Συμβατότητα λέξεων: 4 συμβουλές και κόλπα

Το κάνετε αυτό εάν οι εκδόσεις του Office δεν είναι συμβατές

Τα πρακτικά προγράμματα υπολογιστών έχουν απλοποιήσει σημαντικά τον ψηφιακό κόσμο της εργασίας καθώς και την ιδιωτική ζωή. Πάνω από όλα το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου Microsoft Word. Η τακτική περαιτέρω ανάπτυξη αυτού του λογισμικού δεν φέρνει μόνο νέες πρακτικές λειτουργίες, αλλά συχνά επίσης προβλήματα συμβατότητας. Τι είναι όμως και πώς μπορείτε να τους γνωρίσετε;

1. Συμβατότητα έκδοσης λέξεων: τι σημαίνει αυτό;

Η εταιρεία λογισμικού Microsoft κυκλοφορεί νέα πακέτα Office σε τακτά χρονικά διαστήματα. Πρόκειται για μια συλλογή λογισμικού που χρησιμοποιείται συνήθως στο γραφείο. Μπορείτε να λάβετε άδειες χρήσης της πιο πρόσφατης έκδοσης αγοράζοντας τις ενημερωμένες εκδόσεις. Από προεπιλογή, ένα τέτοιο πακέτο περιλαμβάνει το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου Word, το λογισμικό παρουσίασης PowerPoint και το πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων Excel.

Από την αρχική έκδοση του Word 2000, η Microsoft κυκλοφόρησε το Word XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 και 2022-2023. Οι καινοτομίες σημαίνουν ότι ο χειρισμός είναι ευκολότερος κάθε φορά, αν και με διαφορετικές λεπτομέρειες. Μια άλλη σημαντική αλλαγή αφορά τη μετατροπή της μορφής αρχείου από το Word 2003 σε Word 2007 σε μορφή αρχείου που βασίζεται σε XML. Η XML σημαίνει "Extensible Markup Language" - στα γερμανικά σημαίνει κάτι σαν "επεκτάσιμη γλώσσα που διαβάζεται από μηχανή για παραγωγή κειμένου". Με άλλα λόγια: Είναι μια γλώσσα που καταλαβαίνει τόσο το Word όσο και ο υπολογιστής σας.

Οι εν λόγω αλλαγές δεν σημαίνουν μόνο μια αλλαγή για τον χρήστη, αλλά περιλαμβάνουν προβλήματα με τη συμβατότητα του Word. Τι ακριβώς συμβαίνει όμως όταν ανοίγετε ένα ξεπερασμένο ή νεότερο αρχείο Word και πώς μπορούν να επιλυθούν τα προβλήματα;

2. Τι συμβαίνει όταν ανοίγω ασύμβατες εκδόσεις του Word;

Υπάρχουν δύο λόγοι για τους οποίους το αρχείο Word που πρόκειται να ανοίξει δεν είναι συμβατό με την έκδοση του Office που είναι εγκατεστημένη στον υπολογιστή σας: Είτε χρησιμοποιείτε παλαιότερη έκδοση του Word στον υπολογιστή σας είτε το παραληφθέν έγγραφο δημιουργήθηκε σε προηγούμενη έκδοση. Τα προβλήματα που προκύπτουν είναι πάντα συγκρίσιμα.

Εάν χρησιμοποιείτε παλαιότερη έκδοση, πιθανότατα θα έχετε δυσκολίες στο άνοιγμα του αρχείου και ορισμένες λειτουργίες θα εμφανίζονται εσφαλμένα ή καθόλου. Από την άλλη πλευρά, εάν χρησιμοποιείτε νεότερη έκδοση του Word από τον συντάκτη του εγγράφου Word, οι αλλαγές που έχετε κάνει - με τη νεότερη έκδοση του Word - ενδέχεται να μην εμφανίζονται ή να εμφανίζονται εσφαλμένα.

Εάν σκοπεύετε να ανταλλάξετε έγγραφα με συναδέλφους ή φίλους, συνιστούμε να τα αποθηκεύσετε σε συμβατή μορφή αρχείου ή να εργαστείτε σε λειτουργία συμβατότητας. Αυτό σημαίνει ότι το έγγραφο του Word αποθηκεύεται σε τέτοια μορφή ώστε να μπορεί να ανοίξει από διαφορετικές εκδόσεις προγράμματος χωρίς κανένα πρόβλημα.

