Microsoft Outlook: Επιλέξτε τη γραμματοσειρά για e-mail

«Πώς μπορώ να αλλάξω την προεπιλεγμένη γραμματοσειρά για νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;» Αυτή είναι μια από τις πιο συχνές ερωτήσεις μου για αναγνώστες. Παρακάτω θα μάθετε πώς να το κάνετε σωστά. Ταυτόχρονα, θα σας πω πώς να αλλάξετε τη γραμματοσειρά σας στα εισερχόμενά σας.

Ο τρόπος με τον οποίο αλλάζετε την προεπιλεγμένη γραμματοσειρά για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μορφή HTML ή εμπλουτισμένου κειμένου εξαρτάται από τον τρόπο που εργάζεστε στο Outlook:

• Εάν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία προτύπου μορφοποίησης (όπως στο Word), θα μάθετε εδώ πώς να αλλάξετε τις ρυθμίσεις αυτών των προτύπων. Το καλύτερο που έχετε να κάνετε είναι να σώσετε τον εαυτό σας αλλάζοντας τη βασική γραμματοσειρά αμέσως.
• Εάν δεν χρησιμοποιείτε φύλλα στυλ επειδή ούτως ή άλλως δεν χρησιμοποιείτε επικεφαλίδες ή άλλα πρότυπα σε e-mail, η αλλαγή της τυπικής γραμματοσειράς είναι ευκολότερη και περιγράφεται στην ενότητα "Αλλαγή της βασικής γραμματοσειράς" παρακάτω.

Βασικά, υπάρχει ένα πράγμα που πρέπει να σημειωθεί: Τα μηνύματα HTML (όπως τα μηνύματα εμπλουτισμένου κειμένου) περιέχουν μόνο πληροφορίες μορφοποίησης όπως "έντονη" ή "γραμματοσειρά X" εκτός από το πραγματικό μήνυμα. Οι ίδιες οι γραμματοσειρές δεν περιλαμβάνονται στο email (σε αντίθεση με τα αρχεία PDF).

Αυτό σημαίνει ότι ο παραλήπτης θα δει το e-mail στη μορφοποίησή σας μόνο εάν έχει εγκαταστήσει τις γραμματοσειρές που χρησιμοποιείτε. Εάν όχι, το Outlook αντικαθιστά τις γραμματοσειρές "σας" με συγκρίσιμες γραμματοσειρές, εάν υπάρχουν συγκρίσιμες γραμματοσειρές.

Μορφοποιήστε το κείμενο μηνύματος στο Outlook χρησιμοποιώντας συντομεύσεις πληκτρολογίου

Πιθανώς γνωρίζετε ήδη τις συντομεύσεις πληκτρολογίου για μορφοποίηση σε e-mail από το Word:

• Τολμηρός τύπος: CTRL + SHIFT + F
• Πλάγια: CTRL + SHIFT + K
• Υπογράμμιση: CTRL + SHIFT + U

Γνωρίζατε όμως ότι μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το πληκτρολόγιο για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου για εκχώρηση διαφορετικής γραμματοσειράς ή μεγέθους; Στο Outlook 2007 και 2010, πατήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου CTRL + D ή CTRL + SHIFT + P.

Στο παράθυρο διαλόγου Γραμματοσειρά, πληκτρολογήστε τα πρώτα δύο ή τρία γράμματα του ονόματος γραμματοσειράς και επιλέξτε τη γραμματοσειρά με το πλήκτρο Enter. Στο Outlook 2003 ή παλαιότερα, πατήστε CTRL + SHIFT + A. Αυτό εστιάζει στο πεδίο "Γραμματοσειρά" στη γραμμή εργαλείων, όπου επιλέγετε την επιθυμητή γραμματοσειρά και στη συνέχεια πατάτε το πλήκτρο Enter.

Αλλάξτε τη γραμματοσειρά στα εισερχόμενα

Εάν εμφανίζετε πάντα e-mail στα εισερχόμενα σε μορφή απλού κειμένου, μπορείτε να αλλάξετε τη γραμματοσειρά εμφάνισης ως εξής:

1. Καλέστε την εντολή "Εργαλεία, Επιλογές".
2. Ανοίξτε την καρτέλα "Ανάγνωση" και κάντε κλικ στο "Γραμματοσειρές".
3. Επιλέξτε τις γραμματοσειρές και το μέγεθος που θέλετε.
4. Κλείστε τα παράθυρα διαλόγου.

