Θα θέλατε να διασφαλίσετε ότι το κείμενό σας μπορεί να διαβαστεί ευκολότερα από τον παραλήπτη; Στη συνέχεια, θα πρέπει να εξετάσετε τη χρήση συνόλου στηλών. Δεν είναι για τίποτα το κείμενο που τοποθετείται σε στήλες σε (καθημερινές) εφημερίδες, τα περισσότερα φυλλάδια και σε πολλά ενημερωτικά δελτία.
Πρέπει να προσέξετε αυτά τα 4 σημεία!
Το αν χρησιμοποιείτε μια στήλη στο έγγραφό σας ή, ακόμα καλύτερα, χρησιμοποιείτε μια διάταξη μιας στήλης, εξαρτάται από πολλές οριακές συνθήκες. Σε γενικές γραμμές, μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ διάταξης πολλών στηλών και μονών στηλών ανά πάσα στιγμή χωρίς να καταστρέψετε το κείμενό σας. Σε περίπτωση αμφιβολίας, αξίζει μια σύντομη δοκιμή. Θα πρέπει να λάβετε υπόψη τα ακόλουθα σημεία κατά τη λήψη της απόφασής σας:
1ο σημείο: Είναι η σελίδα αρκετά ευρεία για στήλες; Η χρήση στηλών έχει νόημα μόνο εάν η σελίδα σας είναι αρκετά μεγάλη. Ας υποθέσουμε ότι σχεδιάζετε ένα έγγραφο σε μορφή Α5, χρησιμοποιώντας μέγεθος γραμματοσειράς δέκα ή δώδεκα σημεία και τα δεξιά και αριστερά περιθώριά σας έχουν πλάτος τρία εκατοστά το καθένα. Εδώ γίνεται σαφές με την πρώτη ματιά ότι ο υπόλοιπος χώρος δεν επιτρέπει δύο στήλες. Για παράδειγμα, το περίγραμμα έχει πλάτος μόνο ένα εκατοστό και εργάζεστε με γραμματοσειρά εννέα σημείων; Στη συνέχεια, μπορείτε εύκολα να βάλετε το κείμενο σε δύο στήλες.
Εάν είναι απαραίτητο, απλώς δοκιμάστε τους διαφορετικούς αριθμούς στηλών. Θα δείτε με μια ματιά ποιος αριθμός στηλών είναι ο καλύτερος για το κείμενό σας! Και σε οριακές περιπτώσεις μπορείτε π.χ. Β. Μειώστε / αυξήστε το μέγεθος της γραμματοσειράς κατά ένα ή μισό πόντο. Αυτό θα διασφαλίσει ότι έχετε τον σωστό αριθμό χαρακτήρων ανά γραμμή.
2ο σημείο: Πόσες στήλες μπορεί να πάρει μια σελίδα; Το αν διανέμετε το κείμενό σας σε μία, δύο, τρεις ή περισσότερες στήλες εξαρτάται από το πλάτος της σελίδας και το μέγεθος της γραμματοσειράς. Χρησιμοποιήστε τις ακόλουθες οδηγίες ως οδηγό: Οι στήλες έχουν συνήθως πλάτος 45 έως 60 χαρακτήρες, οπότε υπάρχει χώρος για μέσο όρο επτά έως δέκα λέξεων σε μια γραμμή στήλης. Αυτό το πλάτος στήλης έχει το πλεονέκτημα ότι ο αναγνώστης μπορεί να κατανοήσει μια πλήρη γραμμή με μία ή δύο ματιές. Εάν οι στήλες γίνουν πολύ ευρύτερες, υπάρχει κίνδυνος, όπως και με το κείμενο μιας στήλης, το μάτι να ξεφύγει από τη γραμμή κατά την ανάγνωση - ο αναγνώστης δεν έχει πλέον καμία καθοδήγηση. Εάν οι στήλες γίνονται πιο στενές, οι λέξεις στις γραμμές δεν μπορούν πλέον να ισορροπούν λογικά. Υπάρχουν ενοχλητικά κενά μεταξύ των γραμμάτων ή των λέξεων. Or η παύλα χτυπά στο τέλος κάθε πρότασης - αλλά περισσότερες από τρεις παύλες δεν πρέπει να διαδέχονται η μία την άλλη.
3ο σημείο: Υπάρχουν πολλοί πίνακες, εικόνες κ.λπ. στο έγγραφό σας; Το αν το κείμενό σας είναι κατάλληλο για το σύνολο στηλών εξαρτάται επίσης από τον αριθμό των εικόνων, πινάκων, λιστών, σχεδίων, τύπων κ. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να προσθέσετε μια περίτεχνη εικόνα σε κάθε βήμα ενός οδηγού βήμα προς βήμα, το σύνολο στηλών είναι ακατάλληλο. Χρειάζεστε πολλές μεγάλες εικόνες σε ένα έγγραφο που καταλαμβάνουν μισή σελίδα και περισσότερο; Ακόμα και τότε, η γραφομηχανή στηλών είναι ακατάλληλη επειδή οι εικόνες εμποδίζουν το κείμενο να "ρέει ομοιόμορφα". Το ίδιο ισχύει για πίνακες που καταλαμβάνουν όλο το πλάτος της σελίδας. Παρόλο που οι πίνακες μπορούν να τοποθετηθούν εύκολα σε διάφορες στήλες ως στοιχείο σχεδίασης, για παράδειγμα, αυτό σημαίνει αυξημένη προσπάθεια. Αυτό ισχύει επίσης για όλα τα άλλα γραφικά στοιχεία.