Πρόβλημα με μορφές αρχείων: DOC ή DOCX;

Τα πιο προβληματικά είναι τα νεότερα έγγραφα του Word που πρέπει να ανοίγουν με τις παλαιότερες εκδόσεις του προγράμματος Word 2000, Word XP ή 2003. Επειδή όλες οι εκδόσεις νεότερες από το 2003 αποθηκεύονται σε βελτιστοποιημένη μορφή αρχείου. Αντί για ένα αρχείο με την επέκταση .doc, το Word 2007, 2010, 2016 και 2022-2023 δημιουργήστε αρχεία που τελειώνουν σε .docx.

Πίσω από αυτό υπάρχει μια αλλαγή στον τρόπο αποθήκευσης ενός αρχείου κειμένου. Ένα αρχείο .docx αποθηκεύει εικόνες και κείμενο, μεταξύ άλλων, με τη μορφή δεδομένων XML και στη συνέχεια τα συμπιέζει, παρόμοια με έναν φάκελο ZIP.

Το Word αποσυσκευάζει το περιεχόμενο μόνο όταν ανοίγετε τέτοια έγγραφα. Αυτό σημαίνει ότι απαιτείται λιγότερος χώρος αποθήκευσης - και η αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, για παράδειγμα, είναι πιο εύκολη. Ωστόσο, εάν έχετε μια παλαιότερη έκδοση του Word εγκατεστημένη στον υπολογιστή σας, δεν θα μπορείτε να ανοίξετε αυτήν τη νέα μορφή και κατά συνέπεια δεν θα έχετε πρόσβαση στο περιεχόμενο κειμένου και εικόνας.

Διαφορετικές δυνατότητες και μορφοποίηση: τι προστίθεται, τι χάνεται;

Επιπλέον, οι διαφορετικές εκδόσεις του Word διαφέρουν ως προς τη λειτουργικότητα και το στυλ. Για παράδειγμα, έχουν επεκταθεί οι μορφές αρίθμησης από το Word 2010 και από το 2016 οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να επισημάνουν τα σχόλια στο έγγραφο ως ολοκληρωμένα.

Εάν χρησιμοποιείτε παλαιότερη έκδοση, οι ασυμβατότητες δεν μπορούν να αποφευχθούν. Το πρόγραμμα Word σας ερμηνεύει λανθασμένα ορισμένα στοιχεία, όπως γραμματοσειρές και ενδέχεται να μην τα εμφανίζει καθόλου. Ακολουθεί μια επισκόπηση της περαιτέρω ανάπτυξης των δυνατοτήτων του Word από το 1997:

χαρακτηριστικό	97-2003	2007	2010	2013 + 2016	2019
ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΙ τυποι
Κύριες και δευτερεύουσες γραμματοσειρές
Εκτεταμένες μορφές αρίθμησης
Τα σχόλια μπορούν να επισημανθούν ως ολοκληρωμένα
Δείτε τις αλλαγές που έγιναν από συν-συγγραφείς σε πραγματικό χρόνο

Αυτό είναι μόνο ένα μέρος των λειτουργιών που έχουν προστεθεί από γενιά σε γενιά του Office. Το Office2022-2023 διαθέτει πολλές άλλες ρυθμίσεις που επιτρέπουν μεγαλύτερη προσβασιμότητα, για παράδειγμα.

Ωστόσο, όχι μόνο έχουν προστεθεί επιλογές, αλλά έχουν επίσης χαθεί στοιχεία από τις προηγούμενες εκδόσεις. Αν θέλετε να συνεχίσετε να έχετε πρόσβαση στις παλιές λειτουργίες και να συνηθίσετε σταδιακά τις νέες εκδόσεις του Office, αξίζει να καταφύγετε σε ειδικά κόλπα με τα οποία μπορείτε να αποφύγετε ενοχλητικούς διαλόγους ρύθμισης.

3. Πώς μπορώ να μάθω τη συμβατότητα του εγγράφου μου με άλλους;

Προκειμένου να διασφαλιστεί η συμβατότητα ενός εγγράφου με άλλες εκδόσεις του Microsoft Office κατά τη σύνταξη κειμένου, συνιστάται έλεγχος συμβατότητας. Πάνω απ 'όλα, αποκτάτε πληροφορίες σχετικά με το αν οι λειτουργίες που χρησιμοποιούνται υποστηρίζονται σε παλαιότερες εκδόσεις:

Ελέγχετε τη συμβατότητα με τα ακόλουθα τέσσερα βήματα:

Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" και επιλέξτε το κουμπί "Πληροφορίες".

Επιλέξτε "Έλεγχος προβλημάτων".

Επιλέξτε "Έλεγχος συμβατότητας" στο αναπτυσσόμενο μενού και, εάν είναι απαραίτητο, αναζητήστε την αντίστοιχη έκδοση του Office στην ενότητα "Επιλέξτε την έκδοση που θα εμφανιστεί".

Τα υπάρχοντα προβλήματα συμβατότητας παρατίθενται στο παράθυρο "Σύνοψη".

