Οι λειτουργίες πεδίου απλοποιούν την καθημερινή σας εργασία στο Microsoft Word

Επαγγελματική και αποτελεσματική χρήση χειροκίνητων λειτουργιών στο Word

Όσο πιο επαγγελματικά και εντατικά χρησιμοποιείται το Microsoft Word, τόσο υψηλότερες είναι οι απαιτήσεις για το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου. Με τον αυξανόμενο χρόνο χρήσης, οι περισσότεροι χρήστες του Word χρησιμοποιούν όλο και περισσότερες λειτουργίες του λογισμικού και γνωρίζουν, για παράδειγμα:

• Πώς να δημιουργήσετε λίστες με πολλά στοιχεία
• Η εμφάνιση κεφαλαίων γραμμάτων στο Word στην αρχή μιας γραμμής καταστέλλει ή
• Εισάγει έναν πίνακα περιεχομένων και αναφορών σε ένα έγγραφο.

Ενώ πολλά από τα καθημερινά βήματα εργασίας έχουν σχεδιαστεί αποτελεσματικά και δεν είναι καλυμμένα με τύπους ή λειτουργίες, υπάρχουν άλλες εργασίες που εξακολουθούν να εκτελούνται με μη αυτόματο τρόπο για πολλούς επαγγελματίες χρήστες του Microsoft Word. Ένα παράδειγμα είναι η εισαγωγή της τρέχουσας ημερομηνίας σε ένα γράμμα, το οποίο σε πολλές περιπτώσεις γίνεται χειροκίνητα. Είναι λογικό να αναλάβουμε να κάνουμε την καλύτερη δυνατή χρήση των λειτουργιών του Word για να λειτουργήσουμε αποτελεσματικά και με τρόπο προσανατολισμένο στη λύση.

Πώς μπορείτε να εισαγάγετε την ημερομηνία πιο αποτελεσματικά;

Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε τον γνωστό συνδυασμό πλήκτρων "ALT + Shift + D" για να ενσωματώσετε αυτόματα την ημερομηνία. Μια εναλλακτική λύση είναι να μεταβείτε στην καρτέλα "ΕΙΣΑΓΩΓΗ"" στην περιοχή μενού "TEXT" (Word 365, 2010 και 2007) ή στο μενού "INSERT" (Word 2003, 2002 / XP και 2000). Σε αυτήν την περίπτωση, η λειτουργία "Εισαγωγή ημερομηνίας και ώρας" λειτουργεί για εσάς.

Χρησιμοποιήστε λειτουργίες πεδίου στο Microsoft Word - έτσι λειτουργεί

Πολλές εντολές που είναι αποθηκευμένες στην καρτέλα INSERT ή στο μενού INSERT στις εκδόσεις Word 2003, 2002 / XP και 2000 χρησιμοποιούνται για την εισαγωγή πληροφοριών και δεδομένων που ενημερώνονται αυτόματα σε ένα κείμενο. Οι "λειτουργίες πεδίου" αναφέρονται στη σύντομη μορφή τους και στο Word ως "πεδία". Τα πεδία έχουν το καθήκον να εισάγουν ιδιότητες συστήματος ή εγγράφου σε ένα κείμενο, το οποίο μπορεί να ενημερώνεται συνεχώς.

Με αυτήν τη διαδικασία, όχι μόνο εργάζεστε πιο αποτελεσματικά με το Microsoft Word και αποφεύγετε τα τυπικά σφάλματα με τις μη αυτόματες καταχωρήσεις. Έχετε επίσης την επιλογή να κάνετε τα πεδία πιο ευέλικτα και δυναμικά. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε, για παράδειγμα, να αντιδράσετε σε αλλαγές στις επικεφαλίδες που αποτελούν τον πίνακα περιεχομένων.

Πώς να εισαγάγετε και να επεξεργαστείτε λειτουργίες πεδίου

Στο Word 365, 2010 και 2007, μπορείτε να εισαγάγετε λειτουργίες πεδίου στην καρτέλα "INSERT" στην περιοχή μενού "TEXT", στο κουμπί "QUICK BLOCKS" και στην εντολή "FIELD".

