Πώς να δημιουργήσετε προσωπικές ή επαγγελματικές υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Μια υπογραφή e-mail κάτω από ένα αποσταλμένο μήνυμα διευκολύνει τους παραλήπτες να προσδιορίσουν τον ακριβή αποστολέα του e-mail. Η υπογραφή email είναι εθελοντική για ιδιωτικά email. Τα e-mail των επιχειρήσεων έπρεπε να έχουν υπογραφή από το 2007, τα οποία πρέπει να περιέχουν διάφορες υποχρεωτικές πληροφορίες για να θεωρούνται νομικά συμβατά. Στην περίπτωση επαγγελματικών επιστολών μέσω e-mail, προσφορών, επιβεβαιώσεων παραγγελίας ή τιμολογίων, πρέπει να είναι σαφώς ανιχνεύσιμος ποιος έστειλε το μήνυμα. Αυτό αποτελεί σημαντική ανάγκη τόσο για τους ελεύθερους επαγγελματίες όσο και για τις παγκόσμιες εταιρείες. Πρέπει να επισυνάψετε μια υπογραφή σε επαγγελματικά e-mail, από τα οποία μπορείτε να δείτε τις ακόλουθες υποχρεωτικές πληροφορίες:
- Το όνομα του αποστολέα.
- Η πλήρης διεύθυνση του αποστολέα.
- Επιλογές επικοινωνίας όπως e-mail, τηλέφωνο, φαξ.
- Ανάλογα με τη νομική ή εταιρική μορφή, τον αριθμό εμπορικού μητρώου ή τον διευθύνοντα σύμβουλο, καθώς και πληροφορίες σχετικά με το δικαστήριο μητρώου.
Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο για τους ιδιώτες χρήστες να συμπεριλαμβάνουν μια υπογραφή σε κάθε email. Αυτό φαίνεται επαγγελματικό και δείχνει ότι το μήνυμα σε καμία περίπτωση δεν είναι διαφημιστικό ή ανεπιθύμητο. Μια υπογραφή e-mail αυξάνει τις πιθανότητες να μην γίνει ταξινόμηση του e-mail από το φίλτρο spam στον παραλήπτη. Η δημιουργία μιας υπογραφής είναι εύκολα δυνατή και φαίνεται ικανή.
|
Πρότυπο υπογραφής ιδιωτικό |
Πρότυπο υπογραφής επιχείρησης |
|
Τζον Ντου Musterstrasse 23 D- 12345 θέση δείγματος Τ: 01234-45678 F: 01234-90876 Κελάδημα |
Τζον Ντου Αντιπρόσωποι πωλήσεων χρώματα και βερνίκια Musterstrasse 23 D-12345 θέση δείγματος Τ: 01234-45678 F: 01234-90876 www.farbenmueller.de Επαρχιακό Δικαστήριο Münster Αριθμός Μητρώου Εταιρίας: Διεύθυνση: Franz Mustermann |
Υπόδειξη:
Χρησιμοποιήστε μια γενικά αναγνώσιμη και κοινώς χρησιμοποιούμενη γραμματοσειρά όπως Arial, Times New Roman ή Helvetica ως γραμματοσειρά για την υπογραφή του email σας. Αυτή η διαδικασία διασφαλίζει ότι η γραμματοσειρά της υπογραφής σας μπορεί να διαβαστεί από τον παραλήπτη. Οι ασυνήθιστες γραμματοσειρές θα μπορούσαν διαφορετικά να αντικατασταθούν από το πρόγραμμα αλληλογραφίας του παραλήπτη. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε σφάλματα στην οθόνη ή σε σφάλματα χαρακτήρων που αποσπούν την προσοχή από το περιεχόμενο της αλληλογραφίας σας και δεν φαίνονται επαγγελματικά.
Δημιουργήστε μια υπογραφή στο Microsoft Outlook
Δημιουργήστε μια υπογραφή στο Microsoft Outlook
Για να δημιουργήσετε μια υπογραφή στο Microsoft Outlook για πρώτη φορά, προχωρήστε ως εξής:
Δημιουργήστε μια υπογραφή στο Microsoft Outlook
Για να δημιουργήσετε μια υπογραφή στο Microsoft Outlook για πρώτη φορά, προχωρήστε ως εξής:
-
Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα στο στοιχείο μενού "New E-Mail".
-
Στην κορδέλα μενού κάτω από τις Ρυθμίσεις θα βρείτε το υπο-στοιχείο "Υπογραφή"
-
Ανοίξτε το στοιχείο μενού "Υπογραφές" και εισαγάγετε τα δεδομένα σας. Έχετε επίσης την επιλογή να προσαρμόσετε τις υπάρχουσες υπογραφές. Στο ελεύθερο πεδίο μπορείτε να αλλάξετε τις γραμματοσειρές και το μέγεθος της γραμματοσειράς, να εισαγάγετε συνδέσμους και εικόνες και να εναρμονίσετε την υπογραφή e-mail στη διάταξη.
-
Στη δεξιά πλευρά, πρέπει επίσης να καθορίσετε πότε θα εμφανίζεται η τυπική υπογραφή. Μπορείτε να αντιστοιχίσετε διαφορετικές υπογραφές email σε διαφορετικούς λογαριασμούς email.
