναζήτησης.
Συνοψίζοντας, οι λειτουργίες "Ταξινόμηση" και "Αναζήτηση" στο Outlook σας προσφέρουν όλες τις επιλογές για την επαγγελματική κατάθεση αποθηκευμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook και, εάν είναι απαραίτητο, την εύρεση τους ξανά χρησιμοποιώντας μια άμεση αναζήτηση σύμφωνα με κριτήρια.
Περίληψη: Είναι εύκολο να ρυθμίσετε το Outlook ειδικά και να είναι προσανατολισμένο στο χρήστη
Ως πρόγραμμα επικοινωνίας, το Microsoft Outlook είναι ευέλικτο και προσαρμόσιμο. Μπορείτε να οργανώσετε το Outlook χρησιμοποιώντας προσωπικούς φακέλους και μεμονωμένο σύστημα φακέλων. Οι λειτουργίες "Αναζήτηση" και "Ταξινόμηση" καθιστούν δυνατή την αποθήκευση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τρόπο προσανατολισμένο στον χρήστη και την εύρεση τους ξανά χρησιμοποιώντας καθορισμένα κριτήρια.
Επιπλέον, μπορείτε να εμφανίσετε μεμονωμένα μηνύματα στην περιοχή ανάγνωσης του Outlook και να ορίσετε πώς θα εμφανίζονται η περιοχή ανάγνωσης και η περιοχή φακέλων στην καρτέλα "Προβολή". Με λίγες μόνο ρυθμίσεις είναι δυνατό να προσαρμόσετε το Outlook στις δικές σας ανάγκες και να συνεργαστείτε αποτελεσματικά με το λογισμικό επικοινωνίας.