Στο Word 2003, 2002 / XP και 2000 φτάνετε στον προορισμό μέσω του μενού "INSERT" και της εντολής "FIELD". Σε όλες τις εκδόσεις του Word, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε τη λειτουργία πεδίου που θέλετε και να την εφαρμόσετε στο κείμενό σας.

Επιπλέον, οι ενσωματωμένες λειτουργίες πεδίου στο Microsoft Word έχουν άλλη προστιθέμενη αξία: Το Word εισάγει επίσης αυτόματα μια συνάρτηση πεδίου όταν καλούνται συγκεκριμένες λειτουργίες. Αυτό συμβαίνει χωρίς να χρειάζεται ειδική επιλογή.

παράδειγμα

Για παράδειγμα, εάν πατήσετε το συνδυασμό πλήκτρων "Alt + Shift + D", η τρέχουσα ημερομηνία εμφανίζεται στην τρέχουσα θέση του δρομέα με τη μορφή συνάρτησης πεδίου.

Λειτουργίες πεδίου και πίνακες περιεχομένων

Έχετε επίσης την επιλογή να προσθέσετε έναν πίνακα περιεχομένων στο έγγραφό σας με βάση τα στυλ »Επικεφαλίδα 1« σε »Επικεφαλίδα 9«. Αυτό λειτουργεί στο Microsoft Word 365 μέσω της καρτέλας "ΑΝΑΦΟΡΕΣ".

Στο Word 2010 και 2007 χρησιμοποιήστε την καρτέλα "ΑΝΑΦΟΡΕΣ" και την ομάδα μενού "ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ" καθώς και το κουμπί "ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ". Στο Word 2003, 2002 / XP και 2000 φτάνετε στην κατάλληλη περιοχή μέσω του μενού "INSERT" και της εντολής "(ΑΝΑΦΟΡΑ) -ΕΝΔΕΙΞΗ ΚΑΙ ΟΔΗΓΙΕΣ".

Θα θέλατε επίσης να εμφανίζονται αυτόματοι αριθμοί σελίδων στο υποσέλιδο; Και σε αυτήν την περίπτωση, το Word χρησιμοποιεί μια συνάρτηση πεδίου.

Χειροκίνητη χρήση λειτουργιών πεδίου - κανένα πρόβλημα με συνδυασμό πλήκτρων

Εκτός από την εισαγωγή λειτουργιών πεδίου που βασίζεται στο μενού, μπορείτε επίσης να τις εισαγάγετε χειροκίνητα. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τον συνδυασμό πλήκτρων "CTRL + F9". Με αυτόν τον συνδυασμό πλήκτρων μπορείτε να εισαγάγετε μια νέα, κενή λειτουργία πεδίου. Το ζευγάρι σγουρά στηρίγματα που εμφανίζονται με αυτόν τον τρόπο (δεν πρέπει να συγχέονται με τα σγουρά στηρίγματα που διατίθενται με AltGr + 7 ή AltGr + 0, τα οποία φαίνονται σχεδόν ισοδύναμα) μπορούν στη συνέχεια να συμπληρωθούν με την εντολή που χρειάζεστε. Μπορείτε να δείτε ποιες εντολές είναι δυνατές στις αγκύλες στο παράθυρο διαλόγου.

Πρακτικά παραδείγματα για τη χρήση των λειτουργιών πεδίου χωρίς ανάλυση

Ακολουθεί μια επισκόπηση σημαντικών λειτουργιών πεδίου που καθιστούν την εργασία ιδιαίτερα πιο εύκολη στην πράξη:

Ημερομηνία, Δημιουργία ημερομηνίας

Με το «{Date}«, το Word εισάγει την ημερομηνία συστήματος του υπολογιστή σας στην τρέχουσα θέση δρομέα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την παράμετρο »\ @« για να ορίσετε τη μορφή. Η συνάρτηση πεδίου »{CreatDate}« εισάγει την ημερομηνία κατά την οποία δημιουργήθηκε το έγγραφο και, σε αντίθεση με το «{Ημερομηνία}», δεν αλλάζει στη συνέχεια. Επομένως, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε »{CreatDate}« σε πρότυπα εγγράφων βάσει των οποίων δημιουργείτε νέα έγγραφα. Στη συνέχεια, η ημερομηνία δημιουργίας ορίζεται αυτόματα μόνιμα σε κάθε νέο έγγραφο.