Αλλάξτε τη βασική γραμματοσειρά στο Outlook μέχρι το 2003

Εάν θέλετε να αλλάξετε τη γραμματοσειρά που χρησιμοποιεί το Outlook για τη σύνταξη νέων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προχωρήστε ως εξής:

1. Καλέστε την εντολή Extras ⇒ επιλογές επί.
2. Ανοίξτε το μητρώο Μορφή emailΤο Αν δεν το έχετε κάνει ήδη, επιλέξτε Σύνταξη σε μορφή μηνύματος: HTML το τέλος.
3. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στη μέση του διαλόγου Γραμματοσειρές.
4. Κάντε κλικ δίπλα Επιλέξτε γραμματοσειρά κατά τη σύνταξη νέων μηνυμάτων.
5. Επιλέξτε αυτό που θέλετε γραμματοσειρά και το Μέγεθος γραμματοσειράς (το μέγεθος) και κλείστε το παράθυρο διαλόγου.
   
6. Στη συνέχεια, επιλέξτε τη γραμματοσειρά και το μέγεθος για απαντήσεις και προωθήσεις, καθώς και για απλά μηνύματα κειμένου. Η γραμματοσειρά για απαντήσεις είναι συνήθως προκαθορισμένη σε μπλε ή γκρι γραμματοσειρά. Εάν αυτό δεν είναι αυτό που θέλετε, επιλέξτε Χρώμα: Αυτόματο το τέλος.
7. Εάν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό επιστολόχαρτο, καθορίστε στο παρακάτω παράθυρο διαλόγου εάν πρέπει να χρησιμοποιηθούν οι τρέχουσες ρυθμισμένες γραμματοσειρές ή οι γραμματοσειρές από το επιστολόχαρτο.
8. Κλείστε τα παράθυρα διαλόγου.

Αλλάξτε τη βασική γραμματοσειρά στο Outlook από το 2007

Στο Outlook 2007 και 2010 κάντε τα εξής:

1. Στο Outlook 2007, καλέστε Αρχείο ⇒ Επιλογές at Μορφή email επί. Στο Outlook 2010, καλείτε Αρχείο ⇒ Επιλογές ⇒ Email επί.
2. κάντε κλικ στο Χαρτικά και γραμματοσειρές.
3. Ανοίξτε το μητρώο Προσωπικά χαρτικά.
4. Κάντε κλικ παρακάτω Για να συνθέσετε ένα μήνυμα στο κουμπί γραμματοσειρά.
5. Επιλέξτε την επιθυμητή γραμματοσειρά και μέγεθος και κλείστε το παράθυρο διαλόγου.
6. Στη συνέχεια, επιλέξτε τη γραμματοσειρά και το μέγεθος για απαντήσεις και προωθήσεις, καθώς και για μη μορφοποιημένα μηνύματα. Η γραμματοσειρά για απαντήσεις είναι συνήθως προκαθορισμένη σε μπλε ή γκρι γραμματοσειρά. Εάν αυτό δεν είναι αυτό που θέλετε, επιλέξτε Χρώμα: Αυτόματο το τέλος.
   
7. Κλείσιμο όλων των διαλόγων.

Outlook έως το 2003: Προσαρμόστε τα πρότυπα μορφής

Ως γνωστόν, μπορείτε να ρυθμίσετε το Word ως επεξεργαστή αλληλογραφίας στο Outlook έως την έκδοση 2003. Τότε είναι επίσης δυνατό - όπως στο Word - να αλλάξετε τα πρότυπα μορφής. Εάν δεν χρησιμοποιείτε το Word ως πρόγραμμα επεξεργασίας αλληλογραφίας, τα πρότυπα μορφής εξακολουθούν να είναι διαθέσιμα για το σχεδιασμό HTML ή εμπλουτισμένων μηνυμάτων κειμένου, αλλά δεν μπορούν να αλλάξουν. Για την ακόλουθη περιγραφή, υποθέτουμε ότι έχετε ορίσει το Word ως επεξεργαστή αλληλογραφίας σας (Εργαλεία ⇒ Επιλογές Form Μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου). Προχωρήστε ως εξής για να προσαρμόσετε τα πρότυπα:

1. Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάντε κλικ στο πεδίο μηνυμάτων.
2. Καλέστε την εντολή Μορφοποίηση ⇒ στυλ και μορφοποίηση επί.
3. Επιλέξτε το στυλ της παραγράφου Προκαθορισμένο κάντε κλικ στο βέλος δίπλα του και καλέστε την εντολή Αλλαγή επί.
4. Επιλέξτε κάτω μορφοποίηση την επιθυμητή γραμματοσειρά και μέγεθος γραμματοσειράς.
5. Εάν θέλετε να κάνετε περαιτέρω αλλαγές, όπως η προσαρμογή του διαστήματος γραμμών, κάντε κλικ στο κουμπί στο παράθυρο διαλόγου μορφή, καλέστε την κατάλληλη εντολή (για απόσταση γραμμών είναι μονάδα όγκου) και αλλάξτε τη ρύθμιση.
6. Ενεργοποίηση διαλόγου Αλλάξτε το στυλ η επιλογή Προσθήκη στο πρότυπο αλλιώς οι αλλαγές δεν θα υπάρχουν στο αρχείο προτύπου Normal.dot και δεν είναι διαθέσιμα σε άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
7. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου.
8. Εάν θέλετε να προσαρμόσετε άλλα στυλ, επιλέξτε τα και επαναλάβετε τα βήματα 3 έως 7.
   

Outlook 2007/2010: Αλλάξτε τα πρότυπα μορφής

Το Outlook 2007 και νεότερες εκδόσεις περιέχει μια αδυνατισμένη έκδοση του Word, ώστε να μπορείτε να εργάζεστε με φύλλα στυλ εδώ όπως στο Word 2007/2010. Συνεχίστε ως εξής για να προσαρμόσετε τα προκαθορισμένα πρότυπα:

1. Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάντε κλικ στο πεδίο μηνυμάτων.
2. Ανοίξτε το μητρώο Μορφοποίηση κειμένου.
3. Κάντε κλικ στο μικροσκοπικό βέλος στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας Στυλ (όχι στο βέλος στο κουμπί Αλλαγή στυλ, δείτε τη σήμανση στο στιγμιότυπο οθόνης).
   
4. Στο μενού που ανοίγει τώρα, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού Προκαθορισμένο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται τώρα δίπλα στο όνομα του προτύπου.
5. Καλέστε την εντολή Αλλαγή επί.
6. Επιλέξτε κάτω μορφοποίηση την επιθυμητή γραμματοσειρά και μέγεθος γραμματοσειράς.
7. Εάν θέλετε να κάνετε περαιτέρω αλλαγές, όπως η προσαρμογή του διαστήματος γραμμών, κάντε κλικ στο κουμπί στο παράθυρο διαλόγου μορφή, καλέστε την κατάλληλη εντολή (για απόσταση γραμμών είναι μονάδα όγκου) και αλλάξτε τη ρύθμιση.
   
8. Βεβαιωθείτε ότι έχετε την επιλογή Προσθήκη στη λίστα γρήγορων στυλ είναι ενεργοποιημένο.
9. Εναλλαγή της επιλογής Νέα έγγραφα βασισμένα σε αυτό το πρότυπο διαφορετικά η αλλαγή ισχύει μόνο για αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
10. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου.
11. Εάν θέλετε να προσαρμόσετε άλλα στυλ, επιλέξτε τα και επαναλάβετε τα βήματα 3 έως 10.
    

Εκχώρηση στυλ

Προχωρήστε ως εξής για να εκχωρήσετε ένα στυλ:

• Στο Outlook 2003 ή παλαιότερα, επιλέξτε τις παραγράφους που θέλετε. Τότε καλέστε Μορφοποίηση ⇒ στυλ και μορφοποίηση και επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε.
• Στο Outlook 2007/2010, επιλέξτε τις παραγράφους. Στη συνέχεια, ανοίξτε το μητρώο Μορφοποίηση κειμένου και κάντε κλικ στην ομάδα Στυλ στο επιθυμητό. Εάν έχετε ορίσει περισσότερα πρότυπα από αυτά που εμφανίζονται, κάντε κλικ στο κάτω βέλος κατάδειξης στα δεξιά των εικονιδίων για να εμφανίσετε όλα τα πρότυπα.