Έτσι ορίζετε τον τρόπο με τον οποίο το Outlook αναγνωρίζει εισαγωγικά σε απαντητικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Όταν απαντάτε σε ένα e-mail, θα αναφέρεστε συχνά σε μεμονωμένες δηλώσεις στο αρχικό e-mail. Για να γίνει αυτό, το Outlook αντιγράφει ολόκληρο το κείμενο του πρωτοτύπου στην απάντηση αφού κάνει κλικ στο "Απάντηση" και το σημειώνει ως "παραθετικό".
Ορισμένοι χρήστες γράφουν το μήνυμά τους στην αρχή του απαντητικού e-mail και απλά αφήνουν το αναφερόμενο πρωτότυπο στο τέλος του e-mail. Εάν υπάρχει άλλη απάντηση στην απάντηση και ούτω καθεξής, στο τέλος κάθε email έχετε την πλήρη πορεία της αλληλογραφίας. Αφενός αυτό είναι πολύ πρακτικό, αφετέρου αυτό το στυλ παραπομπής που ονομάζεται "TOFU" ("κείμενο παραπάνω, πλήρες απόσπασμα παρακάτω") φουσκώνει πολύ τα μηνύματα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η Netiquette συνιστά ένα διαφορετικό, πιο συμπαγές στυλ αναφοράς, ενσωματωμένη παράθεση. Μόνο τα τμήματα του προηγούμενου e-mail στο οποίο αναφέρεστε παραμένουν σε απάντηση. Αυτά υποδεικνύονται με μια αγκύλη γωνίας (>) στην αρχή κάθε γραμμής ως απόσπασμα. Στη συνέχεια, γράψτε το αντίγραφό σας από κάτω.
Βεβαιωθείτε ότι το Outlook επισημαίνει κατάλληλα τα αποσπάσματα ως εξής:
1. Καλέστε την εντολή "Εργαλεία, Επιλογές".
2. Στην καρτέλα Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές email.
3. Στο πεδίο "Όταν απαντάτε σε μηνύματα", επιλέξτε την επιλογή "Πρόθεμα πριν από κάθε γραμμή του αρχικού μηνύματος".
4. Εισαγάγετε τις γωνιακές αγκύλες στο πεδίο "Prepend each line".
5. Εάν τα σχόλιά σας πρέπει επίσης να επισημαίνονται με το όνομα ή τη συντομογραφία σας, ενεργοποιήστε την επιλογή "Επισήμανση των σχολίων μου" και εισαγάγετε τη συντομογραφία σας. Δεν συνιστάται η χρήση του πλήρους ονόματος, διαφορετικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα μπερδευτούν γρήγορα εάν αρκετές απαντήσεις πάνε πέρα δώθε. Για το λόγο αυτό, οι περισσότεροι χρήστες δεν ενεργοποιούν αυτήν την επιλογή.
6. Στο πεδίο "Κατά την προώθηση μηνυμάτων", μπορείτε επίσης να καθορίσετε πώς πρέπει να αντιμετωπίζονται τα κείμενα των προωθούμενων μηνυμάτων. Όπως και τα παραθέματα, μπορείτε να τα βάλετε σε εσοχή, να προσθέσετε ένα πρόθεμα σε κάθε γραμμή, να τα αφήσετε χωρίς μορφοποίηση ή να τα προσθέσετε ως συνημμένο.
7. Κλείστε τα παράθυρα διαλόγου.