Θέλετε δυναμικά να αναφερθείτε στο περιεχόμενο της "Επικεφαλίδας 1" στην κεφαλίδα. Η αναφορά θα πρέπει να δημιουργηθεί αυτόματα, χωρίς να χρειάζεται να ξεκινήσετε με διακοπή ενότητας και νέα γραμμή κεφαλίδας σε κάθε κεφάλαιο;

Η συνάρτηση πεδίου »{StyleRef}« παρέχει μια λύση: Με »{StyleRef» Επικεφαλίδα 1 «\ * MERGEFORMAT}« αναφέρεστε στο περιεχόμενο του κειμένου που έχει μορφοποιηθεί με το φύλλο στυλ »Επικεφαλίδα 1«. Εάν αλλάξει αυτό, το περιεχόμενο της κεφαλίδας αλλάζει στην τρέχουσα σελίδα. Εάν το πρότυπο μορφής »Επικεφαλίδα 1« χρησιμοποιείται πολλές φορές σε μια σελίδα, η πρώτη εμφάνιση εμφανίζεται πάντα στην κεφαλίδα. Η προσθήκη »\ * MERGEFORMAT« διασφαλίζει ότι χρησιμοποιείται μόνο το κείμενο και όχι η μορφοποίηση από την «Επικεφαλίδα 1». Το εισαγόμενο κείμενο διαμορφώνεται σύμφωνα με το στυλ κεφαλίδας.

Σελίδα, NumPages

Χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση πεδίου »{Σελίδα}« για να εισαγάγετε τον τρέχοντα αριθμό σελίδας. Η συνάρτηση πεδίου »{NumPages}« υποδεικνύει τον αριθμό των σελίδων στο έγγραφο. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το »Seite {Page} of {NumPages}« για να αναφέρετε τον τρέχοντα και τον συνολικό αριθμό σελίδων. Εάν τοποθετήσετε τη (ένθετη) συνάρτηση πεδίου »{IF {NumPages}» 1 «» Seite {Page} von {NumPages} «» «}} στο υποσέλιδο της πρώτης σελίδας του εγγράφου σας, οι πληροφορίες αριθμού σελίδας εμφανίζονται μόνο εάν το έγγραφο είναι μεγαλύτερο ως μία πλευρά.

Αναφ

Χρειάζεστε μια συγκεκριμένη σημείωση ή αναφορά σε μια παράγραφο πολλές φορές στο έγγραφό σας και θέλετε να την εισαγάγετε μόνο μία φορά; Σε αυτήν την περίπτωση αρκεί να αναφερθείτε στο εισαγόμενο κείμενο μία φορά. Σε αυτήν την περίπτωση, εκχωρήστε έναν σελιδοδείκτη στο κείμενο. Αυτό λειτουργεί στις διάφορες εκδόσεις του Word ως εξής:

• Word 365: καρτέλα ΕΙΣΑΓΕΤΕ - Περιοχή μενού ΑΡΙΣΤΕΡΑ - κουμπί ΜΑΡΚΑ ΚΕΙΜΕΝΟΥ

• Word 2010 και 2007: καρτέλα ΕΙΣΑΓΕΤΕ - Περιοχή μενού HYPERLINKS - κουμπί ΜΑΡΚΑ ΚΕΙΜΕΝΟΥ;
• Word 2003, 2002 / XP και 2000: Μενού ΕΙΣΑΓΕΤΕ - εντολή ΜΑΡΚΑ ΚΕΙΜΕΝΟΥ.

Με τη λειτουργία πεδίου »{Ref NameDerTextmarke}« μπορείτε να ανατρέχετε στο κείμενο που επισημαίνεται με τον σελιδοδείκτη όσο συχνά θέλετε.