Εάν εμφανίζονται ασυμβατότητες εδώ, έχετε την επιλογή να αντικαταστήσετε τις αντίστοιχες λειτουργίες με αυτές που εμφανίζονται επίσης σε παλαιότερες εκδόσεις. Για να είστε σίγουροι, εκτελέστε ξανά τη δοκιμή μέχρι να επιτύχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα.

4. Ποια είναι η λύση εάν οι εκδόσεις του Office δεν είναι συμβατές;

Εκτός από τη δυνατότητα διόρθωσης μεμονωμένων ασυμβίβαστων, υπάρχουν επίσης πιο κομψές λύσεις για συμβατά αρχεία Word. Ακόμα και κατά τη δημιουργία εγγράφων, μπορείτε να δώσετε προσοχή στη συμβατότητα με προηγούμενες εκδόσεις. Ωστόσο, μερικές φορές είναι απαραίτητο να κάνετε λήψη ενός πρόσθετου προγράμματος.

Πακέτο συμβατότητας για Microsoft Office 2000, XP και 2003

Για τους χρήστες του Microsoft Office 2000, XP ή 2003 απαιτείται το λεγόμενο "Πακέτο συμβατότητας". Όπως ήδη αναφέρθηκε, υπήρχαν διαφορετικές μορφές αρχείων από το Word 2007. Για να ανοίξετε αρχεία .docx με παλαιότερες εκδόσεις του Office, απαιτείται ένα πρόσθετο πακέτο.

Υπάρχουν παρόμοιοι μετατροπείς που σας επιτρέπουν να ανοίγετε παλιά αρχεία Works στο Word. Όσον αφορά τη λειτουργικότητα, τέτοιες εφαρμογές μετατροπής είναι πολύ παρόμοιες. Εισάγετε ένα αρχείο κειμένου και το βγάζετε σε μορφή προορισμού. Ενώ το άνοιγμα αρχείων κειμένου .docx με το "Compatibility Pack" λειτουργεί αξιόπιστα, τα γραφικά και το κείμενο των αρχείων .docx εμφανίζονται μερικές φορές λανθασμένα. Αυτό συμβαίνει επίσης όταν αποθηκεύετε και επεξεργάζεστε ένα αρχείο κειμένου .doc στο Word 2007 ή νεότερο.

Στοχευμένη αποθήκευση στη σωστή μορφή: έτσι λειτουργεί

Με το "Compatibility Pack" έχετε έναν μετατροπέα που σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση σε έγγραφα .docx. Αντίθετα, εάν χρησιμοποιείτε νεότερη έκδοση του Word, ενδέχεται να έχετε προβλήματα πρόσβασης σε αρχεία .doc. Ένα αρχείο .doc μπορεί να αποθηκευτεί σε μορφή .docx με λίγα μόνο κλικ:

Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

Επιλέξτε "Αποθήκευση ως".

Επιλέξτε .docx αντί για αρχείο .doc από το αναπτυσσόμενο μενού.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση".

Δημιουργήστε έγγραφα του Word για παλαιότερες εκδόσεις

Εάν, από την άλλη πλευρά, δεν είστε συν-συγγραφέας, αλλά δημιουργείτε ένα έγγραφο του Word και, στη συνέχεια, το μοιράζεστε με χρήστες εκδόσεων λογισμικού παλαιότερες από το 2007, έχετε την επιλογή να καθορίσετε τη συμβατότητα πριν το στείλετε. Μπορείτε να το κάνετε αυτό επιλέγοντας "Word 97-2003" κατά την αποθήκευση. Προχωρήστε ως εξής βήμα προς βήμα:

1. Μεταβείτε στο "Αρχείο" στη γραμμή συστήματος.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως ".

   

3. Επιλέξτε "Word 97-2003" αντί για .docx.

   

4. Επιβεβαιώστε την καταχώρισή σας κάνοντας κλικ στο "Αποθήκευση".

Δεν έχετε μόνο την επιλογή από τις δύο μορφές αρχείων που περιγράφονται, αλλά μπορείτε επίσης να επιλέξετε:

• Έγγραφο Word (.docx)
• Word XML Document (.xml)
• Έγγραφο XPS (.xps)
• Έγγραφο Word 97-2003 (.doc)
• Επέκταση αρχείου στο Microsoft Word (.docm)

Αυτό σας επιτρέπει να καθορίσετε με μη αυτόματο τρόπο σε ποια μορφή αρχείου αποθηκεύετε και να μοιράζεστε ένα έγγραφο κειμένου στο Word.

