Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Word για να επισημάνετε μεμονωμένα ή / και ομοιόμορφα φακέλους για την αλληλογραφία σας.
Ομολογουμένως, οι φάκελοι με παράθυρο είναι εξαιρετικά πρακτικοί: η διεύθυνση εισάγεται απευθείας στο επιστολόχαρτο και εκτυπώνεται μαζί με το κείμενό σας. Τώρα απλά διπλώστε το γράμμα, βάλτε το σε ένα φάκελο, τελειωμένο. Δυστυχώς, η προβολή φακέλων παραθύρων δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για όλες τις εργασίες. Είτε επειδή θέλετε να στείλετε προσκλητήρια, για παράδειγμα, είτε επειδή υπάρχει ένα τρέχον φυλλάδιο στο φάκελο. Αλλά πώς μπαίνει η διεύθυνση στο φάκελο σε αυτή την περίπτωση; Με το χέρι ή με ειδική ετικέτα διεύθυνσης;
Δεν χρειάζεται να είναι, επειδή το Word εκτυπώνει επίσης οποιονδήποτε φάκελο. Η μόνη απαίτηση: Ο φάκελος πρέπει να ταιριάζει στον εκτυπωτή σας (πληροφορίες σχετικά με αυτό μπορείτε να βρείτε στο εγχειρίδιο του εκτυπωτή σας).
Η απλούστερη μορφή εκτύπωσης φακέλων είναι να εισαγάγετε χειροκίνητα τον παραλήπτη και να επιστρέψετε τη διεύθυνση και στη συνέχεια να τον εκτυπώσετε σε τυπικό φάκελο. Το Word έχει προεπιλεγμένες ρυθμίσεις για τυπικές μορφές όπως B4 (αντιστοιχεί σε φύλλο Α4 χωρίς αναδίπλωση), C6 (τέσσερις πτυχές φύλλου Α4) ή DL (μήκος DIN, στο οποίο το φύλλο Α4 διπλώνεται τρεις φορές κάθετα).
Για να εκτυπώσετε μια μεμονωμένη διεύθυνση σε έναν μόνο φάκελο, προχωρήστε ως εξής:
- Word 2007: Πρώτα μεταβείτε στην καρτέλα Αλληλογραφία στην κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί ΦΑΚΕΛΕΣ στην ομάδα ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ.
- Word 2003, 2002 / XP: Στο μενού EXTRAS, επιλέξτε ΓΡΑΜΜΑΤΑ ΚΑΙ ΑΠΟΣΤΟΛΕΣ και στη συνέχεια ΦΑΚΕΛΕΣ ΚΑΙ ΕΤΙΚΕΤΕΣ.
Word 2000: Καλέστε την εντολή ΦΑΚΕΛΟΙ ΚΑΙ ΕΤΙΚΕΤΕΣ στο μενού EXTRAS. - Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε στην καρτέλα ΦΑΚΕΛΟΙ.
- Στη συνέχεια, εισαγάγετε την επιθυμητή ταχυδρομική διεύθυνση στο πεδίο ΠΑΡΑΔΟΣΗ (ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ).
- Εάν θέλετε, μπορείτε επίσης να συμπληρώσετε το πεδίο ΑΠΟΣΤΟΛΗ (ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ) με τη δική σας ταχυδρομική διεύθυνση. Αυτές οι πληροφορίες μπορεί επίσης να είναι διαθέσιμες εδώ. Στη συνέχεια, απλώς ελέγξτε τα στοιχεία της διεύθυνσης. Μπορείτε να διαβάσετε πώς να αλλάξετε τις προδιαγραφές του αποστολέα σας στο κεφάλαιο "Πώς να αλλάξετε μόνιμα την τυπική διεύθυνση αποστολέα" αυτού του άρθρου.
Εάν δεν θέλετε να εμφανίζεται ένας αποστολέας στο φάκελο, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου OLEAR (Word 2007, Word 2003 και 2002 / XP) ή ΧΩΡΙΣ (Word 2000) πάνω από το πεδίο αποστολέα. - Στη συνέχεια, ορίστε το μέγεθος του φακέλου για εκτύπωση κάνοντας κλικ στο κουμπί OPTIONS. Στην καρτέλα OPTIONS ENVELOPE, επιλέξτε την κατάλληλη μορφή στο αναπτυσσόμενο πεδίο ENVELOPE FORMAT - π.χ. Β. »C5« (διπλή αναδίπλωση σελίδας Α4). Ένα γραφικό προεπισκόπησης δείχνει τη θέση στην οποία εμφανίζονται οι διευθύνσεις αποστολέα και παραλήπτη.