Ακολουθ

Χρειάζεστε έναν διαδοχικό αριθμό στο έγγραφό σας για τον προσδιορισμό των βημάτων εργασίας, ο οποίος διαχειρίζεται όσο το δυνατόν πιο αυτόματα; Δεδομένου ότι οι αριθμοί τοποθετούνται στη μέση του κειμένου, δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί αυτόματη αρίθμηση; Η συνάρτηση πεδίου »{όνομα αρίθμησης ακολουθίας}« παρέχει μια λύση. Κάθε φορά που εμφανίζεται αυτή η λειτουργία πεδίου, ο εσωτερικός αριθμός αυξάνεται κατά ένα. Το κείμενο »όνομα αρίθμησης« μπορεί να επιλεγεί ελεύθερα και πρέπει μόνο να παραμείνει ομοιόμορφο μέσα στην αρίθμηση. Και αν δεν θέλετε να ξεκινήσετε με ένα αλλά με πέντε, εισαγάγετε την αρχική τιμή κατά την πρώτη εμφάνιση της συνάρτησης πεδίου χρησιμοποιώντας την παράμετρο »\ r«: »{Όνομα αρίθμησης ακολουθίας \ r 5}«.

Περίληψη και συμπέρασμα:

Το Microsoft Word μπορεί να σας βοηθήσει με διάφορες λειτουργίες πεδίου για να κάνετε την καθημερινή σας εργασία με το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου πιο αποτελεσματική. Ένα πολύ γνωστό παράδειγμα είναι η εισαγωγή της τρέχουσας ημερομηνίας χρησιμοποιώντας έναν συνδυασμό πλήκτρων ή κουμπί στην καρτέλα ΕΙΣΑΓΩΓΗ. Περαιτέρω λειτουργίες πεδίου σας βοηθούν να ενσωματώσετε και να ενημερώσετε την αρίθμηση σε κείμενα ή να δημιουργήσετε επαγγελματικά πίνακες περιεχομένου.

Όλες οι συναρτήσεις πεδίου έχουν το κοινό ότι απλοποιούν τις επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες. Βοηθούν επίσης στην εξάλειψη απρόσεκτων λαθών που συμβαίνουν σε περιττά βήματα εργασίας. Είναι λογικό και σκόπιμο να εξοικειωθείτε με τις ενσωματωμένες λειτουργίες πεδίου του Microsoft Word και να τις χρησιμοποιήσετε. Αυτή η διαδικασία σας εξοικονομεί χρόνο στη σύλληψη κειμένων και αλληλογραφίας, αυξάνει την αξιοπιστία και μπορεί αποτελεσματικά να αποφύγει τα λάθη.

Συχνές ερωτήσεις

Τι κάνει μια λειτουργία πεδίου στο Microsoft Word;

Τα πεδία στο Word έχουν συνάρτηση κράτησης θέσης. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν αυτόματα για να εισαγάγετε την τρέχουσα ημερομηνία ή έναν αριθμό σελίδας σε ένα κείμενο. Υπάρχουν επίσης συναρτήσεις που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για πολύπλοκους υπολογισμούς.

Πώς μπορώ να εισαγάγω έναν κώδικα πεδίου στο κείμενό μου;

Μπορείτε να εισαγάγετε έναν κώδικα πεδίου σε ένα κείμενο στο Microsoft Word σε λίγα μόνο βήματα. Το πρώτο βήμα είναι να ανοίξετε ένα έγγραφο του Word και να μεταβείτε στο σημείο του εγγράφου όπου θα πρέπει να ενσωματωθεί η συνάρτηση. Στην καρτέλα ΕΙΣΑΓΩΓΗ στην περιοχή μενού ΚΕΙΜΕΝΟ θα βρείτε την επιλογή εισαγωγής πεδίου στο στοιχείο μενού SEARCH QUICK BLOCK. Καθορίστε τη συνάρτηση και τοποθετήστε την.

Πώς μπορώ να εισαγάγω αποτελεσματικά την τρέχουσα ημερομηνία στο έγγραφο του Word μου;

Ο γρηγορότερος και ευκολότερος τρόπος για να εισαγάγετε την τρέχουσα ημερομηνία στο Word είναι να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου "Alt + Shift + D". Αφού πατήσετε τα κουμπιά, εμφανίζεται η τρέχουσα ημερομηνία στο κείμενο.