4ο σημείο: Χρησιμοποιείτε πάντα αιτιολόγηση σε στήλες! Για να παραμένει το κείμενο ευανάγνωστο σε στήλες, συχνά διαμορφώνεται ως αιτιολόγηση. Το Word αλλάζει την απόσταση των λέξεων έτσι ώστε όχι μόνο η αριστερή άκρη του κειμένου, αλλά και η δεξιά άκρη να γίνεται «λεία». Το φτερούγισμα - δηλαδή το σωστό περιθώριο δεν είναι ισορροπημένο - είναι συνήθως πιο δύσκολο να διαβαστεί σε στήλες.
Όχι άλλο να εκτυπώνετε λάθος σελίδες
Πρόσφατα λάβαμε την ακόλουθη ερώτηση από έναν αναγνώστη μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη σύνταξη του "Word Tips & Tricks from A to Z": Απλώς δεν μπορώ να το εξηγήσω στον εαυτό μου: Απλώς θέλω να εκτυπώσω την τρίτη σελίδα της πρόσφατα γραμμένης έκθεσής μου και να το εκτυπώσω -Το πλαίσιο διαλόγου έχει γίνει ανάλογα, αλλά όταν ξεκινάω την εκτύπωση, παίρνω άλλες εκτυπώσεις εκτός από την επιθυμητή σελίδα. Φαίνεται ότι διαφορετικές σελίδες του εγγράφου εκτυπώνονται τυχαία. Γιατί είναι αυτό και πώς μπορώ να το απενεργοποιήσω;
Η απάντηση από τη συντακτική ομάδα:
Το πρόβλημα προκύπτει όταν το έγγραφό σας αποτελείται από πολλές ενότητες (για παράδειγμα, μία ενότητα για κάθε κεφάλαιο) και καθορίζετε ότι η αρίθμηση της σελίδας πρέπει να ξεκινά με "1" σε κάθε ενότητα. Σε αυτήν την περίπτωση, υπάρχουν πολλές τρίτες σελίδες στο έγγραφό σας, γι 'αυτό το Word δεν εκτυπώνει μόνο την τρίτη σελίδα της πρώτης ενότητας, αλλά και όλες τις τρίτες σελίδες των επόμενων ενοτήτων. Για να επιλύσετε αυτό το πρόβλημα, δώστε όχι μόνο τον αριθμό σελίδας αλλά και τον αριθμό της ενότητας κατά την εκτύπωση. Και κάπως έτσι το κάνεις:
- Τοποθετήστε τον κέρσορα στη σελίδα που θέλετε να εκτυπώσετε.
- Τώρα ελέγξτε τις πληροφορίες κατάστασης στην αριστερή πλευρά της γραμμής κατάστασης του Word για να δείτε σε ποια σελίδα και ενότητα βρίσκεστε. Λάβετε υπόψη ότι στο Word 2007 η οθόνη δεδομένων μπορεί να χρειαστεί να ενεργοποιηθεί πρώτα εδώ. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στη γραμμή κατάστασης και επιλέξτε τις πληροφορίες που θέλετε από το μενού περιβάλλοντος.
- Εμφανίζεται εδώ π.χ. Για παράδειγμα, "Σελίδα 3" και "Ενότητα: 1" ή "Από 1", πρέπει να εκτυπώσετε την τρίτη σελίδα της τρίτης ενότητας.
- Τώρα καλέστε το παράθυρο διαλόγου Εκτύπωση. Word 2007: Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Office στο επάνω αριστερό μέρος, στη συνέχεια στην εντολή PRINT και τώρα στην καταχώριση PRINT στα δεξιά. Word 2003, 2002 / XP και 2000: Καλέστε το μενού ΑΡΧΕΙΟ, εντολή ΕΚΤΥΠΩΣΗ.
- Όλες οι εκδόσεις: Στην περιοχή PAGE AREA, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής PAGES.
- Τώρα εισάγετε το κείμενο »p3s1« αντί του απλού αριθμού σελίδας στο πεδίο κειμένου πίσω από τις ΣΕΛΙΔΕΣ. Το »p« σημαίνει «σελίδα», το «s« σημαίνει «τμήμα». Στο παράδειγμά μας, η τρίτη σελίδα της πρώτης ενότητας εκτυπώνεται όπως απαιτείται.
- Εάν ξεκινήσετε τώρα το παράθυρο διαλόγου εκτύπωσης κάνοντας κλικ στο OK, θα εκτυπωθεί η επιθυμητή σελίδα της επιλεγμένης ενότητας.
Οι πρόσθετες πληροφορίες σελίδας και ενότητας μπορούν φυσικά να συνδυαστούν για να σχηματίσουν πλήρεις περιοχές σελίδων. Θα ήθελες Για παράδειγμα, για να εκτυπώσετε την πρώτη σελίδα της Ενότητας 1, της Ενότητας 2 και της Ενότητας 3, διαβάζεται ως εξής: "p1s1; p1s2; p1s3". Εάν θέλετε να εκτυπώσετε τις σελίδες 1 έως 12 της δεύτερης ενότητας, πληκτρολογήστε: »p1s2-p12s2«. Εάν θέλετε να εκτυπώσετε μόνο μία σελίδα και ο δρομέας βρίσκεται ήδη στην τρέχουσα σελίδα, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την Ενεργοποίηση της τρέχουσας σελίδας επιλογή. Αυτό σας εξοικονομεί ανάγκη να καθορίσετε τη σελίδα και την ενότητα.