- Εάν δεν συμφωνείτε με την τοποθέτηση, μπορείτε να ορίσετε τις αποστάσεις ΑΠΟ ΑΡΙΣΤΕΡΑ και ΑΠΟ ΠΑΡΑΠΑΝΩ χειροκίνητα - ξεχωριστά για τη ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΠΑΡΑΛΑΒΗ και την ΑΠΟΣΤΟΛΗ.
Μπορείτε επίσης να αφήσετε τη βέλτιστη τοποθέτηση στο Word: Εισαγάγετε το κείμενο AUTO αντί για έναν αριθμό σε όλα τα πεδία κειμένου με εκατοστά. Σε αυτήν την περίπτωση, το Word χρησιμοποιεί εσωτερικές προεπιλεγμένες τιμές που είναι προσαρμοσμένες στην επιλεγμένη μορφή φακέλου. - Θα πρέπει τώρα να ελέγξετε τις ρυθμίσεις στην καρτέλα »Επιλογές εκτύπωσης«. Συχνά, τα προβλήματα με την εκτύπωση φακέλων είναι αποτέλεσμα λανθασμένου προσανατολισμού χαρτιού ή τροφοδοσίας χαρτιού.
Εάν το κουμπί RESET είναι γκρι, έχουν οριστεί οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του εκτυπωτή - ή πιο συγκεκριμένα το εγκατεστημένο πρόγραμμα οδήγησης εκτυπωτή -. Μικρές εικόνες προεπισκόπησης δείχνουν πώς πρέπει να τοποθετήσετε το φάκελο στην υποδοχή του εκτυπωτή. Τις περισσότερες φορές, οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις είναι οι καλύτερες για τον εκτυπωτή σας. Αυτό σημαίνει το αντίστροφο: Εάν το κουμπί DEFAULT ή RESET είναι ενεργό, συνιστάται να κάνετε κλικ για να επαναφέρετε τις εργοστασιακές ρυθμίσεις του εκτυπωτή.
Οι αλλαγές στις επιλογές εκτύπωσης έχουν νόημα μόνο εάν θέλετε να τροφοδοτήσετε φακέλους μέσω διαφορετικής υποδοχής ή εάν ο εκτυπωτής σας υποστηρίζει διάφορους τύπους χειρισμού χαρτιού.
- Αφού επιβεβαιώσετε τις επιλογές φακέλου και εκτύπωσης με το OK, ξεκινήστε τη διαδικασία εκτύπωσης κάνοντας κλικ στο κουμπί ΕΚΤΥΠΩΣΗ.
Εναλλακτικά, είναι διαθέσιμο το κουμπί ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΣΤΟ / ΕΓΓΡΑΦΟ, με το οποίο μπορείτε να προσθέσετε μια νέα σελίδα με τις πληροφορίες εξωφύλλου στο τρέχον κείμενο του Word. Για να διασφαλιστεί ότι διατηρείται η μορφή της σελίδας και οι θέσεις των πεδίων διευθύνσεων, το Word εισάγει μια διακοπή ενότητας μεταξύ της εξωφύλλου και του υπάρχοντος εγγράφου. Αυτή η διαδικασία είναι κατάλληλη εάν θέλετε να εκτυπώσετε μαζί το φάκελο και το κείμενο της επιστολής. Βεβαιωθείτε ότι ο σωστός τύπος χαρτιού έχει εισαχθεί στην υποδοχή του εκτυπωτή - ειδικά αν ο εκτυπωτής σας έχει μόνο μία υποδοχή!
Ανεξάρτητα από το εάν εκτυπώνετε αμέσως το φάκελο ή τον προσθέτετε πρώτα στο έγγραφο: Εάν κάνατε αλλαγές στη διεύθυνση αποστολέα στο βήμα 4, το Word σας ρωτά αν θέλετε να αποθηκεύσετε μια νέα τυπική διεύθυνση αποστολέα. Εάν κάνετε κλικ στο ΝΑΙ, δεν χρειάζεται να εισάγετε ξανά τη δική σας διεύθυνση κάθε φορά που εκτυπώνετε ένα φάκελο.