Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πρότυπα του Outlook για να γράψετε γρήγορα αιτήματα συνάντησης με το ίδιο ή παρόμοιο περιεχόμενο στους ίδιους παραλήπτες.
Θα πρέπει να ορίσετε τα δικά σας πρότυπα όχι μόνο για e-mail, αλλά και για τακτικά αιτήματα συνάντησης, προκειμένου να εξοικονομήσετε περιττή πληκτρολόγηση.
Μπορείτε να διαβάσετε στις ακόλουθες τρεις συμβουλές πώς να κάνετε τα πρότυπα γρήγορα προσβάσιμα:
-
Γρήγορη πρόσβαση στα πρότυπα του Outlook
-
Πρόσβαση γρήγορα στα πρότυπα αλληλογραφίας
- Δικό μενού για τα πρότυπα
Για να ορίσετε ένα πρότυπο αιτήματος συνάντησης:
1. Δημιουργήστε ένα αίτημα συνάντησης (CTRL + SHIFT + Q) και εισαγάγετε τις απαιτούμενες πληροφορίες. Στο πεδίο "Προς", επιλέξτε τους παραλήπτες που θα λάβουν κανονικά το αίτημα. Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο να ορίσετε τις κατάλληλες κατηγορίες.
2. Μόλις τελειώσετε, επιλέξτε την εντολή "Αρχείο, Αποθήκευση ως".
3. Στο πεδίο "Τύπος αρχείου", επιλέξτε "Πρότυπο Outlook (* συχνά)".
4. Εισαγάγετε ένα όνομα αρχείου με νόημα και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.
5. Μπορείτε τώρα να στείλετε το ανοιχτό μήνυμα ή να το κλείσετε.
Σημαντική σημείωση: Εάν έχετε ρυθμίσει το Word ως πρόγραμμα επεξεργασίας αλληλογραφίας, η μορφή OFT (πρότυπο Outlook) δεν μπορεί να επιλεγεί στο βήμα 3. Σε αυτήν την συμβουλή μπορείτε να διαβάσετε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία προτύπου του Outlook παρά το Word.
Μόλις θέλετε να συνθέσετε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση το πρότυπο, προχωρήστε ως εξής:
1. Καλέστε την εντολή "Αρχείο, νέο" και στη συνέχεια "Επιλογή φόρμας".
2. Στο πεδίο "Look in", επιλέξτε "Πρότυπα στο σύστημα αρχείων".
3. Τώρα μπορείτε να δείτε τα πρότυπα που έχετε δημιουργήσει. Επιλέξτε αυτό που θέλετε και ανοίξτε το.
4. Τώρα συμπληρώστε τις πληροφορίες που λείπουν (όπως ο παραλήπτης, ένα συνημμένο ή μια φράση) και, στη συνέχεια, στείλτε το αίτημα.