Λειτουργία συμβατότητας: Το Word αναλαμβάνει την προσαρμογή των δυνατοτήτων για εσάς

Ωστόσο, το Word διαθέτει επίσης τη λειτουργία συμβατότητας. Αυτή η λειτουργία εξασφαλίζει αυτόματα τη συμβατότητα κατά το άνοιγμα εγγράφων που δημιουργήθηκαν σε παλαιότερες εκδόσεις του Word. Επειδή στη λειτουργία συμβατότητας καμία από τις εκτεταμένες και βελτιστοποιημένες λειτουργίες δεν είναι διαθέσιμη κατά την επεξεργασία με τη νέα έκδοση του Office.

Άτομα που συνεργάζονται σε ένα έγγραφο αλλά χρησιμοποιούν διαφορετικές εκδόσεις του Office έχουν ως εκ τούτου πρόσβαση μόνο σε λειτουργίες που είναι διαθέσιμες ακόμη και στην παλαιότερη έκδοση. Η μορφή παραμένει επίσης αμετάβλητη κατά την επεξεργασία ενός εγγράφου Word με διαφορετική γενιά του Office.

Η λειτουργία συμβατότητας εμφανίζεται συνήθως στη γραμμή τίτλου στα δεξιά του τίτλου του εγγράφου. Μόλις ενεργοποιηθεί, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για το εάν το αρχείο Word σας θα εξακολουθεί να είναι συμβατό με τις εκδόσεις των συν-συγγραφέων μετά την επεξεργασία. Το Word θα συντονίσει τις διάφορες εκδόσεις του Word για εσάς.

Συμπέρασμα: Αντιμετώπιση προβλημάτων συμβατότητας με τις κατάλληλες γνώσεις

Με το Microsoft Word δεν είναι χρήσιμο μόνο να γνωρίζετε πώς να εξατομικεύετε το Word, να προστατεύετε τα δικά σας έγγραφα ή να ενεργοποιείτε τα πρόσθετα του Word. Η συμβατότητα των εκδόσεων του Word μπορεί επίσης να είναι ένα εμπόδιο που μπορείτε να ξεπεράσετε με την κατάλληλη γνώση πρακτικών βημάτων.

Αυτό διευκολύνει την ανταλλαγή δεδομένων με συναδέλφους καθώς και φίλους που χρησιμοποιούν διαφορετικές εκδόσεις του Office. Εκτός από τη λειτουργία συμβατότητας, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε επιλογές χειροκίνητης ρύθμισης στο Word για να διαχειριστείτε ανεξάρτητα τις λειτουργίες και τις μορφές αρχείων που χρησιμοποιούνται.

Ερωτήσεις & απαντήσεις

Τι είναι ένα ζήτημα συμβατότητας στο Word;

Όταν οι άνθρωποι - είτε εργάζονται είτε είναι ιδιωτικοί - συνεργάζονται σε ένα έγγραφο κειμένου αλλά δεν χρησιμοποιούν την ίδια έκδοση του Microsoft Word, προκύπτουν προβλήματα με το άνοιγμα των αρχείων και την κατάλληλη εμφάνιση των αρχείων. Οι εκδόσεις του Word είναι:

• Word 2000
• Word XP
• Word 2003, 2007, 2013, 2016 και 2022-2023

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ αρχείων .doc και .docx στο Word;

Από το Word 2007, τα αρχεία κειμένου δεν αποθηκεύονται πλέον με τη συντομογραφία .doc, αλλά με την επέκταση .docx. Πίσω από αυτό υπάρχει ένας πιο συμπιεσμένος και επομένως πιο εξοικονομητικός τρόπος αποθήκευσης πληροφοριών. Ο τεχνικός όρος είναι η μορφή αρχείου.

Πώς αντιμετωπίζετε ζητήματα συμβατότητας;

Εάν τα αρχεία Word δεν είναι συμβατά, αυτό μπορεί είτε να επιλυθεί με μη αυτόματο τρόπο χρησιμοποιώντας διάφορες επιλογές αποθήκευσης μορφών. Or μπορείτε να αφήσετε τον χειρισμό προβλημάτων οθόνης και την πρόσβαση σε αρχεία στην αυτόματη λειτουργία συμβατότητας του Word.

Πώς λειτουργεί η λειτουργία συμβατότητας;

Η λειτουργία συμβατότητας του Word απενεργοποιεί όλες τις λειτουργίες που δεν ήταν διαθέσιμες σε παλαιότερες εκδόσεις. Αυτό σημαίνει ότι οι χρήστες έχουν πρόσβαση σε ένα αρχείο Word, συμπεριλαμβανομένων όλων των αναθεωρήσεων, ανεξάρτητα από τη γενιά του Office που χρησιμοποιείται. Τα πρότυπα στυλ διατηρούνται επίσης και εμφανίζονται σωστά.