Outlook: Καθαρίστε το γραμματοκιβώτιο με λειτουργίες

Το παράθυρο διαλόγου "Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου" σας δίνει διάφορες επιλογές για τη μείωση του μεγέθους του γραμματοκιβωτίου σας

Παρά όλες τις βελτιώσεις τα τελευταία χρόνια, ένα πράγμα δεν έχει αλλάξει στο Outlook: το γραμματοκιβώτιο συνεχίζει να αυξάνεται, ακόμη και αν διαγράφετε τακτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν χρειάζονται πλέον. Ακόμη και η αυτόματη συμπίεση του προσωπικού φακέλου (αρχείο PST) δεν παρέχει πραγματικά μόνιμη λύση.

Μπορείτε να λάβετε μια λαβή για το μέγεθος των αρχείων του Outlook χρησιμοποιώντας τη λειτουργία "Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου", την οποία μπορείτε να καλέσετε μέσω του μενού Extras:

Με αυτές τις επιλογές μπορείτε να καθαρίσετε το γραμματοκιβώτιό σας στο Outlook

• Αρχικά, χρησιμοποιήστε το κουμπί "Εμφάνιση μεγέθους γραμματοκιβωτίου" για να καταχωρίσετε τις απαιτήσεις αποθήκευσης των επιμέρους φακέλων. Στη συνέχεια, θα δείτε ποιοι φάκελοι καταλαμβάνουν πολύ μεγάλο χώρο και μπορείτε να τους διαγράψετε.

• Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε παλαιότερα στοιχεία στα εισερχόμενα. Για να το κάνετε αυτό, εισαγάγετε μια αντίστοιχη τιμή στο πεδίο "Αναζήτηση στοιχείων παλαιότερων από … ημέρες" και κάντε κλικ στο "Αναζήτηση". Στη λίστα που εμφανίζεται στη συνέχεια, επιλέξτε όλα ή μεμονωμένα στοιχεία και διαγράψτε τα.

• Αν θέλετε να έχετε αρχειοθετήσει παλαιότερα στοιχεία, κάντε κλικ στο "AutoArchive". Τα αρχεία αρχειοθέτησης αποθηκεύονται στην ενότητα "C: \ Documents and Settings \ YOUR_NAME \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook".

• Μπορείτε επίσης να έχετε κενό το φάκελο Διαγραμμένα στοιχεία (ή να δείτε την τρέχουσα χρήση της μνήμης του).

• Εάν υπάρχουν διενέξεις αντιστοίχισης με ορισμένα στοιχεία, αυτές αποθηκεύονται σε ένα φάκελο που ονομάζεται "Διενέξεις". Μπορείτε να εμφανίσετε το μέγεθός του στο παράθυρο διαλόγου "Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου". Μπορείτε επίσης να έχετε τον φάκελο κενό εδώ.

Πώς να βρείτε και να διαγράψετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που καταναλώνουν πολύ χώρο αποθήκευσης

Με τη βοήθεια μιας λειτουργίας ενσωματωμένης στο Outlook 2010, μπορείτε να εμφανίσετε όλα τα ιδιαίτερα μεγάλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από όλους τους φακέλους στα εισερχόμενα. Στη συνέχεια, μπορείτε εύκολα να διαγράψετε τα "space hogs" που δεν χρειάζεστε πλέον (αν αυτό είναι λογικό, αποθηκεύστε τα συνημμένα αρχεία στα e-mail του σκληρού δίσκου εκ των προτέρων).

Για να εντοπίσετε τα ιδιαίτερα μεγάλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε τα εξής στο Outlook 2010:

1. Μεταβείτε στην εντολή "Αρχείο, Εργαλεία για εκκαθάριση" και στη συνέχεια "Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου".
2. Ενεργοποιήστε την επιλογή "Αναζήτηση για αντικείμενα μεγαλύτερα από … kilobytes" και εισαγάγετε μια τιμή, για παράδειγμα 500 ή 1000 kilobytes.
3. Κάντε κλικ στο "Αναζήτηση".
4. Τώρα εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Σύνθετη αναζήτηση", στο οποίο εμφανίζονται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ταιριάζουν με το κριτήριο αναζήτησης. Εδώ μπορείτε να διαγράψετε ή να ανοίξετε e-mail για να αποθηκεύσετε τα συνημμένα αρχεία που περιέχουν στον σκληρό δίσκο.
5. Μόλις ολοκληρώσετε τη διαγραφή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν χρειάζεστε πλέον, κλείστε το παράθυρο διαλόγου.
6. Στη συνέχεια, αδειάστε το φάκελο "Διαγραμμένα στοιχεία" και αφήστε τον προσωπικό φάκελο να συμπιεστεί.