-
Με ένα κλικ στο "ΟΚ" έχετε αποθηκεύσει όλες τις αλλαγές και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αμέσως τη δημιουργημένη υπογραφή e-mail. Εάν θέλετε να κάνετε αλλαγές, ξεκινήστε ξανά από το βήμα 1.
Ορίστε υπογραφές στο Thunderbird
Στο Thunderbird θα βρείτε τη ρύθμιση για υπογραφές στο στοιχείο μενού:
Ρυθμίσεις> Ρυθμίσεις λογαριασμού.
Ανοίγει ένα παράθυρο εισαγωγής στο οποίο μπορείτε να ορίσετε μια υπογραφή e-mail για κάθε λογαριασμό e-mail. Είναι επίσης δυνατό στο Thunderbird να επισυνάψετε μια δημιουργημένη υπογραφή e-mail ως αρχείο κειμένου, αρχείο HTML ή αρχείο γραφικών. Στη συνέχεια, αυτό εισάγεται αυτόματα στο email.
Υπόδειξη:
Με το δωρεάν πρόσθετο Signature Switch για το Thunderbird, μπορείτε να αλλάξετε χειροκίνητα μια υπογραφή email από ιδιωτική σε επιχειρηματική λειτουργία με το πάτημα ενός κουμπιού. Το ενσωματωμένο αυτόματο σύστημα είναι ακόμη πιο πρακτικό: Εδώ μπορείτε να αντιστοιχίσετε διαφορετικές υπογραφές e-mail σε διαφορετικές διευθύνσεις e-mail.
Το Signature Switch μπορεί να εγκατασταθεί εύκολα χρησιμοποιώντας τον πρόσθετο διαχειριστή Thunderbird. Μόλις ολοκληρωθεί η αρχική εγκατάσταση, θα βρείτε το πρόγραμμα στην ενότητα "Επιλογές" κατά τη σύνταξη ενός μηνύματος. Στη βασική ρύθμιση μπορείτε πρώτα να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε την υπάρχουσα υπογραφή σας. Για να χρησιμοποιήσετε πρόσθετες υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μεταβείτε στις επιλογές Διακόπτης υπογραφής.
Ενσωμάτωση υπογραφής στο Windows Mail
Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε μια υπογραφή email στο Windows Mail. Αυτό λειτουργεί στα ακόλουθα βήματα:
- Επιλέξτε Ρυθμίσεις> Υπογραφή.
- Αποφασίστε για έναν λογαριασμό e-mail ή ενεργοποιήστε το πεδίο: "Εφαρμογή σε όλους τους λογαριασμούς".
- Στο επόμενο βήμα, ελέγξτε ότι το ρυθμιστικό "Χρήση υπογραφής email" βρίσκεται στη θέση "On" και εισαγάγετε την υπογραφή του email σας.
Συμβουλή: Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε εύκολα και βολικά να δημιουργήσετε μια κομψή υπογραφή email ή γράμματος
Όπως ο χαιρετισμός και ο χαιρετισμός, οι υπογραφές είναι βασικά στοιχεία κειμένου σε ένα μήνυμα. Με το εργαλείο PhraseExpress, το οποίο είναι διαθέσιμο ως έκδοση επίδειξης ή σε έκδοση επί πληρωμή, μπορείτε να δημιουργήσετε οποιαδήποτε υπογραφή e-mail για ιδιωτικούς ή επαγγελματικούς σκοπούς και να την εισαγάγετε με ένα κλικ του ποντικιού.
Αυτό λειτουργεί γρήγορα και εύκολα με τα ακόλουθα 5 βήματα:
Κατεβάστε το πρόγραμμα από το Internet και εγκαταστήστε το στον υπολογιστή σας. Απενεργοποιήστε την επιλογή "Θα θέλατε να χρησιμοποιήσετε το PhraseExpress στο δίκτυο" κατά την εγκατάσταση.
Δημιουργήστε μια υπογραφή αλληλογραφίας στο πρόγραμμα αλληλογραφίας σας ή στον επεξεργαστή κειμένου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικές γραμματοσειρές και μεγέθη, απόσταση μεταξύ παραγράφων και μορφοποίηση χαρακτήρων.
Όταν είστε ικανοποιημένοι με το αποτέλεσμα, σημειώστε την ολοκληρωμένη υπογραφή email. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "σύμβολο PhraseExpress" στο δίσκο συστήματος και στη συνέχεια στο "Υπογραφές / Νέα μονάδα κειμένου" στο μενού που ανοίγει.
Στο επόμενο παράθυρο, κάντε κλικ στο πεδίο "Αποθήκευση ως" και επιλέξτε την καταχώριση "Μορφοποιημένο κείμενο" από τη λίστα. Με αυτόν τον τρόπο, διατηρείται η μορφοποίηση που δημιουργήσατε προηγουμένως. Κλείστε το παράθυρο κάνοντας κλικ στο "OK".
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια δεύτερη ή τρίτη υπογραφή email με τον ίδιο τρόπο. Αυτό είναι κατάλληλο, για παράδειγμα, για διάφορους ιδιωτικούς ή επαγγελματικούς σκοπούς και μπορεί να περιέχει διάφορα προσωπικά δεδομένα ή χαιρετισμούς.
